Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm báo cáo công việc?

Tăng cường hiệu quả làm việc, hỗ trợ ra quyết định, đảm bảo tính minh bạch, giảm sai sót và cải thiện trải nghiệm nhân viên là những lý do mà doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm báo cáo công việc ngay hôm nay. 

1. Báo cáo công việc có lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Báo cáo công việc là công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện đại để theo dõi kết quả công việc, hỗ trợ việc ra quyết định và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. 

1.1. Theo dõi tiến độ

Doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo để theo dõi tiến độ công việc so với các mục tiêu đã đặt ra. Bằng cách giám sát các chỉ số hiệu suất chính (ví dụ như KPI), mốc quan trọng và tiến độ dự án, báo cáo thể hiện được rằng các nhóm có đang đi đúng hướng và hoàn thành mục tiêu đề ra.

1.2. Hỗ trợ ra quyết định

Báo cáo công việc cung cấp thông tin và số liệu giúp các nhà lãnh đạo, quản lý đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên phân tích hiệu quả đạt được. Điều này cho phép đội ngũ lập chiến lược và điều chỉnh hành động một cách nhanh chóng khi cần thiết.

Xem thêm: Mẫu báo cáo công việc chi tiết và cách viết báo cáo tiêu chuẩn cần biết

1.3. Giải quyết vấn đề

Khi gặp vấn đề, người quản lý có thể dựa trên số liệu báo cáo để xác định nguyên nhân, vị trí đang bị ảnh hưởng, từ đó phát triển các giải pháp thích hợp. Đồng thời, quản lý cũng theo dõi được kết quả của các biện pháp can thiệp, điều chỉnh chiến lược để đạt được hiệu quả tốt nhất.

1.4. Thúc đẩy hợp tác, tăng cường gắn kết với mục tiêu chung

Trong các tổ chức lớn hoặc đa phòng ban, báo cáo công việc tạo điều kiện thuận lợi cho sự gắn kết bằng cách cung cấp một cái nhìn chung nhất về hoạt động của tổ chức. 

Các phòng ban không chỉ đồng bộ mục tiêu của họ với chiến lược chung mà dễ dàng nâng cao tinh thần thi đua, cạnh tranh lành mạnh trong nội bộ.

1.5. Đánh giá cơ hội và rủi ro

Báo cáo công việc cung cấp dữ liệu và chiều hướng tăng giảm theo thời gian, giúp tổ chức đánh giá các cơ hội và rủi ro tiềm ẩn. Doanh nghiệp tiếp cận một cách chủ động, tận dụng cơ hội và giảm thiểu rủi ro, góp phần vào sự thành công lâu dài.

Tuy nhiên, đạt tối ưu hóa những lợi ích trên, doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm báo cáo công việc thông minh. 

Theo Forrester Research (2020), các doanh nghiệp chỉ dùng báo cáo thủ công hoặc nhiều loại báo cáo rời rạc sẽ mất thêm 30% đến 40% thời gian làm việc do việc thu thập và xử lý thông tin không hiệu quả. Điều này không chỉ làm chậm quá trình ra quyết định mà còn dẫn đến sai sót dữ liệu, lãnh đạo khó theo dõi được bức tranh toàn cảnh và lãng phí tài nguyên.

Thay vì quản lý thủ công khiến phân mảnh dữ liệu, nhân sự mất thời gian tổng hợp thông tin thì phần mềm báo cáo cho phép người dùng truy cập dữ liệu theo thời gian thực, tùy chọn báo cáo linh hoạt và theo dõi toàn bộ công việc trên 1 trang Dashboard duy nhất.

2. 05 lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm báo cáo công việc

Phần mềm báo cáo công việc đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động. 

2.1. Tăng cường hiệu quả và tối ưu hóa thời gian xử lý công việc

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm báo cáo công việc là khả năng tự động hóa và tối ưu hóa quy trình báo cáo. Phần mềm không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, chủ động xử lý “điểm nóng” ngay khi kết quả suy giảm.

2.2. Giảm thiểu sai sót, quản lý số liệu tập trung

Phần mềm báo cáo công việc giúp giảm thiểu các sai sót thường gặp trong quá trình báo cáo thủ công. Gartner (2020) đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp áp dụng phần mềm báo cáo công việc giảm được 25% lỗi liên quan đến nhập liệu và xử lý dữ liệu. 

Điều này đảm bảo rằng thông tin được cung cấp cho các nhà quản lý đầy đủ, đáng tin cậy hơn, từ đó hỗ trợ ra quyết định chính xác.

2.3. Tăng cường sự minh bạch, làm rõ trách nhiệm cá nhân

Theo nghiên cứu của Deloitte (2021), tính minh bạch trong quy trình làm việc tăng lên 30% khi sử dụng một phần mềm báo cáo thông minh. Người quản lý dễ dàng giám sát và điều chỉnh hoạt động, cùng lúc thúc đẩy nhân viên làm việc có trách nhiệm hơn, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

2.4. Ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu

Phần mềm báo cáo công việc tổng hợp dữ liệu real-time, cho phép quản lý ra quyết định dựa trên thông tin cập nhật nhất. Theo McKinsey (2022), các doanh nghiệp sử dụng dữ liệu real-time từ phần mềm có khả năng ra quyết định nhanh hơn 20% so với các doanh nghiệp không sử dụng. Nhờ vậy, doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với các thay đổi của thị trường và duy trì lợi thế cạnh tranh.

2.5. Cải thiện trải nghiệm nhân viên và khách hàng

Phần mềm báo cáo công việc không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cải thiện trải nghiệm của nhân viên và khách hàng. 

Các doanh nghiệp áp dụng công nghệ đã tăng sự hài lòng của nhân viên lên 15%, nhờ vào việc giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn. (Harvard Business Review, 2020)

Khi nhân viên hài lòng và làm việc hiệu quả, trải nghiệm khách hàng cũng được cải thiện, dẫn đến sự trung thành cao hơn và tăng trưởng doanh thu.

Đọc ngay: Top 10 phần mềm báo cáo công việc hiệu quả nhất năm 2024

3. MISA AMIS Công việc – Phần mềm báo cáo toàn diện cho doanh nghiệp

MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý và báo cáo công việc toàn diện cho mọi doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc, dự án và trang bị hệ thống công cụ báo cáo chi tiết: 

Dùng ngay miễn phí

• Báo cáo công việc theo Eisenhower
• Báo cáo Số lượng công việc
• Báo cáo Số lượng công việc của từng nhân viên/nhóm/bộ phận
• Báo cáo Phân bổ nguồn lực
• Báo cáo Tình hình lùi hạn công việc của từng nhân viên/nhóm/bộ phận
• Báo cáo Thời gian thực hiện công việc
• Tùy chọn tạo các trường báo cáo theo nhu cầu

Các tính năng hỗ trợ báo cáo tốt nhất của MISA AMIS Công việc:

Sử dụng phần mềm báo cáo công việc không còn là xu hướng công nghệ, nó đã trở thành chiến lược quản lý thiết yếu để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Với những lợi ích đã được chứng minh qua các nghiên cứu uy tín, đầu tư vào phần mềm này là bước đi cần thiết để doanh nghiệp duy trì và phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.