File excel quản lý tài chính doanh nghiệp

Quản trị chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường. Trong bài viết này, MISA AMIS xin chia sẻ với bạn đọc file Excel kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp.

Sử dụng file excel là phương pháp được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ áp dụng trong quản lý tài chính doanh nghiệp bởi tính tiện lợi, free. Tải file excel quản lý tài chính doanh nghiệp.

1. Vai trò của file excel quản lý tài chính doanh nghiệp

Quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả là yếu tố quyết định đến sự thành công và bền vững của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ nguồn lực để hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh, đồng thời giúp doanh nghiệp đối phó với các biển động trong thị trường, bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro tài chính tiềm ẩn.

File Excel quản lý tài chính doanh nghiệp là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích và kiểm soát các hoạt động tài chính một cách hiệu quả. Với khả năng tùy chỉnh cao, file này cho phép doanh nghiệp quản lý dòng tiền, dự toán ngân sách, và phân tích chi phí một cách dễ dàng

Đọc thêm:

>> File Excel quản lý sổ ghi chép công nợ phải thu, phải trả khách hàng

2. Xác định chi phí trong doanh nghiệp

Xác định chi phí trong doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong quản lý tài chính doanh nghiệp, vì nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ về cấu trúc chi phí và tác động của chi phí đến hoạt động kinh doanh. Việc này không chỉ cung cấp thông tin cần thiết để kiểm soát chi phí mà còn hỗ trợ trong việc lập kế hoạch tài chính, dự báo ngân sách và ra quyết định chiến lược. Chi phí cố định và chi phí biến đổi là hai loại chi phí cơ bản trong quản lý tài chính doanh nghiệp, mỗi loại có đặc điểm và vai trò riêng trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Chi phí cố định là các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả định kỳ và không thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc doanh số bán hàng. Những chi phí này bao gồm:

• Tiền thuê nhà/xưởng: Đây là khoản chi phí phải trả hàng tháng, bất kể doanh nghiệp sản xuất nhiều hay ít.
• Lương nhân viên quản lý: Lương của các nhân viên không trực tiếp tham gia vào sản xuất, chẳng hạn như nhân viên văn phòng hoặc quản lý, thường được coi là chi phí cố định.
• Chi phí khấu hao tài sản: Chi phí này liên quan đến sự giảm giá trị của các tài sản cố định như máy móc, thiết bị, tòa nhà theo thời gian sử dụng.
• Chi phí bảo hiểm: Khoản chi phí này thường được trả đều đặn và không phụ thuộc vào mức độ hoạt động của doanh nghiệp.
• Chi phí cố định thường là những chi phí cần thiết để duy trì hoạt động của doanh nghiệp, và chúng không thay đổi theo khối lượng sản xuất. Điều này có nghĩa là ngay cả khi doanh nghiệp không sản xuất gì, những chi phí này vẫn phải được chi trả.

Chi phí biến đổi là những khoản chi phí thay đổi trực tiếp theo mức độ sản xuất hoặc doanh số bán hàng. Ví dụ:

• Nguyên vật liệu trực tiếp: Đây là chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm. Khi sản xuất tăng, chi phí nguyên vật liệu sẽ tăng theo, và ngược lại.
• Chi phí lao động trực tiếp: Chi phí trả cho những nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, như công nhân trên dây chuyền sản xuất. Chi phí này sẽ tăng khi sản xuất tăng.
• Chi phí năng lượng: Điện, nước và các chi phí năng lượng khác phục vụ sản xuất cũng tăng hoặc giảm theo mức độ sản xuất.
• Chi phí vận chuyển: Chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng sản phẩm được bán ra.
• Chi phí biến đổi có thể được điều chỉnh nhanh chóng khi có sự thay đổi về khối lượng sản xuất, do đó, quản lý hiệu quả các chi phí này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn giá thành sản phẩm và tối đa hóa lợi nhuận.

3. Kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp

Kiểm soát tài chính hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt các biện pháp quản lý tài chính chặt chẽ và liên tục theo dõi tình hình tài chính. Dưới đây là các bước cơ bản để kiểm soát tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp:

• Lập kế hoạch tài chính chi tiết: Lập kế hoạch tài chính là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần dự báo doanh thu, chi phí và lợi nhuận dự kiến trong ngắn hạn và dài hạn. Kế hoạch tài chính cần được xây dựng dựa trên các mục tiêu kinh doanh cụ thể và có tính khả thi cao.
• Quản lý dòng tiền chặt chẽ: Quản lý dòng tiền là một trong những yếu tố quan trọng nhất của kiểm soát tài chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dòng tiền ra và vào được kiểm soát tốt để duy trì thanh khoản, tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt hoặc phụ thuộc quá nhiều vào nợ.
• Theo dõi và kiểm soát chi phí: Doanh nghiệp cần theo dõi các khoản chi phí thường xuyên và so sánh chúng với ngân sách đã lập. Việc kiểm soát chi phí chặt chẽ giúp phát hiện sớm các chi phí vượt ngân sách và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận.
• Phân tích và báo cáo tài chính thường xuyên: Doanh nghiệp nên thường xuyên phân tích báo cáo tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính hiện tại. Việc này giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các vấn đề tài chính tiềm ẩn và đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
• Kiểm soát nợ và quản lý rủi ro tài chính: Kiểm soát nợ là yếu tố quan trọng để tránh rủi ro tài chính. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các khoản nợ và đảm bảo rằng mức nợ không vượt quá khả năng chi trả. Đồng thời, cần đánh giá và quản lý rủi ro tài chính liên quan đến biến động thị trường, lãi suất và tỷ giá hối đoái.
• Sử dụng công cụ và phần mềm quản lý tài chính: Sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm kế toán, quản lý tài chính giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích tài chính một cách chính xác và nhanh chóng. Các công cụ này cung cấp báo cáo chi tiết, biểu đồ phân tích và các chỉ số tài chính quan trọng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tài chính thông minh và kịp thời.

4. Quản lý tài chính doanh nghiệp bằng excel bao gồm những nội dung gì?

Excel là công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả thông qua việc tạo lập các báo cáo và biểu đồ chi tiết. Một số nghiệp vụ tài chính quan trọng mà Excel hỗ trợ bao gồm:

• Lập bảng cân đối kế toán: Excel giúp bạn dễ dàng tạo bảng cân đối kế toán, ghi chép chi tiết về tài sản, nợ phải trả, và vốn chủ sở hữu, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Kiểm soát dòng tiền: Với Excel, bạn có thể theo dõi dòng tiền vào và ra, đảm bảo doanh nghiệp luôn duy trì đủ thanh khoản để hoạt động ổn định.
• Lập ngân sách và dự báo kinh doanh: Excel hỗ trợ lập ngân sách chi tiết và dự báo kinh doanh, giúp bạn lên kế hoạch chi tiêu và doanh thu trong tương lai, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt.
• Báo cáo kết quả kinh doanh: Bạn có thể sử dụng Excel để tạo báo cáo kết quả kinh doanh, phân tích lợi nhuận, chi phí, và các chỉ số tài chính quan trọng, giúp đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp.
• Quản lý kho, tài sản: Excel cho phép theo dõi tình trạng kho hàng và quản lý tài sản một cách hệ thống, giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản.
• Quản lý thu nhập: Excel giúp bạn quản lý và theo dõi thu nhập từ các nguồn khác nhau, đảm bảo doanh nghiệp luôn nắm rõ dòng tiền từ hoạt động kinh doanh.
• Quản lý dự báo bán hàng: Excel hỗ trợ lập dự báo bán hàng dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường, giúp bạn đưa ra quyết định chính xác về sản lượng và chiến lược bán hàng trong tương lai.

5. Mẫu file excel quản lý tài chínhdoanh nghiệp

– Mẫu dự báo tài chính TẠI ĐÂY

– Mẫu bảng cân đối kế toán TẠI ĐÂY

– Mẫu phân tích điểm hòa vốn TẠI ĐÂY

– Mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ 12 tháng TẠI ĐÂY

– Mẫu dự báo lãi lỗ trong 12 tháng TẠI ĐÂY

Quản lý tài chính doanh nghiệp thông qua excel đem lại nhiều lợi ích cho CEO, kế toán. Tuy nhiên viêc nhập thủ công dữ liệu đầu vào mất nhiều thời gian, dễ sai sót. Khi quản lý muốn xem báo cáo nhanh về tình hình tài chính doanh nghiệp thì phải đợi kế toán báo cáo.

File excel quản lý, thống kê, báo cáo được sử dụng nhiều trong tài chính và kế toán. Thông qua các hàm tính toán trên excel bạn sẽ xử lý số liệu đầu vào dễ dàng. Từ những bảng tính tài chính doanh nghiệp, quản lý doanh nghiệp có thể nắm được tình hình kinh doanh và có kế hoạch xuất – nhập kinh doanh chính xác.1`

Tuy nhiên, khi sử dụng excel, kế toán sẽ mất nhiều thời gian nhập liệu và yêu cầu am hiểu các hàm tính toán, cẩn thận để hạn chế thấp nhất những sai sót, nhầm lẫn.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường trang bị thêm cho bộ phận kế toán hệ thống phần mềm hỗ trợ để giúp việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán được nhanh chóng, chính xác hơn. Một trong các phần mềm nổi bật trên thị trường đó là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm giúp lập chứng từ ghi chép các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế trong một khoảng thời gian nhất định và kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ dễ dàng hơn so với làm thủ công như trước đây.

Ngoài ra, phần mềm kế toán MISA AMIS còn là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ doanh nghiệp như:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp mọi lĩnh vực
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác. 
• Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
• Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo

Mời anh/chị đăng ký đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm công cụ tài chính tối ưu nhất!