Supplier là gì? Vai trò của Supplier đối với doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, vai trò của Supplier ngày càng trở nên quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Supplier không chỉ đơn thuần là nguồn cung cấp nguyên liệu, hàng hóa mà còn là đối tác chiến lược, góp phần vào việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả vận hành. Vậy khái niệm và vai trò của Supplier là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1.Supplier là gì?

Supplier (Nhà cung cấp) là một doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho một doanh nghiệp khác. Supplier có thể hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nguyên vật liệu thô, linh kiện đến sản phẩm hoàn chỉnh hay các dịch vụ hỗ trợ.

Khái niệm supplier đã trở nên phổ biến và đa dạng hơn rất nhiều trong những năm gần đây. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và thương mại điện tử, các loại hình supplier mới đã xuất hiện, bao gồm cả các supplier dịch vụ kỹ thuật số và supplier trên nền tảng trực tuyến. 

Ngoài ra, sự xuất hiện của các nền tảng thương mại điện tử đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều nhà cung cấp nhỏ lẻ từ nhiều quốc gia khác nhau có thể tiếp cận và cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng trên toàn thế giới một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Một số loại Supplier phổ biến:

• Nhà cung cấp nguyên liệu: Cung cấp nguyên vật liệu thô cho quá trình sản xuất, chẳng hạn như kim loại, gỗ, nhựa, và hóa chất…
• Nhà cung cấp thành phần: Cung cấp linh kiện hoặc bộ phận cần thiết cho việc lắp ráp, sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh, ví dụ như vi mạch điện tử, phụ tùng ô tô…
• Nhà cung cấp sản phẩm hoàn chỉnh: Cung cấp các sản phẩm hoàn chỉnh để bán lại hoặc sử dụng, chẳng hạn như thiết bị điện tử, đồ gia dụng…
• Nhà cung cấp dịch vụ: Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm vận chuyển, bảo trì, tư vấn và các dịch vụ kỹ thuật số khác. Những dịch vụ này giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và tập trung vào hoạt động cốt lõi.
• Nhà cung cấp trên nền tảng trực tuyến: Cung cấp hàng hóa, dịch vụ thông qua các nền tảng thương mại điện tử, giúp mở rộng phạm vi tiếp cận và thuận tiện trong giao dịch.

TẢI MIỄN PHÍ: TRỌN BỘ 20+ TÀI LIỆU CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN

2.Vai trò của Supplier đối với doanh nghiệp

Dưới đây là năm vai trò quan trọng của supplier đối với doanh nghiệp:

• Đảm bảo nguồn cung ứng liên tục: Supplier cung cấp các nguyên vật liệu, linh kiện, sản phẩm cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh mà không bị gián đoạn. Việc cung cấp đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Chất lượng sản phẩm và dịch vụ từ supplier ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cuối cùng của doanh nghiệp. Hợp tác với các supplier uy tín giúp doanh nghiệp duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
• Giảm chi phí: Supplier có thể cung cấp nguyên vật liệu và dịch vụ với giá cả cạnh tranh, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí. Quan hệ tốt với supplier còn mang lại các điều khoản thanh toán linh hoạt và giảm chi phí tồn kho.
• Hỗ trợ đổi mới và cải tiến: Supplier thường có kiến thức chuyên môn sâu về lĩnh vực của mình và cung cấp thông tin về công nghệ mới nhất. Sự hợp tác này giúp doanh nghiệp tiếp cận các giải pháp sáng tạo và cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh.
• Quản lý rủi ro: Supplier đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng. Đa dạng hóa nguồn cung và xây dựng quan hệ đối tác chiến lược với nhiều supplier giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro từ gián đoạn nguồn cung hoặc biến động giá cả.

>> Đọc thêm: Phân phối trong chuỗi cung ứng: Các mô hình phổ biến hiện nay

3.Những tiêu chuẩn cần có của một Supplier là gì?

Supplier cần đáp ứng một số tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo hiệu quả và chất lượng trong quan hệ hợp tác với doanh nghiệp. Dưới đây là bốn tiêu chuẩn cần có của supplier:

• Chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Supplier cần phải cung cấp sản phẩm và dịch vụ đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, tuân thủ các quy định về chất lượng và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Điều này đảm bảo sản phẩm không có lỗi và duy trì được uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
• Độ tin cậy và đúng hạn: Supplier cần có khả năng cung cấp hàng hóa và dịch vụ đúng thời gian như cam kết. Độ tin cậy trong việc giao hàng đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh gián đoạn hoạt động sản xuất và kinh doanh, đồng thời đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
• Giá cả cạnh tranh: Giá cả mà supplier cung cấp cần hợp lý và cạnh tranh so với thị trường. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sản xuất và kinh doanh, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Khả năng cung ứng linh hoạt: Supplier cần có khả năng đáp ứng các yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp, bao gồm điều chỉnh số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng và các yêu cầu đặc biệt khác. Sự linh hoạt này giúp doanh nghiệp thích ứng với biến động của thị trường và nhu cầu khách hàng.

4.Phân biệt Vendor và Supplier

Trong chuỗi cung ứng, Vendor và Supplier đều đóng vai trò quan trọng, nhưng chúng có những khác biệt rõ rệt về mục tiêu, phạm vi hoạt động và mối quan hệ với khách hàng.

Vendor là thuật ngữ dùng để chỉ cá nhân hoặc doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho các doanh nghiệp khác hoặc cho người tiêu dùng cuối cùng. 

Dưới đây là bảng phân biệt giữa Vendor và Supplier:

>> Xem thêm: Vendor là gì? 6 tiêu chí lựa chọn Vendor hiệu quả

5.Quản lý quan hệ với nhà cung cấp (SRM – Supplier Relationship Management) là gì?

Quản lý quan hệ với nhà cung cấp (Supplier Relationship Management – SRM) là một chiến lược quản lý chuỗi cung ứng quan trọng, tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác hiệu quả giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp.

Mục tiêu của SRM là tối ưu hóa hiệu suất của cả hai bên, đảm bảo sự cung ứng liên tục, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời tạo ra giá trị lâu dài cho doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cụ thể trong quy trình SRM:

Bước 1: Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp

• Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng: Doanh nghiệp xác định các nhà cung cấp có khả năng cung cấp nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần thiết thông qua nghiên cứu thị trường, tham khảo ý kiến chuyên gia và tham gia các hội chợ thương mại.
• Đánh giá nhà cung cấp: Nhà cung cấp được đánh giá dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, giá cả, độ tin cậy, khả năng cung ứng và khả năng đổi mới. Quá trình đánh giá này có thể bao gồm kiểm tra thực tế, tham vấn khách hàng hiện tại của nhà cung cấp và sử dụng các công cụ đánh giá chuẩn.

Bước 2: Thiết lập hợp đồng và điều khoản hợp tác

• Đàm phán điều khoản hợp đồng: Đàm phán các điều khoản rõ ràng và công bằng cho cả hai bên, bao gồm giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các điều khoản về chất lượng, bảo hành.
• Ký kết hợp đồng: Sau khi đàm phán thành công, hợp đồng chính thức được ký kết và lưu trữ để theo dõi và quản lý.

Bước 3: Giao tiếp và hợp tác

• Thiết lập kênh giao tiếp: Tạo ra các kênh giao tiếp hiệu quả để đảm bảo thông tin được chia sẻ kịp thời và chính xác. Các công cụ giao tiếp có thể bao gồm email, điện thoại hoặc các nền tảng quản lý dự án.
• Hợp tác chặt chẽ: Chia sẻ thông tin về kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu và các thay đổi trong yêu cầu giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Bước 4: Theo dõi và đánh giá hiệu suất

• Sử dụng các chỉ số chính (KPI): Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp thông qua các chỉ số như thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, giá cả và mức độ dịch vụ.
• Đánh giá định kỳ và phản hồi: Thực hiện đánh giá định kỳ và cung cấp phản hồi cho nhà cung cấp để họ có thể cải tiến và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của doanh nghiệp. Các công cụ như bảng điểm nhà cung cấp và các cuộc họp đánh giá hiệu suất có thể được sử dụng.

Để tối ưu hóa quy trình theo dõi và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ hỗ trợ đắc lực. Một trong các công cụ phổ biến nhất hiện nay có thể kể đến nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS.

Nền tảng này cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi và phân tích hiệu suất nhà cung cấp một cách chi tiết và chính xác. Cụ thể:

• Thiết lập KPI tùy chỉnh: MISA AMIS cho phép doanh nghiệp thiết lập các chỉ số KPI tùy chỉnh để đánh giá hiệu suất nhà cung cấp theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Tự động thu thập dữ liệu: Phần mềm tự động thu thập dữ liệu từ các giao dịch, đơn đặt hàng và các tương tác khác với nhà cung cấp, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật kịp thời và chính xác.
• Báo cáo phân tích hiệu suất: MISA AMIS tạo các báo cáo phân tích chi tiết về hiệu suất của nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh và đánh giá nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Quản lý phản hồi đánh giá: Phần mềm hỗ trợ lưu trữ và quản lý phản hồi từ các đánh giá định kỳ, giúp duy trì và cải thiện chất lượng mối quan hệ với nhà cung cấp. 
• Cảnh báo và nhắc nhở tự động: MISA AMIS có chức năng cảnh báo và nhắc nhở tự động về các vấn đề liên quan đến hiệu suất nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý và đưa ra quyết định chính xác.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS tại đây:

Bước 5: Phát triển và cải tiến liên tục

• Khuyến khích đổi mới: Khuyến khích nhà cung cấp tham gia vào quá trình đổi mới và cải tiến sản phẩm, bao gồm hợp tác trong nghiên cứu và phát triển các công nghệ mới và quy trình sản xuất cải tiến.
• Đào tạo và hỗ trợ: Cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhà cung cấp để nâng cao năng lực và hiệu suất của họ.

Bước 6: Quản lý rủi ro

• Xác định các rủi ro tiềm ẩn: Xác định các rủi ro liên quan đến nhà cung cấp, bao gồm rủi ro về tài chính, hoạt động và pháp lý.
• Lập kế hoạch dự phòng: Xây dựng các kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động của các sự cố không mong muốn, bao gồm đa dạng hóa nguồn cung và thiết lập các biện pháp phòng ngừa rủi ro.

Áp dụng quy trình quản lý quan hệ với nhà cung cấp (SRM) hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững và linh hoạt. Một chiến lược SRM tốt không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự liên kết chặt chẽ với các nhà cung cấp mà còn đảm bảo khả năng phản ứng nhanh chóng trước những thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng.

6.Kết luận

Supplier (Nhà cung cấp) đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo doanh nghiệp nhận đủ nguyên vật liệu và dịch vụ cần thiết. Sự hợp tác tốt với nhà cung cấp sẽ giúp ổn định sản xuất, tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động liên tục và hiệu quả.