Làm cách nào để tổ chức cuộc họp hiệu quả, thành công?

Họp là việc diễn ra thường xuyên tại các doanh nghiệp, tổ chức đoàn thể. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sắp xếp và tổ chức cuộc họp hiệu quả.

Bài viết này chúng tôi sẽ gửi đến bạn nguyên nhân khiến một cuộc họp không thành công và cách để thay đổi thực trạng đó. Nội dung phù hợp với các cấp quản lý, lãnh đạo và những người làm công tác hành chính phụ trách hỗ trợ, sắp xếp cuộc họp tại doanh nghiệp.

Nguyên nhân khiến cuộc họp diễn ra kém hiệu quả

Bạn đã từng gặp phải thực trạng:

• Thời gian có giới hạn nhưng các chủ đề chưa được thảo luận xong và chưa đưa ra được định hướng giải quyết vấn đề khi kết thúc cuộc họp?
• Những trao đổi trong buổi họp không liên quan đến trọng tâm
• Chờ đợi các thành viên tham gia cuộc họp, đến giờ họp nhưng còn thiếu thành viên…

Nguyên nhân dẫn đến thực trạng này rất dễ dàng nhận biết, thế nhưng nhiều người vẫn đang mặc nhiên “Cứ họp là sẽ ra vấn đề” mà không chú trọng vào khâu chuẩn bị, điều phối buổi họp. Hãy xem những nguyên nhân kể sau:

1. Khâu chuẩn bị trước cuộc họp: Không đặt lịch phòng họp nên việc sử dụng bị chồng chéo, không gửi thông báo trước cho những người tham gia buổi họp về thời gian, mục đích, nội dung của cuộc họp. Chưa chuẩn bị tài liệu cho buổi họp và sẵn sàng các thiết bị cần có
2. Trong quá trình họp: không có người điều phối cuộc họp, không kiểm soát thời lượng thảo luận cho từng vấn đề. Các yếu tố ảnh hưởng: cuộc họp bị làm phiền bởi người đi ra, đi vào thường xuyên hoặc tiếng chuông điện thoại, cuộc nói chuyện riêng…
3. Kết thúc cuộc họp: không có kết luận, tóm lại vấn đề/giải pháp, không có biên bản cuộc họp chi tiết

5 nguyên tắc để tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Sau khi nắm bắt được nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc họp, chúng tôi xin liệt kê 5 nguyên tắc giúp bạn tổ chức một buổi họp thành công như sau:

Nguyên tắc 1: Chuẩn bị sẵn sàng trước cuộc họp

Trước khi tổ chức mỗi cuộc họp, người thiết lập cuộc họp hay bộ phận hỗ trợ (chẳng hạn như nhân viên hành chính) cần chuẩn bị sẵn sàng trước cuộc họp. Bao gồm:

• Thông báo chủ đề, mục đích cuộc họp, thời gian họp đến đúng đối tượng tham gia. Có thể sử dụng email tạo lịch họp, Calendar để gửi thông báo
• Chuẩn bị tài liệu họp sẵn sàng, có thể gửi tài liệu cho những người liên quan trước nếu điều đó là cần thiết
• Chuẩn bị thiết bị, phòng họp sẵn sàng

Nguyên tắc 2: Luôn đúng giờ

Sử dụng và kiểm soát thời gian hiệu quả từ khi bắt đầu cuộc họp đến khi kết thúc là nguyên tắc thứ 2 cần lưu ý. Không chỉ người điều phối cuộc họp, những người tham gia cũng cần có ý thức:

• Tham gia đúng giờ
• Phân bổ thời gian trong buổi họp đúng dự kiến: nội dung quan trọng cần dành nhiều thời gian hơn
• Kiểm soát thời lượng họp để không bị quá giờ

Nguyên tắc 3: Bám sát mục tiêu và chủ đề của buổi họp

Nguyên tắc 3 là điều tối quan trọng để cuộc họp diễn ra thành công. Để theo sát mục tiêu và chủ để buổi họp, người điều phối cần xin ý kiến, thảo luận đúng lúc, đúng chỗ. Tránh để các thành viên tham dự lan man sang những chủ đề không liên quan, nếu có phát sinh, hãy khéo léo ngắt quãng chủ đề đó để tập trung vào vấn đề cần giải quyết.

Nguyên tắc 4: Ghi lại biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là căn cứ để thành viên tham gia cuộc họp một lần nữa nắm được toàn bộ nội dung trao đổi tại cuộc họp. Đây cũng có thể là tài liệu tham khảo hoặc kim chỉ nam cho các hành động diễn ra sau đó luôn đúng hướng, đúng mục tiêu & chỉ đạo của nhà quản lý.

Tùy từng cuộc họp mà việc ghi lại biên bản cuộc họp có thực sự cần thiết hay không. Nếu chỉ là buổi họp để thông báo một thông điệp truyền thông, phổ biến chính sách, có vẻ biên bản họp không thể hiện được nhiều vai trò. Tuy nhiên, với những buổi họp mang tính chiến lược hay dự thảo kế hoạch, tìm hướng giải quyết một vấn đề nào đó thì biên bản họp đặc biệt quan trọng.

Nguyên tắc 5: Tổng kết sau khi đã thảo luận tại buổi họp

Nguyên tắc 5 giống như là lời nhấn mạnh để mọi thành viên tham gia cuộc họp hiểu được thông tin trọng tâm từ buổi thảo luận. Từ đó, hiểu được định hướng cho những hành động sắp tới.

Một buổi họp không đi đến được những kết luận và định hướng bị coi là kém hiệu quả. Do vậy, khi thảo luận vấn đề và đưa được ra những quan điểm quan trọng, những định hướng được sự nhất trí cao, người điều phối cần tóm gọn lại và kết luận bằng lời nói, văn bản để mọi người cùng nắm bắt.

Đọc thêm:
>> Phần mềm quản lý phòng họp thông minh – Đặt lịch mọi lúc mọi nơi
>> Wework: Cách tối ưu năng suất, hiệu quả công việc từ xa