Tính năng in đơn từ, phân địa điểm làm việc trên AMIS Chấm Công

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tối ưu trải nghiệm người dùng trong các hoạt động liên quan đến chấm công, MISA đã cập nhật nhiều tính năng mới trên phần mềm AMIS Chấm Công. Những tính năng này chính thức áp dụng từ tháng 6/2024 và người dùng có thể sử dụng ngay.

1.  In và xuất khẩu phiếu công dưới dạng PDF

Trong quá trình tổng hợp công, sẽ có trường hợp HR muốn in hoặc xuất khẩu phiếu công thành file để gửi mail riêng cho nhân viên, hoặc thực hiện các công việc khác.

Hiện nay AMIS Chấm Công đã có tính năng trên. Bạn chỉ cần vào mục Thiết lập, sau đó vào Biểu mẫu để điều chỉnh Mẫu in phiếu công. Ấn Thêm mới để thêm mẫu in, tùy chỉnh và nhấn Lưu.

Khi đã có mẫu in, bạn nhấn vào nút … ở góc phải, chọn In tất cả phiếu công.

Sau khi tùy chỉnh thông số in ấn theo mong muốn, bạn có thể in luôn, hoặc ấn Lưu dưới dạng PDF để tải file về máy tính.

2.  Trộn/in đơn xin nghỉ, làm thêm, đi công tác…

Khi áp dụng phần mềm, các loại đơn xin nghỉ, đăng ký làm thêm giờ, đi công tác sẽ được xử lý online rất thuận tiện. Tuy nhiên cũng có trường hợp đặc biệt, người làm đơn cần in ra và trình cho cấp quản lý để nhận được phê duyệt, được thanh toán chi phí hoặc phụ cấp.

Tính năng Trộn/In các loại đơn từ trên AMIS Chấm Công là công cụ hỗ trợ HR và nhân viên soạn thảo, in ấn văn bản chuẩn xác và nhanh chóng.

HR sẽ thiết lập và quản lý các mẫu văn bản, cho phép nhân viên tự tạo và in đơn từ khi cần thiết. Nhờ đó, nhân viên có thể trình trực tiếp đơn từ này đến cấp quản lý và kế toán để được xác nhận và chi tiền. Cụ thể, tính năng này cho phép:

• Thiết lập các mẫu văn bản tiêu chuẩn mà HR đã tạo sẵn.
• Nhân viên chủ động tạo đơn theo đúng mẫu tiêu chuẩn
• Tự động trộn thông tin từ phần mềm vào các mẫu văn bản, đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
• Tùy chọn tải xuống các văn bản dưới dạng file mềm hoặc in trực tiếp.

Để sử dụng tính năng này, HR truy cập vào phân hệ Thiết lập > Biểu mẫu trên AMIS Chấm Công. Tại đây, HR có thể tải lên, chỉnh sửa hoặc xem trước các mẫu văn bản. Khi nhân viên cần tạo đơn từ, họ chỉ cần truy cập vào phân hệ Chấm công trên AMIS Nhân Viên, chọn loại đơn cần tạo và hệ thống sẽ tự động trộn thông tin và tạo văn bản theo mẫu đã thiết lập.

3. Tích hợp AI tự động hướng dẫn sử dụng AMIS Chấm Công

Trong quá trình sử dụng AMIS Chấm Công, nếu chưa rõ cách thao tác một nghiệp vụ bất kỳ, người dùng có thể hỏi đáp ngay với trợ lý ảo AVA. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng AVA ở góc dưới bên phải màn hình, trợ lý sẽ xuất hiện để giải đáp thắc mắc cho bạn. Tính năng này đảm bảo người dùng luôn nhận được sự hỗ trợ kịp thời và đúng lúc.

4.  Tự động phân địa điểm làm việc (đơn vị/chi nhánh) cho nhân viên khi được thuyên chuyển đơn vị công tác

Khi nhân viên được chuyển đơn vị công tác, hệ thống sẽ tự động ghi nhận địa điểm làm việc mới trên bảng phân ca. Điều này giúp HR không phải thủ công phân ca lại khi có thay đổi.

Để thiết lập, HR chỉ cần vào phân hệ Thiết lập > Quy định chấm công > Mục Phân ca, chấm công theo địa điểm làm việc và bật tiện ích “Tự động phân địa điểm theo đơn vị công tác”. Hệ thống sẽ tự động cập nhật địa điểm làm việc trên bảng phân ca theo thông tin mới trong hồ sơ nhân viên mỗi khi có thay đổi, nhưng không áp dụng ngược lại cho các ngày đã qua.

AMIS Chấm Công và AMIS Tiền Lương hiện đang được hơn 17.000 doanh nghiệp tin dùng, là công cụ đắc lực cho HR C&B. Phần mềm tự động hóa nghiệp vụ tính công lương, tiết kiệm đáng kể thời gian mà vẫn đảm bảo độ chính xác. MISA cũng thường xuyên cập nhật các tính năng mới để tối ưu công việc cho HR.