Ứng dụng ghi chép cho doanh nghiệp, xu hướng & cách sử dụng

Ứng dụng ghi chép cho doanh nghiệp ngày càng được sử dụng phổ biến bởi xu hướng số hóa. Tuy nhiên, nhiều tổ chức còn chưa biết đến hoặc đang triển khai sai cách, khiến những tài liệu, tài nguyên trong doanh nghiệp không được khai thác hiệu quả.

Bài viết này MISA AMIS xin phân tích rõ hơn xu hướng, cách tổ chức ứng dụng ghi chép để việc quản lý, sử dụng tài liệu, tri thức trong doanh nghiệp bạn đạt hiệu quả tối đa.

Hiểu đúng về ứng dụng ghi chép cho doanh nghiệp

Ứng dụng ghi chép hay còn gọi là ứng dụng quản lý tài liệu/ phần mềm quản lý tài nguyên cho doanh nghiệp. Ứng dụng là nơi để doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ, chia sẻ tài nguyên tri thức trong nội bộ hoặc những biểu mẫu liên quan đến quy trình, quy định, tài liệu dùng chung cho các bộ phận.

Một số doanh nghiệp đang có cách nhìn nhận sai về công cụ này, cho rằng đây là ứng dụng có cũng được, không có cũng không sao, hoặc tài liệu ít, mỗi cá nhân có thể tự lưu trữ tại máy tính cá nhân. Thế nhưng, quan niệm ấy đang dần hình thành những nhược điểm:

• Tài nguyên tri thức trong doanh nghiệp bị phân tán, khó tìm kiếm & tra cứu, thậm chí dễ thất thoát do không được quản lý tập trung
• Có những tài liệu yêu cầu bảo mật, chỉ có thành viên trong công ty mới được phép truy cập nhưng khi sử dụng những ứng dụng lưu trữ bên ngoài, tài liệu có thể bị rò rỉ do nhân viên lan truyền…

Chính bởi vậy, ứng dụng ghi chép cho doanh nghiệp ra đời nhằm mục đích giúp việc sử dụng, chia sẻ, lưu trữ tất cả tài liệu, tri thức trong tổ chức đạt hiệu quả cao.

Đọc thêm:
>> Phần mềm checklist công việc có thể theo dõi tiến độ
>> Công tác quản lý tài sản cho DN. Quy trình & giải pháp

Xu hướng sử dụng ứng dụng ghi chép tại tổ chức

Thập kỉ thứ 3 trong thế kỉ 21 là thập kỉ của công nghệ số. Tức nghĩa, mọi dữ liệu, hoạt động của tổ chức đều được ứng dụng công nghệ để tăng năng suất, hiệu quả công việc.

Xu hướng hội tụ dữ liệu trên một nền tảng

Mọi diễn biến xảy ra trong doanh nghiệp đều cần được ghi lại và lưu trữ trên một nền tảng thống nhất, thay vì để số liệu vương vãi tại nhiều nơi, phải nhập liệu nhiều lần. Rõ ràng những doanh nghiệp có một nền tảng hội tụ dữ liệu tốt sẽ có năng suất làm việc cao hơn, thời gian xử lý nhanh hơn, độ chính xác cao hơn.

Chẳng hạn, mọi thông tin tài chính, kinh doanh, nhân sự, điều hành được lưu trữ trên nền tảng thống nhất. Những ai được phép truy cập ứng dụng nào sẽ được phân quyền để xem & làm việc với những dữ liệu đó. Như một kế toán viên có thể truy cập ứng dụng CRM và Kế toán để thực hiện công việc hạch toán doanh thu, chi phí, tồn kho hay những nghiệp vụ liên quan, thay vì sử dụng 2 nền tảng khác nhau không thể liên thông dữ liệu. Nhân viên kế toán cũng có thể truy cập Ứng dụng ghi chép trên cùng nền tảng để tra cứu những quy trình liên quan như Quy trình tạm ứng, Thủ tục thanh toán, …

Xu hướng xây dựng một tổ chức học tập tại nơi làm việc

Doanh nghiệp 4.0 không chỉ chú trọng vào việc tạo ra cơ hội kinh doanh, mà còn phát triển đội ngũ để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, trong đó, con người là yếu tố tiên quyết.

Việc phát triển doanh nghiệp không chỉ là nơi cung cấp việc làm cho người lao động, mà còn là tổ chức gắn kết, chia sẻ tri thức, kinh nghiệm cho nhân viên, biến nơi làm việc đồng thời là môi trường học tập sáng tạo là 1 yếu tố giúp doanh nghiệp giữ chân người tài. Ứng dụng ghi chép góp phần quan trọng trong việc lưu trữ, chia sẻ tài liệu học tập và đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp.

Cách tổ chức lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp

Khi sử dụng ứng dụng ghi chép hay phần mềm quản lý tài liệu, nhiều doanh nghiệp chưa hiểu được cách tổ chức, bố trí tài liệu sao cho khoa học. Sau đây là một số nguyên tắc lưu trữ tài liệu, tri thức dễ tra cứu, tìm kiếm và phân quyền, mời bạn tham khảo.

Nguyên tắc 1: Tạo chuyên mục

Việc tạo và đặt tên chuyên mục lưu trữ để dễ hiểu, dễ tìm kiếm tư liệu là điều đầu tiên cần lưu ý khi thực hiện thao tác thiết lập. Khi tạo chuyên mục, bạn cần phân biệt:

• Chuyên mục chứa các tài liệu dùng chung: cho phép mọi thành viên trong doanh nghiệp có thể truy cập, thường chứa quy trình, quy định chung, tài liệu về văn hóa doanh nghiệp, tài liệu học tập về phương pháp tư duy, kỹ năng văn phòng, thư viện tri thức…
• Chuyên mục chứa tài liệu riêng tư cho từng bộ phận: Đặt tên chuyên mục lớn theo từng bộ phận, chuyên mục  con theo các năm, theo dự án/sản phẩm, hay chủ đề tài liệu… Mỗi chuyên mục thường được phân quyền cho các thành viên trong từng phòng ban, dự án quyền xem, chỉnh sứa và góp ý về tài liệu

Nguyên tắc 2: Khi nào nên đưa thông tin lên cây tài liệu?

Không phải tất cả thông tin, tài liệu đều cần đưa lên cây tài liệu của doanh nghiệp. Lý do:

• Dung lượng lưu trữ tại doanh nghiệp thường có giới hạn
• Nhiều tài liệu chỉ cá nhân sử dụng, ít được sử dụng thường xuyên và ít cần thiết với số đông
• Những tài liệu, quy trình, quy định đã lỗi thời, không còn phù hợp với đặc điểm thị trường, sản phẩm, khách hàng của hiện tại

Những trường hợp tài liệu, tri thức thường được lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp gồm:

• Quy trình, quy định, biểu mẫu, profile/ hồ sơ năng lực công ty, tài liệu sản phẩm,…
• Tài liệu am hiểu sản phẩm, khách hàng, nghiên cứu thị trường, tài liệu phục vụ marketing, bán hàng,…
• Kế hoạch kinh doanh, lộ trình sản xuất sản phẩm
• Biên bản cuộc họp quan trong, giao ban hàng tuần
• Tài liệu quản lý điều hành….

Tùy vào đặc thù kinh doanh, lĩnh vực ngành nghề mà hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp có sự khác biệt. Đặc điểm chung đó là:

1. Tài liệu thường xuyên được sử dụng hoặc có giá trị sử dụng nhiều lần
2. Tài liệu giá trị cần lưu trữ để phục vụ cho các hoạt động trong tương lai

Phổ biến: Sổ tay nhân viên kinh doanh, Sổ tay nhân sự, Sổ tay IT,…

Đọc thêm:
>> Nhân viên thiếu khả năng thực thi nên dùng hệ thống quản lý công việc nào?
>> Ứng dụng quản lý công việc. Cách áp dụng thực tế để đạt hiệu quả cao

Hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Để tìm kiếm và ứng dụng thành công một hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, bạn cần có hiểu biết cơ bản về các công cụ này. Những tính năng yêu cầu ở một ứng dụng ghi chép/phần mềm quản lý tài liệu hay sổ ghi chép điện tử cho doanh nghiệp cần có là:

• Tính Phân quyền cho người sử dụng
• Chức năng tìm kiếm tài liệu theo từ khóa
• Bình luận, đánh giá chi tiết về từng tài liệu, nội dung ghi chép
• Truy vấn lịch sử thay đổi tài liệu
• Đánh dấu ghi chép/tài liệu yêu thích
• Chức năng sao chép, chỉnh sửa, phục hồi phiên bản ghi chép trước đó

AMIS Ghi chép là một ứng dụng ghi chép, còn gọi là sổ ghi chép điện tử cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối đa hiệu quả quản lý, sử dụng & chia sẻ tài liệu, tri thức trong doanh nghiệp. AMIS Ghi chép đáp ứng đầy đủ tính năng được đề cập trên đây, nằm cùng nền tảng quản trị doanh nghiệp giúp mọi dữ liệu trong doanh nghiệp được liên thông.

MISA gửi tặng bạn đọc tài khoản trải nghiệm miễn phí Ứng dụng ghi chép, bạn có thể tự tạo tài khoản trải nghiệm ngay dưới đây: