Kiến thức Quản lý - điều hành Nhân viên thiếu khả năng thực thi nên dùng hệ thống quản...

Nhân viên thiếu khả năng thực thi nên dùng hệ thống quản lý công việc nào?

143
hệ thống quản lý công việc

Doanh nghiệp chết không phải vì chiến lược, mục tiêu, mà chết vì đội ngũ nhân sự thực thi kém. Vậy làm sao doanh nghiệp nâng cao được năng lực đội ngũ? Bài viết sau đây sẽ đưa ra những dấu hiệu khi nhân viên thiếu khả năng thực thi và hệ thống quản lý công việc giúp doanh nghiệp bạn nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc của nhân viên.

1, Dấu hiệu nhận biết nhân viên kém khả năng thực thi

Nhân viên kém khả năng thực thi được biểu hiện qua nhiều dấu hiệu, nếu để ý và dành thời gian tìm hiểu, nhà quản lý dễ dàng nhận ra bởi những biểu hiện sau:

  • Nhân viên không hoàn thành công việc đúng tiến độ
  • Nhân viên được giao việc, giao mục tiêu nhưng không biết bắt đầu từ đâu, làm việc theo cảm tính, không biết nhưng không tìm đến sự giúp đỡ từ cấp trên, đồng nghiệp dẫn đến kết quả công việc không đúng mục tiêu
  • Làm việc rời rạc, thiếu gắn kết với người cộng tác
  • Làm việc xa rời quy trình, không bám sát mục tiêu, quy trình, tài liệu hướng dẫn hay lý thuyết, cơ sở thực tiễn
  • Thiếu linh hoạt trong xử lý tình huống và giải quyết vấn đề. Làm việc một cách dập khuôn mà không chủ động sáng tạo trong công việc
  • Nhân viên không am hiểu nghiệp vụ, kỹ năng, kiến thức trong công việc chuyên môn…

Những dấu hiệu kể cho thấy doanh nghiệp bạn cần có chính sách đào tạo nhân sự để nâng cao năng lực cho đội ngũ. Bên cạnh việc thực thi những chính sách đào tạo, nghiên cứu mô hình triển khai công việc hiệu quả, doanh nghiệp cũng nên ứng dụng công nghệ để giúp hiệu suất làm việc của đội ngũ được nâng cao. Ứng dụng công nghệ bao gồm các phần mềm chuyên môn, công cụ giao tiếp, trao đổi công việc và phương tiện truyền tải thông tin.

2, Xu hướng quản trị nhân sự theo mục tiêu & kết quả

Quản trị theo mục tiêu là một trong những phương pháp được rất nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng để tối đa năng suất, hiệu quả lao động. Tư duy quản trị trong thời kỳ 4.0 buộc nhà quản trị phải thay đổi cách sử dụng & quản lý nhân sự: từ quản lý theo thời gian sang quản lý theo mục tiêu và gắn với KPIs hiệu quả công việc đến từng cá nhân. Mục tiêu cá nhân đạt được, mục tiêu chung của doanh nghiệp mới có thể hoàn thành.

Vậy, tương ứng với từng bộ phận, làm thế nào để doanh nghiệp hiện thực hóa từ Tư duy đến việc triển khai thực tế?

  1. Xây dựng chính xác mô tả công việc và khung năng lực (bao gồm kiến thức, kỹ năng, thái độ) càng cụ thể càng tốt cho từng vị trí chuyên môn
  2. Thiết lập được hệ thống mục tiêu và hệ thống đo lượng lượng hóa đánh giá hiệu quả thực thi một cách cụ thể
  3. Nâng cao năng lực cho quản lý cấp cao và cấp trung trước khi muốn nâng cao năng lực cho toàn bộ đội ngũ
  4. Ứng dụng công nghệ trong việc triển khai, hỗ trợ nhân viên tại từng bộ phận để lượng hóa số lượng công việc và kết quả thực hiện

Doanh nghiệp cần ứng dụng linh hoạt giữa mục tiêu công việc và kết quả KPIs, kết hợp việc đào tạo nâng cao năng lực, kỹ năng, kiến thức, nghiệp vụ, đầu tư các công cụ làm việc thông minh để việc thực thi công việc của nhân viên đạt kết quả cao.

3, Hệ thống quản lý công việc giúp nâng cao khả năng thực thi cho nhân viên

Như đã đề cập ở trên, ngoài việc thiết kế các chương trình đào tạo để nâng cao năng lực cho đội ngũ, doanh nghiệp cũng cần ứng dụng công nghệ mới để hỗ trợ, thúc đẩy năng suất nhân viên.

Lợi ích khi đưa các công cụ này vào việc thực thi các nghiệp vụ chuyên môn tại doanh nghiệp bao gồm:

  • Nâng cao sự chính xác trong công việc. Công cụ thường được thiết kế với tính năng, nghiệp vụ chuẩn xác, đầy đủ. Chẳng hạn việc sử dụng phần mềm kế toán bao giờ cũng chính xác hơn trong công tác hạch toán thay vì dùng sổ sách, excel.
  • Chuẩn hóa quy trình làm việc tại doanh nghiệp. Khi triển khai các ứng dụng chuyên môn, doanh nghiệp được hỗ trợ set up quy trình cho từng nghiệp vụ hoặc hướng dẫn cách để thiết lập quy trình mới khi có công việc phát sinh.
  • Đo lường kết quả chính xác. Mọi công việc thực hiện nếu có công cụ hỗ trợ sẽ giúp đo lường hiệu quả theo thực tế chuẩn xác hơn đến từng nhân viên
  • Kế thừa dữ liệu tốt hơn, quản trị doanh nghiệp tổng thể hơn, nhanh chóng hơn.

Dưới đây là hệ thống công cụ thường được doanh nghiệp sử dụng để nâng cao khả năng thực thi của nhân viên, cũng là công cụ giúp nhà quản trị thống kê hiệu quả làm việc chuẩn xác theo KPIs, mục tiêu công việc của từng bộ phận, từng nhân viên.

Phần mềm quản lý nhân sự

Giúp nhân viên phụ trách công tác nhân sự (C&B, Tuyển dụng, Đào tạo) thực hiện nghiệp vụ nhanh hơn, đúng quy trình hơn, đúng luật hơn. Theo dõi hiệu quả làm việc của từng nhân viên nhân sự tương ứng với mục tiêu công việc và KPIs được giao.

Phần mềm quản lý nhân sự

– Quản lý quá trình công tác, hồ sơ năng lực nhân viên
– Cơ chế lương, thưởng, đãi ngộ đúng với KPIs nhân viên đạt được
– Mô tả chức năng, nhiệm vụ, công việc phải làm của các vị trí và mục tiêu, KPIs cần đạt được tương ứng với từng nhân sự
– Tuyển dụng chuyên nghiệp, chiêu mộ nhiều ứng viên hơn với quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, website tuyển dụng đẹp mắt
– Kết nối trực tiếp với: Sàn tuyển dụng, Website tuyển dụng, Mạng xã hội, Cổng kê khai BHXH điện tử, hệ thống quản trị khác trong doanh nghiệp như quản trị tài chính kế toán, quản lý điều hành…
– Hệ thống báo cáo nhân sự chi tiết: tình hình biến động nhân sự, ngân sách quản trị nguồn nhân lực, báo cáo tuyển dụng, hiệu quả đào tạo…

Phần mềm bán hàng và chăm sóc khách hàng

AMIS Bán hàng

Giúp nhân viên kinh doanh bán hàng hiệu quả hơn, chăm sóc khách hàng hiệu quả, xuyên suốt hơn, giúp bộ phận marketing tiếp cận khách hàng đúng mục tiêu hơn. Tất cả kết quả đều được đo lường bằng con số, tự động hóa tác nghiệp giữa bộ phận Marketing – Kinh doanh – Chăm sóc khách hàng. Nằm trong cùng hệ thống bán hàng & chăm sóc khách hàng có các ứng dụng tương ứng là:

Phần mềm CRM

  • Dễ dàng xây dựng quy trình bán hàng và tự động hoá trong quy trình bán hàng của NVKD
  • Quản lý tình hình kinh doanh tức thời với các báo cáo tình hình thực hiện doanh số chi tiết
  • Nắm rõ tình hình năng lực nhân viên với phễu bán hàng của mỗi cá nhân
  • Quản lý danh sách khách hàng an toàn giúp doanh nghiệp tránh thất thoát tài nguyên

Dịch vụ phần mềm Marketing tự động (aiMarketing)

  • Thiết lập hệ thống Automation Marketing chuyên nghiệp và hiệu quả
  • Tạo dựng Landing Page đơn giản, giao diện đẹp, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi lead
  • Quản lý liên hệ khách hàng theo chuỗi quy trình tự động hóa hoàn toàn
  • Cá nhân hóa Email Marketing tự động để gửi thông điệp phù hợp cho khách hàng

Hệ thống phần mềm quản lý công việc, hành chính

Phần mềm quản lý điều hành doanh nghiệp

Đáp ứng toàn bộ nghiệp vụ quản lý, điều hành: quản lý công việc, số hoá quy trình, quản lý tài nguyên DN giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực trong công việc quản lý. Giúp nhân viên tại các bộ phận hành chính, bộ phần truyền thông nội bộ, quản trị hệ thống và các phòng ban trong doanh nghiệp nói chung làm việc năng suất hơn, bám sát mục tiêu, định hướng của nhà lãnh đạo.

Hệ thống này gồm các phần mềm quản lý công việc, quản lý tài liệu, đặt lịch họp và mạng xã hội doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý công việc, dự án

  • Giao việc, phê duyệt, theo dõi tiến độ, điều phối công việc hiệu quả gấp 3 lần
  • Nhân viên chủ động lập kế hoạch và hoàn thành công việc. Dễ dàng chuyển ý tưởng thành hành động để thực thi nhanh hơn.
  • Phân chia, cộng tác công việc giữa các phòng ban chỉ trên một nền tảng
  • Sắp xếp ưu tiên công việc hợp lý và đo đếm năng suất công việc với công cụ quản lý thông minh giúp cải tiến hiệu suất làm việc

Phần mềm quản lý và ghi chép tài liệu

  • Cho phép soạn thảo online mọi lúc, mọi nơi giúp nhanh chóng ghi chép lại biên bản các cuộc họp, quy trình quy định
  • Dễ dàng đính kèm file đã soạn sẵn ở nhiều định dạng khác nhau: Word, Excel, PDF,…
  • Lưu trữ tất cả loại tài liệu tập trung, an toàn với hệ thống bảo mật tiên tiến
  • Chia sẻ tài liệu nhanh chóng, an toàn với đồng nghiệp

Phần mềm quản lý và đặt lịch họp

  • Nhanh chóng và dễ dàng tìm phòng theo đúng yêu cầu: Địa điểm, thời gian, chức năng…
  • Dễ dàng tự đặt phòng chỉ với vài thao tác đơn giản: Chọn phòng, thời gian, mô tả và thành viên tham gia
  • Tự động gửi email thông báo và cập nhật vào lịch cá nhân thành viên tham gia vào cuộc họp

Mạng xã hội doanh nghiệp

  • Truyền tải thông điệp, chủ trương, chính sách từ ban lãnh đạo một cách nhất quán, tập trung giúp tránh tình trạng “Tam sao thất bản”. Giải quyết sự cố, khó khăn, tránh gây hoang mang tâm lý trong nội bộ
  • Nhân viên cùng nhau chia sẻ, trao đổi thông tin, kiến thức cho nhau để phát triển kiến thức, chuyên môn
  • Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty luôn được thể hiện rõ ràng, nhất quán giúp nhân viên luôn thấu hiểu và thực hiện theo giá trị văn hóa dễ dàng nhất

Phần mềm quản lý tài sản

Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ: Ghi tăng, Cấp phát/thu hồi, Điều chuyển,… Đồng thời cung cấp hệ thống báo cáo, giúp cấp quản lý theo dõi quá trình cấp phát tài sản và tình trạng sử dụng tài sản của doanh nghiệp.

Trên đây là hệ thống quản lý công việc được doanh nghiệp áp dụng phổ biến để nâng cao khả năng thực thi cho nhân viên tại các bộ phận, giúp nhà lãnh đạo điều hành doanh nghiệp và quản lý tổng thể, nhanh chóng hơn trên nền tảng Cloud. Hệ thống kể trên được phát triển hợp nhất trên một nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Nếu doanh nghiệp bạn chưa có hệ thống quản trị chuyên nghiệp, hãy thử tìm hiểu và trải nghiệm ngay:

Trải nghiệm miễn phí