Ứng dụng quản lý công việc và cách áp dụng thực tế để đạt hiệu quả cao

Ứng dụng quản lý công việc giúp bạn theo dõi kế hoạch, lịch trình, tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi. Với nhu cầu làm việc ngày càng linh hoạt, quản lý công việc trên điện thoại sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin nhanh chóng, sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Cùng tìm hiểu về Ứng dụng quản lý công việc trên nền tảng MISA AMIS và cách ứng dụng nó để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc ngay dưới đây.

1. Lợi ích khi sử dụng công cụ hỗ trợ giao việc

1.1 Ứng dụng giao việc tiện dụng

Giao việc cho tất cả thành viên, dự án, phòng ban trên 1 hệ thống duy nhất, dễ dàng kiểm soát, quản lý tất cả các đầu việc đã giao mà không bỏ sót, rời rạc thông tin.

Nhà quản lý dễ dàng:

• Tạo nhiệm vụ mới và phân quyền chi tiết cho từng nhân viên
• Khởi tạo danh sách công việc mới, dễ dàng nhân bản dự án/công việc có tính chất tương tự nhau để tiết kiệm thời gian
• Thông tin giao việc chi tiết, minh bạch: Tên công việc, kết quả & mục tiêu mong muốn, thời gian thực hiện và hoàn thành, người chịu trách nhiệm, tài liệu hướng dẫn/tham khảo, người hỗ trợ/liên quan đến công việc….
• Giao việc trên nhiều thiết bị: mobile, tablet, laptop, PC…

1.2 Làm việc nhóm hiệu quả hơn

Ứng dụng quản lý công việc AMIS Công việc phát huy tác dụng lớn khi giúp người dùng cộng tác với nhau nhanh chóng, chặt chẽ và toàn diện hơn.

• Nhận thông báo trên ứng dụng ngay khi được giao việc, được nhắc tới khi đề cập về công việc,…
• Trao đổi công việc với khung chat linh hoạt, theo dõi đoạn chat ở mỗi công việc cha, công việc con. Giảm thiểu tình trạng bỏ lỡ thông tin chỉ đạo công việc hay những góp ý hoàn thiện, cải tiến chất lượng công việc
• Tự động chuyển giao công việc cho người phụ trách đầu việc trong giai đoạn tiếp theo của quy trình
• Đính kèm kết quả, tài liệu trên hệ thống
• Liên tục cập nhật tiến độ của toàn dự án theo tiến trình công việc của từng cá nhân

1.3 Phân bổ nguồn lực hiệu quả

Ngay từ khi thiết lập kế hoạch công việc và giao việc, ứng dụng quản lý dự án AMIS Công việc ngay lập tức hệ thống hóa dữ liệu thành các biểu đồ trực quan. Dựa vào việc ứng dụng các mô hình quản trị công việc nổi tiếng, phần mềm hiển thị công việc dưới dạng biểu đồ Gantt, Lịch, Danh sách, Bảng công việc (Kanban)… giúp nhà quản lýnắm bắt tình hình phân bổ nguồn lực chi tiết nhất.

• Số lượng công việc từng nhân viên đang đảm nhiệm
• Dự án nào đang thừa/ thiếu nhân sự để kịp thời điều chỉnh
• Dự án nào gần tới hạn thiếu nguồn lực cần bổ sung…

1.4 Cải thiện chất lượng công việc

Ứng dụng các mô hình quản trị công việc, AMIS Công việc đem đến sự cải thiện chất lượng, năng suất làm việc từng ngày cho doanh nghiệp. Theo đánh giá của người dùng, “Đây là công cụ giúp mỗi nhân viên chủ động hơn trong công việc, sử dụng thời gian hiệu quả hơn, cộng tác nhanh và ăn ý hơn giữa các thành viên trong dự án. Cũng vì thế mà năng suất làm việc cá nhân, dự án tăng lên đáng kể“.

Thực hiện review công việc, trao đổi nội dung, kết quả công việc với các thành viên và cấp trên liên tục cũng giúp kết quả thực hiện bám sát với mục tiêu. Tránh tình trạng đi sai hướng, không biết mục tiêu công việc, làm việc theo cảm tính.

Hệ thống phê duyệt và đánh giá kết quả công việc trên phần mềm cũng cho phép nhà quản lý đánh giá công việc của nhân viên theo thang điểm hay các tiêu chí tùy chọn. Đây là cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc, giúp việc đánh giá năng lực của nhân viên chuẩn xác nhất.

2. Cách ứng dụng phần mềm quản lý công việc để đạt hiệu quả tối đa

Nhiều doanh nghiệp đã đưa phần mềm quản lý công việc vào sử dụng tại doanh nghiệp nhưng chưa đạt được hiệu quả như kỳ vọng. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng này là do:

• Thiếu am hiểu về các chức năng, ứng dụng của phần mềm
• Sử dụng không đồng bộ và toàn diện. Có bộ phận thì dùng, có bộ phận lại không
• Thiếu kỹ năng trong các bước thiết lập phòng ban, dự án, kế hoạch và lộ trình công việc

Để tối đa hiệu quả khi đưa ứng dụng quản lý công việc trong doanh nghiệp, bạn hãy lưu ý những tips nhỏ như sau:

• Nắm rõ tính chất công việc, lập kế hoạch công việc chi tiết trước khi triển khai
• Am hiểu các chức năng của phần mềm, ứng dụng trên tất cả thiết bị
• Hiểu được các nguyên lý, cách ứng dụng của từng mô hình quản trị công việc theo phương pháp Eisenhower, biểu đồ Gantt,… để lên lộ trình, đánh giá mức độ quan trọng trong công việc
• Đưa phần mềm vào doanh nghiệp để sử dụng một cách toàn diện. Thường xuyên hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên

Dùng thử ngay phần mềm quản lý công việc MISA AMIS để khám phá những tính năng giúp tối ưu vận hành công việc

Dùng ngay miễn phí