Cách quản trị chi phí hiệu quả nhất cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

Quản trị chi phí là công việc không thể tách rời của hệ thống kế toán doanh nghiệp để đảm bảo nguồn tài chính minh bạch, dồi dào phục vụ các chiến lược kinh doanh và đầu tư của công ty. Nhưng thời nào cũng vậy, ở mỗi giai đoạn lại xuất hiện những khó khăn riêng đòi hỏi sự nhanh nhạy nhìn ra rủi ro và quyết liệt xử lý của người đứng đầu hệ thống tài chính doanh nghiệp. Bài viết dưới đây chính là kim chỉ nam của Giám đốc tài chính hay bộ phận kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp thực hiện công việc này hiệu quả nhất.

1. Nhận diện các khoản lãng phí của doanh nghiệp nhờ quản trị chi phí

Quản trị chi phí là một phần không thể tách rời của chiến lược tăng trưởng bao gồm các công việc là dự toán chi phí – tập hợp ch phí – phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận để từ đó đưa ra các quyết định quản trị. Nhờ quản trị tốt các khoản chi mà ban giám đốc doanh nghiệp có thông tin để kiểm soát hoạt động kinh doanh hiện tại và lập kế hoạch cho tương lai.

Có hai nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp bao gồm: nhân tố khách quan là các lãng phí và nhân tố chủ quan là các gian lận phát sinh từ hệ thống vận hành của doanh nghiệp.

1.1. Lãng phí và nhận diện lãng phí trong doanh nghiệp (nhân tố khách quan)

Lãng phí là những việc con người không muốn làm, hoặc làm mà không tạo ra được các giá trị gia tăng; hoặc những việc làm dẫn đến kết quả không phù hợp với mục đích của cá nhân và tổ chức. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có lãng phí hiển hiện ngay trước mắt nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng phát hiện ra và khắc phục. Kết quả từ một cuộc khảo sát 2.500 nhân viên văn phòng gần đây liệu có khiến các chủ doanh nghiệp giật mình:

• 48% sử dụng internet vào việc riêng
• 33% dành thời gian tán gẫu với đồng nghiệp
• 30% dành thời gian cho các việc làm thêm khác
• 19% dành thời gian nói chuyện qua điện thoại
• 15% nghỉ giải lao hoặc ăn trưa quá lâu

Nếu tối ưu được những con số này, chắc chắn hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tăng lên đáng kể. Từ đó, mới có một công thức được rút ra để trả lời câu hỏi doanh nghiệp cần làm gì mới đạt được mục tiêu lợi nhuận?

Hiện nay có rất nhiều mô hình và phương pháp quản trị chất lượng phổ biến đã từng giúp cho nhiều doanh nghiệp, tập đoàn nổi tiếng trên thế giới thành công trong việc phòng tránh lãng phí và thực hành tiết kiệm hiệu quả như 5-S, TQM, ISO 9000, ISO 14000, HACCP, Lean Manufacturing, 6 Sigma, TPS và MFCA.

Trong số các mô hình kể trên thì mô hình quản trị tinh gọn Lean Manufacturing và mô hình quản lý dòng chảy nguyên vật liệu MFCA là hai mô hình thể hiện tư tưởng tiết kiệm và chống lãng phí rất cụ thể và rõ ràng.

>> Triết lý quản trị tinh gọn của Toyota giảm 50% sai sót và 20% thời gian xây dựng
>> Loại bỏ 8 loại lãng phí trong quản trị doanh nghiệp để tối ưu lợi nhuận

1.2. Các gian lận phát sinh từ hệ thống vận hành doanh nghiệp (nhân tố chủ quan)

Bên cạnh các nhân tố khách quan, còn rất nhiều nhân tố chủ quan nữa mà doanh nghiệp có thể xử lý để gia tăng hiệu quả của hoạt động quản trị chi phí. Các nhân tố chủ quan thường có chung nguồn gốc là các gian lận phát sinh từ hệ thống vận hành doanh nghiệp.

Gian lận phát sinh từ bộ phận IT:

• Quản lý hệ thống webmail không tốt
• Thất thoát dữ liệu công ty
• Không kiểm soát chi phí hoa hồng
• Mua mới, thay thế cho các thiết bị máy móc còn sử dụng được

Gian lận phát sinh từ bộ phận mua hàng chủ yếu nằm ở báo giá nhà cung cấp không trung thực

Gian lận phát sinh từ bộ phận sản xuất chủ yếu nằm ở các nguyên vật liệu dư thừa không được nhập lại kho

Gian lận phát sinh từ bộ phận nhân sự:

• Không kiểm soát được nhân viên còn làm việc hay không tại các cửa hàng, chi nhánh
• Bộ phận KTO không kiểm soát được các tính toán chi tiết trên bảng lương
• Không rõ ràng giữa lương Net hay lương Gross và các khoản trích bảo hiểm
• Chi phí bồi thường bảo hiểm mà bộ phận nhân sự không thanh toán cho nhân viên

Gian lận phát sinh từ bộ phận kinh doanh:

• Chi phí không rõ ràng giữa các vùng kinh doanh
• Quản lý nhân sự kinh doanh không chặt
• Không kiểm soát được chi phí khuyến mãi, trưng bày sản phẩm, phát tờ rơi, PR, quảng cáo,…
• Chi phí tiếp khách, công tác phí của nhân viên kinh doanh

Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị lãng phí liên quan đến các hoạt động đầu tư, khai thác và bảo vệ các loại tài sản và giá trị, cụ thể như sau:

• Lãng phí phát sinh do nguyên vật liệu đầu vào kém phẩm chất
• Lãng phí các phế phẩm từ phần thừa không sử dụng hết của nguyên vật liệu
• Lãng phí phát sinh do nhân viên lạm dụng việc nói chuyện qua điện thoại
• Lãng phí phát sinh do hội họp
• Lãng phí phát sinh do tắc nghẽn thông tin nghiệp vụ
• Chi phí nhân công phát sinh do tăng thêm nhân sự trực tiếp
• Phí nhân sự phát sinh do tăng nhân sự gián tiếp trong các nghiệp vụ văn phòng
• Phí nguyên vật liệu phát sinh do không thể đàm phán mua với giá gốc
• Chi phí phát sinh do doanh nghiệp mua phải những sản phẩm và máy móc kém chất lượng
• Lãng phí trong điều hành các nguồn năng lượng đầu vào
• Lãng phí nguồn vốn chủ chốt trong doanh nghiệp
• Lãng phí cơ sở vật chất và các phương tiện phục vụ sản xuất kinh doanh
• Lãng phí các tài sản vô hình
• Lãng phí một số giá trị quý giá khác
• Lãng phí phát sinh do cách quy hoạch và bố trí mặt bằng không thuận tiện
• Lãng phí phát sinh do mất thời gian tìm kiếm các đồ vật
• Lãng phí phát sinh do thiết bị hư hỏng
• Lãng phí phát sinh khi chuyển sang sản xuất sản phẩm khác
• Lãng phí phát sinh do thiết bị ngừng lặt vặt

2. Cách quản trị chi phí hiệu quả nhất cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

Vai trò của quản trị chi phí ở giai đoạn nào cũng quan trọng để đảm bảo doanh thu của công ty nhưng vào mỗi giai đoạn phát triển của doanh nghiệp lại có những mối quan tâm và cách làm khác nhau. Đặc biệt trong giai đoạn dịch bệnh vẫn diễn biến phức tạp, môi trường kinh doanh biến động thì “nước cờ” thông minh nhất mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng.

2.1. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập

Các doanh nghiệp mới thành lập muốn quản trị chi phí hiệu quả cần xác định rõ chiến lược quản trị nền tảng làm định hướng cho toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
• Chiến lược quản trị dựa trên nền tảng lợi nhuận Profit-based management
• Chiến lược quản trị dựa trên nền tảng giá trị Value -based management
• Chiến dược quản trị dựa trên nền tảng đầu tư Investment – based management

Một trong những cách thực hành tiết kiệm thiết thực nhất của các doanh nghiệp mới hoạt động trong thời gian ngắn, là có được khách hàng, tạo ra doanh thu càng sớm càng tốt để bù đắp định phí và các chi phí thành lập doanh nghiệp ban đầu.

2.2. Đối với các doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển

Các doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả, uy tín thương hiệu gia tăng, cơ hội tăng trưởng và phát triển mở rộng gặp nhiều thuận lợi…cũng cần phải quan tâm chú trọng đến việc thực hành tiết kiệm như bao doanh nghiệp khác bằng cách:

• Hãy cắt giảm bất kỳ các khoản chi phí nào không tạo ra doanh thu vì giảm 1% cost thì GDP tăng 1%
• Nên chi tiêu cho R&D, thiết bị công nghệ mới, cải thiện môi trường làm việc, giáo dục đào tạo nguồn nhân lực…
• Mở hầu bao mua sản phẩm bảo hiểm đề phòng ngừa rủi ro về sau
• Trích lập các quỹ dự phòng tài chính, quỹ đầu tư phát triển và chia cổ tức với tỷ lệ hợp lý cho cổ đông khi có dư tiền

2.3. Đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn

Các doanh nghiệp đang bị khó khăn bủa vây càng phải chú trọng hơn đến hoạt động quản trị chi phí kinh doanh. Trước tiên cần xem xét cắt bỏ sự phức tạp không cần thiết trong cách tiến hành kinh doanh hiện tại của mình. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn mang lại sự hài lòng lớn hơn cho khách hàng nhờ việc bỏ bớt những hoạt động lãng phí không cần thiết:

• Áp dụng nguyên tắc Pareto: chỉ có 20% khách hàng là tạo ra 80% lợi nhuận nên cần nhận biết 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục doanh số chủ yếu
• Kiên quyết chọn việc cắt giảm tổng chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng từ 10% đến 50% thậm chí trên 50% đối với một số chi phí nào đó
• Triển khai kế hoạch bán bớt tài sản để giải nguy trong thời gian nhất định

>> Áp dụng quy luật 80/20 hay nguyên lý Pareto trong quản lý dòng tiền

Quản trị chi phí là một bài toán khó, bắt buộc người quản lý phải mạnh tay và phân biệt rõ tiết kiệm ngân sách với cắt giảm và quan trọng hơn cả là phải tuyên truyền được tinh thần này thấm nhuần tới từng nhân viên thay vì giao phó toàn bộ cho kế toán quản trị chi phí.

Trong những năm gần đây, sử dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh là cách mà nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản trị chi phí, đây là một khoản đầu tư mang lại giá trị tạo doanh thu và lợi nhuận trong ngắn, trung hay dài hạn.