Hóa đơn giá trị gia tăng là gì? Những mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất 2024

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một loại hóa đơn do người bán lập ra khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người mua, nhằm ghi nhận giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp và số thuế GTGT phải nộp. Đây là tài liệu quan trọng trong quá trình kinh doanh và quản lý thuế của doanh nghiệp. Dưới đây là những điểm chính về hóa đơn GTGT và các mẫu hóa đơn GTGT mới nhất hiện nay.

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Căn cứ Khoản 1, Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng có thể hiểu là hóa đơn dành cho các tổ chức doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ đối với các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

tìm hiểu thêm Những loại hóa đơn sử dụng trong hoạt động kinh doanh

2. Các trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT

Khi thực hiện việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán cần lập hóa đơn và cung cấp cho người mua. Điều này áp dụng cho cả các trường hợp như hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho mục đích khuyến mãi, quảng cáo, làm hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả lương cho nhân viên, hoặc tiêu dùng nội bộ (ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ phục vụ tiếp tục sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức như cho vay, mượn hoặc hoàn trả. Hóa đơn GTGT phải được ghi đầy đủ nội dung theo quy định

3. Thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng

Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ rõ như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn là khi nhận tiền (ngoại trừ các trường hợp nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, tư vấn giám sát, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, và lập dự án đầu tư xây dựng).
  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng được giao.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên: Là lúc hoàn tất việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không muộn hơn ngày 07 của tháng sau khi phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ viễn thông: Là lúc hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ, nhưng không muộn hơn 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với công trình xây dựng : Là khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, bất kể đã thu được tiền hay chưa.
• Thời điểm lập hóa đơn cho việc bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ: Là lúc kết thúc mỗi lần bán xăng dầu cho khách hàng.

4. Nội dung của hóa đơn giá trị gia tăng

Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng, người lập cần đảm bảo trên hóa đơn có đủ 14 nội dung quan trọng như sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

(2) Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

(3) Số hóa đơn

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Nội dung tên,địa chỉ, mã số thuế phải đúng theo giấy chứng nhận ĐKKD, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa hoặc dịch vụ; giá trị thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.

(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

• Đối với hóa đơn do cơ quan thuế in, trên hóa đơn cần có chữ ký của người bán, con dấu của người bán (nếu có), và chữ ký của người mua (nếu có.
• Đối với hóa đơn điện tử:
  • Nếu người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức, chữ ký số của người bán trên hóa đơn sẽ là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức; nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền.

Trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và người mua sẽ được thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

(8) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là lúc người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, và cũng phải hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế sẽ là thời điểm lập hóa đơn.

(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có). Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) thực hiện theo hướng dẫn được nêu tại Điểm e Khoản 6 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cùng với các nội dung liên quan khác (nếu có)

(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế in sẵn

(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

• Nếu các giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ và đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ.
• Nếu giao dịch bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và việc nộp thuế cũng bằng ngoại tệ, thì tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn sẽ thể hiện bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi ra đồng Việt Nam.

(14) Nội dung khác trên hóa đơn điện tử: Tùy thuộc vào đặc điểm và tính chất của giao dịch cũng như yêu cầu quản lý, hóa đơn có thể bao gồm thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác liên quan.

Xem thêm Cách viết hóa đơn giảm thuế GTGT theo nghị Nghị định số 72/2024/NĐ-CP

5. Các mẫu hóa đơn GTGT

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gồm các mẫu như sau:

5.1 Mẫu Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)

5.2 Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)

5.3 Hóa đơn giá trị gia tăng do Cục Thuế phát hành

6. Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT

Hi vọng rằng qua nội dung “Hóa đơn Giá trị gia tăng là gì? Những điều quan trọng kế toán cần biết về hóa đơn giá gia tăng mới nhất năm 2024” sẽ giúp các bạn và quý doanh nghiệp nắm bắt và hiểu rõ hơn về hóa đơn hóa đơn GTGT và giúp kế toán có khả năng phân biệt, xử lý và báo cáo đúng loại hóa đơn tùy theo tình huống kinh doanh cụ thể.

Hiện nay, Phần mềm kế toán online MISA AMIS đã tích hợp trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử, với nhiều tính năng nổi bật như sau:

• Dễ dàng quản lý và theo dõi các hóa đơn bán hàng và mua hàng, từ việc lập hóa đơn đến việc đối soát và thanh toán
• Dễ dàng tạo lập, chỉnh sửa và phát hành hóa đơn điện tử với đầy đủ các tiêu chuẩn và quy định của pháp luật
• Lưu trữ hóa đơn an toàn trên nền tảng điện toán đám mây, đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ và dễ dàng truy cập
• Tự động cập nhật các chính sách thuế mới nhất để đảm bảo tuân thủ pháp luật