Xây dựng quy trình quản lý theo chuẩn ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến để tiến về phía trước. Vậy công ty bạn đã có hệ thống quản lý chất lượng ISO chuẩn chưa?

1. Hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp là gì?

Ông Phạm Nhật Vượng, người Việt Nam đứng số 239 trong danh sách những người giàu nhất Thế Giới có quan điểm về vấn đề này như sau: “Bất cứ công việc nào khi triển khai cũng cần có quy trình, có phân công nhiệm vụ và có đánh giá” để nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống hay quy trình quản lý chất lượng.

Vậy quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Đó được định nghĩa là các quy tắc, công việc mẫu và thứ tự chuẩn mà doanh nghiệp ban hành để thực hiện công việc nhằm thống nhất cách thức làm việc của doanh nghiệp và mọi giai đoạn của công việc diễn ra nhịp nhàng, không bị gián đoạn.

>> Tìm hiểu cách xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm ERP

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng ISO

Có rất nhiều yếu tố khách quan và chủ quan có thể tác động đến quy trình quản lý doanh nghiệp.

Yếu tố chủ quan

• Trình độ của người quản lý và khả năng của người lao động
• Tàn dư của mô hình quản lý cũ
• Năng lực của nhân viên làm công tác tham mưu
• Mục tiêu, định hướng phát triển của doanh nghiệp

Yếu tố khách quan

• Quy định của Nhà nước và hệ thống văn bản Pháp luật
• Địa bàn hoạt động của tổ chức
• Môi trường hoạt động của tổ chức

3. Lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng ISO với doanh nghiệp

Doanh nghiệp áp dụng quy trình quản lý nhằm đạt mục tiêu chung là tối ưu hóa nguồn lực, cắt giảm chi phí thừa, tối đa lợi nhuận. Cụ thể, những lợi ích của quy trình quản lý doanh nghiệp như sau:

Phân công lao động rõ ràng tới từng nhân viên

Rõ ràng khi có quy trình làm việc, mỗi nhân viên sẽ được quản lý theo trách nhiệm, mức độ hoàn thành công việc một cách dễ dàng.

Khi có quy trình làm việc, quản lý dễ dàng giao việc và theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả của nhân viên. Đặc biệt, với các công ty chia nhóm làm việc, mỗi thành viên sẽ không bị chồng chéo công việc của nhau mà vẫn đảm bảo thực hiện đủ các đầu mục công việc cần làm.

Ví dụ: Nhân viên tuyển dụng dựa vào quy trình tuyển dụng của phòng Nhân sự sẽ có một bảng checklist thông tin ứng viên để sàng lọc hồ sơ, chọn ra người đủ tiêu chuẩn mời đến phỏng vấn.

Nhân sự làm việc mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị với MISA AMIS Văn phòng số

Tăng cường sự minh bạch trong công việc

Chính vì nhiệm vụ gắn liền với mỗi nhân viên được quy định rõ ràng và có cách thức thực hiện chuẩn, biểu mẫu đánh giá nên cấp quản lý hoàn toàn có thể kiểm tra sự minh bạch trong kết quả công việc cũng như xem lại toàn bộ quá trình thực hiện để tuyên dương hoặc trách phạt.

Ngược lại, mỗi nhân viên làm việc dưới một quy trình được chuẩn hóa, thứ tự thực hiện công việc sẽ có được định hướng rõ ràng, nâng cao hiệu quả thực hiện công việc.

Ví dụ: Quy trình mua hàng của phòng Kế toán sẽ giúp nhân viên kinh doanh biết và thực hiện đúng các thủ tục khi xuất kho hàng hóa cho khách hàng, và phối hợp với Kế toán ghi nhận doanh thu kịp thời.

Tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Xây dựng quy trình làm việc nhịp nhàng, chuẩn chỉnh chính là đòn bẩy giúp doanh nghiệp tăng cường vị thế của mình so với đối thủ.

Vì sao lại như vậy?

Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động nhịp nhàng trơn tru dựa vào quy trình làm việc, mọi công việc được diễn ra thống nhất thì hiệu quả công việc sẽ luôn được đảm bảo và giúp giảm chi phí quản lý, tránh những rắc rối phát sinh.

Hơn thế, quy trình quản lý là những kinh nghiệm được đúc rút lại từ các năm hoạt động của những thành viên nòng cốt trong doanh nghiệp nên mang nhiều đặc thù riêng của mỗi doanh nghiệp.

4. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là một trong những hệ thống quản lý chất lượng cơ bản có thể được sử dụng trong mọi ngành nghề với mọi quy mô ở bất cứ nơi đâu trên thế giới. Đây là bằng chứng chứng minh một doanh nghiệp đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả ra sao.

Quy trình quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến để tiến về phía trước và cụ thể như sau:

• Đánh giá và phân bổ nguồn lực hợp lý để tăng năng suất lao động, giảm chi phí vận hành không đáng có
• Phát hiện và xử lý các sai sót trong quá trình vận hành doanh nghiệp
• Đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn của hàng rào thương mại quốc tế