Chi phí quản lý tăng tới 3 con số đẩy lợi nhuận doanh nghiệp tụt dốc là tình trạng rất nhiều doanh nghiệp gặp phải. Làm cách nào để thoát khỏi tình trạng này?
1. Thực trạng sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp hiện nay
Nhiều doanh nghiệp cho rằng, cắt giảm chi phí quản lý đồng nghĩa với “thắt lưng buộc bụng” để giải quyết tình thế khó khăn trước mắt mà không hề tìm hiểu ý nghĩa sâu xa hơn của hoạt động này. Cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong việc phát triển bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh thật sự của doanh nghiệp đó.
Thực tế cho thấy việc cắt giảm chi phí ở các doanh nghiệp hiện nay giống với việc tiết kiệm chi tiêu ở các gia đình do gia cả tăng cao. Đây hoàn toàn là giải pháp giải quyết tình thế chứ không phải một kế hoạch dài hơi nhằm mục tiêu phát triển bền vững.
Một nghiên cứu của CafeF trên 590 doanh nghiệp niêm yết trên sàn chứng khoán đã chỉ ra những con số rất đáng báo động:
- 45 doanh nghiệp có mức tăng phí quản lý 3 con số so với cùng kỳ
- 208 doanh nghiệp có chi phí quản lý doanh nghiệp cao hơn bình quân chung 20%
- Chỉ có hơn 90 doanh nghiệp cắt giảm được chi phí so với cùng kỳĐặc biệt đáng lo ngại là các doanh nghiệp cõ mã chứng khoán là BMC, VC6, VE6, VSP, CIC, B82, CT6, HJS, OCH, SD1 đều có mức tăng chi phí quản lý từ 200% – 300% so với cùng kỳ.
>> Đọc ngay: Doanh nghiệp nên cắt giảm chi phí nào để tối ưu hóa lợi nhuận
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những khoản mục nào?
Trên lý thuyết, chi phí quản lý doanh nghiệp có rất nhiều loại nhưng mỗi loại hình hoạt động doanh nghiệp khác nhau sẽ phát sinh các loại chi phí khác nhau.
Các chi phí quản lý doanh nghiệp thông dụng nhất có thể kể đến như sau:
- Tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo tiền lương phải trả cho cán bộ nhân viên làm việc ở các phòng ban trong doanh nghiệp
- Văn phòng phẩm, vật liêu, công cụ dùng cho công tác quản lý phục vụ và sửa chữa dùng chung cho toàn doanh nghiệp
- Dụng cụ đo lường, thí nghiệm các loại máy văn phòng (không đủ tiêu chuẩn làm tài sản cố định)
- Chi phí thuê văn phòng, khấu hao nhà làm việc, và tài sản cố định dùng cho bộ phận quản lý trích vào chi phí
- Các dịch vụ mua ngoài dùng cho công tác quản lý như: Tiền điện nước, sữa chữa tài sản cố định
- Các khoản thuế, lệ phí phải nộp nhà nước như: Thuế đất, thuế môn bài, lệ phí giao thông
- Các khoản chi phí khác bằng tiền: Khánh tiết, hội nghị, công tác phí
- Các khoản dự phòng như: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Chi phí phân bổ cho công cụ dụng cụ
>> Đọc thêm: Loại bỏ 8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp để tối ưu lợi nhuận
3. Sự cần thiết của việc cắt giảm và kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp
Đứng trước thực tế hàng loạt doanh nghiệp có chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 3 con số so với cùng kỳ, câu hỏi được đặt ra là: cắt giảm và kiểm soát chi phí quản lý có tầm quan trọng như thế nào với doanh nghiệp? Trong một phạm vi rộng, cắt giảm chi phí quản lý sẽ góp phần tiết kiệm vốn và hạ giá thành sản phẩm. Từ đó, sức mua của người tiêu dùng tăng lên, lợi nhuận doanh nghiệp cũng từ đó mà tăng theo.
Điều này giúp doanh nghiệp có điều kiện để tái mở rộng sản xuất, nâng cao thu nhập cho nhân viên. Ngoài ra nó còn có ý nghĩa củng cố hạch toán kinh tế, gia tăng khoản nộp ngân sách nhà nước; cân đối thu chi tài chính cho doanh nghiệp, tức đảm bảo điều kiện cho doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển; góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế đất nước.
>> Đọc thêm:4 nguyên tắc cơ bản giúp CEO quản lý chi phí hiệu quả
Nghiên cứu trên các công ty hàng đầu của Harvard Business Press đã chỉ ra thứ tự các khu vực cắt giảm dựa trên mức độ tác động của những khu vực này lên doanh thu như sau:
Tóm lại, cắt giảm chi phí quản lý là việc làm khoa học mỗi doanh nghiệp cần thực hiện ngay. Nhưng cần đặc biệt lưu ý, cắt giảm không có nghĩa là cắt sén chi phí bừa bãi mà phải xây dựng một kế hoạch chi tiết: cắt bỏ các khoản chi tiêu không cần thiết, đẩy mạnh chi phí dành cho nâng cao chất lượng phục vụ.
4. 05 biện pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí quản lý hiệu quả
Để cắt giảm chi phí quản lý hiệu quả, các doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng 05 biện pháp dưới đây trong chiến lược lâu dài của mình.
4.1 Tinh giản bộ máy quản lý doanh nghiệp
Không chỉ một mà rất nhiều doanh nghiệp xây dựng một bộ máy làm việc phức tạp, chồng chéo, có quá nhiều vị trí thừa gây lãng phí nhân lực và tiền của.
Bộ máy của doanh nghiệp A trước và sau khi cắt giảm có sự khác biệt rõ rệt về số lượng nhân sự nhưng nhiệm vụ và kết quả hoạt động không hề thay đổi.
4.2 Chuẩn hóa các quy trình trong doanh nghiệp
Mặc dù đã hoạt động rất lâu năm nhưng hầu hết các doanh nghiệp hiện nay chưa xây dựng được các quy trình làm việc, quy trình kinh doanh theo chuẩn nhất định. Chính điều này dẫn đến việc khó khăn trong việc lập, triển khai và kiểm soát công việc gây lãng phí nhân lực, vật lực, chồng chéo công việc, quản lý khó khăn.
Giải pháp cho vấn đề này là ban hành bộ quy trình làm việc chuẩn cho từng đầu mục công việc thông qua các chứng từ, bảng biểu, form mẫu,…hoặc sử dụng một phần mềm quản lý doanh nghiệp chuyên biệt.
4.3 Gắn mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận với cắt giảm chi phí quản lý
Chưa khi nào doanh nghiệp cần mạnh tay cắt giảm những chi phí hoạt động cơ bản nhưng đồng thời phải mạnh tay đầu tư cho tiếp thị, mở rộng mối quan hệ, đổi mới phương thức quản lý, kinh doanh như bây giờ. Đây chính là doanh nghiệp đang gắn mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận với cắt giảm chi phí.
Theo cách này, doanh nghiệp chỉ có thể đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận như mong muốn bằng việc cắt giảm chi phí nhưng đồng thời vẫn gia tăng doanh số bán hàng.
4.4 Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ, ngày càng có nhiều doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm, tiện ích công nghệ cao vào quản lý điều hành để tạo nên sự đột phá so với các năm trước đây.
Một số tiện ích dành cho doanh nghiệp có thể kể đến là phần mềm quản lý công ty hay phần mềm ERP giúp chủ doanh nghiệp điều hành mọi hoạt động Kế toán – Bán hàng – Nhân sự thông qua chiếc điện thoại cầm tay. Công việc từ đó không bị gián đoạn, được xử lý nhanh chóng mà rất chuyên nghiệp.
4.5 Đồng lòng nhất trí từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại
Để không tạo nên cuộc phản đối về các chính sách cắt giảm chi phí mà vẫn đảm bảo mức tăng trưởng kỳ vọng cần có sự đồng lòng nhất trí giữa những chỉ đạo “từ trên xuống dưới” và các đề xuất “từ dưới lên trên”.
Lúc này, các nhà quản lý cấp cao là người xây dựng mục tiêu, lập chiến lược còn các nhà quản lý trung gian đóng vai trò thực thi nhiệm vụ, hoàn thành kế hoạch đồng thời đưa ra phản hồi, góp ý về ưu nhược điểm của kế hoạch cắt giảm chi phí trên.
Việc cắt giảm chi phí quản lý không chỉ yêu cầu chủ doanh nghiệp hiểu rõ thị trường hiện tại, tình hình kinh doanh của công ty mà còn nắm bắt được các xu hướng trong tương lai. Một khi doanh nghiệp kiểm soát được các khoản chi phí sẽ nâng cao được hiệu quả chi tiêu: lợi nhuận doanh nghiệp cũng từ đó mà tăng lên.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
