Quy trình Đề nghị tạm ứng (AMIS Quy trình kết nối AMIS Kế toán)

Quy trình Đề nghị tạm ứng, được cung cấp bởi AMIS Quy trình, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi tiêu hiệu quả cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về giải pháp tối ưu hóa hoạt động thanh toán này trong bài viết dưới đây!

1. Thấu hiểu câu chuyện nghiệp vụ trong doanh nghiệp 

Quy trình Đề nghị tạm ứng được xây dựng dựa trên thấu hiểu thực tế nhu cầu ứng tiền của cán bộ nhân viên (CBNV) trong doanh nghiệp. Ví dụ, CBNV có thể ứng tiền cho các hoạt động như công tác, mua sắm vật tư thiết bị, tham gia hội thảo,…hoặc ứng một khoản lương trước thời hạn thanh toán để trang trải nhu cầu cá nhân.

Khi có nhu cầu cấp tạm ứng tiền, nhân viên sẽ khởi chạy quy trình “Đề nghị tạm ứng” trên hệ thống AMIS Quy trình. 

Quy trình bao gồm các bước chặt chẽ từ việc lập đề nghị, xét duyệt của trưởng bộ phận, kế toán trưởng đến sự phê duyệt cuối cùng của giám đốc. Sau khi được phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập chứng từ Đề nghị tạm ứng trên hệ thống AMIS Kế toán và thực hiện chi tiền tạm ứng cho nhân viên. 

Điều này đảm bảo rằng việc tiền được cấp phát một cách chính xác và kịp thời, giúp người lao động hoàn thành nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả và không bị gián đoạn bởi vấn đề tài chính. 

Qua đó, quy trình “Đề nghị tạm ứng” không chỉ là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính mà còn là một công cụ hỗ trợ quan trọng cho việc vận hành của doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn cách thực hiện quy trình đề nghị tạm ứng trên MISA AMIS Quy trình

2.1. Thiết kế quy trình “Đề nghị tạm ứng” trên AMIS Quy trình

Lưu ý: Chỉ người có quyền Thiết kế quy trình mới thực hiện các thao tác thiết lập.

Để bắt đầu, bạn cần thiết kế “Quy trình Đề nghị tạm ứng” với đầy đủ các bước và mẫu biểu phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Sau đó thiết lập tự động đẩy dữ liệu từ lượt chạy trên AMIS quy trình thành đề nghị lập chứng từ tạm ứng trên AMIS Kế toán. Quy trình thực hiện như sau:

• Truy cập vào giao diện Thiết lập tự động/kết nối ứng dụng.
• Chọn ứng dụng AMIS Kế toán.
• Thiết lập điều kiện khi Hoàn thành quy trình, để ứng dụng Kế toán tự động tạo Đề nghị tạm ứng.
• Nhấn “Ghép trường” để tương ứng dữ liệu từ AMIS Quy trình vào AMIS Kế toán.
  • Hệ thống sẽ mặc định một số trường cơ bản như: Người tạo – Người đề nghị, Ngày đề nghị – Ngày hoàn thành quy trình,…
  • Nếu cần thêm thông tin, bạn có thể nhấn Thêm dòng để ghép thêm các trường tương ứng. Khi chọn một trường trên chứng từ, hệ thống sẽ tự động hiển thị các trường dữ liệu tương đương trên quy trình, giúp việc ghép các trường trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ: Nội dung chi – Mô tả nội dung thanh toán, Số tài khoản – Số tài khoản, Tên ngân hàng – Ngân hàng,…

• Ghép Bảng kế toán giữa hai ứng dụng và tiếp tục ghép các cột của bảng tương tự như ghép trường.

Lưu ý: Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin, hãy thiết lập đầy đủ các trường thông tin tương ứng với chứng từ trên AMIS Kế toán.

• Khi hoàn tất, hãy lưu thiết lập và phát hành để áp dụng cho quy trình “Đề nghị tạm ứng” trên hệ thống AMIS của doanh nghiệp.

2.2. Chạy và thực hiện quy trình kết nối AMIS Kế toán

Bước 1: Khởi tạo lượt chạy 

Khi có nhu cầu tạm ứng, các nhân viên bắt đầu quy trình “Đề nghị Tạm ứng”. Họ sẽ điền thông tin vào biểu mẫu và sau đó Gửi lượt chạy.

Bước 2: Lượt chạy hoàn thành 

Khi lượt chạy hoàn thành, hệ thống sẽ tự động chuyển dữ liệu từ lượt chạy này sang Đề nghị tạm ứng trên AMIS Kế toán. Người dùng có thể theo dõi số chứng từ và trạng thái của đề nghị tại mục “Hoạt động” trên lượt chạy.

Bước 3: Kế toán lập chứng từ tạm ứng 

Khi đề nghị được chuyển sang, nhân viên kế toán có thể truy cập vào AMIS Kế toán, xem thông báo hoặc vào mục Đề nghị chi tiền, tham chiếu theo số đề nghị trên lượt chạy để xem chi tiết.

Dữ liệu đã tự động trích xuất từ lượt chạy, giúp kế toán dễ dàng xem xét và lập chứng từ tạm ứng cho nhân viên.

Sau khi tạm ứng được thực hiện, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái của chứng từ trên lượt chạy là Đã chi tiền, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin.

Khi sử dụng các khoản tiền tạm ứng để hoàn thành công việc, nhân viên cần thực hiện quyết toán với công ty để trả lại tiền thừa hoặc nhận thêm tiền còn thiếu. Hướng dẫn chi tiết có thể xem Tại đây.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ FULL TÍNH NĂNG VÀ NHẬN 500+ MẪU QUY TRÌNH

3. Lợi ích của tính năng Đề nghị tạm ứng

Sự kết nối giữa MISA AMIS Quy trình và MISA AMIS Kế toán trong quy trình Đề nghị tạm ứng cung cấp những tiện ích vượt trội cho doanh nghiệp. 

• Quản lý chi tiêu chặt chẽ: giúp đảm bảo rằng các khoản chi phí được kiểm soát một cách nghiêm ngặt, tránh lãng phí và sử dụng tài chính một cách hiệu quả.
• Đảm bảo tính minh bạch: Mọi khoản tạm ứng đều được ghi chép đầy đủ, rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm tra.
• Tự động hóa quy trình: Giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho các hoạt động hành chính, cải thiện hiệu suất làm việc và tạo điều kiện cho nhân viên dành thời gian hơn cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.
• Giảm thiểu sai sót: Tự động hóa quy trình tạm ứng giúp giảm thiểu sai sót do con người trong quá trình xử lý và duyệt yêu cầu. Hệ thống có thể tự động kiểm tra các điều kiện và hạn chế các lỗi có thể xảy ra, đảm bảo tính chính xác của quá trình.
• Tăng sự hài lòng và tiện lợi cho nhân viên: Nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng với quy trình đề nghị tạm ứng khi nó giúp họ dễ dàng yêu cầu và nhận được tạm ứng một cách nhanh chóng và minh bạch. Điều này cũng giúp tăng cường trải nghiệm làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cá nhân của họ.