Các phương thức quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là một nghiệp vụ có tính linh hoạt cao trong kinh doanh. Hệ thống tối ưu đối với mỗi công ty là khác nhau.

Tuy nhiên, mọi doanh nghiệp nên cố gắng loại bỏ lỗi của con người khỏi quản lý hàng tồn kho càng nhiều càng tốt, điều đó có nghĩa là tận dụng triệt để các công cụ quản lý hàng tồn kho và áp dụng các phương thức quản lý kho hàng hiệu quả sau đây:

1. Phân loại theo mức mệnh giá (Par levels)

Hãy làm cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn bằng cách cài đặt các cấp ngang giá cho mỗi sản phẩm của bạn. Mức mệnh giá (Par level) là số lượng sản phẩm tối thiểu phải có trong kho mọi lúc. Khi hàng tồn kho của bạn giảm xuống dưới mức quy định trước, bạn phải nhanh chóng đặt thêm hàng nhiều hơn.

Lý tưởng nhất là bạn thường đặt hàng số lượng tối thiểu sao cho trở lại trên mức mệnh giá. Mức mệnh giá khác nhau tùy theo sản phẩm và dựa trên mức độ nhanh chóng bán sản phẩm và mất bao lâu để lấy lại hàng. Mặc dù thiết lập các mức ngang bằng đòi hỏi một số nghiên cứu và đưa ra quyết định, nhưng việc đặt chúng sẽ hệ thống hóa quy trình đặt hàng.

Nó không chỉ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng, nó sẽ cho phép nhân viên của bạn đưa ra quyết định thay cho bạn. Hãy nhớ rằng các điều kiện sẽ thay đổi theo thời gian. Hãy kiểm tra mệnh giá một vài lần trong suốt cả năm để xác nhận rằng chúng vẫn còn phù hợp với thị trường.

>>> Hàng hóa nhiều đơn vị tính, quản lý sao cho hiệu quả?

2. Phương pháp First-In First-Out (FIFO)

“Nhập trước, xuất trước” là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Nó có nghĩa là mặt hàng cũ nhất trong kho của bạn (nhập trước) phải được ưu tiên bán đi trước (xuất trước), chứ không phải hàng hóa mới nhất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng, có hạn sử dụng ngắn.

Để quản lý hệ thống FIFO, bạn sẽ cần một nhà kho có tổ chức phù hợp. Thường thì nên thêm các sản phẩm mới vào kho từ phía sau, hay nói cách khác là đảm bảo sản phẩm cũ vẫn ở phía trước để thuận tiện cho việc xuất hàng. Nếu bạn đang làm việc với một công ty kho bãi, họ có thể đã làm điều này rồi, nhưng vẫn nên liên lạc họ để xác nhận điều đó.

>>>Tăng hiệu quả vốn lưu động nhờ quản lý kho tốt

>>> Cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng

3. Kế hoạch dự phòng

Rất nhiều vấn đề có thể bật lên liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Những loại vấn đề này có thể làm tê liệt các doanh nghiệp không chuẩn bị kĩ càng. Ví dụ:

• Doanh số của bạn tăng đột biến và bạn bán hàng hóa nhiều vượt mức
• Bạn rơi vào tình trạng thiếu hụt dòng tiền và không thể thanh toán cho sản phẩm bạn rất cần
• Kho của bạn không có đủ chỗ để tăng doanh số theo mùa của bạn
• Tính toán sai trong kho: bạn có ít sản phẩm hơn bạn nghĩ
• Một sản phẩm di chuyển chậm chiếm hết dung lượng lưu trữ của bạn
• Nhà sản xuất của bạn hết hàng của bạn và bạn đang phải thực hiện các đơn đặt hàng
• Nhà sản xuất của bạn ngừng sản phẩm của bạn mà không có cảnh báo

Đó không phải là vấn đề nếu có vấn đề phát sinh, nhưng khi nào. Chỉ ra rủi ro của bạn ở đâu và chuẩn bị kế hoạch dự phòng. Bạn sẽ phản ứng thế nào? Những bước bạn sẽ làm để giải quyết vấn đề? Điều này sẽ tác động đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn như thế nào?

4. Kiểm kê hàng hóa thường xuyên

Kiểm kê hàng hóa thường xuyên là rất quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ dựa vào phần mềm và báo cáo từ kho của bạn để biết bạn có bao nhiêu sản phẩm. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo các thông tin và số liệu phải chính xác và phù hợp với nhau. Có một số phương pháp để làm điều này.

Hàng tồn kho thực

Một kho thực là nghiệp vụ đếm tất cả hàng tồn kho của bạn cùng một lúc. Nhiều doanh nghiệp làm điều này vào cuối năm vì nó liên quan đến kế toán và nộp thuế thu nhập. Mặc dù hàng tồn kho vật lý thường chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, nhưng nó có thể gây phiền phức cho doanh nghiệp và là công việc tẻ nhạt. Nếu bạn tìm thấy sự sai khác, có thể khó xác định chính xác vấn đề khi bạn nhìn lại cả năm.

Kiểm tra tại chỗ

Nếu bạn thực hiện kiểm kê toàn bộ hàng hóa vào cuối năm và bạn thường gặp trục trặc hoặc có quá nhiều sản phẩm, bạn có thể áp dụng kiểm tra tại chỗ (spot checking) trong suốt cả năm. Đơn giản có nghĩa là chọn một sản phẩm, đếm nó và so sánh số lượng với những dự báo liên quan. Việc này không cần thực hiện theo lịch trình và là phương pháp bổ sung cho kiểm kê thực.

Đếm chu kỳ (Cycling counting)

Thay vì thực hiện kiểm kê thực, một số doanh nghiệp sử dụng tính chu kỳ để kiểm toán hàng tồn kho của họ. Thay vì đếm toàn bộ vào cuối năm, đếm chu kỳ đem đến sự hài hòa trong suốt cả năm. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng một sản phẩm khác nhau được luân phiên kiểm tra theo lịch. Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định mặt hàng nào sẽ được tính khi nào, nhưng nói chung, các mặt hàng có giá trị cao hơn sẽ được tính thường xuyên hơn.

>>> Những lỗi thường gặp của kế toán theo dõi hàng tồn kho

5. Phương pháp phân tích ABC

Một số sản phẩm cần chú ý hơn những sản phẩm khác. Sử dụng phân tích ABC cho phép bạn ưu tiên quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách tách biệt các sản phẩm cần nhiều sự quan tâm khỏi các sản phẩm khác. Hãy thực hiện việc này bằng cách xem qua danh sách sản phẩm của bạn và phân loại sản phẩm thành 3 nhóm:

• Sản phẩm giá trị cao với tần suất bán hàng thấp: A
• Sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán hàng vừa phải: B
• Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán hàng cao: C

Các mục trong danh mục A đòi hỏi sự chú ý thường xuyên vì tác động tài chính của chúng là đáng kể nhưng doanh số không thể đoán trước. Các mục trong loại C yêu cầu giám sát ít hơn vì chúng có tác động tài chính nhỏ hơn và chúng liên tục luân chuyển và thay thế.