Việc quản lý tài sản thủ công thường gặp nhiều thách thức như lãng phí thời gian, dễ xảy ra sai sót và thiếu minh bạch. Để giải quyết những vấn đề này, MISA AMIS Quy trình kết nối với AMIS Tài sản giúp tự động hóa quy trình cấp phát và thu hồi tài sản.
1. Một số khó khăn thường gặp khi thực hiện quy trình cấp phát/thu hồi tài sản trong doanh nghiệp
Quản lý tài sản hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp đang gặp phải những thách thức đáng kể trong lĩnh vực này, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất hoạt động và gia tăng gánh nặng chi phí quản lý.
- Thiếu minh bạch và thất thoát tài sản: Đây là vấn đề phổ biến nhất, xuất hiện khi doanh nghiệp thiếu hệ thống theo dõi chi tiết. Việc xác định vị trí và tình trạng tài sản trở nên khó khăn, dẫn đến thất lạc hoặc sử dụng sai mục đích.
- Quy trình thủ công: Quy trình thủ công với nhiều bước kiểm tra, phê duyệt và ghi chép thủ công tốn kém thời gian và công sức nhân viên. Sai sót do con người trong quá trình cập nhật dữ liệu cũng là nguyên nhân dẫn đến thất thoát tài sản hoặc sai lệch thông tin.
- Khó khăn trong phê duyệt và theo dõi: Quy trình phê duyệt phức tạp, nhiều cấp bậc và thiếu hệ thống theo dõi trực tuyến khiến việc kiểm soát và giám sát cấp phát và thu hồi tài sản gặp nhiều trở ngại.
- Thiếu hệ thống báo cáo và phân tích: Doanh nghiệp không thể đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, dẫn đến khó khăn trong việc lập kế hoạch và dự báo nhu cầu.
- Quản lý vòng đời tài sản kém hiệu quả: Thiếu thông tin về lịch sử bảo trì và tình trạng tài sản dẫn đến việc bảo trì không kịp thời hoặc không đúng cách, khó theo dõi vòng đời tài sản.
Do đó, việc áp dụng công nghệ và tự động hóa vào quy trình quản lý tài sản như phần mềm MISA AMIS Quy trình là giải pháp thiết yếu để khắc phục những thách thức này, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
2. Hướng dẫn thiết lập tự động hóa quy trình cấp phát/thu hồi tài sản với MISA AMIS Quy trình
AMIS Quy trình được thiết kế để tự động kết nối với AMIS Tài sản, giúp bạn không cần phải thực hiện thêm thao tác nào khác.
Dưới đây là các bước hướng dẫn để tạo và quản lý quy trình cấp phát hoặc thu hồi tài sản một cách dễ dàng và hiệu quả:
Bước 1: Bạn sẽ bắt đầu bằng cách tạo các đề nghị cấp phát hoặc thu hồi tài sản trên AMIS Quy trình. Sau khi hoàn tất, chuyển các đề nghị này đến các cấp quản lý cần phê duyệt.
Bước 2: Khi đề nghị của bạn đã được duyệt, tất cả thông tin liên quan sẽ tự động đồng bộ sang danh sách công việc cần làm trên AMIS Tài sản. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra danh sách này mà không cần thực hiện thêm thao tác nào khác.
Bước 3: Để xem chi tiết một đề nghị, chỉ cần nhấp đúp chuột vào dòng đề nghị trong danh sách công việc.
Bước 4: Tại chi tiết đề nghị, bạn nhấn vào nút “Cấp phát” hoặc “Thu hồi” tương ứng với yêu cầu.
Bước 5: Kiểm tra lại tất cả thông tin tài sản để đảm bảo tính chính xác trước khi nhấn “Cấp phát” hoặc “Thu hồi” lần cuối.
ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ GIẢI PHÁP MISA AMIS QUY TRÌNH TẠI ĐÂY
3. Lợi ích của tính năng tự động hóa quy trình cấp phát và thu hồi tài sản
Tính kết nối giữa AMIS Tài sản với AMIS Quy trình đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải thực hiện hàng loạt các thao tác thủ công như lập đề nghị, chuyển các cấp phê duyệt, và cập nhật thông tin, mọi quy trình đều được tự động hóa, từ việc tạo đề nghị đến khi hoàn tất các bước cấp phát hoặc thu hồi. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác, nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả quản lý.
- Giảm thiểu sai sót: Khi tất cả các thông tin được đồng bộ tự động giữa AMIS Quy trình và AMIS Tài sản, nguy cơ xảy ra lỗi do con người như nhập sai dữ liệu hoặc quên cập nhật thông tin sẽ giảm thiểu đáng kể. Điều này không chỉ giúp đảm bảo rằng tài sản luôn được quản lý đúng cách mà còn tăng độ tin cậy trong các báo cáo quản lý tài sản, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định của các nhà quản lý một cách chính xác hơn.
- Tăng tính minh bạch và kiểm soát: Với hệ thống tự động hóa, tất cả các bước của quy trình cấp phát và thu hồi tài sản đều được ghi lại và có thể truy xuất bất kỳ lúc nào. Tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ của từng đề nghị, phát hiện và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, đồng thời cung cấp dữ liệu chi tiết để đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản.
- Linh hoạt và thuận tiện: Với giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản, nhân viên có thể dễ dàng sử dụng phần mềm mà không cần nhiều thời gian để làm quen hay đào tạo. Hơn nữa, khả năng tích hợp trong hệ thống AMIS giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình quản lý tài sản thống nhất, liên tục và hiệu quả.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
