Hệ thống thông tin nhân sự là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự của mọi tổ chức. Không chỉ giúp lưu trữ thông tin nhân viên một cách hiệu quả, hệ thống còn hỗ trợ quy trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, và các hoạt động liên quan đến nhân sự khác. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu chi tiết về hệ thống này qua bài viết dưới đây.
1. Hệ thống thông tin nhân sự là gì?
Hệ thống thông tin nhân sự (Human Resources Information System – HRIS) là một phần mềm hoặc hệ thống cung cấp công cụ quản lý thông tin liên quan đến nhân sự trong một tổ chức. Hệ thống thu thập, lưu trữ, quản lý và xử lý thông tin về nhân viên, bao gồm hồ sơ cá nhân, các chính sách và thủ tục liên quan đến đội ngũ nhân sự.
Các dữ liệu chi tiết bao gồm hợp đồng, chính sách phúc lợi, cơ chế khen thưởng kỷ luật, toàn bộ quá trình công tác. Thông qua việc tổng hợp và phân tích trên hệ thống, các nhà quản trị sẽ dựa vào dữ liệu để lên chiến lược nhân sự phù hợp.
Mục đích của hệ thống quản lý thông tin nhân sự là chuẩn hóa và số hóa nghiệp vụ quản trị nhân sự, giúp tối ưu sử dụng nguồn lực để đạt những mục tiêu chung của tổ chức.
2. Vai trò của hệ thống thông tin nhân sự
Hệ thống thông tin nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý nguồn lực. Dưới đây là một số vai trò của hệ thống thông tin nhân sự:
2.1 Phản ánh tình hình nhân lực trong tổ chức
Đối với một tổ chức, con người là yếu tố quan trọng hàng đầu, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phát triển của tổ chức. Hệ thống thông tin nhân sự là cơ sở dữ liệu phản ánh được toàn diện tình hình đội ngũ nhân sự trong tổ chức trước đây, hiện tại và góp phần dự báo tình hình trong tương lai.
Muốn phát triển tối đa tiềm năng của nhân viên trong tổ chức, khai thác những giá trị mà đội ngũ này mang lại, nhà quản trị cần phải có hệ thống thông tin để đánh giá được nguồn lực trong các giai đoạn khác nhau.
2.2 Là căn cứ xây dựng chiến lược phát triển nhân sự
Nhờ có các dữ liệu về nhân sự trong hệ thống, ban lãnh đạo mới có căn cứ để đưa ra những chiến lược phát triển nhân sự phù hợp. Cụ thể là những quyết định cắt giảm, tuyển dụng, thuyên chuyển, điều chỉnh, duy trì tùy thời điểm.
Ngoài ra hệ thống còn hỗ trợ các chiến lược liên quan đến đào tạo, bồi dưỡng và phát triển năng lực cho người lao động, hỗ trợ công tác xác định mục tiêu và lập kế hoạch phù hợp với tình hình nguồn nhân lực trong tổ chức.
2.3 Là kênh tương tác giữa nhân viên và quản lý
Hệ thống thông tin nhân sự chính là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giúp hai bên tiếp nhận thông tin và tương tác linh hoạt.
Nhờ có hệ thống, nhân viên có thể chủ động theo dõi thông tin liên quan đến hồ sơ, phúc lợi của bản thân. Đồng thời nhà quản lý có thể tiếp nhận các ý kiến đóng góp của nhân viên để nắm được thực trạng tình hình nhân sự và có biện pháp điều chỉnh nếu cần thiết. Hệ thống này sẽ đảm bảo sự minh bạch trong quản lý nhân sự và góp phần tăng cường sự gắn kết trong tổ chức.
2.4 Nâng cao tính cạnh tranh về thương hiệu
Doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhất quán hay không một phần dựa vào hiệu quả quản lý nhân sự. Quản lý tốt hệ thống nhân sự sẽ hỗ trợ rất nhiều cho vận hành và hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững.
Bên cạnh đó nhân viên cũng có xu hướng gắn bó lâu dài với những doanh nghiệp quản lý nhân sự tốt, áp dụng công nghệ vào quản trị và có hệ thống thông tin tự động. Điều này cùng với việc vận hành ổn định sẽ giúp thương thiệu của doanh nghiệp trở nên có tính cạnh tranh hơn trên thị trường lao động.
3. Chức năng của hệ thống thông tin nhân sự
3.1 Quản lý tuyển dụng
Hệ thống thông tin nhân sự giúp quản lý quy trình tuyển dụng bằng các tính năng thuận tiện cho người dùng: đăng tin tuyển dụng, lọc CV, quản lý ứng viên, lên lịch phỏng vấn, đánh giá ứng viên, gửi mail xác nhận, phân bổ cơ hội việc làm phù hợp, xuất báo cáo phân tích hiệu quả tuyển dụng.
3.2 Quản lý hồ sơ nhân viên
Tính năng quản lý hồ sơ nhân viên của hệ thống giúp tổ chức tổ chức và lưu trữ thông tin và lịch sử làm việc của mỗi người. Khi cần tra cứu hoặc xem lại bất cứ thủ tục, quá trình làm việc, chỉ cần tìm kiếm nhanh trên hệ thống. Ngoài ra hệ thống còn cho phép nhân viên tự cập nhật thông tin cá nhân nếu có thay đổi, giúp HR tiết kiệm đáng kể thời gian.
3.3 Quản lý chấm công
Hệ thống thông tin nhân sự có chức năng thu thập dữ liệu về lịch trình làm việc và tình hình chấm công của nhân viên. Dựa vào ngày công, HR sẽ có cơ sở để tính toán và xây dựng bảng lương hàng tháng cho nhân viên.
3.4 Quản lý tiền lương
Hệ thống thông tin nhân sự giúp tự động hóa quy trình tính lương của nhân viên. Các dữ liệu về thông tin nhân sự dữ liệu hợp đồng sẽ được đẩy trực tiếp lên hệ thống, kết hợp với dữ liệu chấm công và tự tạo bảng lương vào cuối tháng. Nhân viên chủ động xem và xác nhận bảng lương trên hệ thống. Đồng thời ban lãnh đạo cũng nắm được tình hình quỹ lương qua các báo cáo từ hệ thống.
3.5 Quản lý phúc lợi
Quản lý phúc lợi ngay trên hệ thống thông tin nhân sự được coi là xu hướng mới trong ngành nhân sự, giúp nhân viên có những trải nghiệm tốt hơn và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Thông tin về phúc lợi của mỗi vị trí được thể hiện rõ ràng, chính xác. Bên cạnh đó nhân viên có thể đăng ký một số phúc lợi khác dễ dàng ngay trên hệ thống.
3.6 Đào tạo và phát triển
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được coi là một trong những chức năng thiết yếu của công tác quản trị nhân sự. HR có thể theo dõi và đánh giá năng lực nhân viên để triển khai chương trình đào tạo hợp lý, nhằm cải thiện chất lượng đội ngũ nhân sự. Một số hệ thống thông tin nhân sự có chức năng đào tạo trực tuyến, lưu trữ bài giảng, đánh giá kết quả đào tạo cho nhân sự.
3.7 Quản lý hiệu suất
Tính năng quản lý hiệu suất của hệ thống thông tin nhân sự giúp đánh giá hiệu suất công việc một cách chính xác, khoa học thông qua nhiều tiêu chí. Từ đó tổ chức có thể ghi nhận chính xác những thành tích của nhân viên để khen thưởng kịp thời. Ngược lại đối với những nhân viên hiệu suất kém, nhà quản lý cần theo dõi dữ liệu đánh giá, phân tích nguyên nhân và hỗ trợ nhân viên cải thiện hiệu suất.
3.8 Báo cáo và phân tích
Hệ thống thông tin nhân sự cung cấp cho doanh nghiệp các báo cáo tổng quan, chi tiết về tình hình nhân sự và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trên nhiều khía cạnh khác nhau. Đây là căn cứ để các nhà quản lý cân nhắc và đưa ra biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong tổ chức.
4. Hệ thống thông tin nhân sự MISA AMIS HRM
Hệ thống thông tin nhân sự MISA AMIS HRM là một giải pháp toàn diện cho việc quản lý nhân sự trong tổ chức.
- Quản lý thông tin nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, lịch sử làm việc của nhân viên, quản lý thủ tục và quan hệ lao động.
- Quản lý chấm công: Theo dõi và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và tự động.
- Quản lý tiền lương: Tính toán lương dựa trên dữ liệu chấm công và quy định lương của công ty, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Quản lý tuyển dụng: đăng tin tuyển dụng, thu thập hồ sơ ứng viên, lọc hồ sơ và tổ chức quá trình tuyển dụng một cách hiệu quả.
- Đánh giá nhân viên: cung cấp đa dạng hình thức đánh giá, thiết lập kỳ đánh giá cho toàn bộ phòng ban, báo cáo toàn diện về năng lực nhân viên.
5. Những điều cần chú ý khi xây dựng hệ thống thông tin nhân sự
Khi xây dựng hệ thống thông tin nhân sự hoặc lựa chọn hệ thống để sử dụng, có một số điều bạn cần chú ý để đảm bảo tính hiệu quả và độ tin cậy của hệ thống:
- Phân tích yêu cầu: Đầu tiên cần phân tích kỹ yêu cầu và kỳ vọng của doanh nghiệp đối với hệ thống. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu, quy trình, chức năng và các yêu cầu bảo mật.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu: Hệ thống thông tin nhân sự yêu cầu một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ để lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu. Thiết kế cơ sở dữ liệu phải đáp ứng được các yêu cầu về quản lý, truy xuất, cập nhật…
- Bảo mật thông tin: Bảo mật thông tin nhân sự là một yếu tố quan trọng trong hệ thống. Cần áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và kiểm tra an ninh định kỳ để đảm bảo rằng thông tin nhân viên không bị rò rỉ hoặc truy cập trái phép.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Hệ thống thông tin nhân sự thường phải tương tác với các hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý khách hàng hoặc hệ thống quản lý dự án. Việc tích hợp này giúp đảm bảo thông tin nhân sự được cập nhật và chính xác.
- Đảm bảo tính linh hoạt và mở rộng: Hệ thống cần được thiết kế linh hoạt để có thể mở rộng khi có nhu cầu hoặc khi thay đổi quy trình quản lý nhân sự.
- Đào tạo và hỗ trợ người dùng: Đảm bảo rằng người dùng được đào tạo và hỗ trợ trong việc sử dụng hệ thống. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống được sử dụng hiệu quả và tránh các lỗi do người dùng gây ra.
- Kiểm tra và hiệu chỉnh: Cuối cùng, hệ thống cần được kiểm tra kỹ và hiệu chỉnh trước khi triển khai. Kiểm tra bao gồm việc đảm bảo tính đúng đắn, hoạt động ổn định, tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn đã đặt ra.
6. Kết luận
Trên đây là những thông tin đầy đủ về hệ thống thông tin nhân sự mà MISA AMIS HRM giới thiệu đến độc giả. Hy vọng bạn đọc đã có được góc nhìn tổng quan về hệ thống này, từ đó lựa chọn và sử dụng hệ thống phù hợp với tổ chức mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
