Hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho công ty kiến trúc – nội thất

Trong thế giới ngày càng số hóa, việc chuyển đổi sang mô hình văn phòng số là bước tiến không thể tránh khỏi đối với các công ty trong lĩnh vực thiết kế. Bài viết này cung cấp hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho công ty kiến trúc – nội thất. 

Chúng tôi đi sâu vào việc phân tích các bước cần thiết để chuyển đổi thành công, bao gồm việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án, công cụ phối hợp, cũng như cách đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu. Bên cạnh đó, bài viết cũng nhấn mạnh sự cần thiết của việc đào tạo nhân viên và quản lý thay đổi trong quá trình chuyển đổi số. 

Hãy cùng chúng tôi khám phá những bước quan trọng để xây dựng môi trường làm số hiện đại, tối ưu năng suất hơn cho công ty kiến trúc và nội thất của bạn.

1. Tổng quan về cơ cấu tổ chức của công ty kiến trúc – nội thất 

Cơ cấu tổ chức của các công ty kiến trúc – nội thất có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc thù hoạt động của công ty. Tuy nhiên, dưới đây là một mô hình tổ chức phổ biến trong ngành:

• Ban Giám đốc: Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty và đưa ra các quyết định chiến lược. 
• Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh tập trung tìm kiếm và tạo ra cơ hội kinh doanh mới. Các thành viên trong phòng thường phải làm việc với khách hàng tiềm năng, thương lượng hợp đồng và xúc tiến công việc.
• Phòng thiết kế: Phòng thiết kế là nơi các kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất làm việc. Họ đưa ra các ý tưởng sáng tạo, thiết kế các bản vẽ, mô hình và hình ảnh 3D của các dự án. Phòng này thường chia thành các bộ phận nhỏ hơn như kiến trúc, nội thất, đồ họa và mô phỏng.
• Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm về khía cạnh kỹ thuật của dự án. Các kỹ sư và kỹ thuật viên phụ trách lập kế hoạch, tính toán và giám sát an toàn kỹ thuật cùng sự chính xác trong quá trình thi công xây dựng.
• Phòng quản lý dự án: Quản lý và giám sát tiến độ thực hiện các dự án, đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
• Phòng tài chính và kế toán: Bộ phận quản lý các vấn đề tài chính, xử lý các vấn đề liên quan đến thu chi, báo cáo tài chính và liên lạc với ngân hàng và đối tác.
• Phòng hành chính và nhân sự: Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, tuyển dụng, huấn luyện, quản lý lương thưởng, chính sách nhân sự cùng các vấn đề hành chính khác của công ty.
• Phòng Marketing và truyền thông: Xây dựng chiến lược marketing, quảng bá thương hiệu và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng thông qua các hoạt động quảng cáo, truyền thông…

2. Đặc thù hoạt động trong các công ty kiến trúc – nội thất

Quản lý tiến độ và thời gian trong ngành kiến trúc và nội thất đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác cao, cùng với khả năng phản ứng linh hoạt trước sự thay đổi. 

2.1. Quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn từ thiết kế sơ bộ, thiết kế chi tiết, đến thi công và hoàn thiện. 

Ví dụ, trong một dự án thiết kế nội thất văn phòng, giai đoạn thiết kế sơ bộ có thể kéo dài 2 tuần. Khi đó các yêu cầu của khách hàng được thu thập và ý tưởng sơ bộ được phát triển. 

Giai đoạn thiết kế chi tiết là lựa chọn vật liệu và bố trí không gian, có thể kéo dài thêm 4 tuần. Mỗi giai đoạn cần được hoàn thành đúng hạn để không làm chậm trễ các giai đoạn tiếp theo.

Quản lý tiến độ cũng bao gồm công tác xác định, giải quyết các thách thức. Nếu có sự chậm trễ trong việc giao vật liệu, quản lý dự án cần nhanh chóng tìm nguồn cung cấp thay thế hoặc điều chỉnh lịch trình công việc để giảm thiểu tác động xấu.

2.2. Quản lý, phân bổ thời gian

Quản lý thời gian đòi hỏi mọi người phân bổ thời gian hiệu quả cho từng phần của dự án. Hiện nay, hầu hết các công ty đều phải tận dụng sự hỗ trợ của công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ và cập nhật lịch trình. 

Điều này cho phép tất cả các bộ phận nắm bắt được thứ tự thực hiện công việc. Chẳng hạn, việc lắp đặt cửa và cửa sổ cần được ưu tiên hoàn thành trước để các công đoạn khác như lắp đặt nội thất bàn ghế, giường tủ có thể tiếp tục mà không bị gián đoạn.

Phần mềm quản lý thời gian, tiến độ dự án mà doanh nghiệp không nên bỏ qua hiện nay là MISA AMIS Công việc. Đây là giải pháp phân bổ việc cần làm đến từng cá nhân/phòng ban, nhắc nhở thời hạn tự động,… Nhờ đó, người quản lý dự án dễ dàng theo dõi tình hình thực hiện công việc theo tháng/tuần/quý. 

2.3. Xử lý giấy tờ

Bên cạnh đó, các công ty kiến trúc – nội thất còn phải quản lý lượng lớn giấy tờ như hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật, tài liệu phê duyệt, báo cáo tiến độ. Cụ thể, với một dự án thiết kế nội thất, người quản lý chắc chắn phải nắm được hợp đồng với nhà cung cấp vật liệu, hợp đồng thi công với các nhà thầu phụ cùng bảng báo cáo tiến độ hàng tuần.

Chính vì vậy, những tài liệu này cần được lưu trữ cẩn thận cũng như cập nhật thường xuyên. Việc sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử giúp quá trình tìm kiếm, cập nhật thông tin trở nên dễ dàng hơn.

2.4. Giao tiếp và phối hợp

Khả năng giao tiếp và phối hợp với các bên liên quan là cực kỳ quan trọng. Người quản lý dự án/đơn hàng không chỉ cần thảo luận khách hàng, làm việc với nhà thầu mà còn phải trao đổi, thống nhất ý tưởng triển khai với bộ phận thiết kế.

2.5. Đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng chặt chẽ

Công việc thiết kế kiến trúc, nội thất yêu cầu sự giám sát chặt chẽ để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án tuân thủ đúng tiêu chuẩn chất lượng. Điều này bao gồm nhiều hoạt động là kiểm tra chất lượng vật liệu, khảo sát công trình thi công và đảm bảo thành phẩm giống với bản vẽ cùng thiết kế đã được duyệt.

3. Hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho công ty kiến trúc – nội thất

Thiết lập văn phòng số cho công ty kiến trúc và nội thất không chỉ là một quá trình chuyển đổi công nghệ, mà còn là một sự thay đổi về cách thức làm việc, giao tiếp và quản lý dự án. 

Hãy cùng tham khảo hướng dẫn chi tiết cách thực hiện cùng một số gợi ý về các phần mềm cần có:

3.1. Xác định mục tiêu và nhu cầu công nghệ

Đánh giá nhu cầu hiện tại và mục tiêu dài hạn của công ty để xác định các công cụ công nghệ số cần thiết. Công ty của bạn đang cần cải thiện quản lý dự án, tối ưu hóa quy trình làm việc hay cải thiện vấn đề giao tiếp và hợp tác?

3.2. Chọn công cụ, phần mềm phù hợp

Thực tế cho thấy hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đã sử dụng ít nhất một phần mềm hỗ trợ công việc. Tuy nhiên, việc sử dụng rời rạc các giải pháp khác nhau khiến họ gặp nhiều khó khăn vì dữ liệu phân mảnh, không thể chuyển thông tin nhanh chóng… 

Để khắc phục vấn đề trên, chúng tôi xin giới thiệu 1 bộ giải pháp số hoá công tác quản lý, vận hành công việc tối ưu cho các đơn vị kiến trúc – nội thất: MISA AMIS Văn phòng số. 

MISA AMIS Văn phòng số bao gồm 8 giải pháp phần mềm tiện ích, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu loại bỏ công việc, quy trình thủ công. Trong đó, bộ giải pháp đặc biệt phù hợp với công ty kiến trúc – nội thất nhờ những phần mềm: 

Phần mềm quản lý dự án

Việc chọn phần mềm quản lý dự án cho công ty kiến trúc – nội thất sẽ tăng cường hiệu suất và quản lý các dự án một cách hiệu quả. MISA AMIS Công việc sở hữu những tính năng nổi bật sau:

Dùng ngay miễn phí

• Tính năng phù hợp: Phần mềm có các tính năng từ cơ bản đến nâng cao như lập kế hoạch dự án, quản lý tiến độ, phân công công việc, quản lý tài liệu, ghi chú, và giao tiếp trong nhóm. 
• Tích hợp và tương thích: Phần mềm có khả năng tích hợp và tương thích với các công cụ và phần mềm khác mà công ty của bạn thường sử dụng, như phần mềm quản lý nhân sự hoặc phần mềm kế toán. Việc tương thích giữa các hệ thống sẽ giúp người dùng dễ dàng chia sẻ dữ liệu và thông tin giữa các phòng ban khác nhau.
• Giao diện người dùng thân thiện: Kiến trúc – nội thất là một lĩnh vực sáng tạo, do đó, giao diện phần mềm quản lý dự án được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng và trực quan.

Phần mềm quản lý quy trình

Công ty kiến trúc – nội thất cần phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS vì:

• Tăng năng suất làm việc, tăng tốc độ phục vụ khách hàng: Phần mềm quản lý quy trình giúp tổ chức và quản lý các quy trình công việc một cách tự động, tiết kiệm thời gian và công sức. Nó tăng hiệu quả và năng suất làm việc của công ty bằng cách tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu các bước thủ công và loại bỏ tác vụ trùng lặp.
• Đảm bảo tính nhất quán và chính xác: Phần mềm quản lý quy trình tạo nên tính nhất quán, chính xác trong việc thực hiện các quy trình. Nhờ quy định rõ các bước cần thiết cùng quy trình chuẩn, đội ngũ nhân sự sẽ tránh được nhầm lẫn, sai sót trong quá trình làm việc. Đồng thời, MISA AMIS Quy trình xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng hiệu quả. 
• Tăng khả năng theo dõi và kiểm soát: Phần mềm cung cấp khả năng theo dõi và kiểm soát toàn diện đối với các quy trình công việc. Người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và xác định các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. 
• Tăng tính minh bạch và truy cập thông tin: MISA AMIS Quy trình đem lại sự minh bạch, người dùng truy cập nhanh chóng đến thông tin liên quan. Điều này giúp các bộ phận và nhân viên có thể trao đổi thông tin tức thời, tăng cường sự phối hợp và tương tác trong công ty.

Phần mềm ký duyệt tài liệu điện tử 

Trước khi có phần mềm ký duyệt tài liệu điện tử, công ty kiến trúc – nội thất thường phải xử lý tài liệu bằng phương pháp truyền thống như in ấn, quét tài liệu hoặc chuyển phát tài liệu. Theo thời gian, việc này phát sinh nhiều chi phí, thời gian chờ đợi xác nhận. 

Thế nhưng, với giải pháp ký duyệt tài liệu điện tử MISA AMIS WeSign, giờ đây công ty kiến trúc – nội thất chỉ cần 30s cho một văn bản, hợp đồng. 

Người dùng có thể truy cập và ký duyệt tài liệu từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Dù đang làm việc từ xa hay đi công tác, người dùng đều có thể truy cập vào hệ thống từ các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Các bước ký duyệt được ghi lại và người dùng có thể theo dõi tiến trình, biết chính xác ai đã ký duyệt và khi nào tài liệu đã hoàn thành quy trình. Người dùng xác thực danh tính, thiết lập quyền truy cập cho từng thành viên và theo dõi hoạt động của tài liệu để đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập, ký duyệt.

Ngoài ra, MISA AMIS Văn phòng số còn có nhiều phần mềm khác nhằm phục vụ công tác quản lý tài liệu, tài sản, phòng họp và mạng xã hội nội bộ. Khi quy mô của doanh nghiệp phát triển, người quản lý chỉ cần tích hợp thêm mà không cần lo đến vấn đề liên thông dữ liệu. Các phần mềm trên kết nối chặt chẽ với nhau, tạo thành luồng công việc liên phòng ban liền mạch, mọi người phối hợp trơn tru. 

3.3. Chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ

Các công ty kiến trúc – nội thất cần đầu tư vào hạ tầng mạng mạnh mẽ và an toàn để hỗ trợ việc sử dụng các ứng dụng trên nền tảng đám mây. Kiểm tra hệ thống an ninh mạng và bảo mật dữ liệu thông qua việc sử dụng phần mềm chống virus, firewall cùng các biện pháp bảo mật khác.

3.4. Đào tạo nhân viên và thay đổi quy trình làm việc

Thiết lập văn phòng số cần sự tham gia của tất cả thành viên trong công ty. Vì vậy, ban lãnh đạo nên tổ chức các khóa đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật để nhân viên sử dụng hiệu quả công cụ mới.

Người quản lý khuyến khích việc áp dụng các phương pháp làm việc mới như làm việc từ xa, hợp tác trực tuyến và báo cáo kết quả công việc tự động trên phần mềm.

3.5. Quản lý thay đổi, đánh giá hiệu quả

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của việc áp dụng công nghệ sốKiểm tra sự cải thiện trong quản lý dự án, hiệu suất làm việc và mức độ hài lòng của khách hàng.
• Sẵn sàng điều chỉnh chiến lược và cấu hình công nghệ dựa trên phản hồi và kết quả thu được.

Bài viết trên đã hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho công ty kiến trúc – nội thất chi tiết. Hy vọng người quản lý, lãnh đạo có thể tìm ra giải pháp tăng cường năng suất, cải thiện quản lý dự án và hợp tác, từ đó cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Đây là nhiệm vụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao cạnh tranh trong môi trường kinh doanh số hóa ngày nay.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây: