Cách mạng 4.0 đã làm thay đổi cách cách con người học tập, nghiên cứu và đặt ra những thách thức lớn cho thư viện truyền thống. Chuyển đổi số ngành thư viện trở thành xu hướng tất yếu và yêu cầu bắt buộc để nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người đọc.
Để chuyển đổi số thành công, các thư viện sẽ cần một chiến lược đúng đắn và một lộ trình chi tiết. Trong bài viết này, mời bạn đọc cùng MISA AMIS đi tìm đáp án cho bài toán này.
1. Chuyển đổi số ngành thư viện là gì?
Hiểu một cách đơn giản, chuyển đổi số trong ngành thư viện là quá trình tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các khía cạnh của hoạt động thư viện, từ việc quản lý tài liệu, dịch vụ khách hàng, cho đến cách thức truy cập và sử dụng tài nguyên thông tin.
Mục tiêu của chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mới mà còn là tái cấu trúc quy trình làm việc và cách tương tác với người dùng để phù hợp với yêu cầu của thời đại số.
2. Lợi ích của chuyển đổi số ngành thư viện
Chuyển đổi số trong ngành thư viện mang lại nhiều lợi ích quan trọng, không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện mà còn tăng cường khả năng tiếp cận và trải nghiệm của người dùng. Dưới đây là những lợi ích chính của chuyển đổi số ngành thư viện:
- Tăng cường khả năng tiếp cận và phổ cập kiến thức: Số hóa tài liệu giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận với tài nguyên thư viện bất kể họ ở đâu qua việc truy cập trực tuyến.
- Cải thiện trải nghiệm người dùng: Các công cụ tìm kiếm và giao diện trực quan giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, mượn tài liệu, tăng cường trải nghiệm học tập và nghiên cứu.
- Tăng năng suất và tiết kiệm chi phí: Chuyển đổi số ngành thư viện giúp tự động hóa các quy trình như quản lý mượn/trả sách và cataloging (công tác biên mục) giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Mở rộng tài nguyên & dịch vụ: Số hóa mở ra khả năng cung cấp nhiều loại tài liệu và dịch vụ mới như eBooks, cơ sở dữ liệu trực tuyến, hội thảo và lớp học trực tuyến.
- Nâng cao khả năng lưu trữ và bảo quản: Việc lưu trữ tài liệu dưới dạng số giúp bảo quản tài liệu tốt hơn, giảm rủi ro mất mát và hư hại.
- Ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu lớn (big data) và phân tích dữ liệu giúp thư viện hiểu rõ hơn về hành vi, nhu cầu của khách hàng để đưa ra các quyết định kịp thời.
Nhìn chung, chuyển đổi số là một bước tiến quan trọng giúp thư viện không chỉ duy trì mà còn nâng cao vai trò của mình trong việc phổ cập kiến thức và hỗ trợ cộng đồng trong kỷ nguyên số.
3. Khung chuyển đổi số cho ngành thư viện
Ở phần này, MISA AMIS sẽ tóm tắt 4 trụ cột quan trọng dành riêng cho các thư viện, bảo tàng trong việc chuyển đổi số.
Khung chuyển đổi số này có thể hỗ trợ các thư viện cải thiện và mở rộng các hoạt động nội bộ và tiếp xúc với khách hàng, đồng thời hợp lý hóa quy trình công việc và tăng cường bảo mật.
3.1. Khám phá nâng cao
Cho dù đó là sách hay tác phẩm nghệ thuật, hiện vật,… thì dịch vụ mà thư viện cung cấp đều là bộ sưu tập của mình. Và các bộ sưu tập này chỉ hữu ích khi chúng được khách hàng, người dùng khám phá. Khách hàng sẽ không nhận được bất kỳ giá trị gì nếu họ không tìm thấy.
Chính vì vậy, các thư viện có thể nâng cao khả năng khám phá các đầu sách, tài liệu của mình bằng cách tận dụng các giải pháp công nghệ để:
- Thúc đẩy số hóa các đầu sách, tài liệu ở độ phân giải cao với dữ liệu đi kèm để cung cấp các thông tin cần thiết, quan trọng cho nhân viên và khách hàng.
- Số hóa việc quản lý các tài liệu, tài sản.
- Tăng khả năng khám phá bằng cách ứng dụng các giải pháp trí tuệ nhân tạo để chủ động hiển thị thông tin chi tiết, đề xuất tài liệu phù hợp dựa trên hành vi tìm kiếm của người dùng.
- Tận dụng cơ sở dữ liệu đám mây hiện đại để lưu trữ lượng lớn dữ liệu một cách an toàn với chi phí hợp lý.
- Tăng tốc nghiên cứu bằng cách sử dụng thiết bị máy tính hiệu năng cao, đáp ứng nhu cầu của các nhà nghiên cứu hiện đại.
3.2. Vận hành linh hoạt
Nhiều tổ chức thư viện hoạt động dưới mô hình phi lợi nhuận luôn phải tối ưu hóa hoạt động và tối đa hóa hiệu quả. Khi kinh tế toàn cầu đối mặt với những khó khăn, ngành thư viện cần nâng cao sự thích ứng của mình.
Kết hợp với yêu cầu cộng tác từ xa, điều này đòi hỏi một cơ sở hạ tầng kỹ thuật số hỗ trợ linh hoạt và đầy đủ cho các hoạt động như: quản lý tài sản/tài liệu, cộng tác làm việc, quản lý thẻ thư viện, quản lý hoạt động mượn/trả, thông tin khách hàng, nhân sự, tài chính,… một cách toàn diện, liền mạch.
Việc sử dụng các hệ thống được kết nối và số hóa dữ liệu cho phép các thư viện ra quyết định chính xác hơn. Đây chính là chìa khóa thành công cho ngành thư viện.
Việc vận hành và thích ứng linh hoạt sẽ hỗ trợ các đơn vị:
- Giảm chi phí vận hành bằng cách nắm bắt và cải thiện hoạt động dựa trên dữ liệu thông minh về Tài chính, Tiếp thị, Nhân sự, Cơ sở vật chất, Bán vé, Mượn/Trả, Gây quỹ,…
- Thúc đẩy một môi trường cộng tác tốt hơn thông qua việc tương tác nhanh chóng và chia sẻ dữ liệu.
- Có được cái nhìn 360 độ về khách hàng, xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà tài trợ,…
3.3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Việc ghé thăm thư viện của khách hàng không còn chỉ là trải nghiệm trực tiếp. Hầu hết các tổ chức hiện đại đều hiểu được sự cần thiết của việc tương tác với khách hàng trước – trong – sau một lần ghé thăm.
Các giải pháp công nghệ hỗ trợ nâng cao trải nghiệm của khách hàng bằng cách cho phép họ tham quan theo những cách nhanh hơn, hiệu quả hơn như:
- Tạo ra các tương tác liền mạch giữa không gian vật lý và kỹ thuật số (bao gồm cả thông qua khả năng tìm đường).
- Giúp các nhà giáo dục cá nhân hóa tài liệu cho các nhóm hoặc cộng đồng cụ thể.
- Phân phối nội dung đến nhiều kênh như một cách để tiếp cận những khách truy cập mới, chỉ hoạt động trên môi trường số.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng sẽ giúp ngành thư viện:
- Tạo các trải nghiệm ít tiếp xúc thông qua sự hỗ trợ của các công cụ kỹ thuật số.
- Mở rộng cơ hội tiếp cận với khách hàng trực tuyến, không bao giờ đến trải nghiệm tại thư viện.
- Tận dụng trí tuệ nhân tạo và học máy để cải thiện việc tổ chức các buổi triển lãm.
- Cho phép cá nhân hóa các trải nghiệm trong môi trường vật lý và kỹ thuật số, bao gồm cả việc tìm đường và tham gia từ xa.
- Nâng cao trải nghiệm của sinh viên và nhà giáo bằng hệ thống quản lý học tập và nội dung được cá nhân hóa.
3.4. Môi trường thông minh
Giữ an toàn cho khách hàng, nhân viên và tài sản luôn là ưu tiên hàng đầu của các thư viện. Trong thời đại ngày nay, ý tưởng về an toàn cũng mở rộng sang an ninh mạng như bảo vệ thông tin cá nhân, đảm bảo tuân thủ quyền riêng tư đối với thông tin nhạy cảm về nhân viên, hoạt động, khách truy cập, nhà tài trợ,…
Chuyển đổi số trong ngành thư viện sẽ cần đặt trong tâm vào việc giải quyết vấn đề an toàn, bảo mật. Điều này được thực hiện bằng cách phát hiện và giảm thiểu rủi ro một cách chủ động, sử dụng trí thông minh dựa trên dữ liệu để giám sát không gian vật lý,…
Chuyển đổi số gắn với môi trường thông minh sẽ giúp các thư viện:
- Quản lý các tòa nhà và các tài liệu, bộ sưu tập bên trong an toàn.
- Giữ an toàn cho khách hàng/người đọc, bảo vệ và bảo quản sách/tài liệu, hạn chế lãng phí và tác động đến môi trường tự nhiên.
- Điều chỉnh và tối ưu hóa môi trường tòa nhà, giảm mức tiêu thụ năng lượng và cung cấp thông tin chuyên sâu về hành vi của khách hàng và nhân viên.
4. Giải pháp chuyển đổi số cho ngành thư viện
Giải pháp chuyển đổi số cho ngành thư viện bao gồm một loạt các biện pháp và công cụ nhằm tối ưu hóa và hiện đại hóa dịch vụ và quy trình làm việc. Dưới đây là một số giải pháp tiêu biểu:
- Số hóa tài liệu: Chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang dạng số để dễ dàng truy cập và bảo quản.
- Ứng dụng hệ thống quản lý thư viện: Sử dụng LMS hiện đại để quản lý hiệu quả việc mượn/trả, cataloging, và theo dõi tài liệu.
- Nền tảng truy cập tài nguyên trực tuyến: Cung cấp ebook, eBooks, eJournals và các cơ sở dữ liệu trực tuyến để tạo nền tảng cho việc truy cập và học tập từ xa.
- Tự động hóa và AI: Áp dụng công nghệ tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) cho các quy trình như phân loại tài liệu, tư vấn người dùng, và quản lý hỏi đáp.
- Dịch vụ trực tuyến và tương tác: Phát triển các dịch vụ trực tuyến như tư vấn, hỗ trợ nghiên cứu và lớp học trực tuyến đồng thời tích hợp các công cụ tương tác như chatbots để hỗ trợ người dùng.
- Cải thiện giao diện người dùng: Phát triển giao diện web và ứng dụng di động thân thiện, dễ sử dụng.
- Phân tích dữ liệu và báo cáo: Sử dụng công cụ phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về hành vi và nhu cầu của người dùng, tạo báo cáo để đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định chiến lược.
- Đào tạo và phát triển nhân sự: Đào tạo nhân viên về các công cụ và kỹ năng mới, tạo điều kiện cho sự phát triển chuyên môn và học hỏi liên tục.
Những giải pháp này giúp thư viện không chỉ cung cấp tài nguyên và dịch vụ hiệu quả hơn mà còn tạo ra trải nghiệm người dùng tốt hơn trong môi trường số hóa.
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý thư viện trường học miễn phí và có mã nguồn mở tốt nhất
5. Kết luận
Có thể thấy rằng, chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng mà còn là một nhu cầu cấp thiết trong ngành thư viện. Hy vọng rằng, thông qua việc áp dụng các khung hướng dẫn và giải pháp đã đề cập, các thư viện có thể biến thách thức thành cơ hội, không chỉ để cải thiện dịch vụ và quản lý mà còn để tạo ra một môi trường học tập và nghiên cứu tốt hơn cho cộng đồng.
Chuyển đổi số ngành thư viện có thể được xem là một phần của quá trình chuyển đổi số nhà trường, nhất là trong bối cảnh giáo dục ngày nay, nơi mà việc tích hợp công nghệ vào tất cả các khía cạnh của quá trình học tập và quản lý giáo dục đang trở nên ngày càng quan trọng.
Các nhà trường, thư viện có thể tham khảo giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho ngành giáo dục của MISA AMIS với các giải pháp quản trị toàn bộ hoạt động từ Tài chính – Kế toán, Nhân sự cho đến quản lý Quy trình, Công việc, Ký tài liệu số,… Giải pháp hỗ trợ các đơn vị giáo dục cũng như thư viện tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, gia tăng năng suất nhân sự cũng như cải thiện trải nghiệm cán bộ, học sinh.
Mời bạn đọc trải nghiệm miễn phí nền tảng chuyển đổi số toàn diện MISA AMIS hoặc đăng ký tư vấn, demo 1 – 1 cùng đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
