Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp, nhà thuốc, phòng khám…

Mẫu hồ sơ nhân sự được sử dụng tại các doanh nghiệp, nhà thuốc, phòng khám,…với mục đích giúp kiểm soát, quản lý và theo dõi nhân viên. Đây là bước làm đầu tiên và thực sự cần thiết trong quy trình tuyển dụng nhân viên của các doanh nghiệp từ trước đến nay. Cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu kỹ hơn các mẫu này sau đây.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Những điều cần biết khi lưu trữ mẫu hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp, nhà thuốc, phòng khám…

Mẫu hồ sơ nhân sự hay còn gọi là hồ sơ nhân viên bao gồm thông tin cá nhân và những thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động bao gồm: tiền lương, hợp đồng, bảo hiểm xã hội, bảng lương cá nhân,…mỗi nhân viên đều có một hồ sơ nhân sự riêng.

Nguyên tắc khi lưu trữ mẫu hồ sơ nhân sự:

• Hồ sơ về nhân sự của một người lao động cần được lưu trữ trong suốt quá trình làm việc của họ tại công ty, doanh nghiệp, phòng khám hay bất kỳ một đơn vị sử dụng người lao động nào khác. Nhằm mục đích đảm bảo quy trình hoạt động của đơn vị đó.
• Thứ hai, hồ sơ nhân sự gắn liền với việc tính lương của người lao động, với báo cáo thuế, báo cáo sử dụng người lao động của công ty. Do đó, cần lưu trữ hồ sơ nhân sự nhằm xác nhận thông tin khi cơ quan thuế kiểm tra. Những thông tin cần có để đảm bảo một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ, đúng quy định:
• Những thông tin cá nhân của người lao động (sơ yếu lý lịch)
• Những mốc quan trọng từ khi người lao động vào công ty: ngày vào làm, ngày được bổ nhiệm chức vụ mới quyết định bổ nhiệm), ngày được tăng lương,…
• Hợp đồng lao động hai bên đã thỏa thuận.
• Những thông tin, quyết định, kỷ luật trong quá trình làm việc.
• Đơn xin nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng làm việc.

2. Tại sao cần lưu trữ mẫu hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp, nhà thuốc, phòng khám…

Việc tuyển dụng, thay đổi nhân sự ở các vị trí ở các doanh nghiệp, nhà thuốc, phòng khám được diễn ra thường xuyên và liên tục. Do đó, việc lưu trữ mẫu hồ sơ nhân sự là việc cực kỳ cần thiết bởi:

• Thực hiện đúng quy định của Nhà Nước trong hoạt động doanh nghiệp. Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên theo đúng quy định sẽ tránh sự sai sót không đáng có trong quá trình kiểm tra của cơ quan chức năng về mặt pháp lý của công ty.
• Giúp người sử dụng lao động nắm rõ về xuất thân, năng lực của người lao động nhằm giúp họ quản lý nhân sự một cách tốt hơn.
• Khi xảy ra mâu thuẫn về lợi ích hay khi chấm dứt hợp đồng giữa người lao động và người sử dụng lao động, hồ sơ nhân sự sẽ là căn cứ pháp lý để giải quyết vấn đề một cách minh bạch.

3. Cách lưu trữ mẫu hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp, nhà thuốc, phòng khám…

Việc thay đổi nhân sự trong một công ty là điều gần như xảy ra liên tục, lượng hồ sơ nhân sự nhận vào cũng rất nhiều. Do đó, với một nhân viên hành chính nhân sự thì việc sắp xếp, lưu trữ các mẫu hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp hay hồ sơ nhân sự bổ sung phòng khám, hồ sơ nhân sự sự bổ sung phòng khám, hồ sơ nhân sự nhà thuốc,… một cách ngăn nắp và gọn gàng là một điều cần thiết.

Dưới đây là những bí quyết giúp bạn lưu trữ mẫu hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất:

Phân loại hồ sơ:

Có rất nhiều thông tin liên quan đến một người, bạn có thể phân loại theo mốc thời gian nhận nhân viên theo năm, giới tính, loại hồ sơ và theo công việc, chức vụ họ đảm nhận.

Tùy thuộc vào từng vị trí để phân loại cho hợp lý. Nếu vị trí đó chỉ 3-4 người thì bạn nên phân loại theo tên gọi và gom tất cả những giấy tờ liên quan vào tệp hồ sơ theo đúng tên gọi đó.

Lựa chọn nơi lưu trữ mẫu hồ sơ nhân sự:

Việc có một chỗ lưu trữ hồ sơ gọn gàng ngăn nắp sẽ phục vụ nhanh chóng cho quá trình tìm kiếm hồ sơ sau này.

Một nơi lưu trữ hồ sơ đạt chuẩn cần có: Không gian lưu trữ hồ sơ khô thoáng, không ẩm ướt gây ẩm mốc và hư hỏng giấy tờ, tránh sự xâm nhập của các loại côn trùng gây ảnh hưởng đến chất lượng của hồ sơ nhân viên.

4. Kỹ năng cần có của nhân viên lưu trữ mẫu hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp, nhà thuốc, phòng khám,…

Để đảm bảo hồ sơ nhân sự được lưu trữ đúng thời gian, ngoài môi trường bảo quản cần khô ráo thì nhân viên lưu trữ hồ sơ cũng cần có những kỹ năng sau đây:

• Nhân viên lưu trữ mẫu hồ sơ nhân sự cần cẩn thận, tỉ mỉ. Bởi số lượng hồ sơ rất nhiều, việc sắp xếp đúng vị trí sẽ tạo ra sự đồng loạt sau này cho công ty.
• Khả năng sắp xếp công việc linh hoạt, nhanh chóng, ghi nhớ vị trí của từng tệp hồ sơ để lúc tìm kiếm thông tin sẽ không mất thời gian.
• Khả năng chịu được áp lực công việc. Bởi sự tiếp xúc hàng ngày của nhân viên lưu trữ là với giấy tờ, cho nên sự thú vị sẽ ít hơn so với các ngành nghề khác.

5. Quản lý hồ sơ nhân sự cho nhà thuốc, phòng khám dễ dàng với MISA AMIS HRM

Quản lý nhân sự cho phòng khám và nhà thuốc bằng phần mềm MISA AMIS HRM có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong công tác nhân sự.

• Quản lý hồ sơ nhân viên

Tạo và lưu trữ hồ sơ nhân viên: MISA AMIS HRM cho phép bạn tạo và lưu trữ hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng, bằng cấp, chứng chỉ, và lịch sử làm việc.
Quản lý hợp đồng lao động: Bạn có thể theo dõi ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, và tự động nhắc nhở khi hợp đồng sắp hết hạn.

• Quản lý chấm công và tính lương

Chấm công: Phần mềm hỗ trợ chấm công bằng vân tay hoặc QR code, giúp bạn theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác.
Tính lương: MISA AMIS HRM tự động tính lương dựa trên giờ công, ca làm việc, và các khoản phụ cấp. Bạn cũng có thể quản lý các khoản khấu trừ, bảo hiểm xã hội, và thuế thu nhập cá nhân.

• Quản lý lịch làm việc

Lập lịch làm việc: Bạn có thể dễ dàng lập lịch làm việc cho nhân viên, phân ca làm việc, và theo dõi sự thay đổi trong lịch trình.
Quản lý ca trực: Đối với các phòng khám và nhà thuốc, việc quản lý ca trực là rất quan trọng. Phần mềm hỗ trợ bạn theo dõi các ca trực và đảm bảo rằng có đủ nhân viên trong các ca.

• Đánh giá hiệu suất và đào tạo

Đánh giá hiệu suất: MISA AMIS HRM cho phép bạn thiết lập và theo dõi các chỉ số hiệu suất cho từng nhân viên, từ đó đưa ra đánh giá chính xác và công bằng.
Quản lý đào tạo: Bạn có thể theo dõi các chương trình đào tạo, đánh giá kết quả học tập, và lưu trữ thông tin chứng chỉ, giúp nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ cho nhân viên.

• Báo cáo và phân tích

Báo cáo tự động: Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về nhân sự, bao gồm tình hình biến động nhân sự, phân tích lương thưởng, và các báo cáo liên quan đến chấm công, giúp bạn đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả.
Phân tích dữ liệu nhân sự: MISA AMIS HRM có thể giúp bạn phân tích dữ liệu nhân sự để nhận diện các xu hướng, dự đoán biến động và lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực.

• Tuân thủ quy định pháp luật

Quản lý bảo hiểm và thuế: Phần mềm tự động tính toán các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, và thuế thu nhập cá nhân, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành.

Với những ai sắp ứng tuyển vào vị trí của một nhân viên lưu trữ hồ sơ văn phòng, bạn nên bổ sung cho mình những kiến thức trên để có thể đáp ứng yêu cầu của công việc ngay từ lúc thử việc này.