Quy trình quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp cũng chính là một trong số những tài sản của doanh nghiệp. Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp thường được thực hiện và có tác động trực tiếp đến phục vụ hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, hãy bắt tay xây dựng và thực hiện quy trình quản lý hồ sơ tài liệu ngay thôi.

Chọn các loại tủ chứa hồ sơ tài liệu

Trong quy trình quản lý hồ sơ tài liệu, trước tiên cần lựa chọn tủ chứa với nhiều ngăn, nhiều kích thước khác nhau, mục đích là để vừa với tất cả các loại kích thước của hồ sơ, tài liệu và dễ dàng phân chia hơn. Để không bị quên hay nhầm lẫn, bạn có thể dán giấy ở bên ngoài, chia theo từng loại để quản lý và tìm kiếm dễ dàng. Bên cạnh đó, hãy chọn thêm các loại giấy nhớ với nhiều màu sắc khác nhau để nhắc nhở bạn khi tìm kiếm.

Bên cạnh tủ hồ sơ truyền thống, bạn có thể ưu tiên lựa chọn tủ hồ sơ treo tường, nếu như phòng làm việc hay kho lưu trữ bị hạn chế diện tích. Hoặc lưu trữ hồ sơ trong các thùng hồ sơ có nắp đậy để dễ dàng truy xuất khi cần. Bên ngoài hồ sơ, nên chọn loại bìa hay bao đựng bảo quản hồ sơ.

Đọc thêm:
>> Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho doanh nghiệp | AMIS Ghi chép

Phân loại hồ sơ

Khi thực hiện quy trình quản lý hồ sơ tài liệu, chắc chắn bạn sẽ phải bắt tay vào việc phân loại hồ sơ. Thử lấy một ví dụ đơn giản, với vai trò hành chính – nhân sự, bạn sẽ không được phép dễ lẫn hợp đồng lao động với hợp đồng mua bán của công ty, hay đơn giản, các giấy tờ, hóa đơn… không được để lẫn với các chế độ, chính sách, quyết định cho nhân viên…

Vì vậy, điều cần thiết chính là phân loại để có thể dễ dàng tìm kiếm chúng. Vậy phân loại bằng cách nào?

• Phân loại hồ sơ theo từng dự án (chia theo khu vực, thời gian,khách hàng, giá trị…)
• Phân loại theo từng chủ đề khác nhau (Quy định, quyết định, thông báo, hợp đồng…)
• Phân loại theo thời gian (quý 1 năm 2020, quý 2 năm 2020 hay theo tháng…)
• Phân loại theo phòng ban, lĩnh vực (phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng marketing…)

Tùy thuộc vào nhu cầu cũng như tính tiện dụng, bạn có thể tự phân loại và sắp xếp chúng sao cho phù hợp nhất.

Sắp xếp hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp

Sau khi đã lựa chọn được tủ chứa và sắp xếp được không gian, hoàn thiện khâu phân loại, hãy tiến hành bước tiếp theo trong quy trình quản lý hồ sơ tài liệu là sắp xếp chúng thật gọn gàng và khoa học. Có thể xếp theo từng giá, từ trên xuống dưới, trong ra ngoài.., để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng. Thông thường, việc sắp xếp hồ sơ được thực hiện bởi một trong số các cách như:

• Sắp xếp theo thời gian (từ trước đến sau, cũ đến mới…)
• Sắp xếp theo bảng chữ cái, mẫu tự (ABC, XYZ)
• Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ (ví dụ như đang soạn thảo, chưa được giải quyết, đang chờ phản hồi, đã hoàn thiện…)

Lập danh mục hồ sơ tài liệu

Nhiều người sẽ thắc mắc tại sao phải thực hiện bước này trong quy trình quản lý hồ sơ tài liệu? Bởi đơn giản, nhờ vào lập danh mục hồ sơ, nhân viên văn thư, người quản lý hồ sơ, tài liệu có thể sắp xếp cũng như quản lý và tra cứu một cách thuận tiện, nhanh chóng và dễ dàng.

Việc lập danh mục hồ sơ, tài liệu có thể là tạo các danh mục cụ thể, rồi sau đó đưa vào lưu trữ trên máy tính. Lưu ý rằng, danh mục các loại hồ sơ, tài liệu sẽ phải thường xuyên được cập nhật, bởi chúng được sử dụng thường xuyên chứ không phải chỉ để vào tủ cho gọn.

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Như đã đề cập ở trên, bạn có thể lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào tủ ở vị trí nhất định và quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong số các cách sau:

• Dùng bút đánh số  hoặc dán nhãn ở ngoài các tập hồ sơ, tài liệu đã được lưu trữ.
• Tạo bảng tính excel hay drive để lập sổ lưu trữ, có kèm theo chú thích. Nên dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin hay hình ảnh đã được lưu.
• Để không bị hư hại hay mất mát, nên tạo file mềm với các folder lưu vào máy tính hay USB, vừa dễ dàng tìm kiếm, vừa không phải mất sắp xếp tủ chứa.

Quy trình quản lý hồ sơ tài liệu ở nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp rất nhiều bất cập, việc để mất hay lẫn lộn, thiếu sót hồ sơ là điều khó có thể tránh khỏi. Chính vì thế, hãy thực hiện quản lý hồ sơ theo quy trình 5 bước chúng tôi đã chia sẻ ở trên để khai thác, sử dụng chúng một cách đơn giản, dễ dàng.  

Mặc dù công việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu đòi hỏi sự tỉ mỉ cũng như cẩn thận cao, tuy nhiên, với những chia sẻ và 5 bước thực hiện quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu mà chúng tôi đã trình bày ở trên, mong rằng bạn đọc đã có thêm kinh nghiệm cần thiết và biết cách để bắt đầu lưu trữ, quản lý hồ sơ một cách tốt hơn, giúp cho công việc được thuận lợi, nhanh chóng.