Có nên dùng phần mềm kế toán online miễn phí không?

Phần mềm kế toán online miễn phí có lẽ là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí nhưng những nhược điểm của nó không phải ai cũng nhìn rõ.

Bài viết này sẽ tổng hợp toàn bộ các ưu, nhược điểm của phần mềm kế toán online để giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác nhất về quản lý tài chính – kế toán, dòng tiền của mình.

1. Ưu điểm

Giống như bất kể phần mềm miễn phí nào khác, phần mềm kế toán online miễn phí sẽ có các ưu điểm sau.

Thứ nhất là không tốn chi phí. Vì lý do này đánh trúng tâm lý của người dùng Việt Nam, đặc biệt với các doanh nghiệp mới thành lập còn trăm mối lo về chi phí khác.

Thứ hai là không tốn thời gian cài đặt. Bởi vì là miễn phí cho tất cả mọi người nên phần mềm cài đặt dễ dàng, nhanh gọn. Thậm chí chỉ cần vài dòng hướng dẫn từ người viết phần mềm là doanh nghiệp có thể cài đặt xong, nhập liệu vào hệ thống và sẵn sàng để làm việc.

Thứ ba là trải nghiệm công nghệ. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán miễn phí một thời gian mà các doanh nghiệp được trải nghiệm các công nghệ tiên tiến trước khi quyết định lựa chọn phần mềm nào để sử dụng lâu dài.

2. Nhược điểm

Phần mềm miễn phí được quảng cáo là không giới hạn thời gian, không giới hạn số lượng chứng từ, đầy đủ tính năng,…nhưng vẫn không thể nào loại bỏ được các nhược điểm dưới đây.

2.1. Không có tính bảo mật

Các phần mềm kế toán dạng này thường do các sinh viên, công ty mới thành lập viết nên để thu thập dữ liệu của người sử dụng hoặc một số khác là phần mềm bẻ khóa nên ẩn chứa nhiều lỗ hổng về bảo mật thông tin. Bị lộ cơ sở dữ liệu tài chính, kế toán hay đơn giản là bị virut tấn công mất hết dữ liệu cũng để làm doanh nghiệp điêu đứng, mất khá nhiều thời gian để phục hồi.

Chưa kể các phần mềm kế toán online miễn phí thường có nhiều lỗi, chưa hoàn thiện hết tính năng nên khiến cho việc sử dụng lâu dài sẽ gặp các rủi ro. Cuối cùng là khiến cho công việc bị gián đoạn. 2. Phần mềm kế toán miễn phí giới hạn chức năng, số lượng chứng từ hoặc chỉ được sử dụng trong thời gian nhất định

2.2. Bị giới hạn chức năng sử dụng

Đây là một xu thế của khoảng 10 năm trước để các công ty phần mềm tiếp cận khách hàng, tham khảo ý kiến người tiêu dùng. Nếu muốn sử dụng đầy đủ các chức năng thì doanh nghiệp phải trả thêm phí.

Hình thức này nảy sinh nhiều vấn đề là: phần mềm không được hỗ trợ hoặc người dùng ngại không liên hệ vì tư tưởng dùng miễn phí, không được cập nhật thường xuyên các quy định mới cũng như tính năng tốt hơn từ phiên bản mới trong một thời gian dài. Khách hàng phải cố gắng tận dụng chức năng cơ bản, cái nào không làm được thì kết xuất ra hoặc dùng excel …

Chắc hẳn doanh nghiệp không muốn sử dụng phần mềm kế toán nhưng việc tính giá thành, theo dõi công nợ vẫn phải nhập thủ công và tính toán trên exel?

2.3. Bị giới hạn dung lượng sử dụng

Chắc chắn rồi, các nhà cung cấp thường sẽ phát hành bản phần mềm kế toán online miễn phí có dung lượng đủ dùng cho 6 tháng hoặc nhiều nhất là 1 năm. Vậy sau 1 năm, doanh nghiệp sẽ tiếp tục thực hiện công việc như thế nào?

• Nếu muốn dùng tiếp phần mềm này thì sẽ phải bỏ thêm phí để nâng cấp lên bản cao hơn, mua thêm dung lượng sử dụng
• Nếu muốn đổi sang phần mềm khác thì phải nhập liệu lại toàn bộ chứng từ đang có trên phần mềm miễn phí kia

Như vậy, doanh nghiệp rơi vào thế tiến thoái lưỡng nan!

3. Có nên dùng phần mềm kế toán online miễn phí không?

Vậy câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm kế toán online miễn phí? Theo các chuyên gia về tài chính, kế toán doanh nghiệp không nên sử dụng phần mềm miễn phí để quản lý dòng tiền hay tình hình tài chính của mình.

Hiện nay, chi phí sử dụng một phần mềm kế toán không lớn, doanh nghiệp nên đầu tư ngay từ đầu để nhận được nhiều lợi ích hơn phần mềm miễn phí như:

• Không bị giới hạn thời gian sử dụng
• Phần mềm có tính nghiệp vụ chuyên sâu, đáp ứng mọi công việc của doanh nghiệp như quản lý kho, tính giá thành sản phẩm, tính khấu hao sản phẩm,…
• Được hỗ trợ tận tình trong quá trình triển khai và sử dụng
• Dữ liệu tài chính – kế toán được bảo đảm an toàn tuyệt đối tại chính máy chủ của doanh nghiệp hay tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn quốc tế

Không thể phủ nhận sức hấp dẫn của phần mềm kế toán online miễn phí nhưng doanh nghiêp cần cân nhắc những ưu và nhược điểm vừa kể trên để có quyết định đúng đắn nhất.

Đọc thêm:
>> Tổng hợp các câu hỏi đáp về phần mềm kế toán online
>> 10 Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán online
>> Nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline?