Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc: 7 bước người quản lý cần biết 

Trong quá trình vận hành, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc giữa vai trò quan trọng giúp người quản lý đảm bảo hiệu suất, kết quả và tiến độ công việc. Với 7 bước cụ thể dưới đây, người quản lý có thể xây dựng quy trình chuẩn xác từ việc xác định mục tiêu, phân bổ nguồn lực đến tạo động lực cho đội ngũ.

I. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là gì?

1. Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng xác định mục tiêu và tạo ra bản kế hoạch chi tiết để đạt được những mục tiêu đó.

Đây là quá trình người lãnh đạo, quản lý đưa ra quyết định về những việc cần làm, thời gian và cách thức thực hiện công việc. Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm hai yếu tố quan trọng: 

• Xác định các mục tiêu nhỏ liên quan đến mục tiêu chính
• Hoàn thiện bản kế hoạch, chiến lược và danh sách hoạt động bám đuổi mục tiêu

Kỹ năng này đòi hỏi nhà quản lý phải trau dồi khả năng phân tích, đánh giá mức độ ưu tiên, quyết định sáng suốt và lên lịch công việc khoa học.

2. Kỹ năng tổ chức công việc

Sau khi lập kế hoạch, người quản lý cần phân bổ, sắp xếp các nguồn lực để kế hoạch thành công. Những nguồn lực này bao gồm cả nguồn lực con người và phi nhân lực.

Tổ chức là một trong những kỹ năng quản lý thiết yếu. Người quản lý phân công nhiệm vụ, xác định thứ tự ưu tiên, thống nhất cấu trúc và quy trình làm việc. Từ đó đảm bảo sự phối hợp và hợp tác giữa các thành viên trong đội ngũ.

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc giúp quản lý cùng đội nhóm tăng cường hiệu suất, đạt được kết quả tốt hơn trong công việc.

Xem ngay: 15 kỹ năng quản lý thời gian người quản lý nhất định phải biết

II. Tại sao nhà quản lý cần có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

1. Vai trò của việc lập kế hoạch cụ thể

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ xác định mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được và định hình chiến lược để đạt được mục tiêu đó: 

• Định hình mục tiêu: Mục tiêu là tâm điểm của kế hoạch. Việc xác định mục tiêu đưa ra hướng đi chung, nâng cao sự tập trung cho người quản lý và nhân viên. 

• Xác định các bước cần thiết: Lập kế hoạch cụ thể giúp nhà quản lý phân rã mục tiêu thành các bước cụ thể và thời hạn để đạt được mục tiêu. Bằng cách này, số lượng cùng tính chất công việc trở nên rõ ràng. Người dễ dàng xác định các hoạt động cần thực hiện.
• Định hình chiến lược: Lập kế hoạch không chỉ đơn thuần xác định mục tiêu và bước tiến, mà còn giúp định hình chiến lược để đạt được mục tiêu đó. Cụ thể, người quản lý xác định các phương pháp và tài nguyên cần thiết, đánh giá rủi ro và cơ hội. Cuối cùng chọn lựa các biện pháp thích hợp để đảm bảo thành công.

Ví dụ, người quản lý dự án xây dựng cần lập kế hoạch cụ thể để xác định các bước thiết kế, mua sắm vật liệu, xây dựng, kiểm tra và bàn giao. Kế hoạch này cho phép người quản lý định hình mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn và xác định thời hạn, nguồn lực, ngân sách cần thiết.

2. Vai trò của tổ chức công việc khoa học 

Các lợi ích mà kỹ năng tổ chức công việc là:

• Tối ưu hóa nguồn tài nguyên: Kỹ năng tổ chức công việc giúp người quản lý sử dụng hợp lý các tài nguyên như nguồn nhân lực, nguyên vật liệu và thời gian hiệu quả. Khi phân công nhiệm vụ đúng người, người quản lý có thể tận dụng tối đa tài nguyên có sẵn và giảm thiểu lãng phí.
• Thiết lập quy trình làm việc: Tổ chức công việc tạo ra cơ cấu tổ chức rõ ràng và quy trình làm việc được thiết lập. Điều này gia tăng tính chính xác, hiệu quả trong công việc. Nó cũng đảm bảo sự nhất quán, thống nhất chung.
• Đảm bảo sự phối hợp và hợp tác: Người quản lý đảm bảo rằng mọi người nắm rõ công việc, trách nhiệm của mình. Mỗi cá nhân tự nâng cao tinh thần để làm việc cùng nhau theo mục tiêu chung.

III. Các loại kế hoạch công việc phổ biến và cách triển khai 

Có nhiều loại kế hoạch công việc phổ biến được sử dụng trong quản lý và tổ chức công việc. Dưới đây là một số loại kế hoạch công việc phổ biến và cách triển khai:

1. Kế hoạch dự án (Project plan)

Kế hoạch dự án tập trung làm rõ các nội dung sau:

• Xác định mục tiêu dự án và phạm vi công việc
• Xác định các giai đoạn, nhiệm vụ, các bước thực hiện cần thiết
• Xác định thời gian, nguồn lực cùng ngân sách cần thiết cho mỗi giai đoạn
• Xác định các phương pháp tiếp cận, công cụ và kỹ thuật sử dụng trong dự án
• Xác định các rủi ro tiềm năng và phương pháp quản lý rủi ro
• Xác định các chỉ số đánh giá, tiêu chí thành công của dự án

2. Kế hoạch hàng ngày (Daily plan)

Bản kế hoạch hàng ngày là loại kế hoạch đơn giản, phổ biến nhất cho cả người quản lý và nhân viên:

• Xác định danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày
• Ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp
• Xác định thời gian ước lượng cho mỗi nhiệm vụ
• Phân chia thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ theo ưu tiên
• Đảm bảo tài nguyên và nội dung thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ

3. Kế hoạch chiến lược năm

Kế hoạch công việc năm là tài liệu chi tiết về mục tiêu và dự kiến hành động cho một khoảng thời gian dài hạn từ một năm.

Một kế hoạch chiến lược năm thường bao gồm các yếu tố sau: mục tiêu chiến lược, phân tích môi trường bên trong/bên ngoài tổ chức, kế hoạch hành động và ngân sách (dự định chi phí , nguồn thu, nguồn tài trợ và nguồn vốn).

4. Kế hoạch khẩn cấp (Emergency plan)

Kế hoạch khẩn cấp dùng để dự phòng các trường hợp xảy ra sự cố hoặc tình huống khẩn cấp. Doanh nghiệp triển khai kế hoạch này bằng cách xác định những tình huống tiềm ẩn, phương pháp phản ứng nhanh:

• Xác định các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra.
• Xác định biện pháp khắc phục (đặt ưu tiên các hoạt động cần thực hiện nhanh trong tình huống khẩn cấp)
• Phân chia và phân công nhiệm vụ cho các thành viên
• Đảm bảo sự hiểu biết, truyền thông nội bộ về các biện pháp khẩn cấp.

MISA AMIS TẶNG BẠN EBOOK: Điều bạn cần biết khi lập kế hoạch năm 2023 cho doanh nghiệp

IV. 7 bước lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

1. Lên kế hoạch ngắn hạn và dài hạn theo ngày/tháng/năm

Kế hoạch ngắn hạn cung cấp một kế hoạch chi tiết cho các công việc trong giai đoạn nhất định. Thời gian thường kéo dài trong vòng một tuần hoặc một tháng. Kế hoạch ngắn hạn giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể và đạt được tiến độ trong thời gian gần nhất.

Trong khi đó, kế hoạch dài hạn là tài liệu chi tiết hơn, định hình chiến lược cùng mục tiêu lớn hơn mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai. Kế hoạch dài hạn giúp người quản lý xác định cái nhìn tổng quan, định hướng chính xác cho công việc.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn có sự tương quan, ảnh hưởng lẫn nhau. Mục tiêu ngắn hạn đóng góp vào việc đạt được mục tiêu dài hạn, trong khi mục tiêu dài hạn định hình hướng đi và tạo ra mục tiêu ngắn hạn cụ thể.

Mục tiêu ngắn hạn	Mục tiêu dài hạn
Tập trung vào kết quả trong tương lai gần	Tập trung vào kết quả trong tương lai xa
Thường có thời hạn ngắn, thường là từ vài tháng đến một năm	Thường có thời hạn dài hơn, từ một năm trở lên
Tạo ra tiến triển và thành tựu trong thời gian ngắn	Định hướng và tạo ra sự thay đổi và phát triển bền vững
Hướng đến giải quyết vấn đề, nhiệm vụ cụ thể	Hướng đến thay đổi chiến lược và phát triển tổng thể
Phạm vi hạn chế và rõ ràng	Phạm vi rộng và thường mở rộng
Có thể đo lường kết quả một cách cụ thể và dễ dàng	Thường khó đo lường và yêu cầu thời gian dài để đánh giá
Có thể dễ dàng điều chỉnh và thay đổi theo tình hình	Yêu cầu định hình và duy trì mục tiêu dài hạn
Đóng góp vào việc đạt được mục tiêu dài hạn	Định hình và tạo ra hướng đi cho tương lai

2. Xác định mục tiêu cho từng giai đoạn

Thay vì cố gắng nhìn về một mục tiêu lớn và phức tạp, người quản lý nên chia nhỏ mục tiêu để nhân sự tập trung vào từng giai đoạn một. Điều này giúp họ làm việc hiệu quả hơn, tránh bị áp lực và căng thẳng quá mức.

“Thiết lập mục tiêu lớn và sau đó chia nhỏ chúng thành các bước nhỏ. Hãy tập trung vào từng bước một, nhưng đừng bao giờ mất khỏi tầm nhìn mục tiêu lớn.” – John C. Maxwell

Việc chia nhỏ mục tiêu cũng cho phép doanh nghiệp giám sát tiến độ, hoạch định thời gian dễ dàng hơn. Người quản lý ưu tiên công việc quan trọng trong từng giai đoạn, thúc đẩy mọi người thực hiện những việc quan trọng nhất trước tiên.

Ngoài ra, điều quan trọng là mục tiêu phải được xác định một cách cụ thể, có thể đo lường được. Cụ thể hóa mục tiêu là cách thức theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả hiệu quả nhất.

3. Xác định thứ tự ưu tiên và thời gian thực hiện

Sau khi nắm được các mục tiêu, người quản lý xem xét mức độ ưu tiên của các công việc, xác định thứ tự thực hiện dựa trên mức độ quan trọng và ảnh hưởng đến kế hoạch chung. Quản lý đặt lịch thời hạn cụ thể cho mỗi công việc để đảm bảo mọi thành viên tuân thủ.

4. Phân bổ nguồn lực theo 5M

Khi đã xác định các công việc cần thực hiện, quản lý xem xét và phân bổ các nguồn lực cần thiết. Hoạt động này liên quan đến sự có sẵn của nguồn nhân lực, vật liệu, tài chính và công cụ. Doanh nghiệp cần sử dụng chúng một cách tối ưu để đảm bảo tiến độ công việc.

Phân bổ nguồn lực theo 5M (Manpower, Machinery, Materials, Methods, Money) là một phương pháp quản lý nguồn lực phổ biến được sử dụng trong quản lý dự án và quản lý sản xuất. Phương pháp này giúp tổ chức xác định và phân chia nguồn lực một cách hợp lý, đạt được mục tiêu chung.

Dưới đây là bảng liệt kê các yếu tố trong mô hình 5M:

Yếu tố	Mô tả
Manpower	Nhân lực, bao gồm số lượng nhân viên cần thiết, đáp ứng yêu cầu về kỹ năng và trình độ, phân công công việc và quản lý nhân sự
Machinery	Máy móc và thiết bị cần thiết cho công việc phải được chuẩn bị sẵn sàng, đáp ứng yêu cầu về tính năng/công nghệ, có lịch bảo dưỡng định kỳ
Materials	Vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất hoặc dự án, đảm bảo chất lượng, số lượng và quản lý kho chặt chẽ
Methods	Phương pháp làm việc, quy trình hoạt động hay quy trình sản xuất tối ưu, người quản lý đảm bảo nhân sự thực hiện đúng phương pháp, tuân thủ quy trình nghiêm ngặt
Money	Nguồn lực tiền bạc cần thiết để hỗ trợ công việc, bao gồm nguồn tài chính nội bộ và bên ngoài

Việc phân bổ nguồn lực theo 5M đòi hỏi sự điều phối chặt chẽ và quản lý cẩn thận để đảm bảo rằng mỗi yếu tố được đáp ứng đầy đủ, đúng giới hạn thời gian. Ngoài ra, mô hình này cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất, đạt được kết quả tốt hơn trong quá trình làm việc.

5. Giao việc

Quá trình giao việc và triển khai nên bám sát kế hoạch đã thống nhất. Trong quá trình triển khai, sự phối hợp và giao tiếp trong đội ngũ là rất quan trọng. Nó giúp mọi người nắm được các đầu mối phối hợp, nhanh chóng giải quyết những nhiệm vụ liên phòng ban.

Để đạt hiệu quả cao, người quản lý cần phân công công việc dựa trên năng lực, sở trường và kỹ năng của từng cá nhân. Điều này giúp quản lý tận dụng tối đa những ưu điểm và tạo động lực tự nhiên cho nhân sự đạt được kết quả tốt nhất.

Bên cạnh đó, quy trình phân chia công việc cần rõ ràng và công khai. Mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ về việc cần làm cùng quyền lợi, trách nhiệm của mình. Thông tin về nội dung chia việc phải đi kèm mục tiêu, quản lý chia sẻ rõ ràng, đầy đủ ngay khi giao việc để tránh nhân viên nhầm lẫn hoặc quên, sót việc.

Quản lý tiếp tục theo dõi tiến độ, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Cuối cùng, quản lý đánh giá kết quả công việc và cung cấp phản hồi kịp thời để thúc đẩy sự phát triển của đội ngũ, tăng cường hiệu quả công việc.

MISA AMIS Công việc là ứng dụng quản lý công việc, dự án toàn diện có thể hỗ trợ nhà quản lý tối ưu kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý công việc nhóm bao gồm:

• Xác định mục tiêu, tạo lập các đầu việc cha, đầu việc con, người thực hiện, thời hạn hoàn thành, dự trù & phân bổ chi phí theo kế hoạch tổng
• Giao việc tự động đến người nhận việc và người liên quan. Mỗi công việc có thời hạn hoàn thành nên nhân sự dễ dàng phân bổ thời gian, đảm bảo hoàn thành các nhiệm ưu tiên
• Hệ thống nhắc việc qua tính năng thông báo đẩy trên phần mềm hoặc email tự động giúp người dùng không bị bỏ sót, quên thời hạn công việc
• Các thành viên tương tác dễ dàng, trao đổi trực tiếp trên từng đầu việc, gửi kết quả công việc và xin phê duyệt từ trưởng nhóm vô cùng thuận tiện

Dùng ngay miễn phí

6. Điều khiển và giám sát

Quản lý cần kiểm tra và giám sát tiến độ để tất cả công việc được tiến hành đúng kế hoạch. Quá trình theo dõi tiến độ hay đánh giá công việc so với kế hoạch ban đầu giúp người quản lý nhận biết vấn đề ngay khi phát sinh và điều chỉnh kế hoạch phù hợp. 

Với MISA AMIS Công việc, quản lý có thể theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. Chỉ cần trang bị thiết bị kết nối Internet như PC, laptop, điện thoại, máy tính bảng, quản lý sẽ xử lý công việc tức thì dù ở bất kỳ đâu.

Thêm vào đó, phần mềm xuất bản nhiều loại báo cáo trực quan khác nhau, cho phép người quản lý hệ thống hóa các dữ liệu về nguồn lực, hiệu quả công việc, năng suất nhân viên,… Nhờ đó mọi quyết định đưa ra chính xác, khách quan hơn.

7. Tạo động lực để đội ngũ tăng nhanh năng suất 

Nếu mong muốn đạt được hiệu suất cao, việc tạo động lực cho đội ngũ là hoạt động không thể bỏ qua. Xây dựng môi trường làm việc tích cực, chủ động nên được các doanh nghiệp coi trọng. 

Quản lý không chỉ thúc đẩy sự phát triển của từng cá nhân mà còn phải cung cấp phản hồi, khuyến khích và tạo động lực kịp thời cho nhân viên. 

Không thể bỏ qua: Các kỹ năng của nhà quản trị để vận hành doanh nghiệp thành công

V. Ứng dụng phương pháp 5W 1H 2C 5M để lập kế hoạch, tổ chức công việc

Phương pháp 5W 1H 2C 5M được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để lập kế hoạch và tổ chức công việc toàn diện. 

1. 5W – What, Why, Who, When, Where 

• What (Cái gì): Xác định rõ ràng nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể cần thực hiện. Định nghĩa rõ ràng nội dung công việc cần làm.
• Why (Tại sao): Xác định mục tiêu hoặc lý do vì sao công việc được thực hiện. Điều này định hướng cho nhân sự, khiến họ không nản chí và từ bỏ.
• Who (Ai): Xác định người chịu trách nhiệm và người liên quan. Quản lý không nên giao việc mơ hồ mà phải xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân hoặc cả đội ngũ.
• When (Khi nào): Xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Đặt giới hạn thời gian là phương pháp tốt nhất để cải thiện tình trạng chẫm trễ. 
• Where (Ở đâu): Xác định địa điểm hoặc vị trí của công việc. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều địa điểm khác nhau liên quan đến công việc.

2. 1H – How (Như thế nào):

• How (Như thế nào): Xác định cách thức và quy trình thực hiện công việc. Điều này bao gồm việc hoạch định các bước cụ thể, lựa chọn phương pháp và công cụ được sử dụng.

3. 2C – Cost, Constraints (Chi phí, Ràng buộc):

• Cost (Chi phí): Xác định chi phí và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc như ngân sách, thiết bị hoặc nhân lực.
• Constraints (Ràng buộc): Xác định các yếu tố ràng buộc hoặc những hạn chế có thể ảnh hưởng đến công việc. Ví dụ như ràng buộc về thời gian, tài nguyên hoặc các yêu cầu kỹ thuật riêng cho dự án.

4. 5M – Measure, Monitor, Modify, Manage, Motivate (Đo lường, Giám sát, Điều chỉnh, Quản lý, Tạo động lực):

• Measure (Đo lường): Xác định các chỉ số và tiêu chí đo lường tiến độ, hiệu suất công việc.
• Monitor (Giám sát): Theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thiện công việc so với kế hoạch ban đầu. Quản lý sẽ phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch ngay khi cần.
• Modify (Điều chỉnh): Điều chỉnh kế hoạch hoặc thay đổi phương pháp thực hiện công việc dựa trên báo cáo từ quá trình giám sát. 
• Manage (Quản lý): Quản lý nguồn lực, thời gian và tiến độ để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả. Người quản lý phải liên tục theo dõi, phân bổ nhiệm vụ, giao tiếp và giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Motivate (Tạo động lực): Tạo động lực cho nhóm, cá nhân tham gia công việc. Như đã đề cập ở trên, người quản lý phải cung cấp phản hồi tích cực, trao phần thưởng hoặc khuyến khích mọi người ghi nhận lẫn nhau.