Kỹ năng quản lý đội nhóm là những phẩm chất giúp người lãnh đạo hướng dẫn nhóm phối hợp hiệu quả, đạt mục tiêu đề ra. Những kỹ năng này cho phép người quản lý dẫn dắt nhân viên bằng sự đồng cảm, logic và tự tin.
Trong đó, hầu hết kỹ năng quản lý nhóm cần trải qua quá trình học tập, rèn luyện để ứng dụng thành công. Chính vì vậy, người quản lý không nên bỏ qua bài viết dưới đây để nắm được các kỹ năng quan trọng, hữu ích nhất.
| MISA tặng bạn eBook miễn phí: NHÓM HIỆU SUẤT CAO – Bí quyết thúc đẩy 200% nội lực nhân sự |
1. Kỹ năng quản lý đội nhóm là gì? Bí quyết thành công của các nhà lãnh đạo xuất sắc
“Không có ai chiến thắng cuộc chiến một mình. Một đội nhóm tốt hơn bất kỳ cá nhân nào.” – Reid Hoffman, người sáng lập LinkedIn
Theo Deloitte, hiện nay các doanh nghiệp đang từng bước chuyển đổi cấu trúc tổ chức từ cấp bậc sang cấu trúc tổ chức theo nhóm. Mục tiêu của quá trình này là giúp quá trình trình xử lý công việc trở nên nhanh chóng, tinh gọn hơn.
Như vậy, những người quản lý, lãnh đạo ngày càng phải chú trọng phát triển kỹ năng quản lý đội nhóm.
Kỹ năng quản lý đội nhóm là gì? Quản lý đội nhóm là kỹ năng của người quản lý trong việc tổ chức và điều phối thành viên trong nhóm thực hiện các nhiệm vụ hướng tới mục tiêu chung. Người quản lý có kỹ năng này sẽ biết cách hỗ trợ, thúc đẩy và gắn kết nhóm của họ.
Quản lý nhóm tốt cũng phát huy tinh thần đồng đội, tăng năng suất và giảm tình trạng chán nản trong công việc. Người đứng đầu dễ dàng dẫn dắt đội ngũ cùng nhau vượt qua những thách thức kinh doanh khó khăn.
Kỹ năng quản lý nhóm bao gồm nhiều kỹ năng mềm khác nhau như khả năng lãnh đạo, giải quyết vấn đề, đồng cảm, lắng nghe tích cực, giao tiếp và ra quyết định chính xác.
Xem thêm: 17+ phần mềm quản lý công việc nhóm online hiệu quả nhất
2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý nhóm
Kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả mang đến lợi ích to lớn cho mỗi thành viên, nhóm và cả nhà quản lý.
2.1. Lợi ích với chính thành viên nhóm
- Môi trường làm việc tích cực: Các thành viên nhóm được làm việc trong môi trường tôn trọng lẫn nhau, được lắng nghe và ủng hộ. Từ đó tăng cường sự hài lòng và động lực làm việc.
- Cải thiện hiệu suất công việc: Người quản lý giỏi có khả năng phân công cách hợp lý, phát huy tối đa tài năng và kỹ năng của từng thành viên.
- Nâng cao tinh thần và động lực: Bằng cách truyền đạt sự đánh giá và công nhận tốt, người quản lý góp phần nâng cao tinh thần, tạo động lực cống hiến cao hơn cho mỗi cá nhân.
2.2. Lợi ích đối với đội nhóm
- Đảm bảo kết quả làm việc: Người quản lý xác định rõ mục tiêu và đưa ra kế hoạch chi tiết để đạt được chúng. Đồng thời, bạn cũng đề ra những quy tắc rõ ràng, đảm bảo sự phối hợp và tương tác hiệu quả giữa các thành viên
- Đẩy mạnh sự tập trung của đội nhóm tới mục tiêu chung: Nhà quản lý đội nhóm giỏi biết cách hướng về mục tiêu chung và định hướng cho toàn bộ đội nhóm. Điều này tạo ra sự nhất quán và đồng thuận trong nhóm.
- Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí: Kỹ năng quản lý đội nhóm giúp bạn tận dụng tối đa tài nguyên, năng lực của các thành viên trong nhóm.
2.3. Lợi ích đối với người quản lý
- Truyền cảm hứng về công việc cho chính mình: Người quản lý phát triển khả năng lãnh đạo có thể truyền tải đam mê và tạo động lực tinh thần cho chính mình cùng cả nhóm.
- Giảm áp lực và căng thẳng: Thay vì họ một mình đảm nhận toàn bộ trách nhiệm, bạn có thể tin tưởng và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm hỗ trợ.
- Xây dựng lòng tin trong đội ngũ: Kỹ năng này giúp bạn xây dựng lòng tin, tạo sự đồng lòng trong đội ngũ, tạo đà cho các mối quan hệ hợp tác hiệu quả.
Xem thêm: Các kỹ năng của nhà quản trị để vận hành doanh nghiệp thành công
3. 12+ kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả nhà quản lý phải có
3.1. Ủy quyền, giao việc
Vai trò của người dẫn dắt là tìm ra những nhân sự giỏi nhất cho công việc và sử dụng nguồn lực một cách thông minh. Nếu thành công của cá nhân nhân viên chỉ xoay quanh hiệu suất cá nhân, thì thành công của người quản lý liên quan đến việc đảm bảo các thành viên trong nhóm làm tròn trách nhiệm.
Thực tế đã chứng minh, cách quản lý vi mô chỉ khiến người quản lý kiệt sức, nhân viên cảm thấy bị gò bó, không được tin tưởng. Trong khi người quản lý hoàn thành những nhiệm vụ đơn giản, các công việc chiến lược như phân tích dữ liệu, đánh giá tiến độ hay đưa ra các quyết định lại bị chậm trễ.
Do đó, người quản lý hiện đại nên thay đổi tư duy, chuyển từ một “cầu thủ” trên sân thành “huấn luyện viên” hướng dẫn.
Bạn nên xác định điểm mạnh và điểm yếu của đồng đội, đánh giá khối lượng công việc và phân chia nhiệm vụ cho các thành viên. Điều quan trọng là mọi thành viên trong nhóm phải nhận được nhiệm vụ rõ ràng, đạt đủ khối lượng công việc.
Xem thêm: Kỹ năng giao việc và giám sát – Chìa khóa cho thành công của quản lý
3.2. Thống nhất ý kiến
Người quản lý cần khuyến khích sự thảo luận và trao đổi ý kiến giữa các thành viên. Thông qua các cuộc họp nhóm, buổi thảo luận, nhà quản lý có thể thu thập các quan điểm, đánh giá của mọi người về một vấn đề.
Sau đó tiến hành trao đổi, xây dựng sự đồng thuận và tìm ra giải pháp tốt nhất cho nhóm. Cách này cho phép hạn chế sự bất đồng, xung đột trong nhóm. Mặt khác, nó cũng tăng tính trách nhiệm, các thành viên cùng cam kết thực hiện nhiệm vụ được giao và bám đuổi mục tiêu.
3.3. Kỹ năng tổ chức và xây dựng đội nhóm
Tổ chức là kỹ năng quản lý đội nhóm cần thiết. Với các dự án phối hợp nhiều bộ phận, nếu hệ thống không được sắp xếp hợp lý, bạn có thể bỏ sót những công việc quan trọng.
Người quản lý có kỹ năng tổ chức khoa học, rõ ràng sẽ điều phối lịch họp, xác định đầu mối và cập nhật thông tin kịp thời. Sự bình tĩnh và kiểm soát tốt cũng sẽ mang lại cảm giác an tâm, giúp đội ngũ tự tin làm việc.
3.4. Quản lý thời gian khoa học, đảm bảo tiến độ
“Quản lý thời gian là việc tạo điều kiện cho sự thành công. Hãy biết đánh giá và ưu tiên công việc, và hãy bảo vệ thời gian của mình như bảo vệ của cải vàng bạc.” – Peter Drucker
Người quản lý cần tận dụng quỹ thời gian bằng cách đưa ra thời hạn chính xác cho đội ngũ. Khi bị giới hạn thời gian, mỗi cá nhân sẽ có động lực đốc thúc bản thân, tăng nhanh tiến độ công việc.
Trong trường hợp họ không thể hoàn thành đúng dự định, hãy xem xét nguyên nhân và cân nhắc điều chỉnh thời gian biểu phù hợp hơn.
Hiện nay, các công cụ quản lý thời gian có thể nâng cao trải nghiệm làm việc của bạn. Những công cụ này không chỉ có khả năng quản lý công việc, theo dõi tiến độ mà còn có thể cảnh báo đến hạn, xuất bản báo cáo đa chiều về hiệu suất, số lượng nhiệm vụ…
Ví dụ, MISA AMIS Công việc được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên. Phần mềm sở hữu nhiều tính năng vượt trội như:
- Lập kế hoạch làm việc và phân công tới từng người phụ trách, người liên quan…
- Thiết lập thời gian, tự động nhắc việc trước khi tới hạn
- Phân loại công việc theo mức độ quan trọng để phân bổ thời gian hợp lý, tối ưu thời gian biểu
- Tích hợp các mẫu Template quản lý thời gian & công việc được thiết kế riêng cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau
- Tùy chỉnh được giao diện theo ý thích, đẹp và dễ dùng trên cả điện thoại và máy tính.
3.5. Khả năng đàm phán, giải quyết xung đột
Người quản lý nên trang bị khả năng phân tích, đánh giá sự xung đột và đàm phán mềm mỏng. Bạn nên nhận diện nguyên nhân gốc rễ của xung đột nhanh chóng, sau đó sử dụng các kỹ thuật đàm phán linh hoạt để thống nhất với tất cả các bên liên quan.
Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần có tư duy sáng suốt, đưa ra các giải pháp đa phương và công bằng. Bạn phải đảm bảo rằng cách giải quyết xung đột nhóm có lợi ích cho tất cả các bên liên quan, không ảnh hưởng đến tinh thần tập thể.
3.6. Kỹ năng lập kế hoạch
Nhà quản lý xuất sắc không chỉ cần lãnh đạo nhóm một cách hiệu quả mà còn phải biết lập kế hoạch chiến lược cụ thể.
Việc này đòi hỏi bạn xác định chính xác các bước cần thiết và nguồn lực cần sử dụng để đạt được mục tiêu. Kỹ năng lập kế hoạch cũng giúp phân loại công việc ưu tiên, tối ưu hóa quá trình sử dụng nguồn lực của tổ chức.
Chẳng hạn, nhóm của bạn cần triển khai mở rộng thị trường cho sản phẩm mới của công ty. Lúc này, người quản lý phải nghiên cứu, đánh giá thị trường, xác định những đối tượng khách hàng tiềm năng và đối thủ cạnh tranh.
Tiếp theo, bạn xây dựng kế hoạch để tiếp cận thị trường mục tiêu, phân chia nguồn lực, quản lý thời gian và thiết lập mục tiêu cụ thể cho nhóm. Điều này nghĩa là bạn đang tạo ra một khung cảnh rõ ràng, đáng tin cậy cho các thành viên đi theo.
Xem thêm: Top 9 phần mềm lập kế hoạch công việc tốt nhất cho doanh nghiệp
3.7. Tạo động lực và gắn kết mọi người
Xây dựng nhóm là quá trình diễn ra liên tục và có chủ ý, vì vậy người quản lý phải có bí quyết xây dựng tinh thần đồng đội, củng cố mối quan hệ giữa các đồng đội. Trong khi một số nhân sự dễ dàng hòa hợp ngay lập tức, thì hầu hết các nhóm đều cần trợ giúp để giao tiếp, phối hợp và đánh giá cao lẫn nhau.
Người quản lý phải thiết lập điểm chung giữa họ, đồng thời nuôi dưỡng tài năng cá nhân. Việc kết nối các thành viên trong nhóm chỉ có tác dụng nếu thực hiện các biện pháp mềm dẻo, khuyến khích sự tương tác.
Tặng bạn ebook: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp để tăng trưởng gấp 4 lần
3.8. Kỹ năng giao tiếp khéo léo
Giao tiếp thường xuyên sẽ xây dựng niềm tin giữa người quản lý và nhân viên.
Khi bạn không truyền đạt hay giải thích đầy đủ các hướng dẫn cùng kỳ vọng rõ ràng, nhân viên sẽ làm việc kém hiệu quả. Thiếu giao tiếp là nguyên nhân phổ biến khiến nhân viên thất vọng, nhưng việc thiết lập đường dây giao tiếp vững chắc lại giúp các nhóm phát triển mạnh mẽ, tự tin hơn.
Bạn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình bằng cách đọc sách, tham gia các hội thảo trao đổi hoặc nói chuyện cùng chuyên gia.
3.9. Kỹ năng ra quyết định
Các quyết định mà người quản lý đưa ra sẽ ảnh hưởng đến các thành viên còn lại trong nhóm và cả dự án nói chung. Các nhà quản lý đặt ra mục tiêu cho nhóm, giải quyết tranh chấp và vạch ra các hành động trong từng thời kỳ. Mọi quyết định đều phải phục vụ doanh nghiệp, khách hàng và nhóm nên việc đạt được sự cân bằng có thể khó khăn.
Thế nhưng, đưa ra quyết định là hoạt động diễn ra hàng ngày, hàng kỳ. Bạn phải phát triển sự tự tin, sức chịu đựng cần thiết để đưa ra những lựa chọn liên tục. Mặt khác, hãy lưu ý chứng minh lý do đưa ra quyết định cho đồng nghiệp, đội nhóm tin tưởng tuân thủ.
3.10. Kỹ năng đào tạo nhân sự
Một kỹ năng quan trọng khác của kỹ năng quản lý đội nhóm là đào tạo, thúc đẩy nhân sự phát triển. Bên cạnh việc trực tiếp hướng dẫn, hãy cung cấp cơ hội cho nhân viên tham gia các khóa học kỹ năng, chuyên môn. Sử dụng các khóa học trực tuyến từ các tổ chức uy tín là một cách để nhân viên mở rộng kiến thức mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của công việc.
3.11. Kỹ năng thúc đẩy mọi người đạt được mục tiêu
Thúc đẩy mọi người đạt được mục tiêu yêu cầu nhà quản lý phải có hiểu biết sâu sắc về từng cá nhân. Sau khi nắm bắt những mục tiêu và khát vọng cá nhân, nhà quản lý có thể xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân cùng các bước hỗ trợ cần thiết.
Điều này bao gồm việc giao nhiệm vụ thích hợp, đặt ra mục tiêu thách thức để tạo động lực và nâng cao mức độ tập trung. Thêm vào đó, bạn nên tổ chức những cuộc trao đổi tạo động lực, phản hồi tích cực. Nhờ đó, nhân viên cải thiện hiệu suất, sẵn sàng sáng tạo và đóng góp mạnh mẽ vào hoàn thành mục tiêu.
3.12. Kỹ năng lắng nghe, tiếp nhận phản hồi
Như đã đề cập ở trên, người quản lý cần tự tin chia sẻ, nhận xét kịp thời nhằm thúc đẩy đội ngũ tiến bộ và đạt được các mục tiêu chung. Tuy nhiên, khả năng tiếp nhận phản hồi từ người khác cũng là một cách giúp nhà quản lý cải thiện phong cách lãnh đạo.
Để đảm bảo quá trình phản hồi diễn ra hiệu quả nhất, nhà quản lý cần chú ý những điểm sau:
- Tập trung phản hồi vào công việc và kết quả chung, không đi sâu vào vấn đề cá nhân.
- Đưa ra những nhận xét mang tính xây dựng thay vì chỉ đưa ra khen ngợi hay chỉ trích một cá nhân.
- Không sử dụng phương pháp phản hồi “bánh mì kẹp” (khen – chê – khen). Hãy đưa ra nhận xét cụ thể, làm rõ mong đợi của quản lý một cách trực tiếp.
- Phản hồi thẳng thắn, minh bạch, tránh cách diễn đạt vòng vo gây hiểu lầm.
- Thực hiện phản hồi định kỳ với từng cá nhân, hạn chế việc phản hồi tiêu cực công khai trước tập thể.
3. Các cách thức nâng cao kỹ năng quản lý đội nhóm
3.1. Đánh giá kỹ năng hiện có
Trước khi tiến hành phát triển kỹ năng quản lý, người quản lý cần thực hiện một đánh giá toàn diện về các kỹ năng cá nhân, nhận biết rõ thế mạnh và hạn chế của mình. Việc này giúp quản lý xác định điểm thiếu sót, chủ động lên kế hoạch phát triển và thay đổi bản thân.
3.2. Đặt ra các mục tiêu cải tiến rõ ràng
Bước tiếp theo là thiết lập các mục tiêu phát triển cụ thể, có thể đo lường, từ đó xây dựng lộ trình hành động rõ ràng và khả thi.
Ví dụ, với một người quản lý cần cải thiện kỹ năng lãnh đạo, mục tiêu có thể là tham gia một khóa học về kỹ năng lãnh đạo trong vòng 3 tháng và áp dụng những kiến thức đó vào công việc hàng ngày. Mục tiêu càng cụ thể, càng có khung thời gian rõ ràng thì khả năng đạt được chúng càng cao.
Phương pháp SMART cũng là một công cụ hữu ích để xác định và đo lường mục tiêu, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và điều chỉnh chính xác.
3.3. Đón nhận phản hồi từ nhóm
Để có cái nhìn toàn diện hơn về kỹ năng quản lý, người quản lý nên thu thập thêm phản hồi từ các thành viên trong nhóm hoặc đồng nghiệp. Những phản hồi này cung cấp một góc nhìn khách quan, từ đó làm sáng tỏ những điểm mạnh hay điểm yếu mà người quản lý chưa nhận ra.
3.4. Tập trung phát triển các kỹ năng cụ thể
Mỗi người đứng đầu cần xác định những kỹ năng quan trọng nhất để tập trung cải thiện. Có nhiều kỹ năng quan trọng trong quản lý nhóm, như giao việc, ra quyết định, quản lý xung đột, hay truyền cảm hứng cho nhân sự. Cụ thể hơn, nếu gặp khó khăn trong hoạt động giao việc, quản lý nên tham gia các khóa học hoặc đọc thêm tài liệu về các phương pháp giao việc hiệu quả sao cho tối ưu nguồn lực, kiểm soát tốt công việc.
3.5. Tạo môi trường làm việc tích cực và động lực cho đội nhóm
Quản lý nhóm không chỉ dừng lại ở việc phân chia công việc mà còn phải tạo dựng một môi trường làm việc tích cực. Điều này bao gồm việc phân công công bằng, lắng nghe ý kiến, đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Một môi trường làm việc tích cực sẽ giúp đội nhóm hoạt động hiệu quả, gắn kết hơn, qua đó tăng cường khả năng đối mặt với các thách thức trong công việc.
4. Phân biệt kỹ năng quản lý nhóm với các kỹ năng khác
4.1. Quản lý nhóm so với quản lý dự án
Quản lý dự án là quá trình tổ chức, giám sát và thực hiện dự án. Những người quản lý dự án sắp xếp tất cả các chi tiết công việc như vị trí, trách nhiệm, thời điểm bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm về mọi công việc trong dự án nhưng họ không nhất thiết phải quản lý con người hoặc là trưởng nhóm.
Mặt khác, quản lý nhóm tập trung vào việc hỗ trợ và điều phối nhóm. Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, bạn cũng có thể được yêu cầu quản lý đa dạng dự án mà một nhóm đang thực hiện. Trách nhiệm lớn nhất của người quản lý nhóm là đồng hành cùng các thành viên trong nhóm.
4.2. Quản lý nhóm và xây dựng nhóm
Xây dựng nhóm sẽ thúc đẩy sự hợp tác, tình bạn cùng sự tin tưởng giữa các thành viên. Các hoạt động phổ biến khi xây dựng nhóm là giao lưu, du lịch, team building….
Tuy nhiên, quản lý đội nhóm không chỉ liên quan đến việc xây dựng nhóm. Nó bao gồm nhiều hoạt động khác nhằm tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm.
4.3. Quản lý nhóm so với quản lý nhiệm vụ
Khi quản lý nhiệm vụ, người quản lý theo dõi các giai đoạn làm việc từ đầu đến cuối. Bạn sắp xếp các ưu tiên, lên danh sách việc cần làm và tối ưu hóa các điểm hạn chế để đội ngũ hoàn thành đúng thời hạn.
Trong tương quan so sánh, quản lý công việc chỉ là một trong những hoạt động giúp quản lý đội nhóm. Người quản lý điều hướng nỗ lực của tất cả các thành viên vào mục tiêu chung, kết quả cuối cùng của tổ chức.
V. Kết luận
Có thể nói, dường như không ai là “nhà lãnh đạo bẩm sinh”. Hầu hết các nhà quản lý, lãnh đạo xuất sắc đều phát triển chuyên môn và khả năng theo thời gian, thông qua quá trình thực hành liên tục. Bạn không nên ngừng học hỏi thêm những kỹ năng, kiến thức mới để dẫn dắt đội ngũ thành công.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
