Google Hangouts là một ứng dụng trò chuyện được phát triển bởi Google và nhanh chóng trở nên phổ biến nhất trên toàn cầu. Tuy nhiên, tại thị trường Việt Nam, Hangout vẫn còn khá mới mẻ và chưa được ứng dụng nhiều như Viber, Zalo hoặc Skype. Vậy Hangouts là gì, cài đặt ứng dụng này như nào? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thông tin chi tiết sau.
TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY
1. Google Hangouts là gì ?
Google Hangouts là một ứng dụng chuyên về trò chuyện trực tuyến được sáng tạo bởi Tập đoàn công nghệ Google. Ứng dụng này chỉ sử dụng được trên các thiết bị đã kết nối sẵn Internet. Người dùng có thể gửi tin nhắn, chia sẻ hình ảnh, video, và thực hiện cuộc gọi thoại miễn phí.
Một điểm đặc biệt của ứng dụng này là khả năng tự động đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị khác nhau, cho phép sử dụng trên cả máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng cùng một lúc.
2. Phân biệt Google Hangouts khác gì so với Google Meet ?
Nhiều người còn nhầm lẫn Google Hangouts với Google Meet do đều là ứng dụng trò chuyện trực tuyến thông qua video, tuy nhiên hai ứng dụng này một số tính năng khác biệt. Cụ thể trong bảng so sánh dưới đây:
| Google Hangouts | Google Meet |
|
|
3. 5 Tính năng nổi bật của Google Hangouts
Dưới đây là 5 tính năng nổi bật của Google Hangouts hỗ trợ doanh nghiệp vận hành năng suất và hiệu quả hơn:
(1) Hỗ trợ trò chuyện video với 10 người
Google Hangouts cho phép thực hiện cuộc gọi video với tối đa 10 người cùng tham gia với giao diện được thiết kế đơn giản và dễ dàng để sử dụng.
(2) Tạo cuộc họp miễn phí với 20 người
Bằng cách sử dụng ứng dụng Hangouts, có thể dễ dàng tạo cuộc họp trực tuyến miễn phí với lên đến 20 người tham gia. Cuộc họp này sẽ có chất lượng âm thanh tốt và video sắc nét với độ phân giải cao.
(3) Tạo nhóm chat chung với 150 người
Trên Hangouts, nhà quản lý có khả năng tạo các nhóm chat với sức chứa lên đến 150 người, giúp dễ dàng trao đổi thông tin với đồng nghiệp, bạn bè và người thân. Thay vì gửi tin nhắn cho từng cá nhân một, người lao động có thể có thể tạo một nhóm chat trên ứng dụng để gửi thông báo đến một nhóm người cùng lúc.
(4) Hoạt động được trên nhiều thiết bị
Một tính năng đặc biệt của Hangouts là khả năng tự động đồng bộ hóa thông tin liên lạc và cuộc trò chuyện giữa nhiều thiết bị khác nhau sử dụng cùng một tài khoản Hangouts. Nhờ tính năng này, cán bộ nhân viên có thể trò chuyện bằng Google Hangouts trên máy tính và đồng thời thực hiện các thao tác khác trên điện thoại hoặc máy tính vảng mà không gián đoạn.
(5) Dễ dàng liên lạc qua nhiều nền tảng khác nhau
Có thể sử dụng Hangouts miễn phí trên nhiều nền tảng khác nhau bao gồm máy tính chạy hệ điều hành MacOS, Windows hoặc trên các thiết bị di động Android và iOS. Điều này có nghĩa rằng chỉ cần một tài khoản Hangouts, người lao động có thể trò chuyện với gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp, đối tác từ bất kỳ đâu.
4. Để sử dụng Google Hangouts cần những gì ?
Để sử dụng Google Hangouts, doanh nghiệp có thể hướng dẫn nhân viên đăng nhập vào bằng tài khoản Google cá nhân hoặc tài khoản Google công việc.
Ứng dụng giống với đa số các tiện ích khác của Google là không mất phí nên doanh nghiệp không cần lo lắng sẽ phát sinh thêm một khoản chi phí hàng tháng cho cán bộ nhân viên.
5. Hướng dẫn dùng Phần mềm Google Hangouts dễ dàng và nhanh nhất
5.1 Cài đặt Google Hangouts trên thiết bị điện tử
Người dùng có thể tải ứng dụng này cho cả điện thoại và máy tính. Dưới đây là đường link tải mà bạn có thể tham khảo:
- Tải Google Hangouts cho nền tảng di động TẠI ĐÂY cho Android/iOS.
- Tải ứng dụng Google Hangouts cho nền tảng web TẠI ĐÂY cho máy tính.
5.2 Tạo cuộc họp trực tuyến trên Google Hangouts
Để bắt đầu một cuộc họp trực tuyến trong ứng dụng Hangouts, người dùng có thể thực hiện 3 bước đơn giản sau đây:
- Bước 1: Khởi động ứng dụng Hangouts trên thiết bị của mình.
- Bước 2: Chọn nhóm trò chuyện muốn bắt đầu cuộc họp nhóm.
- Bước 3: Bấm vào nút “Video call” để khởi đầu buổi họp trực tuyến với các thành viên trong nhóm.
5.3 Tạo nhóm trên Google Hangouts
Tính năng tạo nhóm trên Google Hangouts rất hữu ích và hiệu quả trong trường hợp bạn muốn chia sẻ một thông tin tới nhiều đồng nghiệp cùng lúc hoặc cần không gian chung để thảo luận công việc.
- Bước 1: Nhấn vào nút “New Conversation”.
- Bước 2: Chọn “New Group” và sau đó đặt tên cho nhóm.
- Bước 3: Cuối cùng, nhấn vào “Thêm thành viên” để thêm các thành viên mong muốn vào nhóm.
5.4 Mời người khác vào cuộc họp Google Hangouts
(1) Với tài khoản Google thường
Để mời mọi người tham gia cuộc họp trực tuyến trên Hangouts, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Nhấn vào nút “Thêm người dùng”.
- Bước 2: Nhập địa chỉ email của người bạn muốn mời tham gia cuộc họp vào mục “Mời mọi người”.
(2) Với tài khoản G Suite
Khi tạo một cuộc họp bằng G Suite sẽ thấy một cửa sổ hiện ra, cho phép bạn mời các thành viên khác trong tổ chức tham gia cuộc họp. Bạn có thể sao chép thông tin về phòng họp, bao gồm đường dẫn tham gia và mã PIN để người được mời có thể tham gia cuộc họp theo ý muốn. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập địa chỉ email của người cần mời trực tiếp để gửi lời mời.
5.5 Tham gia cuộc họp mới trên Google Hangouts
Để tham gia một cuộc họp trên Google Hangouts, đảm bảo bạn đã đăng nhập vào ứng dụng Hangouts trên điện thoại hoặc máy tính.
- Trên điện thoại:
Khi bạn được mời tham gia cuộc họp trên Google Hangouts, ứng dụng sẽ hiển thị thông báo và bạn chỉ cần chọn “Trả lời” để tham gia cuộc họp. Nếu bạn sử dụng G Suite, bạn sẽ cần nhập mã PIN để tiếp tục.
- Trên máy tính:
Bạn sẽ nhận được lời mời thông qua email thông qua đường dẫn. Để tham gia cuộc họp trên Google Hangouts, bạn chỉ cần nhấp vào đường dẫn đó. Trong trường hợp bạn sử dụng G Suite, bạn sẽ cần nhập mã PIN để tiếp tục.
5.6 Chia sẻ màn hình / Bật cam và micro trên Google Hangouts
Tính năng chia sẻ màn hình trong Hangouts cho phép chia sẻ nội dung trên máy tính của mình với bạn bè.
- Bước 1: Nhấn vào nút “Chia sẻ màn hình” ở menu bên trái.
- Bước 2: Chọn màn hình hoặc cửa sổ bạn muốn chia sẻ, sau đó nhấn “Share”.
Khi bạn bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp trên Hangouts, quá trình kiểm tra kết nối webcam, micro và loa của bạn là rất quan trọng. Dưới đây là các bước để kiểm tra các thiết bị này:
- Bước 1: Bấm vào nút “Settings” ở phía trên cùng.
- Bước 2: Đảm bảo bạn đã chọn đúng webcam, micro và loa mà bạn muốn sử dụng.
- Bước 3: Đảm bảo rằng hình ảnh từ webcam của bạn được hiển thị ở phía bên phải.
- Bước 4: Kiểm tra chức năng của micro.
- Bước 5: Nhấp vào “Phát thử” để kiểm tra âm thanh.
5.7 Hướng dẫn khóa người dùng
Để khóa chế độ xem người dùng trong cuộc trò chuyện trên Hangouts, có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nhấp vào nút “People” ở góc trên cùng bên phải của màn hình để bắt đầu tính năng khóa người dùng.
- Bước 2: Chọn người dùng mà bạn muốn khóa chế độ xem trong cuộc trò chuyện Hangouts.
- Bước 3: Sau đó, bấm vào biểu tượng ghim để khóa chế độ xem với người đó.
- Bước 4: Nếu bạn muốn mở lại hoặc loại bỏ việc khóa chế độ xem với người đó, bạn chỉ cần nhấp lại vào biểu tượng ghim.
5.8 Hướng dẫn ghi lại đoạn hội thoại
Hangouts cung cấp tính năng ghi âm cuộc họp một cách tiện lợi. Để kích hoạt tính năng này, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nhìn ở phía dưới bên phải của màn hình, bạn sẽ thấy biểu tượng có ba dấu chấm. Nhấp vào biểu tượng đó.
- Bước 2: Tại đây, có thể chọn tùy chọn để ghi lại cuộc họp.
Ngoài ra, bạn cũng sẽ tìm thấy tùy chọn “Bật phụ đề” (Turn on captions) để cung cấp phụ đề cho các thành viên có khả năng nghe kém hoặc khiếm thính.
6. Kết luận
Google Hangouts là một trong những ứng dụng chat và trò chuyện theo nhóm được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới hiện nay. Hy vọng những thông tin MISA AMIS HRM cung cấp trong bài viết về khái niệm Google Hangouts là gì và cách sử dụng ứng dụng sẽ giúp ích nhà quản trị trong việc tổ chức cuộc họp và điều hành hiệu quả nhóm.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
