Chuyển đổi số trong các doanh nghiệp SMEs – Góc nhìn từ bộ phận Tài chính – Kế toán

Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của thế giới, là yêu cầu khách quan của sự phát triển kinh tế xã hội. Chính phủ và các doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi số nhanh chóng và mạnh mẽ. Bộ phận tài chính kế toán là một trong những bộ phận không thể thiếu ở bất cứ doanh nghiệp nào, được ví như mạch máu của doanh nghiệp, có liên quan ảnh hưởng tới toàn bộ các bộ phận khác của doanh nghiệp. Do đó, công tác chuyển đổi số riêng ở bộ phận tài chính kế toán càng trở nên quan trọng đối với sự thành công trong việc chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung. 

Như vậy, dưới vai trò nhà lãnh đạo, nhà quản lý và trưởng bộ phận tài chính kế toán đâu là những điểm cốt yếu và quan trọng trong chuyển đổi số doanh nghiệp dưới góc nhìn từ bộ phận tài chính kế toán. AMIS Kế toán tổng hợp và chia sẻ những nội dung trên trong bài viết dưới đây. 

1. Những ứng dụng khoa học công nghệ áp dụng với hoạt động của kế toán trong công cuộc chuyển đổi số

Hiện nay, các công nghệ áp dụng với hoạt động chuyển đổi số rất đa dạng, có thể kể đến một số ứng dụng khoa học công nghệ áp dụng với hoạt động của kế toán trong công cuộc chuyển đổi số như: Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet kết nối vạn vận  (IOT), Blockchain, Điện toán đám mây, Big Data…

Nhắc đến những công nghệ này có thể khá khó hiểu nhưng thực tế chúng đang được ứng dụng để phát triển lên những phần mềm mà doanh nghiệp áp dụng trong công tác quản trị tài chính kế toán. Tiêu biểu có thể kể đến phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA đã ứng dụng hàng loạt công nghệ như Blockchain, Điện toán đám mây,… và nhiều công nghệ hiện đại khác để phát triển ra phần mềm kế toán online MISA AMIS nói riêng và các phần mềm MISA nói chung.

2. Các cơ quan, đơn vị quản lý doanh nghiệp về kế toán, thuế, thủ tục hành chính đã chuyển đổi số như thế nào?

Việc chuyển đổi số tại các cơ quan, đơn vị giúp các công việc được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Không những thế, các dữ liệu, hồ sơ doanh nghiệp nộp lên cơ quan quản lý được lưu trữ hệ thống, minh bạch và rõ ràng. MISA hiện nay đã và đang đóng góp trong quá trình chuyển đổi số của lĩnh vực kế toán nói riêng và đất nước nói chung. MISA cung cấp các phần mềm đáp ứng nhu cầu số hoá và chuyển đổi số của đất nước như phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn điện tử,… hay các phần mềm để đồng hành cùng nhà nước  trong chương trình chuyển đổi số quốc gia như MISA FinGov,, MISA BUMAS, MISA EMIS,….

Đặc biệt không chỉ cung cấp phần mềm mà MISA còn liên tục nghiên cứu, cải tiến để các phần mềm đảm bảo đáp ứng nhu cầu người dùng và cải thiện khả năng hỗ trợ người dùng nhằm mang đến hiệu quả công việc cao. Ví dụ: phần mềm kế toán online MISA AMIS của MISA tích hợp phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice cho phép người dùng phát hành HĐĐT trực tiếp trên phần mềm hay xử lý hoá đơn đầu vào; hoặc phần mềm kế toán online MISA AMIS cũng kết nối T-Van cho phép người dùng có thể nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm kế toán,… và rất nhiều những tính năng, tiện ích khác có được nhờ công nghệ hiện đại.

3. Những ảnh hưởng của chuyển đổi số đến công việc kế toán

Bộ phận kế toán là một trong những bộ phận có tác động cũng như ảnh hưởng sâu rộng nhất bởi chuyển đổi số. Đặc biệt bộ phận kế toán là bộ phận ngành dọc, công việc liên quan đến hầu hết các bộ phận khác của doanh nghiệp nên việc thay đổi nhận thức về chuyển đổi số là tất yếu để các nhân sự thuộc bộ phận kế toán có thể đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như bắt nhịp được với sự phát triển của doanh nghiệp.

3.1 Thay đổi hành vi công việc kế toán

Dưới tác động của chuyển đổi số đã hỗ trợ giúp kế toán giảm thiểu rất nhiều công việc tay chân, các công việc lặp lại nhiều lần và tiết kiệm thời gian cho kế toán. 

Từ thời gian di chuyển cho các công việc hành chính làm việc với các cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm đến các thời gian đợi chờ hồ sơ do vận chuyển… Từ đó kế toán có thể sử dụng các quỹ thời gian trên cho các công việc bớt nhàm chán hơn như nghiên cứu báo cáo, từ những số liệu kế toán đã có kể tư vấn, tham mưu cho Ban giám đốc về định hướng phát triển tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2 Công nghệ – chuyển đổi số đã hỗ trợ kế toán ở các công việc như thế nào

Nếu như trước kia các phần mềm hóa đơn chỉ tham gia vào việc hỗ trợ kế toán trong việc thực hiện các tác vụ về hóa đơn, các kế toán vẫn cần thực hiện thao tác để định khoản các nghiệp vụ kế toán thì hiện nay, các BOT (từ viết tắt trong cụ từ Robot hay còn gọi là Internet Bot) đã và đang tiến tới việc tự động xử lý các thông tin dữ liệu kế toán đầu vào. 

3.3. Kế toán cần làm gì trong công cuộc chuyển đổi số

Bản thân người làm công tác kế toán cần chủ động học hỏi và thích ứng, nhanh chóng nắm bắt các công nghệ mới, gia tăng kiến thức, kỹ năng… để nhanh chóng đáp ứng với những sự thay đổi và yêu cầu trong việc chuyển đổi số và hội nhập. 

Yêu cầu hội nhập quốc tế

• Hài hòa nguyên tắc, thông lệ chuẩn mực quốc tế
• Áp dụng chuẩn mực báo cáo tài chính 

Sử dụng thành tựu KH – CN, CMCN 4.0, chuyển đổi số  

• Cập nhật Digital Accounting – kế toán số
• Đổi mới quy trình kế toán: thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích thông tin
• Đổi mới phương pháp kế toán: thu nhận, phân loại, xử lý thông tin, ghi sổ, kiểm tra, phân tích, đối chiếu và cung cấp thông tin
• Nhận thức chức năng của kế toán: nâng cao kỹ năng tư vấn tài chính kế toán doanh nghiệp

3.4 Những khó khăn của kế toán cần được giải quyết trong quá trình chuyển đổi số

• Đồng bộ hệ thống số hóa doanh nghiệp

Để việc số hóa ở bộ phận kế toán nói riêng và của doanh nghiệp nói chung được hiệu quả thì việc đồng bộ hệ thống số hóa là bài toán cần được quan tâm đầu tiên. Tránh tình trạng, công việc kế toán bị lặp lại nhiều lần do các hệ thống chưa đồng bộ, để có thông tin đầu ra kế toán cần lặp lại công việc nhiều lần trên các hệ thống số khác nhau. Việc này lại làm ngược với mục tiêu chuyển đổi số là giảm thiểu các công việc tay chân nhàm chán.

• Bảo mật dữ liệu thông tin doanh nghiệp

Dữ liệu doanh nghiệp chính là tài sản của doanh nghiệp, khi được số hóa có thể phát sinh rủi ro về việc mất dữ liệu nếu không có các biện pháp đảm bảo. Doanh nghiệp cần có các biện pháp bảo mật như áp dụng quy trình bảo mật riêng của doanh nghiệp hoặc mua các gói ứng dụng hoặc thuê các agency về quản lý, kiểm soát bảo mật doanh nghiệp…

Ở các doanh nghiệp lớn và đã có uy tín trong việc cung cấp các giải pháp nền tảng, các quy trình sản xuất phần mềm, sản xuất giải pháp… được đảm bảo tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo mật và an toàn thông tin nên doanh nghiệp khi sử dụng các sản phẩm của các nhà cung cấp này sẽ được đảm bảo trong vấn đề an ninh, an toàn thông tin dữ liệu. 

Như vậy có thể thấy, bảo mật là vấn đề hàng đầu mà kế toán phải quan tâm bởi dữ liệu là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Khi thực hiện số hoá và chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và lựa chọn những phần mềm có nhiều tính năng hỗ trợ bảo mật dữ liệu như phần mềm MISA (sử dụng trung tâm dữ liệu đạt chuẩn Tier 3, tính năng phân quyền dữ liệu,…) để bảo mật dữ liệu doanh nghiệp. 

• Trình độ chuyên môn về chuyển đổi số của các nhân sự thuộc bộ phận kế toán: Các nhân sự tại bộ phận kế toán cần chủ động học hỏi các kỹ năng để có thể:

Phân tích dữ liệu: từ các dữ liệu thu thập được của các phòng ban đưa ra các báo cáo cần thiết cho quyết định của doanh nghiệp.

Kỹ năng sử dụng công nghệ: biết cách sử dụng các nền tảng và ứng dụng công nghệ để làm việc hiệu quả và an toàn.

Kỹ năng học hỏi và thích nghi: luôn cập nhật kiến thức và kỹ năng mới, sẵn sàng thay đổi và đối mặt với những thách thức trong môi trường chuyển đổi số.

Kỹ năng giao tiếp và hợp tác: khả năng giao tiếp rõ ràng, lắng nghe và phản hồi, cũng như hợp tác với các đồng nghiệp và khách hàng trong mạng lưới kết nối số.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp nói chung và thuộc bộ phận kế toán nói riêng sẽ là công cuộc cần có nỗ lực, sự bền bỉ và cải tiến liên tục trong thời gian dài. Tuy nhiên, để không bị bỏ lại phía sau, hoặc bị đào thải việc chuyển đổi số là vấn đề tất yếu. Việc tự cập nhật nâng cao cải tiến kỹ năng để hòa nhập với công cuộc chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp có thêm thời gian và sự chuẩn bị để việc chuyển đổi số được hiệu quả nhất. 

MISA AMIS Kế toán hy vọng bài viết sẽ giúp cho các anh chị quản lý bộ phận kế toán, quản lý doanh nghiệp có được thêm góc nhìn tham khảo về việc chuyển đổi số trong cho bộ phận kế toán của mình cũng như cho doanh nghiệp. Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn!

Dùng ngay miễn phí

Tác giả: Dương Thị Hường