Nâng cao hiệu suất công việc – Yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp tồn tại và bứt phá

Mỗi nhân viên đều là “tài sản” quý giá, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. Trong đó, hiệu suất công việc của nhân viên là yếu tố then chốt quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức.

Việc hiểu rõ yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc giúp đảm bảo mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Vậy thế nào là hiệu suất công việc? Công thức tính hiệu suất là gì? Các nhà quản lý cần chú ý những yếu tố nào để đánh giá chính xác và thúc đẩy hiệu suất cao hơn? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu câu trả lời ngay dưới đây. 

I. Nâng cao hiệu suất công việc – Yêu cầu tất yếu với các doanh nghiệp 

Nâng cao hiệu suất làm việc là một trong những nhân tố quan trọng để doanh nghiệp đạt được thành công. Khi làm việc hiệu quả, đội ngũ nhân sự có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Điều này giúp tăng năng suất công việc của doanh nghiệp và đẩy nhanh tốc độ phục vụ khách hàng.

Đồng thời, việc cải thiện hiệu suất công việc là yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp tồn tại, phát triển thời kỳ đầy biến động như hiện nay. Tăng hiệu suất công việc là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp tạo ra những bước đột phá mạnh mẽ trong cả nhắn hạn và dài hạn. Ngược lại, năng suất làm việc trì trễ sẽ tác động tiêu cực khả năng cạnh tranh của tổ chức trước các đối thủ khác trên thị trường cạnh tranh khốc liệt. 

II. Định nghĩa hiệu suất công việc 

Hiệu suất công việc (hay còn gọi là năng suất) là chỉ số để đo lường mức độ hiệu quả công việc của nguồn lực công ty. Định nghĩa này được hiểu cụ thể như sau:

• Nếu một nhân viên càng tốn nhiều thời gian, chi phí, công sức mới có thể hoàn thành công việc thì hiệu suất làm việc càng thấp.
• Mục tiêu công việc đề ra được hoàn thành trong thời gian sớm nhất, đồng thời tài chính và nhân lực bỏ ra ít nghĩa là hiệu suất làm việc cao.

Tuy nhiên, ngoài việc đánh giá hiệu suất dựa vào số lượng sản phẩm, người quản lý cũng cần quan tâm đến chất lượng sản phẩm được làm ra. Số lượng sản phẩm nhiều nhưng chất lượng không tốt hoặc sai quy trình, không đạt chuẩn thì không thể gọi là đạt hiệu suất công việc cao.

III. Cách tính hiệu suất công việc chính xác 

Công thức tính hiệu suất công việc:

Hiệu suất công việc = Kết quả đạt được/ Chi phí doanh nghiệp bỏ ra

Trong đó

• Kết quả đạt được bao gồm: doanh số bán hàng, số lượng sản phẩm hoàn thành, số lượng khách hàng hài lòng…
• Chi phí doanh nghiệp bỏ ra: chi phí nguồn nhân lực, chi phí nguyên nhiên vật liệu, chi phí truyền thông, chi phí vận chuyển…và các chi phí liên quan khác.

Từ công thức, ta có thể thấy rằng:

• Hiệu suất công việc được hình thành dựa trên 2 chỉ số là kết quả đạt được trong một khoảng gian nhất định và chi phí doanh nghiệp bỏ ra để đạt được kết quả đó.
• Kết quả đạt được tỷ lệ thuận với hiệu suất công việc có được. Kết quả công việc càng cao thì hiệu suất công việc càng lớn. Và ngược lại, khi kết quả công việc thấp thì hiệu suất công việc có được nhỏ.
• Để đạt được hiệu suất công việc cao thì kết quả đạt được phải lớn hơn chi phí doanh nghiệp bỏ ra.

>> Xem Thêm: Ma trận Eisenhower – Quản trị thời gian hiệu quả để thành công

IV. 9 yếu tố cơ bản tác động đến hiệu suất công việc của doanh nghiệp 

• Môi trường làm việc: Đây là yếu tố hàng đầu tác động đến hiệu suất làm việc. Môi trường không những ảnh hưởng mạnh mẽ đến tinh thần, động lực mà còn năng suất làm việc của cả đội ngũ nhân viên.
• Quy trình công việc: Một quy trình quy định các bước mà nhân viên cần tuân theo để đạt được mục tiêu. Những luồng quy trình lỏng lẻo, không rõ ràng sẽ dẫn đến các trường hợp nhân viên không biết bắt đầu từ đầu, các phòng ban không thể phối hợp làm việc ăn ý với nhau.
• Cơ sở vật chất và trang thiết bị hỗ trợ: Đội ngũ nhân viên dù xuất sắc và có nhiều kinh nghiệm cũng không thể hoàn thành tốt công việc nếu không được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất cần thiết. 
• Mức độ gắn bó, cam kết với công việc của nhân viên: Theo thống kê, các tổ chức có lực lượng lao động gắn bó có tỷ lệ vắng mặt thấp hơn 41%, giảm 40% lỗi chất lượng, chỉ số khách hàng hài lòng luôn cao hơn 10%. Từ đó, doanh thu đạt được cao hơn 21% và năng suất cao hơn 17%.

• Kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn và năng lực của nhân viên
• Chính sách chăm sóc và phúc lợi: Yếu tố phúc lợi tác động sâu sắc đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhân viên thường nhìn vào lợi ích và giá trị mà họ nhận được để xác định xem mình sẽ cống hiến bao nhiêu công sức cho công việc/ nhiệm vụ được giao.
• Vấn đề tài chính cá nhân: Một cuộc khảo sát năm 2016 cho thấy các vấn đề liên quan đến tài chính là nguyên nhân gây căng thẳng, áp lực cho ⅕ nhân viên. Trong đó, 48% gặp khó khăn khi phải trang trải các chi phí sinh hoạt hằng ngày và chúng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc tại văn phòng.
• Các yếu tố tâm lý: Sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống là nguyên nhân hàng đầu phổ biến làm giảm đi hiệu suất của nhân viên trong công việc. Khảo sát của McKinsey chỉ ra rằng khoảng 73% nhân viên mắc phải các triệu chứng tâm lý do căng thẳng, trong đó 77% bị ảnh hưởng bởi stress biểu hiện như mất ngủ, rối loạn ăn uống, lo âu…
• Không ứng dụng công nghệ vào vận hành: Công nghệ tác động rất lớn đến hiệu suất và cả năng suất làm việc. 75% các tổ chức trên thế giới dự báo rằng cần phải tăng cường áp dụng công nghệ vì chúng tiết kiệm được thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.

V. Phương pháp đo lường và đánh giá hiệu suất 

Hiện nay có rất nhiều cách để đánh giá hiệu suất công việc của doanh nghiệp. Trong số các lựa chọn đấy, doanh nghiệp có thể lựa chọn ra phương pháp phù hợp nhất với ngành nghề, lĩnh vực hay tiêu chí mà doanh nghiệp đặt ra. 

Dưới đây, MISA AMIS sẽ gợi ý 4 phương pháp đo lường hiệu suất công việc hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác và nhanh gọn nhất.

1. Phương pháp nhân viên tự đánh giá 

Với phương pháp nhân viên tự đánh giá, kết quả đạt được so với mục tiêu không theo trình tự một chiều từ lãnh đạo xuống nhân viên, mà luôn xem xét đến những yếu tố khác mà nhân viên đã tự đánh giá, xem xét và cam kết hoàn thành công việc. 

2. Phương pháp phản hồi 360 độ 

Đánh giá 360 độ (360 – degree feedback) là phương pháp đánh giá hiệu quả mức độ hoàn thành công việc của nhân viên dựa trên thu thập và lắng nghe ý kiến của nhiều nhóm đối tượng khác nhau như cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và nhân viên cấp dưới.

3. Phương pháp xếp hạng dựa trên thang điểm 

Phương pháp xếp hạng dựa trên thang điểm được đánh giá dựa trên các tiêu chí khác nhau. Sau đó kết quả của các tiêu chí sẽ được cộng lại và cho ra thứ hạng hiệu suất công việc của mỗi nhân viên.

4. Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục 

Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục tập trung vào chỉ số cụ thể, có thể đo lường, đánh giá được. Người lãnh đạo sẽ chỉ quyết định các mục tiêu chính, các yếu tố then chốt cần hoàn thành hoặc một chuỗi công việc trong khoảng thời gian cụ thể. Điều quan trọng là nhân sự phải đảm bảo kết quả đi đôi với mục tiêu.

>> Xem ngay: 11+ phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí online hiệu quả nhất

VI. Những bí quyết giúp cải thiện hiệu suất công việc 

1. Bí quyết tự nâng cao hiệu suất cho bản thân 

• Đặt giới hạn thời gian cho bản thân: Tự thiết lập deadline cho các công việc/ nhiệm vụ để hoàn thành đúng hạn và có trách nhiệm hơn với công việc/nhiệm vụ được giao.
• Làm việc trong 90 phút: Con người và máy móc khác nhau ở chỗ, máy móc hoạt động tuyến tính còn con người hoạt động theo chu kỳ. Vì vậy, để có thể công việc đạt được hiệu suất, bạn có thể chia 1 ngày ra làm 4-5 chu kỳ 90 phút và mỗi chu kỳ thực hiện một công việc/ nhiệm vụ cụ thể. Qua đó, có thể tối ưu hóa hiệu suất công việc của mình.
• Tận dụng khoảng trống thời gian: Trong thời gian một ngày, sẽ có những lúc bạn không làm gì ví dụ như khi đợi đồng nghiệp có mặt đầy đủ trong cuộc họp hay khi chuẩn bị làm việc…  Bạn có thể tận dụng khoảng thời gian này để check mail, xem xét, sắp xếp lại công việc hoặc tiếp tục công việc đang dang dở.
• Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo: Cố gắng hoàn thành công việc/ nhiệm vụ một cách nhanh nhất và sau đó tiếp nhận ý kiến đóng góp để điều chỉnh lại cho phù hợp thay vì lãng phí thời gian đó và cố gắng biến nó trở nên hoàn hảo.

2. Bí quyết nâng cao hiệu suất của nhân sự 

• Tạo ra văn hóa làm việc có trách nhiệm: Một môi trường làm việc tốt, có trách nhiệm là điều tiên quyết nếu doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất của nhân viên. Khi nhân viên được trao quyền tự do, tự chủ trong công việc của mình và nhận phản hồi từ cấp trên để hoàn thiện công việc. Điều này khiến họ cảm thấy có trách nhiệm hơn và tỉ mỉ hơn trong công việc/ nhiệm vụ đấy.
• Giờ giấc linh hoạt: Các thống kê đã chỉ ra, một nhân viên khi được linh hoạt trong giờ làm hoặc có thể làm từ xa có xu hướng gắn bó với công ty lâu dài hơn.
• Đào tạo, nâng cao năng lực, chuyên môn nhân viên: Việc liên tục cập nhật kiến thức và nâng cao chuyên môn cho nhân viên thông qua các khóa học đào tạo và buổi Talkshow chia sẻ là một cách giúp hiệu suất công việc được đảm bảo.
• Chế độ khen thưởng và phúc lợi cho nhân viên: Dựa trên năng suất làm việc của từng nhân viên, ban quản lý sẽ có chế độ đánh giá, khen thưởng phù hợp. Nhờ vậy nhân viên luôn cảm thấy những nỗ lực, cố gắng của mình được công nhận. Họ sẽ không ngừng cố gắng và nâng cao năng suất làm việc.
• Ứng dụng công nghệ: Công nghệ hiện đại cho phép cả người quản lý và nhân viên tiết kiệm thời gian, sức lực dành cho các tác vụ thủ công. Mỗi thành viên có thêm thời gian tập trung hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng, mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp. 

MISA AMIS Công việc là một trong những ứng dụng quản lý tiến độ, theo dõi hiệu suất nhân viên tối ưu nhất hiện nay. Với thiết kế hệ thống báo cáo đo lường hiệu suất tự động theo thời gian thực, người quản lý dễ dàng đưa ra những điều chỉnh tức thì để tối đa hóa kết quả công việc.

Các lợi ích mà MISA AMIS Công việc mang đến:

• Loại bỏ tình trạng giao việc rời rạc trên nhiều kênh, nhân sự bị quên hoặc sót thông tin: Phần mềm cập nhật nội dung giao – nhận việc của mỗi cá nhân trên một bảng chung. Thông tin được thông báo đồng bộ, kịp thời, người quản lý và nhận cùng nắm bắt và phối hợp chặt chẽ.
• Thúc đẩy năng suất làm việc, tránh tình trạng chậm tiến độ: Đối với nhân viên, phần mềm tự động nhắc nhở khi nhiệm vụ sắp đến hạn, quá hạn, đồng thời thông báo tới người liên quan về các cập nhật mới. Đối với người quản lý, các biểu đồ tiến độ, danh sách công việc, bảng tính năng suất của mỗi cá nhân/ phòng ban/ dự án sẽ giúp phát hiện “điểm nóng” và giải quyết kịp thời.
• Thay đổi cách phân công cảm tính, khiến nhân sự quá tải hoặc quá rảnh rỗi: Trước đây do thiếu công cụ theo dõi nên người quản lý thường thiếu căn cứ để giao việc. Người quản lý không nắm bắt được các vấn đề phát sinh, khó cân đối nguồn lực và phân bổ công việc chính xác theo khối lượng. MISA AMIS Công việc sẽ khắc phục hoàn toàn vấn đề này dựa trên những số liệu chính xác, khách quan.

Dưới đây là một số doanh nghiệp đã áp dụng thành công sản phẩm MISA AMIS Công Việc vào công tác quản lý: 

Dùng ngay miễn phí

VII. Kết luận

Qua bài viết trên, MISA AMIS đã chia sẻ những bí quyết để nâng cao hiệu suất công việc cho doanh nghiệp của bạn. Mong rằng những thông tin kiến thức sẽ thật sự hữu ích cho bạn. Giúp doanh nghiệp tăng tốc trên con đường dẫn đến thành công của mình.