Nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline?

Trong thời đại kỹ thuật số, việc ứng dụng công nghệ trong các hoạt động từ sản xuất, kinh doanh đến quản lý tài chính hay quản trị doanh nghiệp là điều cần thiết bởi công nghệ giúp hoạt động hiệu quả hơn. Đối với hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, phần mềm kế toán là công cụ công nghệ hỗ trợ với những tính năng và tiện ích mang đến hiệu quả hoạt động cao.

Nếu phân chia các phần mềm kế toán theo cách thức làm việc, các phần mềm kế toán hiện nay được chia làm 2 loại là phần mềm online (làm việc từ xa thông qua mạng Internet – xu hướng mới) và phần mềm offline (làm việc tại chỗ trong mạng LAN nội bộ – xu hướng truyền thống). Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp quyết định nên lựa chọn phần mềm kế toán online hay offline? Hãy cùng MISA AMIS Kế toán tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Phần mềm kế toán online, offline là gì?

Phần mềm kế toán Online

Phần mềm kế toán online là phần mềm kế toán được thiết kế để hoạt động trên nền tảng web, cho phép người dùng truy cập và sử dụng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

• Ưu điểm:
  • Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Kế toán doanh nghiệp có thể truy cập phần mềm kế toán online từ bất kỳ đâu có kết nối internet, trên máy tính, laptop, điện thoại hoặc máy tính bảng.
    
  • Cập nhật tự động: Phần mềm kế toán online thường được cập nhật tự động, đảm bảo doanh nghiệp luôn sử dụng phiên bản mới nhất với các tính năng mới nhất.
    
  • Lưu trữ dữ liệu an toàn: Phần mềm kế toán online thường được lưu trữ trên các máy chủ có hệ thống bảo mật cao, giúp bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp khỏi những nguy cơ bị mất, hỏng hoặc bị tấn công.
• Nhược điểm: Chi phí cho người sử dụng trên phần mềm và yêu cầu kết nối internet.

Bạn đang tìm kiếm một Phần mềm kế toán online cho doanh nghiệp? Trải nghiệm ngay MISA AMIS Kế toán 15 ngày hoàn toàn miễn phí

Dùng thử miễn phí

Phần mềm kế toán Offline

Phần mềm kế toán offline là loại phần mềm kế toán được cài đặt trực tiếp lên máy tính của kế toán doanh nghiệp và làm việc trong môi trường mạng nội bộ của doanh nghiệp đó (mạng LAN – Local Area Network). 

• Ưu điểm: Chỉ cần cài đặt một lần trên máy tính là có thể sử dụng, hoạt động không phụ thuộc vào kết nối mạng.
• Nhược điểm: Đòi hỏi máy tính (PC, laptop) có cấu hình tương đối mạnh, chỉ được làm việc trên máy chủ. Rủi ro về hỏng ổng cứng, mất điện, nhiễm virus tấn công dữ liệu.

2. Nên lựa chọn phần mềm kế toán online hay offline

2.1 Phân tích nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

Đầu tiên, để biết nên chọn online hay offline thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu quản lý khi sử dụng phần mềm là gì? Nếu Chủ doanh nghiệp khi muốn nắm bắt số liệu tài chính – kế toán mọi lúc, mọi nơi hoặc có nhiều cơ sở cần quản lý thì chắc chắn phần mềm kế toán online sẽ là giải pháp tối ưu hơn cả.

Bởi ưu điểm của phần mềm online là khi kế toán các chi nhánh nhập số liệu lên phần mềm sẽ tự động đồng bộ trên hệ thống, kế toán trụ sở chính không cần nhập liệu lại và phần mềm cũng hỗ trợ nhiều tính năng tự động như tổng hợp và trích xuất các loại báo cáo. Đồng thời, với phần mềm online CEO/Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại…

Ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý từ xa trong mỗi dịp đi công tác, không cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc mọi nơi thì phần mềm kế toán offline như phần mềm kế toán MISA SME là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp.

2.2. Quy mô doanh nghiệp nào nên dùng phần mềm kế toán online?

Thông thường, khi doanh nghiệp mới thành lập với quy mô nhỏ thì chỉ cần một phần mềm quản lý nội bộ, lúc này online hay offline chưa phải vấn đề quá quan trọng. Lúc này, doanh nghiệp sẽ cần một phần mềm miễn sao đáp ứng được việc quản lý thông tin tài chính, kế toán tường minh và hiệu quả, cung cấp được đầy đủ các báo cáo vừa đáp ứng đúng quy định nhà nước lại vừa phục vụ được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển đến một giai đoạn nhất định và đi kèm với nó là sự mở rộng quy mô hoạt động, tăng số lượng văn phòng, chi nhánh ở khắp mọi nơi thì yêu cầu quản lý tài chính – kế toán được nâng cao. Nếu doanh nghiệp vẫn kiên quyết sử dụng giải pháp offline thì hàng ngày, hàng tuần hoặc bất cứ khi nào cần báo cáo, bộ phận kế toán sẽ phải tập hợp dữ liệu từ các chi nhánh vào với nhau, sau đó nhập liệu lại, xử lý dữ liệu để thành một báo cáo chung tình hình hoạt động của cả doanh nghiệp. Do đó, vấn đề về sai sót có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Với giải pháp phần mềm kế toán online MISA AMIS, công việc trên đơn giản hơn rất nhiều nhờ vào việc dữ liệu được liên thông và đồng bộ liên tục nhờ kết nối mạng Internet. Tức là kế toán chi nhánh nhập số liệu thì đồng thời trụ sở chính cũng ghi nhận số liệu đó và có thể tự động trích xuất báo cáo bất cứ thời gian nào mà không cần chờ chi nhánh gửi số liệu lên.

2.3. Chi phí đầu tư phần mềm kế toán online và offline như thế nào?

Hầu hết các doanh nghiệp đều nghĩ rằng chi phí sử dụng một phần mềm kế toán bao gồm khoản chi phí trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn và không tốn quá nhiều so với khả năng của doanh nghiệp.

Nếu tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng sẽ cần phải đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính, máy in, các khoản tiền bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ. Doanh nghiệp xác định sẽ sử dụng một giải pháp kế toán offline, tức là doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý dữ liệu của mình và sẽ phải có sự đầu tư xứng đáng cho hệ thống máy chủ cũng như bảo mật thông tin để tránh việc bị mất mát dữ liệu do thiên tai, lỗi người sử dụng (tải nhầm viruts), hỏng ổ cứng,…

Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán online, nhất là các phần mềm kế toán dạng đóng gói sẵn thì sẽ không phải tốn chi phí đầu tư cho máy chủ và bảo mật này vì phía nhà cung cấp sẽ phải có sự đảm bảo và cam kết với khách hàng sử dụng.

2.4. An toàn dữ liệu

Như đã đề cập ở trên, khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán offline, dữ liệu kế toán sẽ được lưu trữ tại máy chủ của doanh nghiệp, các phương án bảo đảm an toàn dữ liệu có được triển khai tốt hay không sẽ phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cũng như sự cẩn thận của doanh nghiệp.

Một vài biện pháp thường được sử dụng là sao lưu dữ liệu hàng ngày, đầu tư các phần mềm bảo vệ máy tính hay sao chép dữ liệu sang 2-3 nơi lưu trữ khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các mất mát lớn. Tại những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hay đa chi nhánh đồng nghĩa với một kho dữ liệu kế toán đồ sộ. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong việc đầu tư hạ tầng để quản lý dữ liệu thì việc lựa chọn một phần mềm kế toán online sẽ là lựa chọn đơn giản và an toàn hơn cả.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm kế toán online uy tín thông qua việc đạt được một số chứng chỉ cấp quốc tế như:

• Chứng chỉ ISO/IEC 27000 về hệ thống quản lý an ninh thông tin

• Chứng chỉ STAR quốc tế về an toàn thông tin do BSI và CSA cấp

• Chứng chỉ CMMi Level 3 đánh giá về độ thuần thục trong quy trình sản xuất phần mềm có giá trị toàn cầu do SEI phát triển và chứng nhận

Ngoài việc xem xét các yếu tố kể trên, với xu hướng quản lý dữ liệu online giúp kế toán hay CEO/chủ doanh nghiệp theo dõi nhanh chóng các chỉ số tài chính của công ty thì việc sử dụng phần mềm kế toán online ngày càng phổ biến hơn. Trong đó, giải pháp phần mềm kế toán online MISA AMIS – công cụ đang được đánh giá rất cao hiện nay không chỉ trong công tác kế toán mà còn trong hoạt động quản trị tài chính doanh nghiệp. Đây là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo …

Xem thêm video Giới thiệu ứng dụng AMIS Kế toán tại đây: