Quản lý hiệu suất  – Chìa khóa để tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp

Theo nghiên cứu từ Willis Towers Watson, các doanh nghiệp áp dụng quản lý hiệu suất hiệu quả đạt kết quả tài chính và năng suất lao động cao hơn 1,48 lần so với đối thủ. Điều này cho thấy tối ưu hiệu suất là yếu tố then chốt trong chiến lược nhân sự tại mỗi doanh nghiệp.

[Tải miễn phí ebook] Nhóm hiệu suất cao – Bí quyết thúc đẩy 200% nội lực nhân sự

1. Hiểu về quản lý hiệu suất

Hiểu về cách quản lý và tối ưu hiệu suất giúp tổ chức tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên, đảm bảo hoàn thành mục tiêu công ty và phát triển lâu dài.

1.1 Quản lý hiệu suất là gì? 

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các nguồn lực (nhân lực, tài chính, vật chất…) để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Trong khi đó, hiệu suất là thước đo mức độ hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực (thời gian, công sức, chi phí…) để đạt được kết quả mong muốn.

Quản lý hiệu suất (Performance Management) là quy trình diễn ra liên tục, trong đó nhà quản lý thường xuyên theo dõi, đánh giá và định hướng công việc của từng cá nhân hoặc đội nhóm. Quy trình này tập trung vào:

• Xác định rõ trách nhiệm công việc và kỳ vọng.
• Đánh giá kết quả làm việc và hướng phát triển.
• Liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Mục tiêu chính của quản lý hiệu suất là giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực, tối ưu năng suất làm việc, xây dựng môi trường làm việc tích cực và đảm bảo sự công bằng trong tổ chức.

1.2 Những yếu tố cốt lõi trong quản lý hiệu suất bao gồm: 

1. Xác định mục tiêu rõ ràng
2. Định kỳ đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả đạt được và mức độ hoàn thành công việc.
3. Cung cấp phản hồi liên tục, mang tính xây dựng để cải thiện và định hướng công việc.
4. Đào tạo, huấn luyện và hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực để đáp ứng yêu cầu công việc.
5. Trang bị đầy đủ công cụ, công nghệ và tài nguyên cần thiết cho công việc.
6. Công nhận thành tích và có chế độ khen thưởng xứng đáng để tạo động lực.
7. Đồng bộ hóa mục tiêu cá nhân với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa hiệu quả chung.

1.3 Hiệu suất khác gì với hiệu quả

Vậy hiệu suất khác gì với hiệu quả? Hiệu suất và hiệu quả đều liên quan đến kết quả công việc, nhưng chúng có ý nghĩa khác nhau:

• Hiệu suất (Efficiency) tập trung vào cách thức làm việc. Hiệu suất đo lường mức độ sử dụng tối ưu các nguồn lực (thời gian, tiền bạc, năng lượng…) để đạt được một kết quả nhất định. Nói cách khác, hiệu suất cao nghĩa là bạn làm việc nhanh, tiết kiệm và không lãng phí.
• Hiệu quả (Effectiveness) tập trung vào kết quả đạt được. Hiệu quả đo lường mức độ công việc đã hoàn thành có đáp ứng được mục tiêu đề ra hay không. Hiệu quả cao nghĩa là bạn đã làm đúng việc và đạt được những gì bạn muốn.

1.4 Hiệu suất đội nhóm 

Hiệu suất đội nhóm là kết quả đạt được từ sự hợp tác của các thành viên trong nhóm. Nó không chỉ đánh giá sự đóng góp của từng cá nhân mà còn xét đến khả năng làm việc nhóm, sự phối hợp và tinh thần đồng đội. Hiệu suất cao khi các thành viên hỗ trợ, chia sẻ thông tin và cùng hướng tới mục tiêu chung, tối ưu năng suất của nhóm.

1.5 Hiệu suất cá nhân 

Hiệu suất cá nhân là khả năng và mức độ hoàn thành công việc của một cá nhân trong một tổ chức, bao gồm hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu công việc, và phát huy tối đa kỹ năng và năng lực cá nhân. Người có hiệu suất cao thường hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và với chất lượng tốt.

Xem thêm: [Miễn phí] 15 mẫu Google Sheet quản lý công việc

2. Tại sao quản lý hiệu suất là yếu tố sống còn cho doanh nghiệp?

Dưới đây là các lý do vì sao doanh nghiệp không thể bỏ qua quản lý hiệu suất:

2.1 Trang bị các kỹ năng cho lực lượng lao động

Việc đánh giá hiệu suất liên tục giúp doanh nghiệp nhận diện được những thiếu sót trong kỹ năng của nhân viên, từ đó triển khai các chương trình đào tạo phù hợp. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc hiện tại mà còn xây dựng đội ngũ nhân lực chất lượng cho tương lai, đảm bảo nguồn lực sẵn sàng đối mặt với những thách thức mới.

2.2 Tăng cường sự gắn kết của nhân viên

Quản lý hiệu suất hiệu quả tạo cơ hội cho nhân viên thấy rõ được kỳ vọng và lộ trình phát triển trong công ty. Khi nhân viên cảm thấy được đánh giá công bằng và có cơ hội thăng tiến, họ sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Hơn nữa, những cuộc trao đổi thường xuyên giữa cấp quản lý và nhân viên giúp xây dựng sự hiểu biết và sự tôn trọng lẫn nhau, từ đó cải thiện mối quan hệ công việc.

2.3 Giữ chân nhân viên cao hơn

Một trong những lợi ích nổi bật của việc quản lý hiệu suất là giữ chân nhân viên tài năng. Khi nhân viên nhận thấy sự tiềm năng phát triển nghề nghiệp của họ tại công ty, họ sẽ có động lực để ở lại lâu dài. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng và đào tạo lại nhân viên mới.

2.4 Văn hóa phản hồi và tin tưởng

Khi các nhà quản lý cung cấp phản hồi chân thành và mang tính xây dựng, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và cởi mở hơn trong việc chia sẻ ý kiến. Điều này giúp xây dựng lòng tin giữa các thành viên và góp phần hình thành một văn hóa công ty lành mạnh, nơi mọi người đều cảm thấy được tôn trọng và hỗ trợ.

2.5 Cải thiện hiệu suất tổ chức

Một đội ngũ nhân viên được hỗ trợ phát triển liên tục sẽ có tác động tích cực đến toàn bộ tổ chức. Nhân viên có khả năng hoàn thành công việc hiệu quả sẽ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, từ đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

3. Những mô hình/phương pháp quản lý hiệu suất thành công 

Tùy vào nhu cầu và đặc điểm tổ chức, các doanh nghiệp có thể áp dụng các mô hình và phương pháp quản lý hiệu suất khác nhau. Dưới đây là một số mô hình quản lý hiệu suất nổi bật, được áp dụng rộng rãi:

3.1 Mô hình SMART – Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Mô hình SMART là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu một cách cụ thể, đo lường tiến độ, và đánh giá kết quả công việc, từ đó dễ dàng theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết.

SMART là viết tắt của các yếu tố sau:

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần rõ ràng và dễ hiểu, không mơ hồ.
• Measurable (Đo lường được): Mục tiêu phải có tiêu chí đo lường cụ thể để theo dõi tiến độ.
• Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu phải thực tế, khả thi với nguồn lực hiện có.
• Relevant (Phù hợp): Mục tiêu cần liên quan trực tiếp đến chiến lược và ưu tiên của tổ chức.
• Time-bound (Có thời gian hoàn thành): Mục tiêu cần có thời gian cụ thể để đạt được.

Khi áp dụng mô hình SMART, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về cách công việc của mình góp phần vào mục tiêu chung của tổ chức, từ đó tạo động lực để họ hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Việc có mục tiêu rõ ràng cũng giúp nhân viên dễ dàng ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong công việc hàng ngày.

3.2 Quản lý theo mục tiêu (MBO) 

Quản lý theo mục tiêu (MBO) là một phương pháp hiệu quả trong việc kết nối các mục tiêu cá nhân của nhân viên với mục tiêu chung của tổ chức. Phương pháp này không chỉ giúp đánh giá hiệu suất của nhân viên mà còn thúc đẩy sự đóng góp của họ vào chiến lược phát triển chung của công ty.

Trong mô hình MBO, người quản lý sẽ thiết lập mục tiêu cụ thể cho nhân viên, từ đó định hướng họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Quá trình đánh giá dựa trên dữ liệu thực tế về mức độ hoàn thành mục tiêu, giúp nhận diện điểm mạnh và các lĩnh vực cần cải thiện. 

Ngoài ra, MBO còn hỗ trợ bộ phận quản lý nhân sự (HR) trong việc phát hiện kỹ năng thiếu hụt, từ đó đưa ra các chương trình đào tạo cần thiết. Mô hình này cũng giúp đánh giá khả năng quản lý công việc của nhân viên và điều chỉnh khối lượng công việc sao cho hợp lý.

3.3 Đánh giá hiệu suất liên tục

Đánh giá hiệu suất liên tục là một phương pháp phổ biến hiện nay, trong đó người quản lý và nhân viên thường xuyên trao đổi về hiệu quả công việc và tiến độ đạt được mục tiêu. Phản hồi ngay lập tức và mang tính xây dựng cho nhân viên, điều này giúp cải thiện hiệu suất công việc và thúc đẩy mối quan hệ tin cậy giữa quản lý và nhân viên.

Việc theo dõi thường xuyên và thiết lập mục tiêu cụ thể giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi vấn đề được giải quyết kịp thời và cả cá nhân lẫn tập thể đều có cơ hội phát triển. Phương pháp này tạo nền tảng cho sự cải tiến liên tục và nâng cao năng lực cho toàn bộ đội ngũ.

MISA AMIS xin giới thiệu phần mềm đánh giá hiệu suất công việc, kiểm soát tiến độ chính xác cho doanh nghiệp. Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn phần mềm của MISA AMIS để quản lý tiến độ, cải tiến hiệu suất, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

3.4 Phản hồi 360 

Phản hồi 360 độ là một phương pháp giúp nhân viên nhận được đánh giá từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm người quản lý, đồng nghiệp và chính bản thân họ. Phương pháp này giúp nhân viên có cái nhìn toàn diện về hiệu suất công việc của mình, không chỉ từ góc nhìn của một cá nhân duy nhất.

Việc thu thập phản hồi từ nhiều phía khuyến khích nhân viên tự đánh giá và nhận diện lĩnh vực cần cải thiện. Dù có thách thức trong việc tổng hợp thông tin, người quản lý vẫn quan trọng trong xử lý nhận xét và giải quyết vấn đề. Phản hồi 360 giúp xác định nhu cầu đào tạo và phát triển, từ đó thúc đẩy sự tham gia và gắn kết của nhân viên trong công việc.

4. Các bước quản lý hiệu suất hiệu quả cho doanh nghiệp

Để đạt được hiệu suất công việc tối ưu, các doanh nghiệp cần áp dụng quy trình quản lý hiệu suất chặt chẽ và có kế hoạch rõ ràng. Quy trình này thường được chia thành bốn giai đoạn chính:

Bước 1. Lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch là nền tảng để thiết lập kỳ vọng và mục tiêu hiệu suất cho nhân viên. Mô tả công việc phải rõ ràng về các yêu cầu và mục tiêu, nhằm thu hút ứng viên phù hợp. Sau khi tuyển dụng, việc xác nhận lại các mục tiêu là cần thiết, kết hợp với việc áp dụng mục tiêu SMART và các chỉ số đánh giá hiệu suất.

Lưu ý rằng các kế hoạch quản lý hiệu suất cần có tính linh hoạt, để có thể điều chỉnh theo sự thay đổi của mục tiêu tổ chức. Việc để nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch không chỉ gia tăng sự hài lòng mà còn thúc đẩy động lực làm việc và phát triển cá nhân.

Bước 2: Giám sát

Trong giai đoạn giám sát, bộ phận quản lý và nhân sự cần theo dõi liên tục hiệu suất nhân viên dựa trên các mục tiêu đã đề ra. Phản hồi thường xuyên giúp phát hiện và giải quyết vấn đề sớm, thay vì đợi đến cuối kỳ đánh giá. 

Sử dụng phần mềm quản lý hiệu suất có thể hỗ trợ theo dõi dữ liệu theo thời gian thực, nhưng các cuộc thảo luận trực tiếp vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện giao tiếp và điều chỉnh tiến độ công việc.

Bước 3: Phát triển

Sau khi thu thập dữ liệu từ giai đoạn giám sát, bước phát triển sẽ giúp xác định những điểm cần cải thiện cũng như phát huy tối đa những năng lực mạnh mẽ của nhân viên. Các chương trình đào tạo, huấn luyện, hoặc các dự án thử thách là cách thức hiệu quả để nâng cao kỹ năng và năng lực chuyên môn.

Bộ phận quản lý nhân sự cần tạo ra các cơ hội phát triển để nhân viên không chỉ khắc phục điểm yếu mà còn nâng cao năng lực, đạt hiệu suất xuất sắc hơn.

Bước 4: Đánh giá và khen thưởng

Cuối cùng, giai đoạn đánh giá và khen thưởng giúp đo lường và công nhận đóng góp của nhân viên. Việc đánh giá hiệu suất nên được thực hiện thường xuyên để nhận diện các nhân viên có đóng góp vượt trội hoặc gặp khó khăn trong công việc. Đánh giá tối ưu năng suất thường xuyên giúp đảm bảo các quan điểm đa chiều được xem xét kỹ lưỡng.

5. Thách thức trong việc quản lý hiệu suất 

Quản lý hiệu suất là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và duy trì sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, nhiều doanh nghiệp gặp phải một số thách thức quan trọng:

• Đo lường hiệu suất chính xác: Việc áp dụng các phương pháp đánh giá truyền thống không phản ánh đầy đủ hiệu suất thực tế của nhân viên. Để khắc phục, cần triển khai hệ thống đánh giá tối ưu hiệu suất liên tục và sử dụng các chỉ số hiệu suất dựa trên dữ liệu thực tế.
• Thiếu minh bạch và liên kết: Khi các chỉ số hiệu suất không được truyền đạt rõ ràng và không liên kết với mục tiêu cá nhân, nhân viên có thể thiếu động lực và không hiểu rõ vai trò của mình trong tổ chức. Do đó, việc xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất minh bạch và liên kết chặt chẽ với mục tiêu cá nhân là rất quan trọng.
• Khó khăn trong phân tích dữ liệu: Việc thu thập và phân tích dữ liệu hiệu suất đòi hỏi kỹ năng và công cụ chuyên nghiệp. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tận dụng dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác. Giải pháp là đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân sự để nâng cao khả năng phân tích dữ liệu.
• Thiếu hỗ trợ từ lãnh đạo: Nếu lãnh đạo không cam kết và tham gia tích cực vào quá trình quản lý hiệu suất, hệ thống có thể không đạt được hiệu quả mong muốn. Lãnh đạo cần thể hiện cam kết thông qua việc tham gia vào các hoạt động đánh giá và phản hồi.
• Ngân sách hạn chế: Việc triển khai hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả đòi hỏi đầu tư về thời gian và công nghệ, cần cân nhắc kỹ lưỡng về ngân sách và tìm kiếm các giải pháp phù hợp với nguồn lực hiện có.

Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất linh hoạt, minh bạch và phù hợp với văn hóa tổ chức, đồng thời đảm bảo sự tham gia và cam kết từ tất cả các cấp trong doanh nghiệp.

6. Ứng dụng công nghệ để quản lý hiệu suất hiệu quả hơn

Khi kết hợp với một chiến lược quản lý hiệu suất rõ ràng, việc ứng dụng công nghệ có thể tiết kiệm thời gian cho người quản lý và tối ưu hiệu suất làm việc.

MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc toàn diện, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc. Một số lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm là:

Dùng ngay miễn phí

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Thiết lập mục tiêu công việc rõ ràng và có thể đo lường được, giúp nhân viên hiểu rõ những gì họ cần đạt được và làm thế nào để đánh giá hiệu suất của họ.
• Tối ưu hiệu suất đội ngũ: Quản lý công việc, dự án và theo dõi tiến độ trên một nền tảng; tự động hóa các quy trình làm việc liên phòng ban giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả làm việc.
• Cung cấp phản hồi liên tục: Hệ thống cho phép quản lý và nhân viên trao đổi phản hồi thường xuyên để liên tục cải thiện hiệu suất.
• Báo cáo hiệu suất tức thời: Hệ thống tự động đánh giá hiệu suất nhân viên theo thời gian thực. Nhân viên tự theo dõi được hiệu suất để cố gắng, quản lý đánh giá nhằm hỗ trợ kịp thời.
• Đánh giá minh bạch và công bằng: Hiệu suất nhân sự theo từng thời điểm được ghi lại và có thể truy cập bởi cả nhân viên lẫn quản lý, giúp đảm bảo rằng mọi đánh giá đều công bằng và khách quan.

Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là quản lý hiệu suất phải luôn lấy con người làm trung tâm. Công nghệ không thể thay thế hoàn toàn nhu cầu giao tiếp trực tiếp và những cuộc trò chuyện khó khăn giữa người quản lý và nhân viên. Dữ liệu từ hệ thống quản lý hiệu suất đảm bảo quá trình đánh giá khách quan và công bằng, từ đó khuyến khích các cuộc trò chuyện trung thực và xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực hơn giữa các bên.

7. Lời khuyên để quản lý hiệu suất thành công

Để quản lý hiệu suất thành công, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý hiệu suất toàn diện và linh hoạt, phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức. 

Dưới đây là một số lời khuyên để giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hiệu suất:

• Thiết lập các mục tiêu SMART là cực kỳ quan trọng để tạo ra những chỉ tiêu rõ ràng và dễ theo dõi cho nhân viên.
• Duy trì sự giao tiếp thường xuyên giữa quản lý và nhân viên, cung cấp phản hồi kịp thời để phát hiện và khắc phục vấn đề ngay từ giai đoạn đầu. 
• Kết hợp với việc sử dụng công nghệ hỗ trợ, như phần mềm quản lý hiệu suất, sẽ giúp theo dõi và phân tích dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả.
• Doanh nghiệp cần tạo ra môi trường khuyến khích học hỏi và phát triển liên tục, thông qua các chương trình đào tạo và cơ hội thăng tiến. 
• Việc công nhận và khen thưởng nhân viên có hiệu suất cao sẽ thúc đẩy động lực làm việc và giữ chân nhân tài. 

Một hệ thống đánh giá công bằng và minh bạch sẽ tạo ra sự tin tưởng và gắn kết giữa các nhân viên và tổ chức. Chìa khóa thành công trong quản lý hiệu suất là sự phối hợp chặt chẽ giữa các yếu tố: mục tiêu rõ ràng, giao tiếp hiệu quả, công nghệ hỗ trợ và cơ hội phát triển bền vững cho nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Top 15+ phần mềm quản lý công việc giúp tăng năng suất vượt bậc

8. Case study áp dụng doanh nghiệp quản lý hiệu suất hiệu quả 

IKEA, một thương hiệu hàng đầu thế giới, đã chứng minh hiệu quả của việc tối ưu hiệu suất thông qua chương trình huấn luyện mang tính đột phá.

IKEA đã triển khai một chương trình quản lý hiệu suất nhằm nâng cao năng lực lãnh đạo và quản lý trong doanh nghiệp. Với tên gọi “Huấn luyện cho huấn luyện viên”, chương trình được thiết kế và thực hiện cho 750 quản lý và giám sát viên trên toàn Vương quốc Anh. Đây là một phần trong chiến lược dài hạn nhằm tối ưu năng suất và cải thiện khả năng quản lý nhân sự của đội ngũ quản lý.

Chương trình bao gồm:

• Tăng cường kỹ năng quản lý và giao tiếp hiệu quả
• Phát triển kỹ năng huấn luyện theo tiêu chuẩn của Liên đoàn Huấn luyện Quốc tế (ICF), đảm bảo tính chuyên nghiệp và chuẩn mực
• Công nhận năng lực cho các quản lý tham gia
• Phát hiện những nhân sự có khả năng huấn luyện, từ đó xây dựng đội ngũ lãnh đạo kế cận

Các bộ phận có quản lý tham gia chương trình đã ghi nhận những thay đổi tích cực đáng kể, với chỉ số KPI tăng 5%, thể hiện hiệu quả vượt bậc trong công việc. Đồng thời, khả năng quản lý của đội ngũ được nâng từ 60% lên 90%, minh chứng rõ ràng cho sự cải thiện toàn diện trong quản lý nhân sự và tối ưu hiệu suất, góp phần xây dựng môi trường làm việc hiệu quả và bền vững.

Kết luận 

Quản lý hiệu suất không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo nền tảng vững chắc để tối ưu năng suất và quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Với sự hỗ trợ của MISA AMIS, các doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình quản lý, giúp phát huy tối đa tiềm năng của từng cá nhân và cả tập thể, từ đó đạt được những kết quả bền vững trong công việc. 

.