Các bước thiết lập văn phòng số đơn giản nhất cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ 4.0, khái niệm văn phòng số ra đời đã định nghĩa lại toàn bộ phương thức cùng giới hạn làm việc vốn có. Văn phòng số cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và vận hành tối ưu mọi lúc mọi nơi. 

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều mong muốn đạt được sự cải tiến đó. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng đi đúng hướng khi bắt đầu ứng dụng văn phòng số. Chính vì vậy, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay các bước thiết lập văn phòng số dưới đây để triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn. 

I. Tại sao các doanh nghiệp cần chuyển đổi từ môi trường làm việc truyền thống sang văn phòng số?

Văn phòng số là nền tảng tổng hợp các công nghệ mà một doanh nghiệp cần có để quản lý công việc, quy trình, phê duyệt tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu. 

Việc chuyển dịch sang môi trường làm việc số cũng đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích nổi bật như: 

1. Tăng tính linh hoạt

Với các công cụ kỹ thuật số, người quản lý và nhân viên có thể  xử lý công việc ở bất kỳ đâu mà không cần phải có mặt tại văn phòng. 

2. Giảm chi phí vận hành

Bằng cách giảm hoặc loại bỏ các tác vụ thủ công, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đi lại, in ấn, bảo trì trang thiết bị hay chi phí thuê không gian văn phòng, nội thất. 

3. Nâng cao năng suất và hiệu quả

Theo một cuộc khảo sát gần đây từ CoSo Cloud, 77% nhân viên làm việc đã có mức năng suất cao hơn hơn khi công ty chuyển sang ứng dụng văn phòng số. Bởi lẽ, văn phòng số tự động hóa các quy trình phối hợp, ký duyệt giấy tờ nên người dùng có thể hoàn thành được nhiều công việc trong thời gian ngắn hơn. 

4. Tăng doanh thu

Khi doanh nghiệp đạt được khả năng đồng thời giảm chi phí và tăng năng suất, cuối cùng sẽ dẫn đến tăng trưởng về doanh thu. Công ty cung cấp dịch vụ và tư vấn công nghệ thông tin Avanade đã chứng minh, các tổ chức sớm triển khai văn phòng số nhận thấy doanh thu tăng 43% so với hình thức làm việc cũ.

5. Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Văn phòng số khuyến khích sự giao tiếp hai chiều giữa nhân viên và quản lý cấp cao hơn. Mọi người được sử dụng các công cụ trao đổi, đóng góp ý kiến trực tiếp và đều có cơ hội bày tỏ quan điểm hay thể hiện ý tưởng cá nhân.

Hơn nữa, những ứng dụng làm việc từ xa tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên cân bằng cuộc sống, giúp họ hài lòng và gắn bó lâu dài hơn với công ty. 

II. 5 bước để thiết lập văn phòng số thành công 

Có thể thấy, các doanh nghiệp đều có lý do để chuyển đổi từ môi trường làm việc truyền thống sang môi trường làm việc số. Nhưng làm thế nào để thực hiện thành công? 

Hãy cùng tham khảo các bước thiết lập văn phòng số sau để giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và tăng trưởng mạnh mẽ hơn: 

1. Xây dựng lộ trình và lập kế hoạch

Nếu không có kế hoạch chuyển đổi số rõ ràng, doanh nghiệp chắc chắn sẽ thất bị dù áp dụng bất kỳ công nghệ nào. 

Thay vào đó, người lãnh đạo, quản lý cần xác định mục tiêu kinh doanh liên kết với chiến lược triển khai văn phòng số qua các câu hỏi: 

• Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng văn phòng số, văn phòng không giấy tờ? 
• Ứng dụng văn phòng số sẽ giải quyết những khó khăn gì?
• Phạm vi triển khai văn phòng là bao nhiêu nhân viên/phòng ban?
• Bộ giải pháp văn phòng số cho doanh nghiệp cần có những phần mềm nào? 
• Thách thức lớn nhất trong quá trình chuyển đổi là gì? 

Trong đó, yếu tố quan trọng nhất để tận dụng được toàn bộ tính năng của văn phòng số là sự kết nối. Người đứng đầu cần đưa tất cả nhân viên, quản lý cùng tham gia ứng dụng công nghệ, phản hồi tích cực và xây dựng. 

[EBOOK] 5 bước lập văn phòng số tinh gọn – Xu thế làm việc của tương lai

2. Lựa chọn công cụ, giải pháp chuyển đổi số phù hợp 

Hiện nay, trên thị trường có vô số giải pháp văn phòng số khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp, tương thích với yêu cầu hoặc đặc thù vận hành hiện tại. 

Đồng thời, người lãnh đạo, quản lý nên tránh việc quyết định ứng dụng phần mềm một cách rời rạc, riêng lẻ. Điều này sẽ gây ra tình trạng chồng chéo dữ liệu, khiến năng suất làm việc giảm sút hơn. 

Một số ứng dụng phổ biến, có tính kết nối cao và đáp ứng được đa dạng nghiệp vụ kinh doanh cho doanh nghiệp bao gồm: 

2.1. Ứng dụng quản lý công việc, dự án

Ứng dụng hỗ trợ người quản lý theo dõi, đánh giá kết quả và ra quyết định chính xác dựa trên số liệu.

• Tổ chức công việc thông minh theo mức độ ưu tiên, tiết kiệm thời gian họp hành, thảo luận
• Các thành viên nắm được mục tiêu chung, chi tiết công việc phải làm để có đảm bảo tiến độ kịp thời
• Quản lý giao việc, nhân sự nhận việc và báo cáo mọi lúc mọi nơi, không bị giới hạn 
• Theo dõi tiến trình của dự án theo thời gian thực, dễ dàng phân bổ nguồn lực hợp lý

2.2. Ứng dụng quản lý quy trình tự động

Quản lý quy trình thủ tục liên quan mật thiết đến quá trình vận hành của doanh nghiệp. 

Ví dụ, những doanh nghiệp truyền thống thường phải nhiều công sức, thời gian chờ đợi để thực hiện một quy trình, thủ tục. Đây là trở ngại khiến dịch vụ khách hàng chậm trễ và doanh nghiệp dần đánh mất lợi thế cạnh tranh. 

Nhưng với ứng dụng quản lý quy trình tự động, thời gian lãng phí này sẽ được rút ngắn hoàn toàn: 

• Giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm thời gian trình ký/phê duyệt, giảm thiểu sai sót, tránh công việc lặp lại
• Tiết kiệm 95% thời gian thiết kế quy trình, dễ dàng tùy chỉnh quy trình linh hoạt dựa trên nhu cầu sử dụng
• Giám sát tình hình áp dụng quy trình và ghi nhận sự không tuân thủ, liên tục theo dõi để tối ưu hóa quy trình kinh doanh

2.3. Ứng dụng ký tài liệu số từ xa

Phần mềm ký kết tài liệu trực tuyến là giải pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí in ấn, tối ưu thời gian phối hợp trong nền tảng văn phòng số.

Người dùng chỉ cần có thiết bị kết nối Internet như điện thoại, laptop, máy tính bảng để: 

• Trình ký tài liệu online, tiết kiệm sức lao động và nâng cao sự hài lòng của nhân viên 
• Tiết kiệm 100% chi phí in ấn giấy tờ, chuyển phát đến đối tác cùng chi phí bảo quản lâu dài
• Quản lý tài liệu thông minh, không bị thất thoát, hư hỏng tài liệu quan trọng

Khi kết hợp ba ứng dụng trên, doanh nghiệp có thể xây dựng được môi trường làm việc loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình rườm rà. Từ đó tập trung nâng cao năng suất nhân sự, cắt giảm lãng phí, gia tăng hiệu quả vận hành đồng bộ. 

3. Thiết lập văn hóa làm việc số

Phần lớn rào cản trong việc ứng dụng công nghệ thường đến từ việc thiếu thống nhất với nhân sự. 

Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp cần dành thời gian đào tạo, hướng dẫn nhân viên chi tiết cách sử dụng. Khi đội ngũ hiểu được tầm quan trọng, sự tiện ích của văn phòng số, họ sẽ tận dụng công cụ hiệu quả hơn. 

4. Tập trung duy trì sự giao tiếp và cộng tác

Duy trì tính cộng tác, giao tiếp liền mạch là yếu tố quan trọng hàng đầu của văn phòng số. Quá trình làm việc từ xa có thể khiến nhân sự cảm thấy cô đơn, không hòa hợp được với đồng nghiệp. 

Do vậy, người quản lý cần tạo ra những kênh trao đổi thường xuyên hay chia sẻ thông tin liên phòng ban để tạo cảm giác gắn kết. Nhân viên cũng cần được trang bị phần mềm có tính năng chat nhanh, làm việc nhóm linh hoạt. 

5. Đo lường hiệu quả công việc sau khi triển khai văn phòng số 

Cuối cùng, sau khi thực hiện các bước thiết lập văn phòng số trên, doanh nghiệp phải tiến hành đo lường ROI. 

Đây là chỉ số tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư. ROI sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác quá trình chuyển đổi số đem lại hiệu quả như thế nào. 

Ví dụ, mục tiêu của doanh nghiệp là thúc đẩy sự cộng tác, kết nối nhân sự liên phòng ban. Người quản lý sẽ phải đo lường tỷ lệ tương tác hoặc số lượng người dùng tích cực. Từ đó, đánh giá lại kết quả của quá trình triển khai để đề xuất cải tiến hợp lý hơn. 

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

III. MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp xây dựng môi trường làm việc số tinh gọn, tối ưu vận hành cho doanh nghiệp 

Trong cuộc đua tiến vào kỷ nguyên số, các doanh nghiệp bắt buộc phải tối ưu vận hành, cắt giảm sự lãng phí và tăng nhanh năng suất, phục vụ khách hàng tốt hơn. Điều này khiến việc nắm được các bước thiết lập văn phòng số dần trở thành yêu cầu quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. 

MISA AMIS Văn phòng số ra đời dựa trên những yêu cầu thực tiễn đó và sự thấu hiểu doanh nghiệp sâu sắc của đội ngũ chuyên gia. Bởi vậy, bộ giải pháp mang đến cho các doanh nghiệp một nền tảng all-in-one với các ứng dụng số hóa quản trị toàn diện nhất. 

MISA AMIS Văn phòng số đáp ứng đầy đủ các yếu tố cần có để doanh nghiệp triển khai dễ dàng, thu về hiệu quả nhanh chóng như: 

• Cho phép người dùng sử dụng trên nhiều thiết bị, đa dạng hệ điều hành từ iOS, Android đến Window… Thuận tiện cho người quản lý, nhân viên làm việc mọi lúc, mọi nơi
• Cung cấp hệ thống quản lý tập trung, hỗ trợ truy cập và lưu trữ dữ liệu an toàn, phân quyền tiếp cận theo chức vụ
• Tích hợp linh hoạt với các ứng dụng trong và ngoài hệ sinh thái quản trị hợp nhất MISA AMIS. Đồng thời, từng ứng dụng nhỏ trong bộ giải pháp cũng có thể kết nối liên thông, làm giảm các bước chuyển giao thủ công

Đặc biệt, bộ giải pháp còn được nhiều chuyên gia đánh giá cao sau quá trình trải nghiệm thực tế. Ông Hoàng Trung Dũng, Founder của Rosa Bonita & Học viện Kingsman khẳng định:

“MISA AMIS Văn phòng số có khả năng đáp ứng đến 90% nhu cầu hiện tại của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hơn nữa, nếu doanh nghiệp có thể áp dụng giải pháp một cách đúng đắn và chính xác, kết quả sẽ mang lại những cải tiến vượt bậc hơn nữa.”

Trong khi đó, ông Đàm Thế Ngọc, Chủ tịch Strategy & Innovation Global, Co-Founder Học viện chiến lược nhân sự HSM lại “tâm đắc” với những lợi ích ưu việt của MISA AMIS Văn phòng số: 

“Thay vì quản lý thủ công, sử dụng MISA AMIS Văn phòng số giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên. Quản lý cấp cao có nhiều thời gian hơn để tư duy về chiến lược dài hạn nhằm giúp doanh nghiệp tăng trưởng đột phá”

IV. Kết luận

Trên đây là các bước thiết lập văn phòng số mà tất cả doanh nghiệp dễ dàng triển khai để vượt qua giai đoạn kinh tế biến động. Bằng cách áp dụng các giải pháp phần mềm của MISA AMIS Văn phòng số, doanh nghiệp còn có thể rút ngắn thời gian tối ưu vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động nhanh chóng hơn.

———

Mời bạn đăng ký nhận gói Starter MISA AMIS Văn phòng số miễn phí TẠI ĐÂY để số hóa công việc, quy trình, ký tài liệu số và nhận được:

• Miễn phí sử dụng toàn bộ tính năng của AMIS Công việc, AMIS Quy trình và AMIS WeSign
• Miễn phí sử dụng thư viện mẫu 500+ quy trình quản lý doanh nghiệp
• Miễn phí 30 tài liệu ký duyệt từ xa, chỉ cần kết nối Internet để phê duyệt
• Miễn phí Demo, tư vấn và đào tạo sau khi mua các giải pháp phần mềm