Cách xử lý nhân viên đi trễ hiệu quả – HR và quản lý cần biết

Xử lý nhân viên đi trễ là vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý phải làm triệt để, nhằm đảm bảo kỷ luật và năng suất công việc. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu những nguyên nhân khiến nhân viên thường xuyên đi trễ, từ đó có phương án cải thiện phù hợp.

1. Nguyên nhân đi trễ của nhân viên 

1.1 Thiếu ý thức kỷ luật và sự tôn trọng

Sự vô trách nhiệm, thiếu ý thức kỷ luật của nhân viên là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tình trạng đi trễ.

Họ không tôn trọng cam kết với công ty và không chấp hành nội quy của công ty. Thay vì tìm cách giải quyết vấn đề, họ dùng các lý do khác nhau để bào chữa việc đi trễ. Điều này sẽ ảnh hưởng đến uy tín của nhân viên trong mắt nhà quản lý và đồng nghiệp và tạo tiền lệ xấu cho nhiều người khác. Nhân viên cần thay đổi thái độ và nỗ lực để tôn trọng cam kết với công ty và đến đúng giờ.

Ví dụ: Khi nhân viên đến muộn, sếp có thể hỏi lý do và tìm nguyên nhân:

1.2 Kỹ năng quản lý thời gian kém

Kỹ năng quản lý thời gian bao gồm khả năng phân chia thời gian, lập kế hoạch công việc, ưu tiên công việc và đặt mục tiêu. Nếu nhân viên không biết cách phân chia thời gian hợp lý giữa cuộc sống riêng và công việc, họ sẽ thường xuyên muộn giờ.

Sự chậm trễ, đặc biệt là chậm trễ lặp đi lặp lại nhiều lần, cho thấy nhân viên không biết cách hoặc không muốn quản lý thời gian hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này, hãy nhắc nhở nhân viên dự tính thời gian chuẩn bị trước khi đi, thời gian di chuyển từ nơi này đến nơi khác, bao gồm cả thời gian giải quyết các vấn đề tiềm ẩn như kẹt xe.

1.3 Cơ chế thưởng phạt của doanh nghiệp chưa rõ ràng

Cơ chế phạt đi muộn chưa rõ ràng cũng là lý do khiến nhân viên tái phạm nhiều lần. Cụ thể, nếu một nhân viên đã bị phạt nhiều lần mà không có sự thay đổi, thì rõ ràng cơ chế này không hiệu quả. Hoặc doanh nghiệp chỉ nhắc nhở mà không thực thi hình phạt thì nhân viên đi trễ lại càng không nghiêm túc thay đổi.

Mức phạt được áp dụng ở mức cao hơn hoặc nghiêm ngặt hơn sẽ tác động đến ý thức nhân viên mạnh mẽ hơn. Doanh nghiệp nên đề ra phương án thưởng phạt rõ ràng để nhân viên có động lực thay đổi hành vi. Ví dụ như đi muộn lần thứ bao nhiêu sẽ không được xét thưởng, không được xét nâng thu nhập định kỳ. 

1.4 Sếp cũng đi làm muộn 

Đôi khi, nhà lãnh đạo chính là nguyên nhân khiến nhân viên đi muộn mà không hề hay biết. Nếu các sếp thường xuyên đi muộn mà không có lý do đặc biệt nào, họ càng khó khiển trách được nhân viên cấp dưới vì chính bản thân còn chưa gương mẫu.

Ví dụ: Khi quản lý đến trễ, dù chỉ vài phút, nhân viên của họ có thể cảm thấy rằng điều này là chấp nhận được vì “Sếp còn đi muộn thì tôi đi muộn cũng chẳng sao”. Điều này có thể gây ra sự lơ là về kỷ luật và ảnh hưởng đến thời gian, năng suất làm việc.

Ngoài những lý do nêu trên thì nhiều nhân viên còn đi muộn bởi nguyên nhân khách quan không lường trước được: gặp sự cố trên đường, gia đình có việc gấp, người thân và con cái ốm đau… Những lý do này không phải là hiếm gặp, nhưng thường không tái diễn quá nhiều lần ở một nhân viên. Nếu nhân viên sử dụng lý do đột xuất lặp đi lặp lại trong 1 tháng, nhà quản lý cần xem xét kỹ là lý do thật hay chỉ là bao biện.

2. Nhân viên đi trễ tác động tiêu cực thế nào đến doanh nghiệp?

2.1 Giảm năng suất lao động

Mỗi lần đến muộn là nhân viên sẽ mất thời gian để ổn định vị trí, vào làm việc. Doanh nghiệp sẽ mất đi 15 – 30 phút, thậm chí là 1 tiếng lao động. Nếu tính tổng thời gian đi trễ của cả hệ thống trong cả tháng, cả năm, chắc chắn kết quả không phải là con số nhỏ.

Chưa kể những người đến muộn thường khiến đồng nghiệp mất tập trung, hoặc mất công giải thích những việc đang diễn ra cho họ. Điều này khiến năng suất lao động giảm không chỉ với cá nhân đi muộn mà còn với cả những người xung quanh.

2.2 Khiến khách hàng không hài lòng

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, việc trễ hẹn khiến khách hàng phải chờ đợi là hết sức tối kị. Trong khoảng thời gian đó, khách hàng thường cảm thấy không hài lòng, thậm chí quyết định không sử dụng sản phẩm, dịch vụ, không ký hợp đồng nữa.

2.3 Thiếu tính kỷ luật và sự tôn trọng trong tổ chức

Nếu những vi phạm nhỏ như đi trễ không được xử lý dứt điểm, lặp lại nhiều lần thì kỷ luật trong tổ chức sẽ không còn được coi trọng nữa. Giả sử một nhân viên đi trễ liên tục, quản lý chỉ nhắc nhở qua loa, thì những người khác trong bộ phận sẽ cảm thấy vậy là bình thường, hoặc cho rằng chính quản lý và công ty cũng bất lực trước các vi phạm. Từ đó hình ảnh của quản lý và của tổ chức trong mắt nhân viên không có đủ độ uy tín và nghiêm minh nữa.

2.4 Mất đoàn kết trong doanh nghiệp

Một nhân viên đi trễ có thể ảnh hưởng đến đồng nghiệp theo rất nhiều cách khác nhau:

Người đi trễ thường không hoàn thành đầy đủ công việc mà đáng ra họ phải đảm nhận trong thời gian bị trễ, khiến người khác phải làm thay hoặc phải chờ đợi họ đến. Điều này tạo cảm giác bất công và khó chịu.

Tại một số công ty, cá nhân đi trễ nhiều lần khiến thành tích của bộ phận bị ảnh hưởng, cả bộ phận phải chịu hậu quả chung.

Người đi trễ thường xuyên nếu không bị xử phạt đúng theo nội quy sẽ khiến mọi người cảm thấy không phục, dẫn đến nhiều thắc mắc, khiếu nại cho bộ phận nhân sự.

2.5 Trở thành tiền lệ xấu lây lan nhanh

Đi trễ là vi phạm nhỏ nhưng có thể lây lan rất nhanh, nhất là khi mọi người nhận thấy “đi trễ chút cũng không sao”, “sếp còn đi trễ cơ mà”, “đi trễ có bị phạt gì đâu”. Sự thiếu kỷ luật bắt đầu từ những vi phạm nhỏ như tế và dần dần lan sang các vấn đề khác như không tôn trọng đồng nghiệp và cấp trên, gian lận giờ làm, kéo lùi năng suất cả phòng ban và công ty, văn hóa doanh nghiệp trì trệ…

3. Giải pháp dứt điểm đi trễ hiệu quả, hợp tình hợp lý

Để hạn chế tình trạng đi muộn, ảnh hưởng tới công việc, MISA AMIS HRM gợi ý nhà quản trị 4 giải pháp hiệu quả sau:

3.1 Ban hành quy tắc chung rõ ràng 

Trước hết doanh nghiệp cần thiết lập các quy tắc và chính sách chung liên quan đến thời gian làm việc. Các quy định cần được chi tiết hóa như:

• 1 ngày công đủ là bao nhiêu tiếng? Ví dụ: 1 ngày công đủ là 8 tiếng, đến muộn 2 tiếng không xin phép sẽ chỉ tính nửa ngày công.
• Thời gian làm việc hàng ngày: ví dụ từ 08:00 đến 17:30. Chấm công từ 08:01 được coi là đi muộn.
• Quy trình báo cáo khi đi làm muộn.
• Cách thức bù lại thời gian đi làm muộn nếu cần thiết.
• Mẫu thông báo nhắc nhở đi làm đúng giờ.
• Quy chế xử lý kỷ luật khi đi làm muộn. Ví dụ lần 1 vi phạm sẽ bị nhắc nhở, lần 2 vi phạm trong tháng sẽ bị trừ vào thưởng hoặc nộp phạt vào quỹ chung…

Ngoài ra, quản lý cần thường xuyên cập nhật chính sách cho phù hợp và đảm bảo thông báo quy định tất cả nhân viên.

3.2 Nói chuyện 1-1

Một giải pháp hiệu quả là thực hiện các cuộc trò chuyện 1-1 với nhân viên. Trong cuộc trao đổi này, người quản lý cần phải làm việc nhẹ nhàng và tìm hiểu nguyên nhân của hành vi đi trễ của nhân viên.

Nếu có bất kỳ tác động ngoại cảnh hoặc cá nhân nào ảnh hưởng đến giờ làm việc của nhân viên, người quản lý nên bình tĩnh, cho phép họ đưa ra lý do và cùng nhau tìm kiếm giải pháp, giúp nhân viên sửa chữa hành vi đi trễ.

Ngoài ra, khi nhân viên thông báo vắng mặt, người quản lý cần giải thích cho nhân viên về ảnh hưởng của sự vắng mặt đối với nhóm và phải lên kế hoạch sắp xếp để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc và năng suất làm việc của nhóm.

3.3 Áp dụng hình thức kỷ luật 

Trong trường hợp nhân viên không có sự thay đổi để đi làm đúng giờ và hay tái phạm, nhà quản lý có thể chấm dứt tình trạng đi trễ của nhân viên bằng cách áp dụng 3 hình thức: kỷ luật tài chính, hạ cấp, sa thải.

• Kỷ luật tài chính: Bao gồm việc cắt giảm phần thưởng tiền mặt hoặc không xét tăng lương, khen thưởng cho nhân viên thường xuyên đi trễ. Điều này sẽ tác động trực tiếp đến thu nhập của nhân viên và khiến họ cảm nhận rõ ràng về hậu quả của việc đi trễ.
• Hạ cấp: Là một hình thức kỷ luật nghiêm khắc hơn nữa, đặc biệt đối với những nhân viên được giao trách nhiệm quan trọng. Nhân viên bị hạ cấp sẽ mất vị trí của mình trong công ty, và điều này có thể làm giảm động lực và sự tự tin của họ. Điều này cũng sẽ là một lời cảnh báo cho các nhân viên khác trong công ty về tầm quan trọng của việc tuân thủ giờ giấc.
• Sa thải: Là hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất và thường chỉ được sử dụng khi các biện pháp khác không giải quyết được vấn đề, nhân viên không còn coi trọng quy định chung. Việc sa thải nhân viên sẽ ảnh hưởng đến sự nghiệp và kinh tế của họ, và đây là một lời cảnh báo rõ ràng rằng công ty sẽ không chấp nhận việc đi trễ.

Tuy nhiên, trước khi áp dụng các hình thức kỷ luật này, công ty cần xem xét kỹ từng trường hợp cụ thể và đảm bảo tính hợp lý, công bằng. Tất cả các hình thức xử phạt phải đúng quy trình và quy định công ty mà công ty đã ban hành.

3.4 Áp dụng phần thưởng 

Thay vì xử phạt răn đe, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp khen thưởng để khích lệ tinh thần nội bộ. Các phần thưởng sẽ động viên nhân viên tuân thủ giờ giấc và thúc đẩy tinh thần cạnh tranh tích cực trong công ty. Các phần thưởng được thiết lập dựa trên mức độ tuân thủ giờ giấc của nhân viên.

Ví dụ:

• Nhân viên không có lỗi đi muộn trong 30 ngày liên tiếp sẽ nhận được phần thưởng hoặc danh hiệu đặc biệt.
• Những nhân viên có mặt sớm nhất trong các sự kiện, buổi đào tạo nội bộ sẽ nhận được phần thưởng nhỏ là vật phẩm do ban tổ chức chuẩn bị.
• Nhân viên duy trì không đi muộn liên tiếp nhiều tháng sẽ được cộng điểm khi xét thưởng định kỳ, xét nâng lương, xét các danh hiệu thi đua nội bộ…

QUẢN LÝ KỶ LUẬT GIỜ GIẤC LÀM VIỆC HIỆU QUẢ HƠN NHỜ PHẦN MỀM AMIS CHẤM CÔNG

Nếu như số lần đi trễ chỉ có trên bảng tính Excel, đến cuối tháng mới được tổng hợp thì nhà quản lý không thể nắm bắt tình hình để có biện pháp khắc phục. Hãy chuyển sang AMIS Chấm Công, phần mềm sẽ giúp nhà quản lý và HR nắm được tình hình đi muộn bất cứ lúc nào, giúp nhân viên tuân thủ thời gian làm việc một cách tốt nhất.

Dùng thử miễn phí

• Tự động tính toán số giờ làm của từng nhân viên, giảm thiểu sai sót trong quá trình tổng hợp công lương.
• Thiết lập quy định giờ làm rõ ràng, tổng hợp số lần đi muộn ngay lập tức, giới hạn số lần đi muộn, tự động trừ công khi đi muộn quá thời gian cho phép…

• Thông báo nhắc nhân viên sắp đến giờ chấm công, giờ vào ca.
• Xem được tình trạng và thời gian đi làm của nhân viên trên mọi thiết bị, giúp quản lý theo dõi và kiểm tra nếu có vi phạm quy định về giờ giấc.
• Lưu trữ dữ liệu chấm công của nhân viên trong hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tình trạng mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.
• Hệ thống báo cáo trực quan cho phép Ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được toàn bộ tình trạng đi sớm về trễ của người lao động ở mọi lúc, mọi nơi, từ đó có phương án cải thiện kịp thời.

AMIS Chấm Công là một trong những giải pháp hiệu quả nhất hiện nay giúp doanh nghiệp quản lý giờ làm của nhân viên. Để lại thông tin dưới đây, chuyên viên sẽ hỗ trợ bạn đăng nhập và trải nghiệm thực tế ngay.

4. Kết luận 

Tình trạng đi trễ của nhân viên gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp, bao gồm giảm năng suất làm việc, ảnh hưởng đến tiến độ dự án và mất mát khách hàng. Nguyên nhân của vấn đề này có thể bao gồm sự thiếu ý thức của nhân viên, khó khăn trong việc quản lý thời gian và định hướng công việc, hoặc sự ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài.