Cách xử lý hóa đơn không được cấp mã

Xử lý hóa đơn không được cấp mã như thế nào? Quy trình giải pháp và cách thức xử lý ra sao? Đây là một trong những chủ đề được nhiều bạn kế toán quan tâm. Những thắc mắc về cách xử lý hóa đơn không được cấp mã của các bạn được MISA AMIS tổng hợp và chia sẻ trong bài viết. 

1. Quy định về xử lý hoá đơn không được cấp mã

1.1 Quy định về hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không mã

• Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn điện tử có 2 loại là hóa đơn điện tử có mã và không mã. 

Để phân biệt 2 loại hóa đơn điện tử có mã và không mã dễ dàng nhất, các bạn có thể quan sát ký tự đầu tiên sau ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Theo quy định tại khoản 1, 3, 4 Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì hóa đơn điện tử có mã của CQT sử dụng trong các trường hợp: doanh nghiệp, tổ chức kinh tế; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nếu không được áp dụng hóa đơn không mã của cơ quan thuế thì phải áp dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Trong đó bao gồm cả các doanh nghiệp có rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Căn cứ theo khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Theo quy định tại khoản 2, Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì hóa đơn điện tử không có mã của CQT sử dụng trong các trường hợp: doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực như: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy. Đồng thời, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

? Như vậy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế muốn trở thành hóa đơn hợp pháp thì cần phải được cơ quan thuế cấp mã xác thực. Nếu vì một nguyên nhân nào đó mà hóa đơn điện tử có mã không được cấp mã thì hóa đơn điện tử đó là chưa hợp pháp và chưa có giá trị về mặt pháp lý.

1.2 Quy định về cấp mã hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:

• Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định này;
• Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định này;
• Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định này;
• Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

1.3 Lý do tại sao hóa đơn điện tử có mã đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã

Nguyên nhân hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã vì một trong các nguyên nhân sau:

• Do thông tin hóa đơn người nộp thuế đã lập gửi cấp mã chưa được truyền lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để cấp mã;
• Do hóa đơn đã được cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa đồng bộ dữ liệu về phần mềm TVAN của doanh nghiệp đang sử dụng;
• Do lỗi truyền nhận dữ liệu của Tổ chức truyền nhận dữ liệu.

2. Hướng dẫn các bước xử lý hoá đơn không được cấp mã

Các bước hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã như sau:

Bước 1: Tra cứu hóa đơn điện tử đã gửi đến cơ quan thuế hay chưa?

Các bạn cần truy cập và tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế, người nộp thuế đăng nhập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản và mật khẩu được cơ quan thuế cấp để thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế xem đã được tiếp nhận và cấp mã chưa.

Bước 2: Xác định trạng thái cấp mã và có giải pháp trong từng trường hợp

• Trường hợp đã được cấp mã: người nộp thuế liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ đồng bộ từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế về phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

• Trường hợp tra cứu không có dữ liệu: người nộp thuế liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ chuyển dữ liệu hóa đơn lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để được cấp mã.

Danh sách một số tên lỗi thực tế thường xảy ra về cấp mã khi phát hành hóa đơn điện tử có mã gửi lên Tổng cục Thuế phản hồi trên phần mềm hóa đơn điện tử như sau:

Để giải quyết các lỗi xảy ra bên trên, doanh nghiệp nên liên hệ phần mềm hỗ trợ được nhanh chóng và hiệu quả nhất. 

*Lưu ý: 

Nếu trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nếu trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.

Nếu trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế.

Tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Có thể bạn quan tâm: Có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa không theo Nghị định 123?

Kết luận

Trên đây là toàn bộ bài viết về chủ đề “Cách xử lý hóa đơn không được cấp mã”. MISA AMIS mong rằng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp giải đáp được những thắc mắc của quý doanh nghiệp và các bạn bạn đọc về việc xử lý hóa đơn không được cấp mã mới nhất năm 2023.

Sử dụng hoá đơn chuyển đổi theo Thông tư 78 là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đáp ứng lộ trình sử dụng hoá đơn điện tử như đã ban hành của Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS!

Dùng ngay miễn phí

Người tổng hợp: Người yêu kế toán