Phần mềm HRM quản lý nhân sự là gì? Vai trò của phần mềm HRM

Quản lý nhân nguồn nhân lực được xem là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của mỗi công ty, doanh nghiệp hay tổ chức. Chất lượng hay năng suất công việc ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng quản lý nhân lực của người lãnh đạo. Vì thế mà việc cần có một phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp là điều cần thiết. Phần mềm HRM đang dần trở thành công cụ tất yếu giúp doanh nghiệp hệ thống hóa quản trị và tối ưu nguồn lực nội bộ. Hãy cùng AMIS HRM tìm hiểu rõ hơn về giải pháp này ngay sau đây.

1. Phần mềm HRM là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự HRM (Human Resources Management) là công cụ hỗ trợ công tác quản trị nguồn nhân lực. Hệ thống HRM được thiết kế nhằm tối ưu hoá các thao tác thủ công trên các nền tảng số. Các tính năng công cụ hỗ trợ bao gồm: quản lý hồ sơ, C&B, Tuyển dụng, Đánh giá, Đào tạo và Quy trình nội bộ. Phần mềm HRM mang lại hiệu quả công việc cao cho cả nhân viên và cấp quản lý, giúp doanh nghiệp có thể định hướng dúng con đường phát triển.

HRM được xem là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Trên thực tế, HRM chính là chiến lược tiếp cận mạnh mẽ giúp cho những vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự được đảm bảo chuẩn xác, các mục tiêu đã được đề ra trước đó sẽ trở nên đơn giản và mang lại nhiều lợi ích to lớn.

Người dùng có thể gọi phần mềm HRM thông qua những tên gọi sau đây: HRMS (Hệ thống quản lý nguồn nhân lực); HRM (Quản lý nguồn nhân lực); HRIS (Hệ thống thông tin nguồn nhân lực).

Có thể nói, trong một tổ chức thì HRM có ý nghĩa rất quan trọng để mang lại những bước tiến phát triển cho doanh nghiệp kể từ khi thành lập, duy trì cho đến giai đoạn phát triển và gặt hái được những thành công nhất định. Và con người – những tài năng mang tiềm lực to lớn có thể được phát triển hơn nữa, góp phần mang lại những giá trị tốt đẹp cho doanh nghiệp và những chiến lược đã đề ra trước đó của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp có thể thực hiện một cách nhanh chóng và mang lại những kết quả vượt bậc.

2. Vai trò của phần mềm HRM

Phần mềm quản lý nhân lực HRM mang lại những giá trị to lớn trong việc quản lý doanh nghiệp một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả cao. Qua đó giúp doanh nghiệp phát huy được sức mạnh của nguồn nhân lực và đáp ứng các nhu cầu của người lao động cũng như tổ chức được tốt nhất. Sự liên kết giữa mục tiêu phát triển doanh nghiệp và quản lý nguồn nhân lực có sự thống nhất và có mối quan hệ chặt chẽ lẫn nhau nên cần được trú trọng và quan tâm. 

Trong một doanh nghiệp, nhân lực có ảnh hưởng đến sự cạnh tranh, mang lại lợi thế và đem đến khả năng phát triển mạnh cho doanh nghiệp. Nếu quản lý tốt, nhân lực sẽ là hậu phương vững chắc và trở thành mục đích hoạt động giúp doanh nghiệp có thể duy trì mức ổn định và phát triển lên một tầm cao mới.

Hiện nay, tay nghề của người lao động ngày càng cao thì việc quản lý tốt càng quan trọng và trở nên cần thiết. Những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của người lao động sẽ là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp đủ sức cạnh tranh trên thị trường. Song đó cũng được xem là một thách thức cho chính người quản lý làm sao có thể khai thác tốt, tạo điều kiện cho nhân lực phát triển và cống hiến một cách tốt nhất.

3. 3 loại phần mềm HRM phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp phần mềm nhân sự ra đời và là công cụ giúp cho doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả. Dưới đây là top 3 phần mềm quản lý nhân sự phổ biến hiện nay:

3.1 Quản lý nhân sự căn bản

Phần mềm quản lý nhân sự căn bản là một trong những công cụ mang lại giải pháp cho doanh nghiệp ở cả 3 tính năng như: định vị vị trí nhân viên, đánh giá KPI và tính lương. Những tính năng kể trên bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có nhằm tối giản hóa công việc tính lương cho nhân viên.

3.2 Hệ thống nhân sự chiến lược

Hệ thống quản lý nhân sự chiến lược được chú ý nhiều hơn so với phần mềm quản lý nhân sự căn bản bởi vì: hệ thống này sẽ đi kèm với các công cụ quản lý đào tạo doanh nghiệp. Các doanh nghiệp, nhà tuyển dụng chuyên nghiệp chính là những đối tượng sử dụng hệ thống này.

3.3 Quản lý nhân sự trọn vẹn

Phần mềm quản lý nhân sự trọn vẹn cung cấp các giải pháp như lên lịch, giám sát chặt chẽ lực lượng lao động cho doanh nghiệp. Những dữ liệu của nhân viên mới hay thực tập sinh sẽ được cập nhật trực tiếp vào hệ thống. Sau đó hệ thống sẽ đánh giá hiệu suất của nhân viên, theo dõi thời gian, chi phí,… để truy xuất được kết quả tổng quan và chính xác nhất.

4. Những chức năng cần có của Phần mềm HRM

Để có được sự tin tưởng của hầu hết nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ bắt buộc phần mềm quản lý nhân sự phải cung cấp những giải pháp tối ưu nhất nhằm giúp cho doanh nghiệp giải quyết được vấn đề quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Dưới đây là một số chức năng phổ biến mà phần mềm HRM cung cấp cho người dùng:

4.1 Quản lý hồ sơ nhân viên

Các dữ liệu như: họ và tên, quê quán, năm sinh, mã nhân viên, giới tính, sổ bảo hiểm, trình độ chuyên môn,… sẽ được tải lên phần mềm và được quản lý một cách khoa học. Tất cả thông tin của nhân viên sẽ được hệ thống cập nhật là lưu trữ chặt chẽ. Do đó quá trình bảo mật thông tin, theo dõi kết quả và quản lý quá trình làm việc của nhân viên,… dễ dàng hơn rất nhiều.

4.2 Quản lý hợp đồng nhân viên

Phần mềm HRM sẽ hỗ trợ lưu trữ, theo dõi và quản lý toàn bộ hợp đồng lao động của nhân viên, cả chính thức và thử việc. Đảm bảo quản lý đầy đủ, chi tiết các hợp đồng lao động từ ký kết với nhân viên thử việc, nhân viên chính thức có thời hạn hoặc không có thời hạn,…Đây được xem là thông tin quan trọng mà nhà quản lý cần phải nắm bắt để có thể theo dõi thời gian gia hạn hợp đồng, lưu trữ hồ sơ nghỉ việc hay thực hiện tạm hoãn các hợp đồng khi cần thiết,…

4.3 Quản lý phúc lợi cho nhân viên

Để thúc đẩy tinh thần cống hiến của nhân viên cho tổ chức hay doanh nghiệp thì phúc lợi phải luôn đi kèm. Ví dụ như thưởng đột xuất, thưởng lễ tết, bảo hiểm xã hội,… Để đảm bảo sự hài lòng của nhân viên đối với công việc, doanh nghiệp thì phúc lợi là yếu tố không thể thiếu. Quản lý phúc lợi của nhân viên một cách chi tiết cho từng lao động là điều mà doanh nghiệp cần đảm bảo. Phần mềm HRM có thể hỗ trợ công tác quản lý, điều chỉnh phúc lợi,…

4.4 Quản lý đào tạo

Quản lý đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên được thực hiện để đáp ứng tốt cho các hoạt động của tổ chức. Điều này giúp ban quản lý có thể theo dõi từng nhân viên để nắm bắt, xác định năng lực của từng người. Từ đó, đưa ra những phương hướng, kế hoạch đào tạo phù hợp cho từng nhân viên.

4.5 Quản lý công và tính lương

Phần mềm hỗ trợ quản lý công và tính lương cho từng người lao động, đảm bảo lương thưởng hay số công chính xác và khách quan nhất nhằm bảo vệ quyền lợi cho mỗi nhân viên.

4.6 Hỗ trợ tuyển dụng trực tuyến

Với thời đại Internet phát triển như hiện nay thì hình thức tuyển dụng online hay trực tuyến trở nên phổ biến hơn mà hầu hết mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Phần mềm HRM hỗ trợ quản lý tiến hành công việc tuyển dụng trực tuyến một cách hiệu quả.

Thông qua các công việc như kết nối với sàn giao dịch, trang web tuyển dụng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp tới các ứng viên. Việc tuyển chọn người phù hợp với các tiêu chí của doanh nghiệp đưa ra sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

5. Tầm quan trọng của phần mềm HRM trong tương lai 

Phần mềm quản lý nhân sự HRM mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Bảo mật tuyệt đối những thông tin nhân viên một cách hiệu quả và triệt để
• Cắt giảm chi phí và hạn chế được những phiền phức có khả năng xảy ra.
• Giảm thiểu tối đa những rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải bằng cách làm cho người lao động hiểu được các chính sách, chương trình đào tạo,…và các vấn đề liên quan khác.
• Năng suất làm việc của nhân sự được tăng cao, lượng giấy tờ, sổ sách cần xử lý được cắt bớt. Tất cả các công việc sẽ được thực hiện thông qua máy tính nhanh chóng và tiện lợi.
• Quá trình phân tích và đưa ra quyết định thông qua việc những dữ liệu được lưu trữ cập nhật nhanh chóng và kịp thời.

Với những lợi ích vừa nêu trên chứng tỏ rằng phần mềm HRM được xem là một trong những giải pháp tốt nhất trong việc giúp cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn có thể sử dụng để quản lý nhân sự của mình một cách tốt nhất. 

6. Kết luận

Quản trị nhân sự là công việc tất yếu có vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. Vì thế người quản lý cần phải quan tâm và chú trọng nhiều hơn để xây dựng những hệ thống và quy trình quản trị con người một cách hiệu quả nhất. Mặt khác, quá trình nỗ lực, trau dồi và học hỏi thêm nhiều kỹ năng trong việc quản lý nhân sự là điều ưu tiên hàng đầu và đặc biệt là học hỏi kinh nghiệm từ những người từng trải.

Phần mềm HRM chính là cánh tay hỗ trợ đắc lực cho mọi doanh nghiệp. Quản lý nhân sự một cách tự động không những mang lại hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí. Mặc khác góp phần hỗ trợ xây dựng chiến lược phát triển cho tổ chức một cách tốt nhất.