Điều chuyển nhân sự là gì? Tải mẫu quyết định điều động nhân sự

Điều chuyển nhân sự là hoạt động thường gặp trong nội bộ doanh nghiệp. Tuy số lượng điều chuyển mỗi năm không nhiều nhưng mỗi lần điều chuyển vị trí đều tác động đến các phòng ban trong công ty. Bài viết dưới đây MISA AMIS HRM sẽ chia sẻ tới bạn tất cả thông tin liên quan đến điều chuyển nhân sự là gì và quy trình điều chuyển nhân sự mới nhất. 

TẢI NGAY MIỄN PHÍ – TRỌN BỘ BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z

1. Điều chuyển nhân sự là gì? 

Điều chuyển nhân sự (Điều động nhân sự, thuyên chuyển công tác) là việc doanh nghiệp quyết định thay đổi vị trí nhân sự theo chiều ngang: từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc cùng một vị trí từ địa điểm này sang địa điểm khác.

Để đưa ra quyết định điều động nhân sự, nhà quản trị phải dựa trên các yếu tố như kỹ năng, kỳ vọng phát triển sự nghiệp của người lao động, nhu cầu điều chỉnh nội bộ và các vấn đề khác liên quan đến quản lý nhân lực trong tổ chức. Quy trình này cần tuân thủ theo quy định của doanh nghiệp, tổ chức và cần thỏa thuận với người lao động được điều chuyển.

Điều chuyển nhân sự được chia ra làm 2 loại chính là điều chuyển tạm thời và điều chuyển chính thức. 

• Điều chuyển tạm thời là quyết định thay đổi vị trí không cần tới sự đồng ý của đối tượng bị điều chuyển và có tổng thời gian điều chuyển không quá 60 ngày/ năm. Cụ thể, nhân viên sẽ cần được thông báo trước tối thiểu 3 ngày làm việc và nhận mức lương mới tối thiểu 85% so với lương tại vị trí cũ. Đồng thời không được thấp hơn lương tối thiểu vùng theo quy định của pháp luật lao động.
• Điều chuyển chính thức là quyết định thay đổi vị trí này đến vị trí khác cố định. Trong đó, cần sự đồng ý chính thức của đối tượng được điều chuyển nên phải báo trước cho người này ít nhất 1 tuần làm việc. Người lao động sẽ được ký hợp động mới và nhận mức lương tối thiểu bằng 85% lương hiện tại, đồng thời không thấp hơn lương vùng tối thiểu do pháp luật quy định. 

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự để quản lý các thủ tục nội bộ hiệu quả hơn, vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ tư vấn ngay:

2. Quy định pháp luật về điều chuyển nhân sự

Trong quá trình luân chuyển vị trí, người lao động có thể sẽ phải làm công việc không đúng với nội dung trên hợp đồng lao động đã ký kết trước đó. Vậy nên để đảm bảo đồng thời quyền lợi cho người lao động và người sử dụng lao động, nhà nước đã ban hành một số quy định sau yêu cầu doanh nghiệp chấp hành nghiêm túc và đầy đủ.

Thứ nhất, doanh nghiệp hoặc tổ chức được quyền chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động khi công ty, doanh nghiệp đang gặp phải một trong những trường hợp sau:

• Thiên tai, cháy nổ, dịch bệnh.
• Áp dụng biện pháp khắc phục, ngăn ngừa thiên tai, phòng tránh tai nạn lao động.
• Bệnh nghề nghiệp.
• Sự cố điện – nước.
• Do nhu cầu sản xuất, kinh doanh đã có sẵn trong nội quy doanh nghiệp. 

Thứ hai, theo Khoản 1 Điều 29 Bộ luật Lao động năm 2019, tổng thời gian thuyên chuyển công tác không được vượt quá 60 ngày/ năm sau khi cộng dồn. Nếu thời gian làm công việc khác quá 60 ngày so với hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần được người lao động đồng ý thông qua văn bản, hợp đồng.

Thứ ba, trong quá trình thuyên chuyển tạm thời, phòng nhân sự cần báo rõ nội dung và thời hạn thuyên chuyển cho lao động trước 3 ngày làm việc hành chính. Đồng thời công việc được bố trí cần căn cứ vào tình trạng sức khỏe hiện tại và giới tính người lao động đó. 

3. Những lý do điều chuyển nhân sự thường gặp 

Có rất nhiều lý do điều chuyển nhân sự khác nhau phụ thuộc vào tình hình kinh doanh, chiến lược phát triển dài hạn mà doanh nghiệp hướng tới, hoặc lý do xuất phát từ chính người lao động. Sau đây là 5 lý do điều chuyển nhân sự thường gặp tại các công ty sau quá trình khảo sát và nghiên cứu. 

3.1 Năng lực chuyên môn phù hợp vị trí khác 

Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể nhận thấy mình không còn phù hợp với vị trí hiện tại. Họ mong muốn được chuyển sang một công việc khác phù hợp hơn với chuyên môn. Khi đó, nhân viên sẽ đề xuất nguyện vọng này với nhà quản lý.

Ngoài ra, phòng nhân sự cũng có thể nhận thấy một số vị trí cần chuyên môn cao. Họ có thể đề xuất thuyên chuyển tạm thời hoặc chính thức những cán bộ lành nghề trong nội bộ để đáp ứng nhu cầu công việc.

3.2 Các bộ phận trong công ty thừa – thiếu nhân sự

Sự biến động từ môi trường kinh tế bên ngoài có thể khiến một số phòng ban trong doanh nghiệp phải mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hoạt động. Điều này dẫn đến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự trong tổ chức.

Để cân bằng cung – cầu nhân sự giữa các phòng ban, nhà quản trị nhân lực cần đưa ra các quyết định thuyên chuyển nhân viên giữa các bộ phận. Đây là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và hiệu quả.

3.3 Có sự xung đột giữa các thành viên trong công ty 

3.4 Làm mới công việc so với công việc cũ

3.5 Lý do xuất phát từ cá nhân người lao động

Bên cạnh những lý do từ phía doanh nghiệp, các nguyên nhân xuất phát từ chính người lao động cũng dẫn đến việc điều chuyển nhân sự nội bộ. Chẳng hạn, một nhân viên sống xa nơi làm việc nhưng lịch làm việc buổi sáng quá sớm, gây khó khăn trong việc di chuyển, có thể đề xuất chuyển sang chi nhánh gần nhà hơn.

Ngoài ra, những yếu tố như tuổi tác hoặc sức khỏe suy giảm cũng khiến người lao động không thể tiếp tục đảm nhận công việc hiện tại. Trong trường hợp này, họ thường chủ động trao đổi với công ty để được chuyển sang vị trí phù hợp hơn với khả năng của mình.

4. Tác động của điều chuyển nhân sự

Việc điều chuyển nhân sự mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đồng thời tạo ra những tác động đáng kể đến người lao động, doanh nghiệp và các bộ phận liên quan trong tổ chức.

Đối với doanh nghiệp

Điều chuyển giúp tối ưu nguồn lực, tăng hiệu quả công việc giữa các bộ phận. Bộ phận tiếp nhận nhân sự được bổ sung lực lượng, từ đó nâng cao năng suất và hoàn thành mục tiêu nhanh hơn. Ngược lại, bộ phận cắt giảm nhân sự có thể tiết kiệm chi phí và tập trung cải thiện hiệu suất của từng cá nhân còn lại, tạo nên sự linh hoạt trong quản trị nhân lực.

Đối với người lao động

Nhân sự thường không mong muốn sự thay đổi khi đã quen với công việc và môi trường làm việc hiện tại. Sự điều chuyển có thể khiến họ đối mặt với khó khăn trong việc thích nghi với vai trò mới, làm giảm năng suất trong giai đoạn đầu.

Đây cũng là lúc doanh nghiệp cần thể hiện sự quan tâm và đánh giá cao giá trị của nhân viên, giúp họ cảm thấy được hỗ trợ và công nhận. Tuy nhiên, nếu không được thực hiện khéo léo, điều chuyển có thể trở thành lý do khiến nhân sự cảm thấy không hài lòng và dẫn đến quyết định rời bỏ công ty.

5. Quy trình điều chuyển nhân sự

Để quy trình điều chuyển nhân sự được diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp có thể tham khảo 5 bước điều chuyển nhân sự dưới đây:

Bước 1: Khi nhận thấy nhu cầu điều chuyển, phòng nhân sự sẽ trao đổi với lãnh đạo công ty và trưởng các phòng có vị trí điều chuyển để thống nhất, đưa ra quyết định điều chuyển chính thức.

Bước 2: Phòng nhân sự có trách nhiệm báo lại thông tin điều chuyển cho người lao động. Với trường hợp điều chuyển chính thức, người lao động sẽ có 7 ngày để suy nghĩ và ra quyết định.

Bước 3: Bộ phận nhân sự sẽ thông báo lại quyết định cho phòng ban hiện tại của người lao động để tiến hành các thủ tục liên quan như bàn giao công việc và giải quyết các vấn đề giấy tờ khác.

Bước 4: Phòng ban mới tiến hành quy trình tiếp nhận nhân viên. Đồng thời, phòng nhân sự cần ký kết lại hợp đồng lao động mới trong trường hợp thuyên chuyển chính thức. 

Bước 5: Sau quá trình điều chuyển, nhà quản trị nhân sự nên tiến hành khảo sát, lắng nghe ý kiến từ người lao động để nắm được những tâm tư nguyện vọng khi chuyển qua môi trường làm việc mới. Điều này nhằm rút kinh nghiệm cho những lần thuyên chuyển trong tương lai. 

Hoàn tất quy trình Điều chuyển nhân sự dễ dàng với AMIS Thông tin nhân sự

Với phần mềm AMIS Thông Tin Nhân Sự, nhà quản trị nhân lực có thể thực hiện thủ tục quy hoạch, thuyên chuyển cán bộ minh bạch, chính xác bằng những chức năng sau:

• Số hóa hồ sơ nhân sự an toàn với độ bảo mật cao giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và thực hiện quy trình điều chuyển người lao động.
• Triển khai hợp đồng lao động toàn diện, cập nhật theo chính sách mới nhất do Chính phủ ban hành.
• Hệ thống báo cáo nhân sự trực quan giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện nhất về tình hình nhân sự công ty để ra chiến lược nhân sự phù hợp nhất.

Dùng ngay miễn phí

5. Nội dung cơ bản của quyết định điều chuyển nhân sự 

Trong văn bản quyết định điều chuyển nhân sự cần có những nội dung sau:

• Tên đơn vị ra quyết định và số quyết định ở góc trên bên trái văn bản.
• Quốc hiệu, tiêu ngữ bắt buộc cần phải có trong quyết định.
• Tên quyết định in hoa, bôi đậm ở chính giữa văn bản.
• Trong phần nội dung quyết định ghi rõ tên, chức vụ, vị trí và bộ phận hiện tại của người được điều chuyển.
• Tên vị trí, bộ phận, địa điểm làm việc mới.
• Thời gian bắt đầu làm việc tại bộ phận mới.
• Lương, phương thức thanh toán và tên cơ quan sẽ trả lương.
• Địa điểm nhận quyết định.
• Chữ ký giám đốc hoặc người được ủy quyền ký thay.

6. Mẫu quyết định điều chuyển nhân sự – tải miễn phí

Để có những văn bản điều chuyển nhân sự, điều động nhân sự đầy đủ thông tin, bạn đọc có thể tham khảo mẫu dưới đây. 

Mẫu 1 quyết định điều chuyển nhân sự: TẢI MẪU TẠI ĐÂY

Mẫu 2 quyết định điều chỉnh nhân sự: TẢI MẪU TẠI ĐÂY

Mẫu 3 quyết định điều động nhân sự: TẢI NGAY TẠI ĐÂY

7. Kết luận 

Hoạt động điều chuyển nhân sự có thể không diễn ra thường xuyên, nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp điều chỉnh lại cơ cấu phòng ban hợp lý. Mỗi doanh nghiệp nên xây dựng sẵn một quy trình điều chuyển nhân sự toàn diện để có thể ứng biến kịp thời.