Trong một cuộc khảo sát với 1.100 giám đốc điều hành, hơn 80% cho biết họ không hài lòng với tiến trình và mức độ hiệu quả của doanh nghiệp. Thế nhưng, các chuyên gia nhận thấy nguyên nhân của vấn đề này đến từ việc nhiều nhà quản lý, lãnh đạo còn thiếu kỹ năng lập kế hoạch và thực hiện hóa những mục tiêu đề ra.
Lập kế hoạch công việc cần dựa trên cơ sở mục tiêu khoa học, có thể thực hiện và đo lường được. Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng tiếp cận vấn đề và thực thi hành động chính xác.
“Xây kế hoạch tốt là một chuyện, thực hiện nó lại là một chuyện khác”. – Aesop
Thấu hiểu những thách thức đó, Công ty Cổ phần MISA phối hợp với Học viện Agile tổ chức Hội thảo trực tuyến “CHUYỂN HÓA MỤC TIÊU THÀNH KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG – CHÌA KHÓA CHO BƯỚC NHẢY VỌT CỦA DOANH NGHIỆP NĂM 2023”. Hội thảo có sự tham gia của 2 diễn giả:
Anh Nguyễn Khắc Nhật:
- CEO CodeGym Việt Nam
- Chuyên gia cao cấp về Agile và quản trị doanh nghiệp
- Có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc quản trị mục tiêu, xây dựng chiến lược. Huấn luyện và đào tạo về Quản lý, OKR và Agile cho hàng trăm đơn vị và đội nhóm, như: Viettel, BIDV, F88, ezCloud, Ascend, VTI, IFI Solution, Logivan, NAL, DEHA…
Anh Huỳnh Văn Thành:
- Phó giám đốc Trung tâm kinh doanh – Công ty CP MISA
- Hơn 10 năm kinh nghiệm trong vai trò quản lý tại doanh nghiệp.
Tại buổi Hội thảo, diễn giả Nguyễn Khắc Nhật đã giới thiệu nhiều kiến thức thiết lập, chuyển hóa từ mục tiêu thành kế hoạch cụ thể cho các doanh nghiệp. Đồng thời, diễn giả Huỳnh Văn Thành cũng cung cấp dẫn chứng cụ thể về quá trình thực hiện hóa mục tiêu thành hành động hiệu quả thông qua kinh nghiệm quản lý đội ngũ kinh doanh gần 700 người.
1. Mục tiêu và xác định các loại mục tiêu trong doanh nghiệp
Trong phần đầu chia sẻ, anh Khắc Nhật đã chỉ ra 4 tình huống trong thiết lập, quản lý mục tiêu thường thấy nhất ở các doanh nghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ hoặc đội ngũ quản lý còn yếu:
- Nhân viên không nắm được mục tiêu công việc mà chỉ làm việc một cách vô thức.
- Nhân viên không tự mình suy nghĩ, cải tiến mà chỉ làm việc theo chỉ đạo.
- Người quản lý không nhìn rõ được bức tranh toàn cảnh vì thiếu mục tiêu định hướng rõ ràng.
- Doanh nghiệp lập kế hoạch nhưng không có mục tiêu hoặc ngược lại. Điều này cho những nỗ lực làm việc bị mông lung, không đạt được hiệu quả.
Điều này hầu hết liên quan đến kỹ năng hoạch định mục tiêu. Diễn giả nhấn mạnh, cần nhớ, mục tiêu không phải “từ trên trời rơi xuống”, nó cần thiết lập dựa trên những thành phần khác của tổ chức.
Nếu doanh nghiệp đang gặp phải những tình trạng trên, nhà quản lý cần thực sự nắm được lợi ích, cơ sở thiết lập và các loại mục tiêu cơ bản. Khi làm việc với mục tiêu, doanh nghiệp sẽ cải thiện hiệu quả công việc tốt hơn vì:
- Mục tiêu cao dẫn đến nỗ lực cùng sự kiên trì, tập trung cao độ.
- Mục tiêu giúp định hướng sự chú ý, sự cống hiến của nhân viên một cách đúng đắn, thúc đẩy họ hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hơn.
- Mục tiêu cụ thể giúp người quản lý nhận được phản hồi chính xác, kịp thời mỗi khi cần kiểm tra tiến độ, kết quả công việc.
Hiện nay, tùy thuộc vào từng đặc điểm, quy mô, tầm nhìn mà người quản lý có thể áp dụng các kiểu mục tiêu khác nhau. Những kiểu mục tiêu phổ biến nhất là: mục tiêu theo thời gian, chức năng, chủ thể…
Tất cả các mục tiêu đều đem lại lợi ích nhất định trong từng hoàn cảnh. Điều này nghĩa là không có quy chuẩn về kiểu mục tiêu tốt nhất. Doanh nghiệp chỉ cần ứng dụng một cách đúng đắn, phù hợp với tổ chức của mình hoặc căn cứ vào một số tiêu chuẩn thiết lập như mô hình SMART. Theo SMART, một mục tiêu lý tưởng phải đáp ứng 5 tiêu chí: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường, Attainable – Khả năng thực hiện, Relevant – Tính thực tế và Time bound – Giới hạn thời gian.
2. Phương pháp quản trị dựa vào mục tiêu
Tiếp theo, tìm ra phương pháp quản trị cũng là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý. Bởi lẽ, quản trị doanh nghiệp không có mục tiêu cụ thể, nhà quản lý sẽ không thể phân tích minh bạch những kết quả đạt được, không đánh giá chính xác quá trình hoạt động của đội ngũ.
Trong đó, anh Nguyễn Khắc Nhật đi sâu vào phương pháp quản trị mục tiêu theo OKRs – một phương pháp mới được nhiều doanh nghiệp nghiên cứu triển khai thời gian gần đây.
Khác biệt với tiêu chuẩn SMART, mục tiêu OKRS thường mang tính định tính, tạo thành hệ thống mục tiêu bao gồm rất nhiều kết quả then chốt mà các cá nhân, phòng ban cần đạt được.
Với OKRs, doanh nghiệp dễ dàng tập trung và cam kết trước mục tiêu ưu tiên đã được thống nhất. Nhờ đó, mọi hoạt động về sau được đồng bộ, kết nối chặt chẽ ở mọi phòng ban. Nhân viên không gặp tình trạng làm việc mông lung, xa rời mục tiêu, người quản lý theo dõi, đánh giá sát sao cũng như thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân.
3. Từ mục tiêu đến hành động để tạo ra kết quả
Anh Nguyễn Khắc Nhật khẳng định thêm: “Cách tiếp cận OKRs không phải “cây đũa thần” có thể giải quyết tất cả các vấn đề của doanh nghiệp, nhưng, phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định mục đích, nguyên tắc trong những giai đoạn làm việc nhất định.” Nhà quản lý sẽ hình dung ra kết quả mà mình mong muốn đạt được, làm rõ mong muốn này thành các mục tiêu, phân nhỏ xuống từng bộ phận. Sau đó tiến hành điều chỉnh các tham số cốt lõi như năng lực của đội ngũ, mô hình tổ chức vận hành và công cụ hỗ trợ làm việc nhanh, chuẩn xác.
4. Cách thức chuyển hóa mục tiêu thành kế hoạch hành động tại MISA.
Để làm rõ quá trình, cách thức chuyển hóa mục tiêu thành hành động, anh Huỳnh Văn Thành, Phó giám đốc Trung tâm kinh doanh Hồ Chí Minh, Công ty CP MISA tiếp nối buổi Hội thảo bằng những chia sẻ dưới góc độ thực tế đã triển khai thành công tại MISA.
Cụ thể, trong năm 2023 đội ngũ kinh doanh do anh Thành quản lý tiếp nhận một mục tiêu thách thức là tăng thêm 100.000 khách hàng tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn MISA. Để làm được điều đó, anh Thành cùng đội ngũ quản lý MISA đề ra những chiến lược bao gồm:
- Thứ nhất, tập trung phát triển sản phẩm tạo nên nền tảng văn phòng làm việc số đồng bộ, giúp doanh nghiệp cải tiến hoàn toàn cách thức làm việc thủ công, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và nâng cao năng suất.
- Thứ hai, tập trung xây dựng chính sách nhân sự có đầy đủ kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp.
Sau khi thống nhất mục tiêu, anh Thành tiến hành phân rã mục tiêu xuống từng văn phòng kinh doanh, từng bộ phận sao cho mỗi cá nhân đều hiểu rõ nội dung công việc, cùng đồng hành với công ty đạt được các mục tiêu quan trọng.
Theo anh Thành, nhà quản lý cần phải chia nhỏ mục tiêu đến cấp thấp nhất thành danh sách công việc cụ thể để quản lý dễ dàng qua bước sau:
- Giao việc cụ thể, chi tiết cho từng bộ phận liên quan.
- Ủy quyền, giao việc cho nhân sự một cách khoa học bằng cách phân chia đội ngũ dựa vào nhóm năng lực, tinh thần trách nhiệm.
- Thiết lập kênh giao – nhận việc và đo lường nhất quán.
- Sắp xếp thứ tự nhiệm vụ ưu tiên, đặt thời hạn cho từng đầu việc.
- Theo dõi tiến độ, phần trăm hoàn thành và nhắc nhở công việc quá hạn kịp thời.
- Số hóa quy trình ký kết để giảm thiểu thời gian chờ đợi, đẩy nhanh tiến độ công việc.
Tuy nhiên, ban lãnh đạo, quản lý của MISA khó có thể giám sát toàn bộ các bước trên nếu chỉ cập nhật thông tin thủ công. Thay vào đó, nhờ ứng dụng phần mềm quản lý công việc MISA AMIS mà công tác theo dõi mọi nhiệm vụ, dự án diễn ra liền mạch, người quản lý kiểm soát quá trình thực thi từ mục tiêu đến hành động tối ưu hơn.
Phần mềm MISA AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng duy nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn kết nối quy trình làm việc liên phòng ban để vận hành hiệu quả và tăng trưởng doanh số mạnh mẽ.
Có thể nói, nếu muốn chuyển hóa mục tiêu thành hành động chính xác, quyết liệt, nhà quản lý vừa phải có tư duy, kiến thức về phương pháp quản trị, vừa phải tìm ra công cụ quản lý quá trình theo đuổi mục tiêu toàn diện.
Mời anh, chị xem toàn bộ chương trình và tài liệu chi tiết để qua đó hiểu rõ hơn và áp dụng tại doanh nghiệp của mình sao cho phù hợp, vui lòng đăng ký tại đây:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
