Tuyển dụng Đào tạo và hội nhập (Cũ) Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp...

Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp [Phần 1]

Như chúng ta đã biết, sau tuyển dụng thì onboarding là bước đệm rất quan trọng đối với một nhân viên mới, đặc biệt dưới góc độ trải nghiệm nhân viên. Theo thống kê báo cáo tuyển dụng mới nhất, một doanh nghiệp chưa có quy trình onboarding bài bản sẽ dẫn đến 4% nhân viên nghỉ việc ngay sau ngày đầu, 50% nhân viên bỏ việc sau 4 tháng và thậm chí một vị trí quản lý cần đến 18 tháng mới làm việc có hiệu quả. Nhưng nếu có onboarding thì 60 -70% nhân sự sẽ ở lại đến 3 năm.

Hãy cùng MISA tìm hiểu cách thức xây dựng một chương trình onboarding hoàn chỉnh và hiệu quả, giúp nhân viên mới có một trải nghiệm tích cực trong những ngày tuần đầu tiên gia nhập công ty.

1.  Phân biệt onboarding và Orientation     

Hiện nay một số người đang nhầm lẫn giữa hai khái niệm “Onboarding”“Orientation”. Trên thực tế Orientation – định hướng nhân viên mới, chỉ là một bước nhỏ trong quá trình thực hiện onboarding nhằm cung cấp thông tin và định hướng phát triển cho nhân sự mới. Còn onboarding đó là cả quá trình đào tạo hội nhập bắt đầu từ khi nhân sự chính thức nhận thư mời làm việc và được kéo dài cho đến khi hòa nhập hoàn toàn được với công việc.

Tùy từng đơn vị mà quá trình gia nhập kéo dài với thời lượng khác nhau, có tổ chức chỉ cần kéo dài trong một vài ngày tuy nhiên cũng có tổ chức sẽ bao gồm nhiều hoạt động kéo dài một đến nhiều tháng, thậm chí có những trường hợp có thể lên đến hàng năm.      

Để có cái nhìn rõ ràng hơn hãy cùng theo dõi và phân biệt thông qua bảng dưới đây: 

Nội dung  Onboarding Orientation
Khái niệm Là  cả quá trình từ lúc nhân viên nhận được offer đến thời gian kéo dài có thể 1 năm sau đó Là một phần trong quá trình onboarding hay thông thường gọi là đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.
Mục tiêu Cung cấp các thông tin liên quan đến thực hiện công việc  Cung cấp các thông tin chung của Công ty
Thời lượng Bắt đầu từ khi nhân sự nhận việc cho đến khi nhân sự hoạt  động độc lập trong công việc. 

Quá trình này có thể kéo dài vài tháng thậm chí một năm tùy theo tính chất công việc

Thường diễn ra trong một buổi họp, tầm khoảng từ 3 – 8 tiếng (căn cứ vào nội dung của mỗi Công ty) 
Hình thức thực hiện Đa dạng hình thức: trực tiếp, online, đào tạo trong công việc… Đào tạo trực tiếp hoặc online qua ứng dụng, Elearning hoặc nhân sự tự nghiên cứu thông tin.
Nội dung Toàn bộ thông tin cần thiết cho nhân sự mới để bắt nhịp được công việc: tài liệu chung của Công ty, quy định của bộ phận, tài liệu của công việc…  Thông tin tổng hợp về Công ty: định hướng, chiến lược, mục tiêu, giá trị cốt lõi, các quy định và quy tắc …
Kết quả Nhân sự bắt nhịp được hoàn toàn với công việc và tự tin hoạt động 1 cách độc lập.  Nhân sự mới nắm được các thông tin của Công ty và sẵn sàng bước vào quá trình làm quen với công việc. 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách thức khác nhau để thực hiện onboarding nhưng phổ biến hiện nay sẽ bao gồm 4 bước thực hiện như sau:

  • Giai đoạn 1: Pre – onboarding 
  • Giai đoạn 2: Orientation – Chào đón nhân viên mới
  • Giai đoạn 3: Role-Specific-Training – Đào tạo theo vai trò cụ thể
  • Giai đoạn 4: Ongoing support – Trợ giúp nhân sự mới 

Vậy tại sao Doanh nghiệp cần phải bỏ nhiều thời gian, công sức cũng như tiền bạc để thực hiện quá trình onboarding này? Hãy cùng nhau xem tại hình ảnh dưới đây:

Vai trò của việc thực hiện onboarding tại Doanh nghiệp
Vai trò của việc thực hiện onboarding tại Doanh nghiệp

2. Xác định mục tiêu cụ thể của quy trình onboarding

Với các vai trò của việc thực hiện onboarding đã được nêu ra như ở trên thì chúng ta đã thấy được tầm quan trọng cũng như tính cần thiết để thực hiện onboarding. Nhưng để đi vào xây dựng và triển khai quy trình onboarding một cách bài bản thì chúng ta cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của nó thông qua những câu hỏi: 

  • Những thông tin nào cần phải cung cấp cho nhân viên về công việc và công ty? Cách thức cung cấp các thông tin sẽ ra sao. 
  • Ấn tượng cần xây dựng cho nhân viên mới về công ty sẽ như thế nào?
  • Những thông tin nào nhân viên mới cần phải nắm vững ngay để cho họ có thể nhanh chóng bắt nhịp với công việc, có điều gì cần lưu ý cho họ không?
  • Các thông tin, tài liệu cần chuẩn bị cho nhân viên mới sẽ là những gì: quy trình, biểu mẫu, kế hoạch nhân sự … 
  • Quy trình này sẽ kéo dài trong bao lâu? Kế hoạch cho từng giai đoạn như thế nào?
  • Và nếu được hãy xây dựng và thiết kế chương trình “Người bạn đồng hành” – người sẽ hỗ trợ nhân viên mới trong suốt quá trình onboarding để họ nhanh bắt nhịp với công việc. 

Hãy đi tham khảo ý kiến của nhân sự cũ về quá trình onboarding của họ xem điều gì khiến họ chưa hài lòng ? Họ có muốn bổ sung thêm gì không? Đó chính là những gợi ý để cho chúng ta có thể hoàn chỉnh hơn Quy trình của mình và khiến chúng trở nên có tính thực tế cao hơn. 

3. Vai trò của các bộ phận trong quá trình thực hiện onboarding 

Việc thực hiện quy trình onboarding sẽ thuộc về ai? Thuộc về bộ phận Nhân sự hay là thuộc về bộ phận sử dụng người. Trên thực tế một quy trình trôi chảy là sự góp mặt và phối hợp của các bộ phận trong Công ty.

  • Bộ phận Nhân sự: là người trực tiếp liên hệ với nhân sự, hỗ trợ họ trong suốt quá trình từ lúc phỏng vấn, nhận việc cho đến khâu đi làm của nhân viên. 
  • Bộ phận Hành chính – CNTT: những người sẽ lo công tác hậu cần cho nhân sự mới từ văn phòng phẩm, chỗ ngồi, chỗ đậu xe, trang thiết bị máy móc … 
  • Quản lý trực tiếp của nhân viên mới: Đây chính là cấp trên trực tiếp – người sẽ đồng hành và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. 
  • Người hướng dẫn/ Bạn đồng hành: người trực tiếp hướng dẫn công việc cho nhân sự và giúp đỡ nhân sự trong quá trình làm quen. Tuy nhiên hiện tại các doanh nghiệp Việt Nam chúng ta nhiều đơn vị đang bỏ quên vai trò của những người này. 
  • Team, đội nhóm: Đây chính là những đồng nghiệp làm cùng, cùng giúp đỡ và tạo ra môi trường làm việc. 
  • Bản thân nhân sự mới: Nhân sự mới sẵn sàng tâm lý để làm việc ở một môi trường mới.
Các bộ phận phối kết hợp để cùng nhau thực hiện Quy trình onboarding hiệu quả
Các bộ phận phối kết hợp để cùng nhau thực hiện Quy trình onboarding hiệu quả

4. Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả – Giai đoạn 1

4.1 Giai đoạn Pre-boarding 

 Thông thường quãng thời gian từ khi ứng viên nhận Offer đến khi họ chính thức đi làm sẽ mất từ 1 – 2 tuần. Vậy trong quãng thời gian này hãy chuẩn bị đầy đủ mọi thứ để khi nhân viên mới xuất hiện thì quá trình onboarding của chúng ta sẽ mang lại hiệu quả cao nhất. 

Đối với ứng viên, Phòng nhân sự gửi Thư mời làm việc hãy gửi kèm các thông tin tham khảo như:

  • Thư mời làm việc và Hợp đồng thử việc, Cam kết bảo mật thông tin.
  • Bộ quy tắc ứng xử của Công ty (nếu có) 
  • Các tài liệu định hướng của Công ty (nếu được phép) 
  • Thông tin về các chế độ phúc lợi, quyền lợi có của Công ty 
  • Hướng dẫn ngày đầu tiên đi làm: trang phục, chỗ gửi xe, chi phí gửi xe (nếu có), thông tin người đón tiếp và lịch trình làm việc cho ngày đầu tiên (nếu có).
Mẫu thư mời làm việc gửi cho nhân sự mới có đính kèm đầy đủ thông tin
Mẫu thư mời làm việc gửi cho nhân sự mới có đính kèm đầy đủ thông tin

Đối với các bộ phận trong công ty, phòng nhân sự có thể tiến hành gửi mail cho các bộ phận liên quan để họ chuẩn bị tiếp đón. Hãy cùng chúng tôi tham khảo mẫu dưới đây: 

Mẫu thông báo nhân sự mới gửi cho các bộ phận có liên quan 
Mẫu thông báo nhân sự mới gửi cho các bộ phận có liên quan

Trước ngày nhân sự mới đi làm một ngày hãy kiểm tra lại mọi thứ, thông tin lại cho các bộ phận liên quan về việc sẽ có nhân viên mới đi làm vào ngày mai để họ cùng kiểm tra và hỗ trợ chuẩn bị đón tiếp chu đáo nhất. Và đừng quên gọi điện hay nhắn tin xác nhận lại cho nhân viên mới về thông tin cho ngày đầu đi làm. 

4.2 Giai đoạn Orientation – Chào đón nhân viên mới

Mục tiêu giai đoạn này giúp nhân sự có được các thông tin về công ty, bước đầu nắm bắt được công việc và hòa nhập với văn hóa của đơn vị.  

Hãy cùng nhau chào đón Nhân sự mới
Hãy cùng nhau chào đón Nhân sự mới

Xây dựng timeline ngày đầu tiên cho nhân viên mới 

Việc xây dựng timeline này sẽ giúp cho nhân viên mới biết họ cần phải làm gì vào ngày đầu tiên và các bước họ cần thực hiện. Để rút ngắn thời gian và tạo thành một quy trình chuẩn hãy chú ý đến việc xây dựng khung timeline chung và điều chỉnh cho mỗi nhân sự cho phù hợp với tính chất của mỗi bộ phận. 

Cùng chúng tôi tham khảo một khung mẫu đón tiếp nhân sự như nội dung dưới đây:

Ví dụ về kế hoạch đón tiếp nhân sự mới 
Ví dụ về kế hoạch đón tiếp nhân sự mới

Truyền tải các thông tin cho nhân viên mới 

Hãy đảm bảo rằng nhân viên mới ngay trong ngày đầu tiên sẽ được cung cấp đầy đủ các thông tin dưới đây: 

  • Giấy tờ hành chính: tiếp nhận hồ sơ của nhân sự mới và đưa cho họ các giấy tờ cần ký bao gồm hợp đồng, cam kết bảo mật … 
  • Giúp nhân sự mới làm quen với tổ chức: ngay trong ngày đầu tiên họ cần phải có được các thông tin định hướng bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, sơ đồ tổ chức công ty, phòng ban, quá trình hình thành, các quy định tại công ty …. Hãy trao đổi kỹ với nhân sự và gửi thêm cho họ 1 bản qua email để đảm bảo họ có thể nắm được đầy đủ thông tin.
  • Chuyển giao công cụ, thiết bị: cung cấp đầy đủ các trang thiết bị và hãy chỉ cho họ cách sử dụng và chỗ để của các máy móc văn phòng. 
  • Xây dựng mạng lưới kết nối quan hệ: nếu công ty bạn quy mô nhỏ hãy đưa nhân sự mới đi làm quen với các đồng nghiệp trong công ty còn nếu lớn hơn đừng quên dẫn nhân viên mới đi tour công ty để họ có thể biết từng khu vực của các phòng ban, pantry, nhà vệ sinh … Và đừng quên đưa cho họ danh bạ của công ty hoặc những contact đồng nghiệp sau này sẽ làm việc.  
  • Làm quen với công việc và đồng nghiệp trực tiếp: Quản lý của họ sẽ cần làm việc với họ về công việc định hướng trong thời gian sắp tới và nên tổ chức một buổi họp với team để cùng làm quen. 
Hãy nhớ gửi thông báo về nhân sự mới cho các thành viên trong công ty 
Hãy nhớ gửi thông báo về nhân sự mới cho các thành viên trong công ty

Nói lời hỏi thăm vào cuối ngày 

Những lời hỏi thăm tuy nhỏ nhưng sẽ kịp thời giúp nhân sự mới nhanh chóng bắt nhịp với công việc. Họ sẽ cảm giác được quan tâm và cũng kịp thời giúp nhân sự vượt qua khó khăn và sẽ có ấn tượng vô cùng tốt với Công ty.   

5. Ứng dụng phần mềm trong quy trình onboarding 

Chúng ta đang sống trong thời kỳ công nghệ 4.0 nên việc ứng dụng công nghệ vào công việc là một điều tất yếu. Quá trình thực hiện onboarding sẽ trở nên đơn giản, đầy đủ và chính xác, kịp thời nếu như chúng ta có sử dụng phần mềm. 

Các thông tin của nhân sự mới sẽ được cập nhật một cách chính xác kịp thời đặc biệt trong những trường hợp có nhiều nhân sự cùng đi làm vào cùng một ngày. Tự động hóa và cá nhân hóa thông tin nhân sự sẽ giúp việc quản lý thông tin một cách chính xác, kịp thời phục vụ các công tác quản lý nhân sự. 

Thấu hiểu được điều đó MISA đã phát triển bộ giải pháp MISA AMIS HRM – đây là bộ quản trị doanh nghiệp toàn thể sẽ đem đến những giải pháp tối ưu cho Doanh nghiệp với nhiều phân hệ thông tin tương ứng với các công việc trong nhân sự. Với các phân hệ:

  • Tuyển dụng: Hỗ trợ công tác thu hút nhân tài và quản lý data dữ liệu ứng viên cho Doanh nghiệp, giảm thiểu thời gian, chi phí mà vẫn đem hiệu quả.
Demo về tính năng báo cáo tuyển dụng trên phần mềm
Demo về tính năng báo cáo tuyển dụng trên phần mềm
  • Thông tin nhân sự: thông tin của nhân sự mới sẽ được chuyển tự động từ phân hệ tuyển dụng sang phân hệ nhân sự. Giúp Doanh nghiệp quản lý đầy đủ, chính xác và thông suốt quá trình làm việc của nhân viên. Ngoài ra sẽ cung cấp được các báo cáo về biến động nhân sự, tỷ lệ,thông tin nhân sự … chính xác, kịp thời. 
Phần mềm có giao diện trực quan, dễ nhìn, dễ theo dõi
Phần mềm có giao diện trực quan, dễ nhìn, dễ theo dõi
  • Chấm công: hỗ trợ việc quản lý chấm công một cách tự động,linh hoạt với nhiều hình thức khác nhau: vân tay, khuôn mặt… Ngoài ra giúp thiết lập ca làm việc, xin nghỉ phép, ra ngoài … một cách linh hoạt.  
AMIS Chấm công có hệ thống báo cáo trực quan, sinh động
AMIS Chấm công có hệ thống báo cáo trực quan, sinh động
  • Tiền lương: hỗ trợ công tác tính lương ngoài ra nhân viên cũng tự động vào xem phiếu lương của mình giảm thiểu việc vận hành thủ công. 
Demo về báo cáo của phần mềm AMIS Tiền Lương
Demo về báo cáo của phần mềm AMIS Tiền Lương

Rất nhiều doanh nghiệp đã tin dùng MISA AMIS HRM, trong đó có thể kể đến Trống Đồng Palace, IVY moda… những công ty có hàng nghìn nhân sự.

Mời bạn tìm hiểu thêm: Trống Đồng Palace hoàn thành mục tiêu giảm 50% thời gian quản lý nhân sự với AMIS HRM

Doanh nghiệp muốn trải nghiệm những tiện ích tuyệt vời của phần mềm MISA AMIS HRM thì còn chần chừ gì nữa mà không nhanh tay để lại thông tin TẠI ĐÂY hoặc liên hệ với chúng tôi qua số hotline 090 488 5833.

6. Kết luận       

Như vậy chúng tôi đã đưa ra các thông tin về việc thực hiện onboarding cũng như việc thực hiện các công tác chuẩn bị và cho ngày đầu tiên đi làm của nhân sự mới. Hãy chờ đón chúng tôi ở phần 2 với thông tin cho những bước tiếp theo của quy trình.  

 402 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 6 Trung bình: 4.8]