[15+ mẫu miễn phí] Bí quyết quản lý công việc bằng Google Sheet tối ưu

Quản lý công việc bằng Google Sheet là cách làm việc phổ biến nhất mà các cá nhân, doanh nghiệp thường sử dụng. Với những tính năng hữu ích, dễ dàng tiếp cận, Google Sheet được xem là công cụ không thể thiếu để quản lý công việc và theo dõi hiệu suất. 

Trong bài viết sau, MISA AMIS sẽ gửi đến bạn một số hướng dẫn làm việc và các mẫu quản lý công việc qua Google Sheet thông minh. Cùng tìm hiểu ngay! 

[Tải ngay] 15 mẫu Google Sheet quản lý công việc

I. Giải quyết bài toán quản lý chồng chéo nhờ Google Sheet 

1. Quản lý công việc bằng Google Sheet là gì? 

Google Sheet hay Google Trang tính là ứng dụng bảng tính trực tuyến miễn phí của Google. Về cơ bản, Google Sheet sở hữu những tính năng tương tự Excel với giao diện, thao tác tập trung trên bảng tính lớn.  

Ứng dụng này thích hợp cho tất cả mọi người, mọi đặc thù công việc nhờ tạo ra tệp dữ liệu mở, chia sẻ liên thông cũng như sắp xếp, tính toán chính xác số liệu đưa vào. Đặc trưng cơ bản của Google Sheet bao gồm: 

• Đáp ứng đa dạng nhu cầu quản lý dự án, theo dõi tiến độ, lập kế hoạch, soạn thảo văn bản,… 
• Hiển thị báo cáo trực quan theo dạng biểu đồ thanh, biểu đồ thanh xếp chồng, biểu đồ đường, biểu đồ Gantt… 
• Ứng dụng các hàm tính toán để phân tích dữ liệu nâng cao với số lượng lớn, giảm thiểu thao tác thủ công. 
• Liên kết với các sản phẩm khác của Google như Google Docs , Drive và Gmail tạo nên hệ thống công cụ làm việc đồng bộ. 
• Chia sẻ, cộng tác đồng thời nhiều thành viên trong một file Google Sheets. 

2. Tại sao doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Google Sheet để quản lý công việc?

Google Sheet có sẵn trên Google Drive nên người dùng chỉ cần đăng nhập tài khoản Gmail để sử dụng ngay lập tức. Do vậy, bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận Google Sheet lập kế hoạch quản lý công việc. 

Đối với doanh nghiệp, Google Sheet mang lại những lợi ích như: 

• Cộng tác theo thời gian thực: Google Trang tính giới hạn tối đa 100 người dùng truy cập cùng lúc mà chủ sở hữu vẫn theo dõi, nắm quyền chỉnh sửa chính. Dù ở đâu các thành viên công ty cũng xử lý được yêu cầu công việc tức thời, đảm bảo tiến độ đề ra. 
• Giao diện thân thiện: Thiết kế từng phần công cụ trên Google Sheet được sắp xếp rõ ràng, trực quan. Người dùng thường nhanh chóng khám phá được những thao tác đơn giản như soạn văn bản, soạn bảng tính. Với những nghiệp vụ phức tạp hơn, bạn có thể tìm hiểu các hướng dẫn chi tiết trên Google. 
• Không mất chi phí sử dụng: Không gian quản lý công việc bằng Google Sheet hoàn toàn miễn phí cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, một tài khoản chỉ có 15GB lưu trữ. Những cá nhân, tổ chức có nhu cầu lưu trữ tài liệu lớn sẽ phải trả tiền mua thêm dung lượng. 

Xem thêm: Mẫu checklist công việc: Download miễn phí 10+ mẫu trên Excel tốt nhất 2024

II. Tính năng quản lý công việc tiêu biểu của Google Sheet

1. Thiết lập bảng tính trực tuyến

Tương tự như Excel, Google Sheet hỗ trợ người dùng tạo bảng tính xử lý dữ liệu phục vụ quản lý công việc. Thế nhưng, nhờ ứng dụng công nghệ nền tảng điện toán đám mây, Google Sheet còn cho phép làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị khác nhau. 

2. Cập nhật, lưu trữ thay đổi mới tự động

Ưu điểm lớn nhất của quản lý công việc bằng Google Sheet so với phần mềm khác là tính năng lưu trữ thay đổi tự động. Người dùng không cần thao tác lưu vào máy tính mà mọi chỉnh sửa đều sẽ được tự ghi nhớ. 

Bằng cách này, doanh nghiệp hạn chế nguy cơ mất thông tin trong trường hợp quên nhấn lưu hay vô tình xóa file khi chưa hoàn thành. Đồng thời, chủ sở hữu còn truy vết được các lỗi sai, người đã sửa, từ đó quản lý chặt chẽ, chính xác hơn.  

3. Cộng tác làm việc nhóm dễ dàng

Với Google Sheet, việc cộng tác giữa các đội nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp không còn mất nhiều thời gian chờ đợi chuyển file công việc. 

Thay vì gửi tài liệu đến nhiều thành viên, người quản lý chỉ cần mở một file duy nhất. Mọi người cùng cập nhật, quản lý lẫn nhau ngay tại một thời điểm. Google Sheet cũng cung cấp tính năng trò chuyện trực tiếp trên trang để các thành viên thảo luận, đề xuất sửa đổi.

Bên cạnh Google Sheet, doanh nghiệp nhiều nhân sự hoặc phải quản lý nhiều dự án nên ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý tổng thể, tự động hóa mọi công tác giám sát – báo cáo. MISA AMIS Công việc là giải pháp phần mềm quản lý tiến độ công việc, dự án toàn diện.

Với phần mềm này, nhà quản lý dễ dàng phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ thực hiện, phê duyệt công việc và đánh giá hiệu suất nhân sự chính xác. Đồng thời, nhân sự tiếp nhận nhiệm vụ, thực hiện và báo cáo theo thời gian thực trên phần mềm.

Nhờ đó, doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc đồng bộ, cập nhật liên tục và tiết kiệm thời gian, công sức theo dõi, giám sát thủ công.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

III. Những thao tác quản lý công việc bằng Google Sheet bạn cần biết

1. Cài đặt quyền khi chia sẻ 

Vì Google Sheet tạo điều kiện làm việc cùng nhau trên bảng tính công việc nên chủ sở hữu cần lưu ý cài đặt quyền trước khi chia sẻ file. Nhà quản lý thực hiện thao tác phân quyền qua các bước sau: 

Trên thanh công cụ của file tài liệu Google Sheet, chọn “Tệp”, kéo đến tính năng “Chia sẻ”, chọn “Chia sẻ với người khác”. Đối tượng nhận file có thể cụ thể hóa bằng cách nhập Email hoặc chọn chia sẻ chung tới tất cả người nhận đường liên kết. Cuối cùng, chủ sở hữu quyết định chế độ chia sẻ tương ứng dựa trên mục tiêu: 

• Chỉ xem: Chủ sở hữu chỉ muốn cho các thành viên khác xem và nắm bắt nội dung tổng quan về kế hoạch, báo cáo công việc. Người nhận không có quyền thực hiện bất kỳ thao tác chỉnh sửa nào khác. 
• Nhận xét: Chủ sở hữu muốn nhờ các thành viên khác hoặc trình lên cấp trên nhận xét, góp ý sửa đổi nhằm hoàn thiện nội dung tốt nhất. 
• Chỉnh sửa: Chủ sở hữu cần các thành viên làm việc và chỉnh sửa trực tiếp trên bảng tính.

2. Giao việc trực tiếp trên Sheet

Người quản lý không cần nhắn tin riêng cho nhân viên mà dễ dàng giao việc trực tiếp trên bảng tính. Các bước thao tác bao gồm: 

• Chọn ô chứa công việc cần giao. 
• Ấn chuột phải, chọn “Comment”.
• Nhập “@” để gắn địa chỉ Email người nhận. 
• Tích vào ô “Giao cho…” và thêm nhận xét. 

Sau khi thêm nhận xét, Email tự động gửi trực tiếp đến người chịu trách nhiệm thực hiện công việc. Nhân viên nhận được thông báo công việc sẽ được thêm vào trang tính ngay lập tức.

Tìm hiểu ngay Top 23 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

3. Tạo danh sách nhiều lựa chọn

Quản lý công việc bằng Google Sheet đáp ứng yêu cầu chọn nhiều thông tin lặp lại như người phụ trách, tiến độ công việc… Lúc này, người dùng nên cài tính năng Danh sách thả xuống (Drop list) để tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công. 

Các bước tạo Drop list: 

• Chọn dải ô cần thêm Drop list. 
• Trên thanh công cụ, chọn “Dữ liệu”. 
• Chọn tính năng “Xác thực dữ liệu”, một bảng điều khiển tổng quan sẽ hiện ra. 
• Nhìn vào mục “Tiêu chí” và chọn “Danh sách mục”. 
• Nhập các lựa chọn vào ô bên cạnh, ngăn cách mỗi lựa chọn bằng “,”. Ví dụ: Đang làm, Chờ duyệt, Đã hoàn thành. 
• Ấn lưu để hiện danh sách lựa chọn. 

Như vậy, người quản lý sẽ thuận tiện theo dõi, xử lý công việc đúng tiến độ. Thêm vào đó, để lọc nhanh lựa chọn cần tìm trên Google Sheet người dùng có thể kết hợp cả tính năng Bộ lọc (Filter): 

• Chọn hàng cần lọc lựa chọn/dữ liệu. 
• Trên thanh công cụ chọn “Dữ liệu”. 
• Chọn tính năng “Tạo bộ lọc”. 
• Nhấn vào biểu tượng “Bộ lọc” tại ô đầu tiên trên cột. 
• Chọn trường cần lọc. 

4. Tạo Checkbox công việc 

Checkbox của Google Sheet thường dùng để đánh dấu những đầu việc đã hoàn thành. Cách làm này giúp cả người quản lý và nhân sự nắm được tiến độ công việc trực quan. Để tạo Checkbox, người dùng chọn ô cần chèn, trên thanh công cụ chọn “Chèn”, nhấn vào “Hộp kiểm”, sau đó kéo xuống các ô bên dưới để tạo thành một bảng Checkbox chung.

5. Theo dõi tiến độ công việc với Google Sheet 

Kanban là một trong những mô hình được ứng dụng nhiều nhất vào quản lý công việc bằng Google Sheet. Các thẻ Kanban làm rõ quy trình làm việc theo từng giai đoạn chờ thực hiện, đang thực hiện, đã hoàn thành.

Để xây dựng biểu đồ Kanban trên Google Sheet, người dùng cần: 

• Tạo 1 bảng bao gồm 3 cột tương ứng là Chờ thực hiện – Đang thực hiện – Đã hoàn thành.
• Các thành viên chủ động báo cáo công việc vào trạng thái cột tương ứng cho người quản lý theo dõi liên tục. 
• Khi công việc chuyển sang giai đoạn mới, các thành viên chỉ cần kéo thả công việc sang ô kế tiếp. 
• Người quản lý cài thêm hàm COUNT ở đầu mỗi cột sẽ tính được tổng số lượng công việc ở mỗi giai đoạn nhanh nhất. 

>> Xem thêm: Chia sẻ miễn phí 11 bảng đánh giá công việc chi tiết, hiệu quả cho doanh nghiệp

6. Lưu trữ tài liệu tự động

Google Sheet tự động lưu mọi thay đổi khi bạn làm việc trên tài liệu. Điều này đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất dữ liệu quan trọng do quên lưu.

Lịch sử phiên bản cho phép bạn xem và khôi phục lại các phiên bản trước đó của tài liệu, giúp bạn theo dõi sự thay đổi và phòng tránh sự cố.

7. Sắp xếp và lọc dữ liệu

Google Sheet cho phép bạn tạo các bộ lọc tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể. Sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin. 

Để sắp xếp dữ liệu:

• Nhấp vào tiêu đề cột bạn muốn sắp xếp. 
• Chọn “Sắp xếp” > “Sắp xếp theo A đến Z” hoặc “Sắp xếp theo Z đến A”. 
• Hoặc, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột và chọn “Sắp xếp theo”.

Để lọc dữ liệu:

• Chọn hàng cần lọc dữ liệu 
• Tại thanh taskbar chọn “Dữ liệu” 
• Chọn “Tạo bộ lọc” 
• Nhấn vào biểu tượng Bộ lọc ở ô đầu tiên của cột 
• Chọn trường cần lọc

8. Quản lý tiến độ công việc bằng biểu đồ

Google Sheet cung cấp các công cụ để tạo biểu đồ, bao gồm biểu đồ cột, biểu đồ đường, và biểu đồ tròn. Bạn có thể sử dụng biểu đồ để theo dõi tiến độ công việc theo thời gian và trực quan hóa dữ liệu.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt thể hiện tiến độ công việc theo thời gian dưới dạng các thanh ngang. Mỗi thanh ngang đại diện cho một nhiệm vụ, với mốc thời gian bắt đầu và kết thúc được hiển thị rõ ràng.

Loại biểu đồ này giúp bạn dễ dàng:

• So sánh tiến độ thực tế với tiến độ dự kiến.
• Xác định nhiệm vụ nào đang bị chậm trễ.
• Nhận diện tiềm ẩn rủi ro ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Biểu đồ thanh

Biểu đồ thanh so sánh giá trị của các hạng mục khác nhau bằng cách sử dụng các cột hoặc thanh ngang có chiều cao tương ứng.

Loại biểu đồ này giúp bạn:

• So sánh mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ.
• Theo dõi tỷ lệ phần trăm công việc đã được thực hiện.
• Hiểu rõ hiệu suất của từng thành viên trong nhóm.

Biểu đồ đường

Biểu đồ đường thể hiện xu hướng thay đổi của dữ liệu theo thời gian bằng cách sử dụng đường cong nối các điểm dữ liệu.

Loại biểu đồ này giúp bạn:

• Theo dõi tiến độ công việc liên tục.
• Xác định xu hướng tăng/giảm trong hiệu suất làm việc.
• Dự đoán tiến độ công việc trong tương lai.

Biểu đồ tròn:

Biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ phần trăm của từng hạng mục bằng các phần hình tròn có kích thước tương ứng.

Loại biểu đồ này giúp bạn:

• Hiểu rõ cấu trúc tổng thể của công việc.
• So sánh tỷ lệ đóng góp của các thành viên trong nhóm.
• Nhận diện hạng mục nào chiếm nhiều thời gian/nguồn lực nhất.

Cách tạo biểu đồ:

Bước 1: Tạo bảng tính bao gồm các cột: Tên nhiệm vụ, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Tên nhiệm vụ, Giá trị (tỷ lệ hoàn thành, doanh số, v.v.).

Bước 2: Chọn biểu đồ:

• Click “Chèn” > “Biểu đồ”.
• Chọn loại biểu đồ trong tab “Loại biểu đồ”. (Biểu đồ cột, tròn, đường,…)

Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ:

• Thêm chú thích, trục thời gian, lưới, v.v.
• Định dạng màu sắc, chú thích

IV. Tổng hợp các mẫu quản lý công việc bằng Google Sheet cho năm 2024

1. Mẫu quản lý chi phí hàng tháng bằng Google Sheet

Quản lý chi phí rõ ràng là yêu cầu bắt buộc với các doanh nghiệp, các công việc cụ thể. Vì vậy, hãy Tải mẫu theo dõi chi phí hàng tháng trên Google Sheet để giảm bớt áp lực giám sát, nắm bắt sự tăng, giảm chi phí kịp thời.

2. Mẫu quản lý dự án bằng Google Sheet 

Quản lý dự án bằng Google Sheet sẽ chia nhỏ dự án thành các giai đoạn phù hợp. Người dùng có thể phân bổ từng giai đoạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và lập kế hoạch chi tiết hàng ngày.

3. Quản lý công việc bằng Google Sheet theo lịch trình 

Thiết lập lịch trình hàng ngày giúp các đội nhóm đi xử lý chính xác khối lượng nhiệm vụ lớn, phức tạp. Mẫu lịch trình Google Sheet sau sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch từng ngày. 

4. Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản trên Google Trang tính

Như đã đề cập ở trên, biểu đồ Gantt thích hợp ứng dụng trong quá trình theo dõi tiến độ dự án trực quan. Tải mẫu biểu đồ Gantt quản lý công việc dưới đây nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian cài đặt và cải tiến cách thức lãnh đạo ngay. 

5. Mẫu quản lý công việc hàng ngày trong dự án

Một số dự án cần xem xét chuyên sâu hàng ngày để đảm bảo công việc đang tiến triển thuận lợi. Do đó, mẫu quản lý Google Sheet giúp người dùng xem báo cáo tập trung, không cần đi hỏi từng nhân sự. Nhận phiên bản mẫu quản lý công việc này Tại đây. 

V. Sự khác biệt giữa quản lý công việc bằng phần mềm và bằng Google Sheet

Quản lý công việc bằng Google Sheet có một số điểm hạn chế như:

• Nếu số dòng, số cột quá nhiều sẽ gây khó khăn trong việc xem báo cáo
• Số lượng công việc nhiều, kéo theo quá nhiều file quản lý khiến người dùng mất tập trung, khó kiểm soát
• Quản lý rời rạc
• Tính năng bảo mật kém
• Không có tính liên kết

Ưu điểm khi quản lý công việc bằng phần mềm

Dùng ngay miễn phí

• Dễ dàng biết được tình hình và tiến độ của tất cả các dự án, công việc.
• Đánh giá tiến độ trên từng công việc con và bao quát toàn dự án rất dễ dàng.
• Phần mềm quản lý công việc giúp lãnh đạo nắm rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên
• Dữ liệu dự án đã và đang thực hiện đều được lưu lại an toàn
• Thông báo, nhắc nhở lịch làm việc, deadline để tránh bỏ lỡ những công việc quan trọng.
• Với hệ thống báo cáo theo thời gian thực, ứng dụng giao việc dễ dàng đánh giá năng suất nhân viên.
• Phần mềm quản lý công việc online trang bị thêm tính năng check-in vị trí làm việc dõi nhân viên dễ dàng hơn khi làm việc từ xa

VI. Kết luận 

Có thể nói, quản lý công việc bằng Google Sheet không chỉ là ứng dụng bảng tính đơn thuần mà còn là công cụ giúp theo dõi tiến độ, đảm bảo năng suất hữu hiệu. Hy vọng qua bài viết, bạn đã tìm thấy cách thức ứng dụng Google Sheet phù hợp và triển khai quản lý thành công trong đội ngũ, doanh nghiệp mình.