Tối ưu năng suất làm việc của nhân sự là một trong những bài toán mà mọi doanh nghiệp đều đang nỗ lực tối ưu hàng ngày. Là một người đứng đầu, chắc hẳn bạn luôn muốn nhân viên của mình làm việc chủ động, nhiệt huyết và đạt năng suất cao.
Không ngoài mong muốn giúp các nhà quản lý doanh nghiệp dễ dàng tăng tốc trong quá trình tối ưu năng suất làm việc, Công ty Cổ phần MISA đã phối hợp với Học viện Agile tổ chức Hội thảo trực tuyến “Tối ưu năng suất làm việc – Đội nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp”.
Hội thảo có sự tham gia của hai diễn giả là anh Lê Huy Long – Chuyên gia huấn luyện, đào tạo Agile, Scrum cho nhiều doanh nghiệp, đơn vị và anh Phạm Văn Hùng – PGĐ Trung tâm kinh doanh Hà Nội – Công ty CP MISA.
Trong đó, anh Lê Huy Long đã chỉ ra những nội dung quan trọng về các yếu tố then chốt tạo nên đội nhóm năng suất cao. Đồng thời, anh Phạm Văn Hùng cũng giúp những anh chị CEO/Chủ doanh nghiệp, quản lý tham gia hội thảo hiểu rõ hơn cách phát triển nhóm năng suất cao dựa trên kinh nghiệm thực tiễn tại MISA.
1. Nhóm và các yếu tố then chốt tạo nên nhóm làm việc năng suất cao
Theo anh Long, “nhóm” phải là tập hợp những người có cùng mục tiêu chung, tất cả mọi người cùng nhau phối hợp, nỗ lực và hoàn thành mục tiêu đề ra. Một đội nhóm thường trải qua 4 giai đoạn phát triển chính bao gồm thành lập, sóng gió, ổn định, hiệu suất (Mô hình Tuckman – 1965). Tương ứng với từng giai đoạn, người quản lý sẽ phải sử dụng phương pháp lãnh đạo khác nhau là chỉ đạo, huấn luyện, hỗ trợ, ủy quyền.
Vậy nhóm hiệu năng cao cần có những đặc tính gì? Để trả lời cho câu hỏi này, anh Long giới thiệu 2 mô hình nhận diện nhóm hiệu năng cao tiêu biểu nhất là mô hình của Google và Lencioni (2002).
Căn cứ vào nghiên cứu của Google, những nhóm hiệu năng cao có 5 đặc tính sau:
- An toàn tâm lý: Doanh nghiệp tạo ra môi trường an toàn cho nhân viên thoải mái đóng góp ý kiến, đề xuất ý kiến để cải tiến công việc.
- Tính đáng tin cậy: Người quản lý có tin tưởng khi ủy quyền, giao việc cho những thành viên trong nhóm.
- Cấu trúc và sự rõ ràng: Nhóm có sự phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, thưởng phạt công bằng.
- Ý nghĩa của công việc: Mỗi cá nhân phải tìm được ý nghĩa riêng cho công việc mình đang phụ trách.
- Tác động vào kết quả chung: Mỗi cá nhân nhìn thấy được vai trò, ý nghĩa công việc của mình đóng góp vào bức tranh hoạt động chung để có thêm động lực cố gắng và gắn bó.
Với vai trò quản lý, lúc này người đứng đầu nhóm cần coi công việc là vấn đề học tập, tìm hiểu sâu hơn nhu cầu của từng thành viên và nhanh chóng đạt được một số chiến thắng nhỏ giúp nhóm bước ra khỏi vùng an toàn.
Mặt khác, mô hình của Lencioni lại đề cập đến những rào cản khiến đội nhóm làm việc kém hiệu quả hay được gọi là “5 điểm chết trong teamwork”. Cụ thể, các doanh nghiệp cần khắc phục 5 hạn chế dưới đây:
- Đội nhóm làm việc không quan tâm đến mục tiêu chung.
- Các thành viên né tránh trách nhiệm, đùn đẩy cho những người liên quan khác.
- Đội nhóm làm việc thiếu cam kết.
- Có những cá nhân sợ xung động nên thường xuyên thỏa hiệp, nghe theo ý kiến chung.
- Các thành viên không có niềm tin vào công việc, đồng nghiệp hay người quản lý của mình.
Như vậy, nếu mô hình của Google tập trung vào khía cạnh xây dựng môi trường an toàn tâm lý thì mô hình của Lencioni quan tâm đến yếu tố niềm tin của nhóm. Người quản lý phải thể hiện được 4 yếu tố năng lực, khả năng, thành ý cùng sự chính trực để thu hút, củng cố niềm tin cho đội ngũ.
2. Bí quyết xây dựng, phát triển nhóm năng suất cao và tối ưu năng suất
Nối tiếp phần chia sẻ của anh Long, anh Phạm Văn Hùng nhận thấy một trong những vấn đề mà nhiều nhà quản lý đang gặp phải hiện nay chính là thiếu phương pháp trao quyền, giao việc, giám sát, đo lường hiệu quả chi tiết đến từng cá nhân. Với kinh nghiệm gần 10 năm quản lý đội ngũ kinh doanh hơn 500 nhân sự tại MISA, anh Hùng đã đi sâu chia sẻ về quy trình, phương pháp và công cụ hỗ trợ doanh nghiệp.
Phần mềm MISA AMIS Công việc hiện là giải pháp tối ưu giúp nhân viên MISA giao tiếp liên phòng ban, nhận thông báo nhiệm vụ tức thời.
Trong khi đó, người quản lý chỉ cần theo dõi, thúc đẩy tiến độ nhân viên qua báo cáo tổng quan.
Khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng đội nhóm hiệu năng cao nhờ những tính năng như:
- Phân công công việc trên một nền tảng duy nhất với giao diện trực quan, thao tác đơn giản.
- Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, kết quả được cập nhật ngay khi hoàn thành cho phép chủ doanh nghiệp nhận thông báo tức thời.
- Tăng hiệu suất công việc bằng cách thay đổi cách thức làm việc của cả nhà quản lý và nhân viên. Nhân sự chủ động phân bổ, quản lý công việc cá nhân và người quản lý chủ động thúc đẩy tiến độ, giao nhiệm vụ phù hợp.
Đặc biệt, phần mềm quản lý công việc thông minh còn thuộc bộ giải pháp kiến tạo Văn phòng số chuyên nghiệp. Văn phòng số MISA AMIS cung cấp đa dạng phần mềm cho nhà lãnh đạo, quản lý và nhân viên chuẩn hóa quy trình công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi. Vì vậy, doanh nghiệp dễ dàng triển khai chuyển đổi số đồng bộ, tiết kiệm chi phí và tăng trưởng năng suất đội nhóm vượt bậc.
Mời anh, chị xem toàn bộ chương trình và tài liệu chi tiết, qua đó giúp anh chị hiểu rõ hơn về vấn đề và cách thức áp dụng trong công việc của mình, vui lòng đăng ký tại đây:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
