70+ mẫu quy trình làm việc cho mọi phòng ban & 11 bước xây dựng hiệu quả

Xây dựng quy trình làm việc mẫu là điều hết sức quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Phần lớn những công ty, doanh nghiệp thành công trên thị trường hiện nay đều có đặc điểm chung là họ làm việc theo một hệ thống quy trình khoa học. Những quy trình làm việc khoa học cho phép doanh nghiệp vận hành trơn tru, nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh.

Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc của công ty, doanh nghiệp một cách hiệu quả? Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết các bước xây dựng quy trình làm việc và gửi tặng 70+ quy trình làm việc mẫu miễn phí với lưu đồ trực quan cùng những thông tin cần thiết nhất.

1. Quy trình làm việc là gì?

Chúng ta thường nghe nói rất nhiều về các quy trình làm việc của công ty, doanh nghiệp, vậy câu hỏi đặt ra là quy trình làm việc là gì? Có thể giải thích đơn giản như sau:

Quy trình làm việc là một tập hợp các bước hoặc các công việc phải làm được sắp xếp theo một trình tự cụ thể nhằm đạt được mục tiêu (KPI) của doanh nghiệp đã đặt ra. Một mẫu quy trình làm việc đạt tiêu chuẩn phải bao gồm đầy đủ các giai đoạn từ lúc bắt đầu công việc, xác định nhiệm vụ, lên kế hoạch, phân chia đầu việc,… cho đến khi đánh giá kết quả và nghiệm thu.

Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp thường xây dựng quy trình làm việc theo 4 giai đoạn chính:

• Quy trình quản lý khách hàng
• Quy trình quản lý vận hành
• Quy trình quản lý đổi mới
• Quy trình xã hội, điều tiết cơ quan quản lý nhà nước

Ví dụ về bộ mẫu quy trình làm việc của phòng hành chính – nhân sự trong một doanh nghiệp

Quy trình làm việc của công ty có thể được thay đổi, bổ sung dựa vào những yêu cầu và đặc thù của công việc. Ví dụ, một công ty sản xuất quần áo sẽ xây dựng quy trình công việc gồm các bước như cắt, may, đóng gói. Nhưng một công ty Agency quảng cáo lại thiết lập quy trình theo các bước như tiếp nhận yêu cầu, lên ý tưởng,… và nghiệm thu.

Tải ngay: BỘ MẪU 70+ QUY TRÌNH làm việc cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp

2. Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc xây dựng quy trình làm việc khoa học và chuẩn chỉnh trở thành một yếu tố không thể thiếu cho mọi doanh nghiệp. Quy trình làm việc không chỉ giúp tổ chức vận hành trơn tru và hiệu quả hơn mà còn là chìa khóa để đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

Quy trình làm việc cũng giúp người lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác hơn. Dưới đây là những lợi ích quan trọng mà quy trình làm việc mang lại cho doanh nghiệp.

• Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc: Quy trình làm việc tốt giúp cải thiện hiệu suất làm việc bằng cách giảm thiểu các công việc chồng chéo, tác vụ thủ công và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Khi mọi người biết chính xác nhiệm vụ và cách thực hiện, năng suất tổng thể của doanh nghiệp sẽ tăng lên đáng kể.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Thiết lập quy trình chuẩn trong đó có quy trình kiểm soát chất lượng giúp doanh nghiệp duy trì độ tin cậy và chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu lỗi và khiếu nại từ khách hàng mà còn nâng cao uy tín thương hiệu.
• Tối ưu hóa hoạt động đào tạo: Xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa cung cấp một khung đào tạo nhất quán cho nhân viên giúp họ nắm bắt nhanh chóng các yêu cầu công việc và thực hiện chúng một cách chính xác, từ đó giảm bớt thời gian, chi phí đào tạo.
• Tăng khả năng dự đoán và kiểm soát: Quy trình làm việc rõ ràng giúp quản lý dễ dàng dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và kiểm soát tình hình trước khi phát sinh sự cố, qua đó giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tiến độ công việc.
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Các quy trình tốt giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng, giúp tăng mức độ hài lòng của họ. Đây là yếu tố then chốt để phát triển doanh nghiệp bền vững.
• Ra quyết định nhanh chóng: Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và được định hướng giúp các nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin đã được phân tích sẵn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
• Tuân thủ pháp lý và tiêu chuẩn ngành: Việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và quy định pháp lý là cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Quy trình làm việc giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuân thủ các yêu cầu này, qua đó tránh được những phạt pháp lý và gián đoạn kinh doanh.

3. 70+ mẫu quy trình làm việc cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp

Quy trình làm việc chính là “nhịp thở” của doanh nghiệp. Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru. Trước khi đi vào các xây dựng quy trình chi tiết, đội ngũ MISA xin gửi tặng bạn đọc 70+ quy trình làm việc mẫu từ kế toán, kinh doanh – chăm sóc khách hàng, marketing, vận hành, hành chính nhân sự và các quy trình làm việc liên phòng ban.

Các mẫu quy trình làm việc này được đúc kết theo kinh nghiệm vận hành thực tế của doanh nghiệp, đi kèm với các lưu đồ trực quan và những biểu mẫu chi tiết. Bạn có thể áp dụng hoặc chỉnh sửa nó theo hoạt động và mục tiêu hiện tại của công ty hay doanh nghiệp mình.

MỜI BẠN TẢI NGAY 70+ MẪU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHO MỌI PHÒNG BAN DOANH NGHIỆP

3.1. Mẫu quy trình làm việc cho phòng hành chính nhân sự

Bộ tài liệu cung cấp các quy trình đầy đủ từ Đào tạo, Tuyển dụng, Thử việc/học việc, Hoàn tất hồ sơ nhân sự, Theo dõi hợp đồng chính thức cho đến Thuyên chuyển, Thanh tra, kiểm tra nội bộ, Xin thôi việc, Sa thải, Xác minh và xử lý vi phạm nội quy lao động,…

Dựa vào các mẫu này, doanh nghiệp có thể đảm bảo quản lý nhân sự một cách hiệu quả, xây dựng quy trình làm việc phù hợp cho riêng mình, từ đó nâng cao hiệu quả nhân viên và năng suất đội ngũ nhân sự.

3.2. Mẫu sơ đồ quy trình làm việc phòng kế toán

Với các quy trình từ Chi tiền mặt, Duyệt thanh toán vật tư, Thanh toán/tạm ứng cho đến Thu tiền mặt, Thu và xóa nợ, Tính và thanh toán lương,… các quy trình kế toán này sẽ giúp đội ngũ làm việc theo các bước chuẩn chỉnh với đầu mối phụ trách rõ ràng, thời gian xử lý cụ thể cùng các biểu mẫu chi tiết.

Các quy trình này không chỉ hỗ trợ đội ngũ đảm bảo công việc được xử lý nhanh chóng, mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.

3.3. Sơ đồ quy trình làm việc mẫu cho phòng kinh doanh – chăm sóc khách hàng

Xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh – chăm sóc khách hàng là một trong những việc quan trọng nhất đối với sự thành công và phát triển của mọi doanh nghiệp.

Bộ tài liệu cung cấp đủ cho doanh nghiệp toàn bộ sơ đồ quy trình làm việc mẫu để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng cường mối quan hệ với khách hàng, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững và lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

• Quy trình Tư vấn bán hàng
• Quy trình Chăm sóc khách hàng
• Quy trình Phân luồng, xử lý khách hàng
• Quy trình Xử lý đơn đặt hàng
• Quy trình Gọi điện chăm sóc khách hàng
• Quy trình Tìm kiếm khách hàng
• Quy trình Tiếp đón, tư vấn
• Quy trình Demo sản phẩm
• Quy trình Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
• Quy trình Tiếp nhận đổi trả hàng
• Quy trình Xử lý thắc mắc, khiếu nại
• Quy trình Bán hàng thu tiền
• Quy trình Đi thị trường
• Quy trình Gọi điện cho KH đặt lịch hẹn
• Quy trình Đấu thầu

Mời bạn đăng ký nhận ngay tài liệu để sở hữu đầy đủ các quy trình trên.

Tham khảo: Review 17 phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất năm 2024

3.4. Mẫu sơ đồ quy trình làm việc cho phòng marketing

Xây dựng quy trình làm việc của phòng marketing là một trong những yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của các chiến dịch và nỗ lực tiếp thị trong doanh nghiệp.

Bộ quy trình doanh nghiệp mẫu này sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các quy trình đã được chuẩn hóa như: Chạy quảng cáo Google Ads, Facebook Ads, Giới thiệu sản phẩm mới, Viết landing page, Nghiên cứu thị trường, Booking KOLs, Xử lý khủng hoảng, Phân tích đối thủ, Tổ chức sự kiện, Khảo sát khách hàng, Xử lý video quảng cáo, Nghiên cứu/định giá sản phẩm/dịch vụ,…

Ứng dụng bộ quy trình doanh nghiệp này giúp đảm bảo các hoạt động marketing được thực hiện một cách bài bản, chuyên nghiệp và có thể điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với môi trường kinh doanh luôn thay đổi.

3.5. Mẫu quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp

Quy trình vận hành trong một doanh nghiệp là trọng tâm của việc đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra trơn tru, hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.

Bộ mẫu quy trình làm việc của công ty cung cấp đầy đủ các quy trình cần thiết để doanh nghiệp vận hành theo hệ thống, các bộ phận dễ dàng phối hợp với nhau để gia tăng năng suất và tốc độ phục vụ khách hàng.

>>> TẢI ĐẦY ĐỦ 70+ MẪU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHO MỌI PHÒNG BAN DOANH NGHIỆP

4. Các mô hình quản lý quy trình làm việc của công ty phổ biến

Các mô hình quản lý quy trình làm việc không những giúp cải thiện năng suất mà còn hỗ trợ việc giám sát và cải tiến liên tục các hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số mô hình quản lý quy trình làm việc phổ biến và hiệu quả mà các tổ chức có thể áp dụng:

4.1. Mô hình 5M

Mô hình quản lý quy trình làm việc 5M chủ yếu tập trung vào 5 yếu tố chính:

• Man (Con người): Đây là yếu tố liên quan đến nguồn nhân lực trong quá trình thực hiện bao gồm: người tham gia, nhân viên, nhà quản lý và tất cả những người có liên quan.
• Machine (Máy móc): Yếu tố này nói đến các công cụ, máy móc, thiết bị và các phương tiện sử dụng để hoàn thành quy trình làm việc.
• Material (Vật liệu): Đây là yếu tố liên quan đến các vật liệu, nguyên liệu sản xuất và tài sản cần thiết để thực hiện quy trình.
• Method (Phương pháp): Yếu tố này tập trung vào các phương pháp, quy trình, quy tắc và quy định được sử dụng trong quy trình.
• Measurement (Đo lường): Đây là yếu tố đánh giá và đo lường hiệu quả của quy trình, từ đó xác định các chỉ số hiệu suất và mức độ đạt được.

Mô hình 5M đảm bảo rằng tất cả các yếu tố này được quản lý một cách chặt chẽ và tối ưu để đạt được chất lượng công việc tốt nhất. Thông qua mô hình này, các nhà quản lý có thể kiểm soát và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

4.2. Mô hình PDCA

PDCA là những chữ cái đầu tiên của các từ Plan-Do-Check-Act, còn được gọi là Deming Cycle hoặc Cycle of Continuous Improvement (chu trình cải tiến nỗ lực). Mô hình quy trình làm việc PDCA gồm bốn giai đoạn chính:

• Plan (Lập kế hoạch): Giai đoạn này cần xác định rõ mục tiêu và các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Doanh nghiệp phải đánh giá tình hình hiện tại, phân tích vấn đề và đặt ra mục tiêu rõ ràng.
• Do (Thực hiện): Giai đoạn này bạn sẽ thực hiện các công việc theo kế hoạch để đạt được mục đích. Quá trình thực hiện cần tuân thủ kế hoạch và ghi chép lại các thông tin quan trọng liên quan.
• Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả sau khi hoàn thành các công việc, xem liệu mục tiêu có được đạt và yêu cầu chất lượng có được đáp ứng không.
• Act (Hành động): Dựa trên kết quả của giai đoạn kiểm tra, bạn cần đề xuất các hoạt động cải thiện, cải tiến. Nếu kết quả đạt được không như kỳ vọng thì cần quay lại từ bước đầu tiên để điều chỉnh.

4.3. Mô hình quy trình làm việc DMAIC trong Six Sigma

​DMAIC là một mô hình quy trình làm việc tiêu chuẩn trong Six Sigma, bao gồm năm giai đoạn chính:

• Define (Định nghĩa): Giai đoạn này cần xác định mục tiêu dự án và yêu cầu của khách hàng.
• Measure (Đo lường): Trong giai đoạn này, chúng ta sẽ thu thập dữ liệu liên quan đến quy trình làm việc để đánh giá hiệu suất hiện tại và xác định mức độ hiệu quả.
• Analyze (Phân tích): Lúc này dữ liệu được phân tích để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hoặc những điểm yếu trong quy trình.
• Improve (Cải tiến): Đưa ra giải pháp dựa trên nguyên nhân đã xác định và thực hiện các thay đổi để tối ưu hóa quy trình.
• Control (Kiểm soát): Theo dõi và kiểm soát quy trình sau khi cải tiến, đảm bảo quy trình vận hành ổn định và hạn chế lỗi phát sinh.

Ví dụ Amazon đã áp dụng mô hình DMAIC để xây dựng quy trình làm việc nhằm tối ưu thời gian giao hàng và chất lượng dịch vụ, tăng sức cạnh tranh trong ngành thương mại điện tử:

– Define (Xác định): Amazon đặt mục tiêu cải thiện quy trình giao hàng trong dịch vụ Amazon Prime, tập trung vào việc rút ngắn thời gian giao hàng để nâng cao trải nghiệm khách hàng.

– Measure (Đo lường): Họ thu thập dữ liệu về thời gian giao hàng và phản hồi từ khách hàng để đo lường hiệu quả quy trình hiện trạng và xác định các chỉ số chất lượng cần cải thiện.

– Analyze (Phân tích): Amazon đã phân tích dữ liệu và tìm ra nguyên nhân gây ra việc giao hàng chậm, bao gồm việc lên lịch giao hàng không hiệu quả và thất thoát thời gian trong quy trình vận hành.

– Improve (Cải tiến): Amzon đã phát triển các biện pháp cải tiến như tối ưu hóa quy trình lên lịch giao hàng, tăng cường quản lý kho để giảm thời gian xử lý đơn hàng, và đầu tư vào hệ thống giao hàng nhanh hơn.

– Control (Kiểm soát): Amazon thiết lập cơ chế kiểm soát và theo dõi liên tục để đảm bảo rằng quy trình cải tiến được duy trì và không tái diễn vấn đề cũ.

4.4 . Mô hình Toyota Production System (TPS)

TPS tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách loại bỏ lãng phí và đảm bảo chất lượng cao. Ví dụ: Toyota đã áp dụng TPS để xây dựng quy trình làm việc mà trong đó thời gian thay dầu ô tô đã giảm xuống. Họ phân tích và loại bỏ các bước không cần thiết, đồng thời cải tiến quy trình thay dầu nhằm tối ưu hóa cả thời gian và tài nguyên.

4.5. Mô hình Total Quality Management (TQM)

TQM tập trung vào đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông qua sự tham gia của toàn bộ nhân viên.

Ví dụ: Starbucks áp dụng TQM để duy trì chất lượng cà phê và trải nghiệm khách hàng. Họ xây dựng một quy trình làm việc rất khoa học từ việc đào tạo nhân viên về các bước pha chế chính xác đến việc thu thập phản hồi từ khách hàng và liên tục thực hiện các cải tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ.

4.6. Mô hình quy trình làm việc Agile

Mô hình Agile tập trung vào việc phát triển sản phẩm qua vòng lặp ngắn và linh hoạt để đáp ứng kịp thời yêu cầu thay đổi của khách hàng.

Ví dụ: Spotify sử dụng mô hình Agile trong phát triển ứng dụng âm nhạc. Họ chia nhỏ dự án thành các vòng phát triển ngắn, liên tục tích hợp phản hồi từ người dùng và cải tiến sản phẩm theo yêu cầu mới.

Những mô hình vận hành doanh nghiệp nổi tiếng này đều có tính ứng dụng rộng rãi và đã giúp nhiều doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc khoa học, cải thiện chất lượng và tạo ra giá trị cao hơn cho khách hàng và người dùng.

Xem thêm: 10 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp

5. 11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp, người quản lý cần phải xem xét các bức tranh tổng thể của doanh nghiệp nhưng cũng không được bỏ qua các chi tiết nhỏ. Hãy tham khảo các bước xây dựng quy trình công việc dưới đây để không bỏ sót các yếu tốt nền tảng.

Bước 1: Làm rõ nhu cầu của doanh nghiệp

Để xây dựng quy trình làm việc chuẩn, doanh nghiệp cần làm rõ nhu cầu thực tế và những mục tiêu cụ thể mà đơn vị mình đang hướng tới. Xem xét xem cần áp dụng các hệ thống tiêu chuẩn mới, nâng cấp hệ thống, tái cấu trúc doanh nghiệp hay hòa nhập vào xu hướng chung của thị trường?

Bước 2: Xác định mục tiêu công việc

Nếu bước trên cho phép doanh nghiệp hiểu chính xác về “bản thân mình” hơn thì xác định các mục tiêu sẽ thực hiện hóa nhu cầu đó. Người quản lý tiến hành nghiên cứu, phân tích nguồn lực hiện có để tìm ra phương pháp, lập kế hoạch phân bổ thời gian và thiết lập từng bước thực hiện công việc.

Bước 3: Làm rõ phạm vi quy trình làm việc

Giới hạn phạm vi nhất định giúp doanh nghiệp khoanh vùng đối tượng cần thực hiện và tuân thủ đúng quy trình, quy định làm việc. Phạm vi điều chỉnh quy trình làm việc có thể là toàn bộ tổ chức, bộ phận, cá nhân hoặc theo không gian, thời gian, lĩnh vực ngành nghề…

Bước 4: Thiết lập các bước cần triển khai 

Thông thường, một quy trình làm việc mẫu chuẩn sẽ có khoảng 8 đến 12 bước. Tuy nhiên, không có khuôn mẫu cố định cho tất cả doanh nghiệp. Người quản lý nên áp dụng một số công thức quản lý tối ưu để thiết lập bước triển khai phù hợp. 

Ví dụ, mô hình 5W-1H-5M là phương án được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất khi xây dựng quy trình làm việc. Cụ thể, 5W-1H bao gồm:

• • • What – Là gì: Xác định nội dung công việc trong quy trình.
    • Why – Vì sao: Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc.
    • When – Khi nào: Xác định 3 mốc thời gian bắt đầu. thực hiện và kết thúc.
    • Where – Ở đâu: Xác định địa điểm làm việc công việc.
    • Who – Ai: Xác định người trực tiếp làm việc, người hỗ trợ và người giám sát.
    • How – Như thế nào: Xác định các phương pháp ứng dụng trong công việc.

Cùng với đó, mô hình quy trình làm việc 5M sẽ xác định những nguồn lực liên quan:

• • • Man – Nguồn nhân lực: Doanh nghiệp đánh giá trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất của nhân sự có đáp ứng công việc được giao không?…
    • Money – Ngân sách: Lập kế hoạch dự toán ngân sách, phân chia chi phí cho từng hạng mục. 
    • Material – Nguyên vật liệu, hệ thống cung ứng: Xác nhận danh sách các nguyên liệu, đơn vị cung cấp, vận chuyển. Doanh nghiệp nên có cả phương án ưu tiên và dự phòng nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh ổn định. 
    • Machine – Công nghệ, máy móc: Chuẩn bị sẵn sàng về công nghệ, nâng cấp dây chuyền, thiết bị lạc hậu để giảm áp lực công việc và rút ngắn thời gian chạy quy trình. 
    • Method – Phương pháp làm việc: Liệt kê các phương pháp làm việc mà người quản lý và nhân viên nên áp dụng. 

Bước 5: Xác định những điểm kiểm soát

Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính. Do nguồn lực có hạn, ban quản lý, lãnh đạo không thể rà soát mọi chi tiết công việc. Vậy nên doanh nghiệp chỉ tiến hành kiểm định, kiểm tra tại một số giai đoạn trọng yếu như trước khi chuyển tiếp, ra mắt sản phẩm mới hoặc giao hàng đến người mua.  

Bước 6: Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm thực hiện từng công việc

Mỗi bước công việc sẽ do một bộ phận hay một cá nhân phụ trách, chịu trách nhiệm chính. Để phân công giao việc chính xác, người quản lý đảm bảo nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm thực tế. Khi có nhiều quy trình làm việc phức tạp, bạn cũng cần phân thêm vị trí hỗ trợ, đầu mối liên lạc để mọi người kết nối nhanh chóng. 

Bước 7: Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ bổ sung 

Quy trình làm việc việc yêu cầu văn bản chú thích, lý giải các từ ngữ viết tắt, các định nghĩa, thuật ngữ giúp người đọc nắm bắt thông tin tức thì. Đồng thời, bạn cần chỉ rõ các biểu mẫu, quy định đi kèm thuộc phần nội dung nào của quy trình chung.

Bước 8: Xác định phương pháp kiểm soát quy trình

Trong quá trình xây dựng quy trình làm việc, nhà quản lý sẽ dần hình thành phương pháp kiểm tra, đánh giá phù hợp. Đó có thể là phương pháp đánh giá 360 độ, xếp hạng hiệu suất, định lượng năng lực ứng viên hay sử dụng phần mềm quản lý công việc. 

Nếu chưa tìm ra phương pháp lý tưởng cho doanh nghiệp mình, bạn có thể bắt đầu bằng một bảng kiểm soát đơn giản với những yếu tố như: 

• • • Những bước cần kiểm tra.
    • Những điểm trọng yếu cần kiểm tra.
    • Người thực hiện kiểm tra.
    • Tần suất kiểm tra.

Bước 9: Xác định giai đoạn thử nghiệm, kiểm tra, đánh giá

Thông thường, doanh nghiệp sản xuất, gia công chế biến sẽ có thêm giai đoạn thử nghiệm sản phẩm. Mục đích của bước này là đảm bảo thành quả cuối cùng đạt được yêu cầu chất lượng và mong đợi đề ra. 

Các nội dung kiểm tra thử nghiệm gồm có: công đoạn cần kiểm tra, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ báo cáo…

Bước 10: Tạo mô tả hướng dẫn các bước triển khai công việc

Sau khi xác nhận hoàn tất mọi quy trình làm việc bên trên, doanh nghiệp có thể thống nhất tuân thủ cố định trong thời gian dài. Lúc này, nhiệm vụ của người quản lý là mô tả, diễn giải lại các bước công việc cho toàn bộ đội ngũ tuân theo: 

• • • Mô tả số lượng các bước trong quy trình làm việc.
    • Mô tả cách thức thực hiện các bước công việc.
    • Trong trường hợp việc diễn giải quá dài, doanh nghiệp nên tạo kho lưu trữ, tổng hợp tài liệu riêng.

Đáng chú ý, tùy theo tình hình thực tế mà doanh nghiệp cải tiến từng bước, tránh thay đổi quy trình làm việc liên tục khiến luồng công việc rối loạn, không đồng bộ. 

Bước 11: Hoàn thiện biểu mẫu, chú thích, tài liệu đính kèm 

Cuối cùng, bạn cần hoàn thành tài liệu tham khảo có định nghĩa và biểu mẫu đính kèm. 

• • • Định nghĩa: Giải thích ý nghĩa các thuật ngữ, diễn giải các từ viết tắt dùng trong quy trình làm việc.
    • Biểu mẫu kèm theo: Biểu mẫu minh họa, chứng minh số liệu nghiên cứu hoặc tình hình thị trường. 

6. Xây dựng quy trình làm việc nhanh chóng, hiệu quả nhờ phần mềm MISA AMIS Quy trình

Xây dựng quy trình làm việc là bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện để loại bỏ sự “hỗn loạn”. Tuy nhiên, quy trình có chuẩn chỉnh bao nhiêu thì khi áp dụng thủ công, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với tình trạng nhân viên thực hiện sai (không rõ các bước, ai là đầu mối), mất nhiều thời gian trao đổi (qua Zalo, Skype, Telegram,…), lãnh đạo không nắm được tình hình thực hiện quy trình.

AMIS Quy trình – một sản phẩm của MISA JSC là giải pháp mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trên nhờ tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc cùng những quy trình liên phòng ban để tạo nên tăng suất vượt trội.

• Số hóa quy trình tập trung trên một nền tảng: Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả quy trình của mọi phòng ban từ Kế Toán, Bán Hàng, Marketing, Nhân sự, Kỹ thuật, Hành chính tổng hợp,… để thuận tiện lưu trữ, tra cứu, chỉnh sửa. Cán bộ quản lý quy trình dễ dàng thiết lập & mô hình hoá quy trình thành sơ đồ chỉ với một click.
• Dễ dàng thiết kế, tùy chỉnh quy trình với 500+ quy trình mẫu: MISA AMIS Quy trình cung cấp sẵn kho quy trình mẫu phổ biến, doanh nghiệp dễ dàng chỉnh sửa, thiết kế trình tự vận hành của doanh nghiệp theo quy tắc và đội ngũ chạy quy trình theo luồng vận hành.
• Tự động hoá quy trình liên phòng ban: Hệ thống tự động chuyển giao & thông báo công việc đến bộ phận có liên quan để cùng phối hợp thực hiện. Đội ngũ nhân sự trao đổi tập trung ngay trên quy trình để nắm bắt thông tin kịp thời, tránh mất thời gian nhắn tin trao đổi.
• Lãnh đạo phê duyệt, ký số ngay trên quy trình: Đội ngũ quản lý phê duyệt & kiểm soát mọi đề xuất, đề nghị mọi lúc mọi nơi và ký trực tiếp ngay trên phần mềm.
• Báo cáo tự động tình hình thực hiện quy trình: Hệ thống báo cáo đa chiều cho phép đội ngũ quản lý nắm bắt được tình hình thực hiện quy trình, cảnh báo “điểm nghẽn” để xử lý kịp thời và tổng hợp báo cáo vi phạm giúp quản lý dễ theo dõi, chỉ đạo.
• Kết nối chặt chẽ với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác trong hệ sinh thái MISA AMIS: Kết nối chặt chẽ với các phần mềm như AMIS Kế toán, bộ AMIS HRM, AMIS Công việc, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội,… để đồng bộ dữ liệu giữa các ứng dụng, tự động hóa các quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công.

Dùng thử miễn phí

Như vậy, với MISA AMIS Quy trình, doanh nghiệp không chỉ tạo nên hệ sinh thái khép kín, liên thông, liền mạch mà còn dễ dàng giám sát, cải tiến quy trình. Từ đó thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh tăng trưởng mạnh mẽ hơn. 

7. Tạm kết

Xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng rõ ràng, cụ thể thì vận hành doanh nghiệp càng nhanh chóng đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã nắm được các bước xây dựng căn bản cùng công cụ hỗ trợ quản lý quy trình toàn diện cho doanh nghiệp mình. Chúc bạn ứng dụng và triển khai thành công! 

[Dùng thử miễn phí] MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tối ưu quy trình làm việc cho mọi phòng ban. Mời anh chị ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ GIẢI PHÁP NGAY TẠI ĐÂY. 

• • • Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
    • Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
    • Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
    • Miễn phí tư vấn, demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia