File Excel theo dõi phép năm của nhân viên

Nhiều doanh nghiệp sử dụng file Excel như một cách theo dõi phép năm của nhân viên. Vậy làm thế nào để tạo bảng quản lý ngày phép một cách hiệu quả? Cần lưu ý gì trong việc tính ngày nghỉ cho người lao động? Trong bài viết sau đây MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn chi tiết và cung cấp cho bạn đọc mẫu file, cũng như giới thiệu cách thức quản lý nghỉ phép hiện đại bằng phần mềm hiện đại.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Quy định về tính số ngày nghỉ phép năm hiện nay 

Theo quy định của Luật Lao Động, người lao động hàng năm được nghỉ hưởng nguyên lương như sau:

• Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường: 12 ngày
• Người làm công việc nguy hiểm, nặng nhọc: 14 ngày
• Người lao động làm công việc đặc biệt không an toàn và nặng nề: 16 ngày
• Người lao động dưới 18 tuổi và người tàn tật: 14 ngày

• Người lao động có thâm niên dưới 01 năm hoặc người lao động nghỉ việc trước khi kết thúc năm, số ngày phép năm được tính như sau: 

  Ngày nghỉ hàng năm = [Số ngày nghỉ hằng năm + Số ngày nghỉ tăng theo thâm niên (nếu có) x tháng làm việc thực tế trong năm].

  Phần dư lớn hơn hoặc bằng 0,5 được làm tròn lên thành 1 ngày.

Thời gian nghỉ hàng năm tùy theo thời gian kể từ khi người lao động bắt đầu làm việc và được tính theo nguyên tắc đủ tháng. Quy định có thể thay đổi tùy nơi, nhưng theo nguyên tắc chung sau đây: 

• Tùy theo ngày bắt đầu làm việc: bắt đầu làm trước ngày 16 (từ ngày 1 đến 15) được tính tròn 1 tháng. Sau ngày 16, tháng sẽ không được tính (làm tròn đến 0) 
• Căn cứ vào thâm niên: làm việc đủ 1 năm (12 tháng), sẽ bắt đầu tính ngày nghỉ hàng năm. Mỗi tháng thâm niên tiếp theo sẽ được tính là 1 ngày nghỉ (1 năm bằng 12 ngày nghỉ). Cứ 5 năm làm việc thì được tính thêm 1 ngày phép năm.

>>> Xem thêm: Tải miễn phí bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất

2. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý phép năm

Một mẫu file quản lý ngày phép thường bao gồm các trường thông tin như: Họ và tên nhân viên, mã nhân viên, vị trí làm việc, thâm niên làm việc, thời gian nghỉ phép, lý do nghỉ phép… Tùy vào nhu cầu quản lý nhân sự, quy mô nhân viên cũng như tính chất công việc mà mỗi doanh nghiệp sẽ điều chỉnh cho phù hợp. Dưới đây là cách theo dõi phép năm đơn giản trên Excel mà bạn đọc có thể tham khảo.

TẢI MẪU FILE EXCEL THEO DÕI PHÉP NĂM ĐỂ THỰC HÀNH

Bước 1: Thiết lập bảng chấm công (bảng theo dõi ngày công)

Bảng chấm công là cơ sở của việc theo dõi ngày nghỉ phép trên Excel. Đầu tiên hãy nhập các thông tin của nhân viên.

Ở phần ngày, sử dụng tính năng Data Validation (Xác thực dữ liệu) để tạo quy tắc chấm công 

• Làm việc đủ tất cả các ngày: X
• Làm việc nửa ngày và nghỉ không xin phép: X-0
• Làm việc nửa ngày và nghỉ có xin phép: X-P
• Nghỉ phép cả ngày: P

Cuối tháng bộ phận nhân sự cập nhật tình hình đi làm của nhân viên và hoàn thành bảng. Để theo dõi nghỉ phép, bạn cần chú ý đến X-P và P. Trong bước này, hàm COUNTIF sử dụng nhiều nhất: 

•  Đếm số phiên có ký hiệu X-P, mỗi lần xuất hiện bằng 0,5 ngày. 
•  Đếm số tác phẩm được đánh dấu P với mỗi ước bằng 1 ngày.

Ví dụ để tính tổng số ngày nghỉ có phép, ở ô AI5, bạn sử dụng hàm: =COUNTIF(D5:AH5,”X-P”)*0.5 + COUNTIF(D5:AH5,”P”). Áp dụng tương tự với các hàng tiếp theo.

Bước 2: Tính tháng làm việc và số phép năm được hưởng

Như đã đề cập, theo thâm niên số ngày nghỉ phép của người lao động có thể tăng lên. Vì vậy để theo dõi nghỉ phép cần xác định mỗi người được hưởng bao nhiêu ngày phép, ban

Hoạt động 1: Mục đích là để chỉ đối tượng được so sánh. Trong trường hợp này, cần thu thập hai mốc: 

• Ngày bắt đầu làm việc chính thức của người lao động (ngày vào làm) 
• Thời điểm để chốt ngày phép, ví dụ đầu năm hoặc ngày hiện tại (phần màu đỏ trong ảnh)
• Ở cột tháng làm việc áp dụng hàm IF(OR(D4>$C$2,D4= “”), “”,…). Trong đó, phần ba chấm là nội dung sẽ điền trong hoạt động 2 và 3.

Hoạt động 2: Hai mốc thời gian của hoạt động 1 được trừ cho nhau. Kết quả được chia thành các trường hợp sau: 

• Nếu lớn hơn hoặc bằng 15 ngày, làm tròn đến 1 tháng. 
• Trường hợp ngược lại được tính là 0.
• Áp dụng: IF(DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0).

Hoạt động 3: Tính số tháng đã vào làm việc

Áp dụng: (YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4)).

Khi bạn đã xác định được các công thức con, bạn cần tập hợp lại:

=IF(OR(D4>$C$2;D4=“”);“”;IF((DAY($C$2)–DAY(D4))>=15;1;0)+(YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))–(YEAR(D4)*12+MONTH(D4)))

Kết quả sẽ được tính toán và xuất hiện ở cột E. Đối với các nhân viên tiếp theo cũng làm như vậy.

Bước 3: Tính ngày phép năm

Khi bạn đã thực hiện thành công bước 2 của quy trình cách theo dõi nghỉ phép trên Excel, bước này rất đơn giản. Ở sheet bên cạnh, bạn cần tạo một bảng Quy tắc tính ngày nghỉ phép và đối chiếu, để biết được tổng số ngày nghỉ mỗi nhân viên được hưởng. Ví dụ:

Ở sheet Bảng theo dõi ngày phép năm, sử dụng Hàm LOOKUP sẽ cho ra một loạt kết quả nhanh như sau: 

•  Lookup_value: định vị đối tượng tra cứu. Tương ứng với ví dụ trong hình là các ô trong cột E, bắt đầu từ E
•  Lookup_vector: Cột tháng thâm niên trong bảng được chỉ định. 
•  Result_vector: Cột số ngày nghỉ theo thỏa thuận. 

Để tính tổng số phép năm, áp dụng công thức:

=LOOKUP(E4;‘Quy tắc tính ngày nghỉ phép’!$A$3:$A$13;‘Quy tắc tính ngày nghỉ phép’!$C$3:$C$13)

3. Lưu ý khi tính phép năm cho người lao động

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật, người sử dụng lao động và doanh nghiệp cần lưu ý các quy định tại điều 112, 113, 114, 115 Luật Lao Động 2019.

• Trong trường hợp người lao động làm việc chưa đủ tháng, nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương chiếm từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận thì tháng đó được tính là 01 tháng làm việc để tính phép năm.
• Người lao động nghỉ việc, mất việc sẽ được thanh toán tiền lương của những ngày chưa nghỉ phép năm.
• Người lao động có thể thỏa thuận nghỉ phép gộp tối đa 3 năm/lần.
• Trong thời gian nghỉ phép năm nếu người lao động di chuyển bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày cả đi cả về trên 2 ngày thì ngày thứ 3 trở đi được tính thêm thời gian đi đường. Thời gian đi đường chỉ tính cho 1 lần nghỉ trong năm.

4. Tính phép năm dễ dàng với AMIS Chấm Công

Việc sử dụng Excel để tính toán ngày phép cho công nhân viên đôi khi sẽ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên. Vậy nên việc sử dụng phần mềm hỗ trợ đang là giải pháp được bộ phận C&B của nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Phần mềm AMIS Chấm Công sẽ giúp HR C&B quản lý chấm công và nghỉ phép toàn diện. Đây là giải pháp được phát triển bởi MISA – đơn vị hơn 30 năm kinh nghiệm trên thị trường công nghệ thông tin và được tin dùng bởi hơn 17.000 công ty.

Dùng ngay miễn phí

TÌM HIỂU THÊM: TRỐNG ĐỒNG PALACE HOÀN THÀNH MỤC TIÊU GIẢM 50% THỜI GIAN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VỚI AMIS HRM

5. Kết luận

Trên đây là cách theo dõi phép năm mà MISA AMIS HRM đã giới thiệu với các chuyên viên nhân sự và nhà quản trị. Theo dõi phép năm đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình triển khai quyền lợi cho nhân viên, từ đó cải thiện các chính sách về thời gian làm việc hợp lý hơn.