“Chuyển đổi số chậm là chết” – Bài học thức tỉnh cho doanh nghiệp

Thời đại công nghệ 4.0 không còn là thời của  “cá lớn” nuốt “cá bé”, mà là thời của “cá nhanh” nuốt “cá chậm”. Bởi lẽ, quá trình chuyển đổi số đã thiết lập lại mặt bằng cạnh tranh, những doanh nghiệp đi chậm sẽ đánh mất lợi thế và bị thị trường loại bỏ. 

Thực trạng chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam 

Hiện nay, chuyển đổi số không đơn thuần là xu hướng, mà là điều kiện cần để doanh nghiệp phát triển toàn diện cách thức hoạt động, tăng trưởng năng suất và doanh thu. 

Theo nghiên cứu của Công ty Dữ liệu quốc tế IDC, doanh nghiệp chuyển đổi số có năng suất cao gấp đôi các doanh nghiệp chưa chuyển đổi số. Dự kiến đến năm 2024, quá trình chuyển đổi số sẽ giúp GDP Việt Nam tăng thêm khoảng 30 tỷ USD.

Mặc dù vai trò của chuyển đổi số đã rất rõ ràng, nhưng trên thực tế quá trình chuyển đổi số vẫn bị trì hoãn, đặc biệt là trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nguyên nhân chính của tình trạng này đến từ việc thiếu hụt tài chính, nhân lực, nền tảng kỹ thuật và kiến thức về công nghệ số khiến người lãnh đạo không quyết tâm đầu tư kịp thời. 

Nguy cơ tụt hậu nếu chậm thay đổi

Chủ động thích ứng và xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp giúp doanh nghiệp tăng khả năng tiếp cận khách hàng, mở rộng thị trường, tăng trưởng doanh số và khẳng định giá trị thương hiệu. Ngược lại, nếu doanh nghiệp trì hoãn và không có chiến lược chuyển đổi đúng đắn thì tất yếu sẽ phải đối diện với tình trạng kinh doanh kém hiệu quả hoặc thiệt hại kinh tế nặng nề.

Năm 2018, công ty mỹ phẩm Lush thừa nhận họ đã trả mức lương thấp hơn cho 5000 nhân viên chỉ vì hệ thống trả lương thủ công lạc hậu không thể đáp ứng quy mô tăng trưởng. Sau đó, ban lãnh đạo công ty buộc phải đền bù số tiền thù lao lên đến 2 triệu USD cho nhân viên, đồng thời, họ còn mất thêm 1,5 triệu USD để thiết lập hệ thống tính lương mới. Chuyển đổi số đáng nhẽ đã có thể giúp họ tránh khỏi rắc rối này.

Việc tụt lại phía sau cũng có thể khiến các công ty đánh mất nhiều cơ hội quý giá. Theo ước tính, ngành công nghiệp bán lẻ trên thế giới thiệt hại 2,6 tỷ USD mỗi năm vì duy trì hình thức trang web lỗi thời không đủ sức giữ chân khách hàng. Trong khi đó, các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ tiên tiến lại đạt được lợi nhuận cao hơn 26%, giá trị trên thị trường tăng 12% so với đối thủ cùng ngành. 

Như vậy, tốc độ chuyển đổi số đang ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để tăng tốc và đảm bảo chuyển đổi số thành công? 

Bắt đầu chuyển đổi số bằng cách thay đổi chiến lược và tư duy 

Chuyển đổi số không phải vấn đề trang bị công nghệ, đây là vấn đề của chiến lược phát triển và cách thức tư duy mới. Nhiều bài học nhãn tiền đã cho thấy người lãnh đạo cần tập trung thay đổi nhận thức của các thành viên cũng như văn hóa tổ chức trước khi quyết định chuyển đổi. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số bài học sau để chuyển đổi số hiệu quả: 

Thứ nhất, chuyển đổi số phải phù hợp với chiến lược kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp. Bản thân tổ chức cần xác định được “điểm đau” cố hữu trong mô hình làm việc hiện tại để giải quyết khó khăn triệt để thay vì tiếp tục giao việc qua nhiều kênh, ứng dụng nhiều phần mềm riêng lẻ, rời rạc. 

Thứ hai, trọng tâm của chuyển đổi số là mang đến trải nghiệm mua hàng, sử dụng dịch vụ trọn vẹn, tiện nghi cho khách hàng. Vì vậy, trước khi triển khai hoạt động doanh nghiệp cần xác định hoạt động phối hợp giữa các phòng ban hiện tại đã hiệu quả chưa, trải nghiệm khách hàng đã thực sự tối ưu chưa?  

Thứ ba, hệ thống phân cấp không rõ ràng theo kiểu truyền thống là rào cản lớn khiến tiến độ công việc chậm trễ, tốn kém nhiều nhiều chi phí, người quản lý bị cuốn vào việc xử lý, phê duyệt giấy tờ thay vì kiểm soát bức tranh tổng thể. Từ đó dẫn đến việc khó phát hiện sai lầm và khắc phục kịp thời. Doanh nghiệp nên ưu tiên hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhằm chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực và thiết lập quy trình chuyển đổi số minh bạch, rõ ràng. 

Chính vì vậy, khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, số lượng nhân sự tăng cao, người lãnh đạo, quản lý tất yếu phải tìm ra một giải pháp quản lý tinh gọn, vận hành liền mạch hơn. Hiện nay, MISA AMIS Văn phòng số là giải pháp giúp các doanh nghiệp thiết lập môi trường làm việc số toàn diện trên một nền tảng duy nhất:

• Doanh nghiệp quản lý, giám sát, giao việc, theo dõi tiến độ và xuất bản báo cáo công việc mọi lúc mọi nơi với MISA AMIS Công việc.
• Doanh nghiệp dễ dàng thiết lập, giám sát thực hiện và phối hợp liên phòng ban nhờ hệ thống quy trình phân cấp, chuyển tiếp rõ ràng của MISA AMIS Quy trình giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi, nâng cao năng suất tức thời.
• Doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết giữa cá nhân và tổ chức cùng MISA AMIS WeSign, tiết kiệm 85% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết truyền thống.

Nhìn chung, quá trình chuyển đổi số hiện nay còn gặp nhiều khó khăn, thách thức, nhưng cũng đồng thời tạo ra nhiều cơ hội bứt phá đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Việc tham gia nhanh chóng vào quá trình chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp chủ động và vững vàng trước mọi thách thức, khôi phục phát triển sản xuất, kinh doanh một cách bền vững.