Hạch toán là gì? Phân loại và các phương pháp hạch toán kế toán

Hạch toán là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành kế toán nhưng không phải ai cũng hiểu tường tận về nó. Trong bài viết này, MISA AMIS chia sẻ đến quý bạn đọc toàn bộ thông tin cơ bản về hạch toán như hạch toán là gì? Hạch toán kế toán có vai trò, đặc điểm và đối tượng như thế nào cũng như có bao nhiêu phương pháp hiện nay.

1. Hạch toán là gì?

Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế, tài chính của một tổ chức nhằm xác định chính xác các khoản thu chi, lãi lỗ và tình hình tài chính tổng thể. Trong đó:

• Quan sát: Đây là bước đầu tiên trong quá trình quản lý, nhằm mô tả và phản ánh sự tồn tại của đối tượng cần thu thập dữ liệu thông qua việc quan sát trực tiếp hoặc sử dụng các thiết bị chuyên dụng. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá được hình thái bên ngoài của các đối tượng quản lý kinh tế.
• Đo lường: Sau khi đã có cái nhìn tổng quan từ quá trình quan sát, doanh nghiệp sử dụng các công cụ, thiết bị hoặc công thức để lượng hóa các đối tượng quản lý kinh tế và các giao dịch liên quan, bằng các đơn vị đo lường phù hợp. Ví dụ, doanh nghiệp đo lường hao phí sản xuất và tài sản bằng đơn vị tiền tệ.
• Tính toán: Đây là quá trình áp dụng các phép toán và phương pháp phân tích, tổng hợp để đánh giá mức độ hiệu quả và hiệu suất hoạt động, sau đó chuyển đổi thành các chỉ tiêu tổng hợp.
• Ghi chép: Đây là bước hệ thống hóa thông tin đã thu thập từ các bước trước đó, theo một trình tự và quy tắc nhất định, được ghi chép trên các phương tiện như chứng từ, sổ sách hoặc hệ thống điện tử. Thông qua quá trình này, doanh nghiệp có cơ sở để tổng hợp thông tin kinh tế và ra quyết định kịp thời.

2. Các loại hạch toán

Hạch toán có thể được phân loại thành ba loại cơ bản là: hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật, hạch toàn thống kê, hạch toán kế toán.

Theo giáo trình Nguyên lý kế toán (2014, Học viện Tài Chính), hạch toán kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp một cách hệ thống các thông tin có tính thường xuyên, liên tục về các hoạt động kinh tế – tài chính của một đơn vị cụ thể trong phạm vi thời gian nhất định.

Vì đối tượng nghiên cứu cơ bản của kế toán là tài sản và sự vận động của tài sản nên về cơ bản hạch toán kế toán phản ánh tình hình tài sản hiện có và những biến động của tài sản khi đơn vị thực hiện các hoạt động kinh tế – tài chính.

Có thể bạn quan tâm: Định khoản kế toán là gì? Tổng hợp các bút toán định khoản cơ bản

3. Hạch toán kế toán là gì? Thước đo của hoạch toán kế toán?

3.1 Hạch toán kế toán là gì?

Hạch toán kế toán là một môn khoa học kinh tế có đối tượng nghiên cứu riêng. Đối tượng của hạch toán kinh tế là quá trình tái sản xuất xã hội mà hạch toán kế toán là một bộ phận của hạch toán kinh tế. Nghiên cứu đối tượng hạch toán là nghiên cứu các mặt, các bộ phận của quá trình tái sản xuất xã hội mà kế toán theo dõi và phản ánh.

Theo đó, hạch toán kế toán có thể được hiểu đơn giản là quá trình ghi chép và theo dõi chi tiết về tài sản của một tổ chức, bao gồm cả tình trạng hiện tại và các biến động trong quá trình hoạt động kinh doanh. Việc đo lường giá trị tài sản được coi là yếu tố chính và bắt buộc, dù các thước đo khác cũng có thể được áp dụng để bổ sung thông tin.

Hạch toán kế toán có khả năng cung cấp thông tin liên tục và toàn diện, phản ánh rõ ràng tình hình tài chính và tài sản của doanh nghiệp. Điều này giúp ban quản lý và các bên liên quan luôn có cái nhìn chính xác về nguồn lực và nghĩa vụ tài chính của tổ chức.

Nhược điểm của phương pháp này là yêu cầu cao về nguồn lực và nỗ lực để duy trì tính chính xác và cập nhật thông tin liên tục. Tuy nhiên, so với các phương pháp hạch toán khác, nó khắc phục được nhiều hạn chế và đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý tài sản. Nhờ đó, hạch toán kế toán không chỉ giúp đảm bảo độ chính xác mà còn trở thành công cụ quan trọng cho việc ra quyết định và xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn Hạch toán chiết khấu thương mại

3.2 Thước đo của hạch toán kế toán

Thước đo hạch toán kế toán thường sử dụng có 3 loại thước đo như sau: tiền tệ, hiện vật và lao động.

• Thước đo tiền tệ: Đây là thước đo quan trọng nhất, được sử dụng để lượng hóa giá trị các tài sản, nợ phải trả, thu nhập, chi phí, và các giao dịch kinh tế khác. Thông qua đơn vị tiền tệ, các đối tượng quản lý kinh tế được ghi nhận và đánh giá dễ dàng, đồng thời tạo sự đồng nhất trong việc làm báo cáo tài chính doanh nghiệp.

• Thước đo hiện vật: Được sử dụng để đo lường các đối tượng vật chất như số lượng hàng hóa, sản phẩm, hoặc nguyên liệu. Ví dụ, thước đo này có thể là số lượng tấn, mét, lít, hoặc các đơn vị khác phù hợp với tính chất vật chất của đối tượng.
• Thước đo lao động: Dùng để có thể xác định giá trị lao động hao mòn và năng suất lao động, từ đó làm căn cứ xác định giá trị lao động và tính lương thưởng. Thông thường, thước đo hiện vật và thước đo lao động hay được sử dụng với nhau

Trong đó thước đo được sử dụng chủ yếu nhất là thước đo về tiền tệ. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính đều được ghi chép theo giá trị và thể hiện thông qua tiền tệ. Vì vậy, hạch toán kế toán dễ dàng cung cấp được các chỉ tiêu tổng hợp phục vụ cho việc giám sát và quản lý tình hình thực hiện việc kinh doanh của doanh nghiệp.

4. Phân loại hạch toán kế toán

4.1. Phân loại dựa vào mức độ, tính chất thông tin

Có 2 loại hạch toán kế toán theo cách phân loại này như sau

• Kế toán tổng hợp: Đây là quá trình kế toán thu thập và ghi chép các thông tin kinh tế tài chính ở mức độ bao quát, chủ yếu sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh các chỉ tiêu tổng quát như doanh thu, chi phí, tài sản, và nợ phải trả.
• Kế toán chi tiết: Trong hệ thống này, thông tin được thu thập và ghi chép chi tiết hơn cho từng chỉ tiêu đã được kế toán tổng hợp phản ánh. Kế toán chi tiết có thể sử dụng nhiều thước đo khác nhau, bao gồm thước đo tiền tệ, lao động, và hiện vật, nhằm cung cấp thông tin cụ thể về các giao dịch hay đối tượng quản lý, như từng loại hàng hóa, từng khoản nợ hoặc chi phí chi tiết.

4.2. Dựa vào cách thu nhận thông tin

Dựa vào cách thu nhận thông tin thì hạch toán kế toán được chia như sau:

• Kế toán đơn: Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi chép và thu nhận một cách riêng lẻ, độc lập mà không có sự kết nối biện chứng giữa các nghiệp vụ kế toán.
• Kế toán kép: Các nghiệp vụ tài chính, kinh tế được ghi chép dựa trên mối quan hệ biện chứng, phản ánh sự thay đổi qua lại giữa các đối tượng kế toán, đảm bảo rằng mỗi giao dịch ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoả

4.3. Dựa vào phạm vi thông tin kế toán cung cấp

Có 2 loại hạch toán kế toán dựa vào phạm vi thông tin kế toán cung cấp

• Kế toán tài chính: Tập trung vào việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như cổ đông, cơ quan thuế, nhà đầu tư. Thước đo chính của kế toán tài chính là tiền tệ.
• Kế toán quản trị: Thu thập, phân tích và cung cấp thông tin chi tiết cho các nhà quản lý nội bộ của doanh nghiệp để phục vụ quá trình ra quyết định. Kế toán quản trị sử dụng cả thước đo tiền tệ, lao động và hiện vật.

4.4. Dựa vào mục đích, đặc điểm của đơn vị kế toán

Có 2 loại hạch toán kế toán theo cách phân loại này như sau:

• Kế toán công: Áp dụng cho các đơn vị hoạt động phi lợi nhuận, như các cơ quan hành chính, tổ chức xã hội, và đơn vị sự nghiệp công lập. Mục tiêu chính của loại kế toán này là phản ánh và quản lý ngân sách, tài sản công mà không nhằm mục đích kinh doanh.
• Kế toán doanh nghiệp: Dành cho các đơn vị hoạt động sản xuất, kinh doanh với mục tiêu chính là tạo ra lợi nhuận. Các doanh nghiệp sử dụng loại kế toán này để theo dõi, quản lý tài chính và lập báo cáo tài chính phục vụ cho các hoạt động kinh doanh.

5. Đặc điểm hạch toán kế toán

• Phản ánh và giám sát một cách toàn diện, liên tục, có hệ thống tất cả các đối tượng kế toán của doanh nghiệp: Hạch toán kế toán có nhiệm vụ phản ánh và giám sát toàn diện, liên tục, có hệ thống tất cả các đối tượng kế toán như tiền, tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí … Xét về bản chất của hạch toán kế toán là đi sâu nghiên cứu quá trình hình thành vận động của tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
• Hạch toán kế toán thường sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học như chứng từ, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều bắt đầu bằng phương pháp lập chứng từ kế toán rồi hạch toán tài khoản, tính giá và cuối cùng là tổng hợp số liệu, lập bảng cân đối kế toán. Do vậy các số liệu hạch toán kế toán cung cấp sẽ đảm bảo tính chính xác và có cơ sở chắc chắn.
• Hạch toán kế toán kịp thời cung cấp các thông tin kế toán về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức: Trong doanh nghiệp, tổ chức thì việc hạch toán kế toán sẽ kịp thời cung cấp các thông tin kế toán về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, ví dụ, bao gồm việc cung cấp nguyên vật liệu, quá trình sản xuất cho đến tiêu thụ sản phẩm đều được phản ánh một cách chi tiết, đầy đủ cho nhà quản trị của doanh nghiệp.
• Hạch toán kế toán cung cấp các thông tin cụ thể, sinh động, thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát: Thông tin về tài sản và nguồn vốn là thể hiện hai mặt của mỗi quá trình, mỗi hiện tượng: Sự thay đổi của tài sản và nguồn vốn tăng và giảm, chi phí và kết quả kinh doanh tốt hay xấu, … thông qua việc hạch toán kế toán theo dõi, giám sát và tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác, sẽ cung cấp cho việc lập báo cáo định kỳ tình hình thực hiện các kế hoạch kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.

HẠCH TOÁN DỄ DÀNG HƠN VỚI PHẦN MỀM MISA AMIS KẾ TOÁN

6. Vai trò của hạch toán kế toán

6.1. Vai trò theo dõi và phản ánh

Vai trò của hạch toán kế toán đối với quản lý kinh tế phục vụ đầu tư, kinh doanh doanh nghiệp và phục vụ nhà nước là theo dõi và phản ánh một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả khâu, các giai đoạn vận động của hoạt động kinh tế. Đây là kết quả của việc sử dụng tổng hợp các phương pháp khoa học của kế toán. Những thông tin này sẽ giúp cho quản lý của doanh nghiệp và nhà nước phân tích đánh giá và đưa ra các quyết định quản lý kinh tế được kịp thời, chính xác. Vì vậy, các thông tin của hạch toán kế toán cung cấp đóng một vai trò quan trọng và không thể thiếu được.

6.2. Vai trò giám sát và kiểm tra

Việc hạch toán kế toán là đặc biệt quan trọng trong việc phục vụ cho việc giám sát và kiểm tra thường xuyên liên tục các đối tượng tài sản của Đơn vị. Từ đó tránh việc thất thoát tài sản, duy trì và đảm bảo sự công khai minh bạch trong việc sử dụng của tài sản giúp đơn vị hoạt động ổn định và có tổ chức.

6.3. Vai trò cung cấp thông tin báo cáo và phân tích

Thông qua việc hạch toán kế toán thường xuyên liên tục sẽ cung cấp nguồn số liệu đúng đắn phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính doanh nghiệp và báo cáo quản trị. Đồng thời, cung cấp các số liệu đầy đủ để phân tích thông tin kinh tế, tài chính cho các chủ thể quản lý trong và ngoài đơn vị. Việc cung cấp thông tin báo cáo và phân tích kịp thời còn giúp cho nhà quản lý, điều hành có thể đề ra các chính sách đầu tư kinh doanh thích hợp cũng như hoạch định kế hoạch phù hợp cho tương lai của đơn vị.

7. Các phương pháp hạch toán kế toán

Phương pháp này là các phương thức, biện pháp kế toán sử dụng để thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, sự biến động của tài sản và các quá trình hoạt động kinh tế tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.

Hạch toán kế toán thường sử dụng hệ thống phương pháp như chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán.

7.1. Phương pháp chứng từ kế toán

Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ đó vào các chứng từ bằng giấy hoặc điện tử để phục vụ công tác kế toán, công tác quản lý kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.

Phương pháp chứng từ kế toán bao gồm các công việc cụ thể như: lập chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sắp xếp, luân chuyển chứng từ và thông tin về các nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu quản lý và hạch toán.

7.2. Phương pháp tài khoản kế toán

Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán bằng cách phân loại, phản ánh và theo dõi một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự biến động của từng tài sản, từng nguồn vốn và từng quá trình sản xuất kinh doanh qua các tài khoản kế toán, theo một hệ thống và quy tắc sắp xếp tài khoản kế toán nhất định.

Việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng phương pháp kế toán ghi kép, đối ứng tài khoản cho thấy được tình hình và sự biến động của của tài sản và nguồn vồn, giúp cho việc quản lý và giám sát doanh nghiệp được thuận lợi và dễ dàng.

7.3. Phương pháp tính giá

Phương pháp tính giá là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán theo những nguyên tắc nhất định nhằm phục vụ quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế – tài chính tại đơn vị.

Hình thức biểu hiện của phương pháp tính giá là các loại giá và các kỹ thuật tính giá. Việc tính giá được thực hiện tại những thời điểm chủ yếu như: thời điểm ghi nhận ban đầu, thời điểm sau ghi nhận ban đầu, thời điểm lập báo cáo kế toán.

Có thể kế đến một số hoạt động ứng dụng phương pháp tính giá như tính giá thành sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất. Tính giá xuất kho khi bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại…

7.4. Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán

Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán là phương pháp kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối vốn có của kế toán (như mối quan hệ: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn; quan hệ cân đối giữa thu nhập, chi phí, kết quả) nhằm cung cấp các thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tài chính (như doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý, chi phí bán hàng,……) cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Phần mềm cho phép kế toán doanh nghiệp:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hóa đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo …

Dùng ngay miễn phí

8. Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin mà các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần biết về hạch toán và hạch toán kế toán. Nếu thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ tới những người khác nhé. Chúc các bạn đọc có nhiều thành công hơn nữa trong ngành kế toán.

Danh mục tài liệu tham khảo:

1. Giáo trình Nguyên lý kế toán (2014, Học viện Tài chính).
2. Chuẩn mực kế toán số 01: Chuẩn mực chung
3. Luật kế toán số 88/2015/QH13