Công tác phí là một khoản tiền hỗ trợ vô cùng cần thiết đối với các cán bộ, công chức nhận nhiệm vụ công tác cho doanh nghiệp. Vậy hiểu chính xác khái niệm công tác phí là gì? Quy định về chế độ này như thế nào? Các đối tượng được chi trả phía này là những ai? Hãy đọc bài viết dưới đây của MISA AMIS HRM để tìm hiểu thêm về khoản phí này nhé!
Công tác phí là gì?
Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC, chế độ công tác phí được quy định như sau: “Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có)”.
Trong đó, thời gian để cá nhân được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản quy định của ban lãnh đạo cử đi công tác hoặc theo thông tin trên giấy mời tham gia công tác (có bao gồm ngày nghỉ lễ, tết, thời gian đi đường)
Điều kiện nhận công tác phí
Thông thường, công tác phí chỉ được phê duyệt khi các cá nhân chấp hành các quy định sau đây:
– Người nhận nhiệm vụ công tác thực hiện đúng nhiệm vụ được giao
– Cá nhân phải được người có thẩm quyền trong đơn vị như thủ trưởng, giám đốc,… cử đi công tác hoặc gửi giấy mời tham gia đoàn công tác
– Tổng hợp đủ các chứng từ thanh toán, bao gồm: (1) Giấy đi đường của người công tác có dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị đến công tác, hoặc có thể lấy giấy này từ nhà khách lưu trú, khách sạn mà người công tác được phân; (2) Văn bản công tác được ban lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phê duyệt; (3) Công văn; (4) Giấy mời; (5) Các loại hoá đơn mua sắm và hoá đơn thuê phòng nghỉ hợp pháp quy định pháp luật; (6) Bảng kê khai độ dài quãng đường công tác có xác nhận phê duyệt từ ban lãnh đạo của cơ quan cử đi công tác; (7) Chứng từ mua vé tuân theo quy định pháp luật khi công tác bằng phương tiện giao thông của chủ phương tiện. Đặc biệt, chứng từ vé máy bay phải đính kèm với cuống vé (hoặc xác nhận vé điện tử), kèm theo thẻ lên máy bay đúng quy định pháp luật. Nếu như mất vé mát bay, người đi công tác cần phải xin xác nhận từ cơ quan cử đi công tác.
Đối với trường hợp được yêu cầu làm thêm giờ trong thời gian cử đi công tác:
– Bên cạnh chế độ phụ cấp lưu trú, người đi công tác được thanh toán tiền lương làm thêm giờ.
– Thủ tục xác nhận làm thêm giờ đảm bảo không bao gồm trường hợp công tác kết hợp giải quyết công việc riêng trong ngày nghỉ; hoặc thanh toán làm thêm, làm đêm trong thời gian đi trên phương tiện di chuyển.
Những trường hợp không được thanh toán công tác phí:
– Điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng
– Thời gian học tại trường, các cơ sở đào tạo dài hạn/ngắn hạn đã hưởng chế độ với người đăng ký
– Làm việc riêng trong thời gian công tác ảnh hưởng đến thời gian làm việc thực
– Được giao nhiệm vụ thường trú hay biệt phái tại địa phương hoặc cơ quan khác theo quy định của ban lãnh đạo.
Quy định chế độ công tác phí trong doanh nghiệp
Công tác phí với thuế thu nhập doanh nghiệp
Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC đã quy định về việc công tác phí được tính làm chi phí giảm trừ thuế thu nhập doanh nghiệp khi các điều kiện sau đây được đáp ứng:
– Khi hoá đơn, chứng từ trong quá trình đi công tác đầy đủ, bao gồm: Hoá đơn mua bán, vé máy bay, thẻ máy bay (hoặc vé tàu), hoá đơn phòng nghỉ (hoặc khách sạn), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia vận chuyển (áp dụng khi chi phí từ 20 triệu đồng trở lên)
– Khi doanh nghiệp có khoán chi phí đi lại và sinh hoạt phí dành cho người lao động đi công tác, thực hiện đúng quy chế tài chính do doanh nghiệp quy định.
Công tác phí với thuế thu nhập cá nhân
Cũng theo quy định tại điểm đ, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản công tác phí đi lại và sinh hoạt của người đi công tác cũng được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp chi công tác phí cho đối tượng tiếp nhận nhiều hơn khoản chi thực thì phần chi cao hơn mức khoán cần tính vào thuế thu nhập cá nhân.
Tiền chi phí đi lại
Bên cạnh đó, quy định pháp luật cũng có quy định rất rõ ràng về vấn đề công tác phi đi lại của đối tượng tiếp nhận nhiệm vụ công tác như sau:
– Thanh toán theo hóa đơn thực tế: Được quy định bởi (1) chi phí chiều đi – về từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay/ga tàu… (2) chi phí đi lại ở địa phương công tác (3) tài liệu, dụng cụ, đạo cụ được sử dụng cho chuyến công tác mà người đi công tác phải chi trả, (4) cước hành lý khi đi máy bay. Nếu như đơn vị cử đi công tác đã bố trí phương tiện vận chuyển thì người nhận nhiệm vụ công tác không thể hưởng các khoản phí này.
– Quy định về tiêu chuẩn mua vé máy bay đi công tác trong nước:
- Cán bộ lãnh đạo hưởng lương theo chức vụ lãnh đạo, hưởng phụ cấp lãnh đạo theo Nghị quyết số 730/2004/NQ-UBTVQH ngày 30/9/2004 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội về việc “phê chuẩn bảng lương chức vụ, bảng phụ cấp chức vụ đối với cán bộ lãnh đạo của nhà nước”;, Quyết định số 128-QĐ-TW ngày 14/12/2004 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Đảng, Mặt trận và các đoàn thể
- Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang, gồm: “Bộ trưởng và các chức danh tương đương; Thứ trưởng và cán bộ lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,3 trở lên; Phó trưởng các đoàn thể chính trị – xã hội ở Trung ương; Bí thư Thường trực Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh được ngồi hạng ghế thương gia (Business class hoặc C class). Ngoài ra, hạng ghế thường dành cho các đối tượng còn lại.
– Thanh toán chi phí sử dụng ô tô khi đi công tác, chi phí tự túc phương tiện đi công tác:
- Đối với các lãnh đạo đủ tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô cơ quan cấp khi đi công tác theo quy định của Thủ tướng Chính phủ: Mức thanh toán chi phí sử dụng ô tô trong quá trình công tác thực hiện theo “Thông tư số 159/2015/TT-BTC ngày 15/10/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số Điều của Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/8/2015 của Thủ tướng Chính phủ”
- Đối với cán bộ, công nhân viên chức không đủ tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô nhưng phải tự túc khi công tác, nhưng trong trường hợp công tác cách trụ sở cơ quan từ 10km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) và từ 15km trở lên (đối với các xã còn lại) thì được thanh toán chi phí phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo khoảng cách địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm công tác
Kiểm soát công tác phí dễ dàng với AMIS
Nhiệm vụ của các nhà quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp là cần phải kiểm soát thông tin và tình hình của những nhân sự được cử đi công tác để đảm bảo nhân sự thực hiện đúng các quy định về công tác phí, không vi phạm quy chế nào được nhà nước ban hành. Chính vì vậy, đây là một nhiệm vụ không đơn giản khi các HR phải cùng lúc theo dõi rất nhiều hoá đơn, chứng từ, đồng thời kiểm tra tính xác thực của các khoản chi theo giá thị trường (VD: giá xăng của ô tô khi di chuyển trong thời điểm công tác). Để làm được điều này, các HR cần có sự tỉ mỉ và am hiểu sâu sắc về quy định luật pháp.
Hiểu rõ được điều này, phần mềm AMIS thông tin nhân sự của MISA AMIS đã cập nhật những tính năng cần thiết trong thời kỳ công việc của nhân sự đang dần hướng tới xu thế chuyển đổi số, giúp đảm bảo hiệu suất làm việc và sự chính xác của các HR trong công ty. Bên cạnh việc lưu trữ thông tin và hồ sơ cần thiết của nhân sự, AMIS thông tin nhân sự còn bao gồm các tính năng liên quan đến công tác phí sau đây:
- Thống kê danh sách nhân viên đi công tác tại một thời điểm về
- Thống kê quá trình đi công tác của nhân viên: bao gồm mục đích, thời gian, địa điểm công tác, nhiệm vụ thực hiện, kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- Biểu đồ phân tích cơ cấu công tác phí: Phân tích cơ cấu các khoản công tác phí của người đi công tác
- Danh sách nhân viên chưa thanh toán công tác phí: Danh sách bao gồm những nhân viên đã đi công tác về nhưng chưa được làm thủ tục thanh toán công tác phí với đơn vị cử công tác
0904 885 833
https://www.misa.vn/
