Số hóa dữ liệu là gì? Các bước số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp

Số hóa dữ liệu ngày càng được quan tâm bởi những lợi ích mà phương pháp này mang lại. Đây giải pháp vượt trội giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài liệu, đáp ứng nhu cầu lưu trữ, chia sẻ, tìm kiếm thông tin. Mời các bạn cùng tìm hiểu kỹ hơn về số hóa dữ liệu là gì và quy trình triển khai số hóa dữ liệu thành công ngay dưới đây!

I. Số hóa dữ liệu là gì?

Để biết được số hóa dữ liệu là gì, trước tiên bạn cần hiểu về khái niệm số hóa. Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy hay các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số như bit và byte vào máy tính để lưu trữ lâu dài.

Ví dụ, khi công ty phát triển với quy mô lớn hơn, khối lượng văn kiện, tài liệu giấy tờ sẽ tăng lên nhanh chóng. Do đó, việc lưu trữ lượng thông tin khổng lồ sẽ gây ra những sự lãng phí về không gian, chi phí bảo quản và công tác quản lý khó khăn.

Số hóa dữ liệu đã ra đời để giải quyết tất cả các vấn đề trên. Số hóa dữ liệu là việc doanh nghiệp chuyển đổi từ thông tin và dữ liệu truyền thống lên máy tính hiện đại.

Các dữ liệu sẽ được lưu tại máy chủ riêng hoặc trên các nền tảng đám mây. Bằng cách này, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, truy cập ngay tức thì nhờ giới không gian cùng sự sắp xếp logic. Đặc biệt, doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc tồn kho hay làm mất các dữ liệu quan trọng.

>> Xem thêm: Những lợi ích của việc số hóa doanh nghiệp nhà quản trị cần biết

II. Vì sao cần phải số hóa dữ liệu?

Nếu bạn chưa chắc chắn về những lợi ích của số hóa dữ liệu là gì, hãy tham khảo ngay những lý do quan trọng nhất mà doanh nghiệp không thể bỏ qua trong hình thức chuyển đổi này:

1. Dễ dàng để chia sẻ hơn so với tài liệu thủ công

Sau khi số hóa tài liệu, mọi người khi được cấp quyền đều có thể truy cập vào đồng thời, dễ dàng chia sẻ cho nhau chỉ bằng một thao tác nhấp chuột. Từ đó, số hóa dữ liệu giúp nâng cao năng suất, cải thiện khả năng hợp tác của đội ngũ nhân sự.

2. Lưu trữ an toàn, dễ truy xuất và tìm kiếm

Các phương pháp kỹ thuật số giúp dữ liệu của doanh nghiệp được bảo đảm an toàn hơn so với các phương pháp truyền thống. Dữ liệu được lưu trữ, sao lưu trên máy chủ từ xa có hệ thống bảo mật cao. Vì vậy, dữ liệu trực tuyến hầu như không bị mất hoặc bị thất lạc. Bạn cũng có thể lưu trữ dựa theo những cấu trúc nhất định nên khi tìm kiếm sẽ nhanh chóng, đơn giản hơn.

3. Tối ưu không gian lưu trữ dữ liệu

Với các dữ liệu kiểu cũ, doanh nghiệp cần dành ra một khoản ngân sách để chuẩn bị không gian, trang bị vật tư hay thuê cán bộ quản lý. Theo thời gian, số lượng dữ liệu tăng lên khiến cho công việc này ngày càng phức tạp và tốn nhiều thời gian sắp xếp. Chính vì vậy, ứng dụng số hóa dữ liệu và tối ưu diện tích làm việc là nhiệm vụ tất yếu của doanh nghiệp.

4. Góp phần bảo vệ môi trường

Thấu hiểu số hoá dữ liệu là gì cho phép doanh nghiệp đóng góp nhiều hơn vào sứ mệnh bảo vệ môi trường sống. Việc tiết kiệm những nguyên liệu giấy, mực in sẽ giảm thiểu lượng tiêu thụ cùng rác thải ra môi trường.

Tình trạng quá tải giấy tờ, dữ liệu chỉ gây nên sự bừa bộn, khó chia sẻ và cản trở cho việc truy xuất thông tin khi làm việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần tiếp cận gần hơn với quy trình hiện đại, tự động hóa để nâng cao chất lượng công việc trong thời đại mới. Với những vai trò kể trên, có thể thấy số hóa dữ liệu thực sự cần thiết với mọi cá nhân và tổ chức.

III. Các yếu tố liên quan đến số hóa dữ liệu là gì?

Các yếu tố liên quan đến số hóa dữ liệu sẽ tác động trực tiếp tới tốc độ cũng như kết quả của quá trình số hóa. Dưới đây là  một số yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý dưới đây.

1. Mục tiêu của số hóa dữ liệu

Quá trình số hóa dữ liệu yêu cầu doanh nghiệp đầu tư nghiêm túc về nhân lực, ngân sách nhằm đảm bảo dữ liệu được chuyển đổi đầy đủ, khoa học. Do đó, quá trình này cần có mục đích cụ thể, rõ ràng ngay từ khi bắt đầu.

Vậy người lãnh đạo nên đặt mục tiêu như thế nào? Dựa vào nhu cầu thực tế của đội ngũ, số hóa dữ liệu có thể cải thiện tốc độ chia sẻ thông tin, rút ngắn quy trình làm việc hoặc phục vụ nghiên cứu chuyên sâu.

2. Trang thiết bị chuyên dụng

Hãy lựa chọn các nền tảng phù hợp cho phép lưu trữ cũng như khai thác dữ liệu đã được số hóa bởi nhiều định dạng khác nhau. Với các trang thiết bị chuyên dụng, người quản lý và nhân viên sẽ dễ dàng truy cập và khai thác các thông tin trực tuyến mọi lúc mọi nơi.

3. Lựa chọn dữ liệu

Một doanh nghiệp thường sở hữu rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau. Bạn chỉ nên số hóa những hạng mục quan trọng, cần thiết. Với các dữ liệu đã cũ, thông số lỗi thời thì không nên đưa vào số hóa để tránh lãng phí nguồn lực.

4. Nguồn nhân lực

Lựa chọn những nhân sự có khả năng tiếp nhận, làm chủ công nghệ số hóa dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Điều này giúp đảm bảo các dữ liệu sau khi được số hóa được quản lý minh bạch và chi tiết.

5. Kinh phí thực hiện

Khi quyết định thực hiện số hóa dữ liệu, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị chi phí cho việc mua trang thiết bị, phần mềm chuyên dụng,… Ngoài ra, kinh phí để đào tạo nguồn nhân lực đảm nhận trọng trách cũng phải nằm trong kế hoạch này.

IV. Các loại dữ liệu được số hóa hiện nay

Sản phẩm của số hóa dữ liệu được biểu hiện ở dạng trực tuyến và doanh nghiệp có thể sử dụng để giới thiệu đến khách hàng. Ví dụ các phần mềm ghi chép, quản lý tài liệu, khóa học trực tuyến, ebook,… đều là kết quả thu được sau quá trình số hóa.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy các sản phẩm số hóa dữ liệu thường không thể bán lại nhiều lần. Do đó, bí quyết để kinh doanh thành công là doanh nghiệp phải không ngừng nghiên cứu, phát triển các sản phẩm mới khác biệt, sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật khác.

Các loại dữ liệu được số hóa hiện nay bao gồm:

• Khóa học trực tuyến
• Sách điện tử (Ebook)
• Theme, plugin website
• Các phần mềm
• Podcast

 >> Đọc ngay: Các bước chuyển đổi số thành công doanh nghiệp cần biết

V. Quy trình thực hiện số hóa dữ liệu là gì?

Quy trình số hóa dữ liệu được tạo nên từ ba thành phần chính: phần mềm, thiết bị, dịch vụ số hóa. Trong đó, mỗi doanh nghiệp có quy trình số hóa dữ liệu khác nhau tùy thuộc vào mục đích đang hướng đến. Song nhìn chung, quy trình số hóa sẽ bao gồm 5 bước sau:

1. Thu thập dữ liệu lưu trữ

Các loại dữ liệu cũng như tài liệu của doanh nghiệp sẽ được thu thập dựa vào mục đích ban đầu. Cụ thể, nếu mong muốn của người lãnh đạo là chuẩn hóa các dữ liệu liên quan đến danh sách nhân sự, phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ về thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảng lương,…

2. Chuẩn bị tài liệu

Người phụ trách cần chuẩn bị, phân loại và làm phẳng tài liệu. Các tài liệu có dấu hiệu hư hỏng cần được giữ gìn cẩn thận hơn để không mất mát thông tin. Ngoài ra, với các chất liệu khác nhau thì kỹ thuật scan cũng khác nhau nên doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi bắt đầu.

3. Thiết lập hệ thống

Ở bước scan, thiết lập hệ thống ảnh bạn cần đặt tên file, đặt định dạng và đóng lại theo tổ chức tài liệu khoa học, rõ ràng nhất. Đây là thao tác quan trọng trong quá trình số hoá dữ liệu. Nếu người phụ trách nhầm lẫn ở đây, toàn bộ quá trình phía sau sẽ bị gián đoạn và sai lệch thông tin.

4. Kiểm tra dữ liệu

Cuối cùng, doanh nghiệp cần kiểm tra tổng thể tất cả dữ liệu được số hóa. Những dữ liệu không đạt chất lượng cần phải được sửa lại kịp thời.

Khi đảm bảo mọi thông tin đã đạt yêu cầu, người phụ trách có thể nghiệm thu, bàn giao hoặc truyền thông cho các phòng ban chuyên môn lưu trữ, truy cập trong quá trình làm việc.

KIẾN TẠO DOANH NGHIỆP SỐ VỚI GÓI GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN MISA AMIS

VI. Chi phí thực hiện số hóa dữ liệu

Một số doanh nghiệp hiện nay đang lựa chọn giải pháp số hóa dữ liệu qua các đơn vị dịch vụ. Công ty số hóa dữ liệu sẽ thực hiện những công việc số hóa theo yêu cầu mà khách hàng đưa ra.  

Mỗi nhà cung cấp thường có cách thức làm việc, điểm ưu vệt và chi phí khác nhau. Do đó, bạn cần tìm hiểu cách họ số hóa dữ liệu trước khi quyết định hợp tác và ký hợp đồng. Một số yếu tố giúp đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ này là độ bền, hiệu suất, sự phù hợp, tính thẩm mỹ,…

Tuy nhiên, cách làm này tiêu tốn nhiều thời gian, công sức để theo dõi, chỉnh sửa và kiểm tra kết quả liên tục. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu tâm đến các vấn đề về pháp lý nhằm đảm bảo sự bảo mật kinh doanh.

Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể đầu tư vào phần mềm số hóa dữ liệu thông minh. Với phương án này, bạn không chỉ tạo nên một sổ ghi chép điện tử doanh nghiệp đồng bộ mà còn chuyển đổi dễ dàng hơn. Bởi lẽ, không ai thấu hiểu mục tiêu, đặc điểm và phân loại dữ liệu chuẩn xác hơn chính cán bộ nhân viên của công ty. Trong đó, dữ liệu vừa được lưu trữ ổn định, an toàn, vừa được bảo quản tốt nhất. 

GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ NÀO TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP – ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA GÓI GIẢI PHÁP MISA AMIS NGAY HÔM NAY! 

Gói giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp MISA AMIS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc như kế toán, marketing bán hàng, quản lý nhân sự, điều hành doanh nghiệp, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

VIII. Lời kết

Số hóa dữ liệu đang trở thành một phần không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp. Việc nắm bắt các khái niệm, yếu tố tác động và quy trình triển khai là trách nhiệm lớn lao của người lãnh đạo. Ngoài ra, bạn nên lưu tâm khi lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm số hóa phù hợp, tránh xảy ra những sai lầm không đáng có.

Hy vọng qua bài viết bạn đã có thêm nhiều lưu ý hữu ích và ứng dụng thành công trong doanh nghiệp của mình. Hãy theo dõi MISA AMIS để luôn cập nhật kiến thức chuyên sâu về quản lý điều hành toàn diện nhất!