Mỗi công ty đều có nhiều cách sắp xếp khác nhau tùy theo quy mô, đặc thù hoạt động. Tuy nhiên, nhìn chung các phòng ban trong công ty đều có những những chức năng, vai trò cơ bản. Hãy cùng tìm hiểu những thông tin về bộ máy, phòng ban của doanh nghiệp ngay dưới đây!
| MISA AMIS gửi tặng [eBook] Xây dựng đội ngũ hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc |
1. Phòng ban công ty là gì?
Các phòng ban trong công ty là một mô hình cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Cán bộ nhân viên sẽ làm việc theo vị trí được phân chia và đảm nhận những trách nhiệm riêng.
Các phòng ban này là những ”mảnh ghép” không thể thiếu để giúp công ty thực hiện công việc hiệu quả hơn. Số lượng các phòng ban trong công ty tùy thuộc vào quy mô, mục đích của ban lãnh đạo.
Vì vậy, nhiều doanh nghiệp sẽ có số lượng phòng ban chuyên môn hóa sâu, số lượng nhiều. Nhưng cũng có các công ty chỉ có một số phòng ban chức năng đơn giản.
2. Các phòng ban trong công ty có chức năng và nhiệm vụ gì?
Mặc dù có sự khác biệt giữa các công ty với nhau, song dưới đây là các phòng ban trong công ty cơ bản, thường thấy nhất:
2.1 Ban quản lý
Ban quản lý là nơi ban hành những quyết định chiến lược, dài hạn và ngắn hạn ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Do đó ban quản lý cần phải có kiến thức sâu rộng, tác phong chuyên nghiệp và nhạy bén với các thời cơ kinh doanh.
Đây cũng là phòng ban có quyền triệu tập các cuộc họp thường niên hoặc cấp bách để cập nhật tình hình của các phòng ban khác dưới quyền. Điều này giúp họ nắm được tiến độ hay những bất cập mà doanh nghiệp đang gặp phải. Từ đó, ban quản lý sẽ đưa ra các giải quyết phù hợp và kịp thời nhất.
2.2. Ban giám đốc
Ban giám đốc cũng là một phòng có chức năng, quyền hạn lãnh đạo các phòng ban trong công ty. Phòng này thường chỉ bao gồm tổng giám đốc, giám đốc.
Các nhiệm vụ tiêu biểu của ban giám đốc:
- Ra quyết định chiến lược: Đặt ra mục tiêu và chiến lược kinh doanh dài hạn.
- Giám sát cấp dưới: Kiểm tra và quản lý hiệu quả hoạt động của ban quản lý.
- Đảm bảo tuân thủ quy định: Giám sát việc tuân thủ quy tắc nội bộ và luật pháp.
- Dẫn dắt phòng ban: Hướng dẫn và hỗ trợ các phòng ban thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.
2.3. Ban sản xuất
Chức năng của bộ phận sản xuất là tạo ra các sản phẩm cho công ty. Nó bao gồm nhiều bộ phận nhỏ khác nhau như đúc, gia công, kho, vận chuyển, quản lý chất lượng…
Ở phòng ban này, doanh nghiệp cần đảm bảo yếu tố kỹ thuật cao và các dây chuyền sản xuất diễn ra đúng hạn. Ngoài ra, khối sản xuất cũng có những vai trò như đánh giá chất lượng thành phẩm, quản lý tồn kho, xuất hàng…
2.4. Phòng nhân sự
Khi nói đến các bộ phận trong công ty, chắc chắn doanh nghiệp nào cũng có phòng nhân sự. Họ là những người thực hiện các công viên liên quan đến tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, giải quyết thủ tục nghỉ việc, sa thải cho nhân viên cũ…
Thêm vào đó, họ hỗ trợ ban lãnh đạo về việc xây dựng, cung cấp các chính sách, phúc lợi cho nhân viên. Tại một số công ty có quy mô nhỏ, phòng nhân sự đảm nhận cả việc xây dựng văn hóa nội bộ.
Như vậy, nhân sự là bộ phận vô cùng quan trọng vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Bởi lẽ, một đội ngũ vững mạnh, đoàn kết mới giúp công ty phát triển và bứt phá trong một thị trường cạnh tranh gay gắt.
2.5. Phòng tài chính kế toán
Tài chính kế toán là bộ phận quản lý về sổ sách và tiền bạc của công ty. Họ có nhiệm vụ căn bằng thu và chi sao cho hợp lý, đảm bảo các nhu cầu phát triển cần thiết thất.
Các thành viên của phòng kế toán cũng chia ra nhiều mảng khác nhau như bán hàng, công nợ, thuế… Vị trí này đòi hỏi nhân viên phải có sự cẩn thận, tỉ mỉ và nhanh nhạy với các con số. Đồng thời, họ cần phải trung thực, rõ ràng minh bạch mọi số liệu.
Dưới đây là bảng tổng hợp nhiệm vụ của phòng kế toán trong doanh nghiệp, phân chia theo các vị trí:
| Vị trí | Nhiệm vụ chính |
|---|---|
| Kế toán trưởng | Quản lý toàn bộ hoạt động kế toán, lập báo cáo tài chính, đưa ra chiến lược tài chính, giám sát kế toán viên. |
| Kế toán tổng hợp | Tổng hợp dữ liệu từ các phòng ban, lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. |
| Kế toán công nợ | Quản lý và theo dõi công nợ phải thu và phải trả, đảm bảo thanh toán đúng hạn và quản lý dòng tiền hiệu quả. |
| Kế toán thuế | Tính toán và kê khai thuế, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật về thuế. |
| Kế toán kho | Quản lý và theo dõi nhập xuất tồn kho, đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan, lập báo cáo tồn kho định kỳ. |
| Kế toán lương | Tính lương cho nhân viên, đảm bảo các khoản thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, và các quyền lợi liên quan. |
2.6. Phòng Marketing
Trong thời đại công nghệ 4.0, vai trò của bộ phận Marketing càng được nâng cao. Bằng cách ứng dụng các công cụ truyền thông đại chúng trên nền tảng Internet, Marketing giúp công ty hiểu rõ về thị trường, thị yếu và nhu cầu của người tiêu dùng.
Marketing trong kinh doanh bao gồm việc giao tiếp trực tiếp hoặc qua các kênh online như Facebook, Website, Zalo… Nó cho phép doanh nghiệp kết nối nhanh và đem đến trải nghiệm người dùng tốt hơn.
Đặc biệt, các phòng ban trong công ty không thể lan tỏa hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ. Thế nhưng Marketing có thể làm được điều này qua nhiều nền tảng khác nhau. Nó tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp cũng như giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu một cách sâu sắc.
2.7 Phòng nghiên cứu và phát triển
Theo đúng như tên gọi, nhưng người làm việc tại đây sẽ tập trung nghiên cứu các dòng sản phẩm của công ty sao cho phù hợp với thị trường. Các nhiệm vụ cần là điều tra về thẩm mỹ đóng gói, bao bì, ưu nhược điểm và đặc trưng của sản phẩm.
Ngoài sản phẩm, phòng nghiên cứu còn cần tìm cách phát triển công nghệ mới. Đó có thể là việc cải tiến các hệ thống vốn có hoặc đổi mới hoàn toàn theo thị trường.
Bằng cách này, các sản phẩm sẽ luôn thu hút công chúng, tránh tình trạng vì lỗi mốt mà bị người tiêu dùng lãng quên. Hiện nay, khả năng đổi mới, sáng tạo cũng góp phần quyết định sự sống còn cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ chính của phòng nghiên cứu và phát triển (R&D) trong doanh nghiệp:
| Nhiệm vụ | Mô tả |
|---|---|
| Nghiên cứu sản phẩm mới | Nghiên cứu xu hướng, phân tích thị trường và phát triển các ý tưởng sản phẩm mới. |
| Cải tiến sản phẩm hiện có | Đánh giá, cải tiến chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa chi phí sản xuất. |
| Nghiên cứu công nghệ và quy trình | Ứng dụng công nghệ mới để cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao hiệu suất và giảm chi phí. |
| Thử nghiệm và kiểm tra chất lượng | Thực hiện thử nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm để đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn và an toàn. |
| Phân tích đối thủ và thị trường | Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và xu hướng thị trường để điều chỉnh chiến lược sản phẩm phù hợp. |
| Hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo | Cung cấp hướng dẫn kỹ thuật, hỗ trợ và đào tạo nhân sự về các công nghệ và quy trình mới. |
2.8 Phòng kỹ thuật – Công nghệ
Phòng kỹ thuật công nghệ vừa có chức năng quản lý, vừa có chức năng hỗ trợ ở nhiều lĩnh vực. Bên kỹ thuật là nhóm phụ trách các vấn đề về hệ thống điện nước, an toàn phòng cháy chữa cháy,…
Phòng công nghệ thông tin sẽ quản trị toàn bộ hệ thống, đảm bảo tình trạng Internet ổn định và nắm được các trang thiết bị máy tính, máy in… của công ty. Thêm vào đó, họ cũng có vai trò cải tiến về công nghệ thông tin cho các phòng ban trong công tin.
Ngày nay, công nghệ đang thay đổi một cách nhanh chóng nhưng nó cũng hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu nhiều thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí. Vì thế các công ty cần phải nghiên cứu, nắm bắt kỹ về công nghệ thông tin mỗi ngày.
Nhờ có những vị trí này, các quy trình sản xuất kinh doanh hàng ngày sẽ được diễn ra thuận lợi. Nó đảm bảo điều kiện tốt nhất cho các hoạt động của tất cả các bộ phận khác.
2.9 Phòng quan hệ quốc tế
Đối với các doanh nghiệp có nguồn vốn nước ngoài hoặc hướng tới thị trường nước ngoài, phòng quan hệ quốc tế sẽ phụ trách việc ngoại giao. Các mối quan hệ cũng như phong cách làm việc của nước ngoài có những điểm khác biệt, vì vậy doanh nghiệp sẽ cần những nhân sự hiểu biết về lĩnh vực này.
Nếu phòng quan hệ quốc tế có năng lực vượt trội, họ sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội phát triển mạnh và xa ra tầm quốc tế. Cơ hội này thực sự quan trọng với các công ty Việt Nam khi vươn ra ngoài các thị trường rộng lớn hơn. Vì vậy, ban lãnh đạo cần phải chú trọng và quan tâm nhiều đến bộ phận mũi nhọn này.
Như vậy, ngoài các phòng ban chính, cơ bản cần có thì doanh nghiệp có thể phân chia thêm nhiều bộ phận khác để phối hợp hoạt động nhịp nhàng hơn.
3. Quy trình xây dựng cơ cấu phòng ban trong công ty như thế nào?
Việc xây dựng cơ cấu tổ chức phòng ban trong doanh nghiệp cần dựa trên các yếu tố nguồn lực, nhiệm vụ để phân bổ sao cho đạt hiệu quả hoạt động cao nhất. Quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức của một công ty bao gồm các bước sau:
3.1. Xác định tính cần thiết của phòng ban
Mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ các phòng ban dựa trên tính chất và quy mô hoạt động. Xét theo quy mô, các doanh nghiệp nhỏ tối thiểu phải có phòng nhân sự và tài chính – kế toán để vận hành.
Xét theo ngành nghề, một doanh nghiệp sản xuất may mặc cần thêm ban sản xuất để giám sát các quy trình sản xuất hàng loạt. Ví dụ, một doanh nghiệp may mặc 500 nhân công thường cần tối thiểu 15 quản lý sản xuất, 5 kỹ thuật viên máy móc đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm.
3.2. Thiết lập sơ đồ tổ chức
Sau khi xác định số phòng ban, doanh nghiệp tiến hành lập sơ đồ tổ chức minh họa vai trò và nhiệm vụ của các bên. Hệ thống này giúp quản lý dễ dàng theo dõi mối quan hệ giữa các phòng ban và đảm bảo mọi người phối hợp tốt.
Sơ đồ tổ chức thường bao gồm các thành phần chính như ban lãnh đạo cấp cao, các phòng ban chức năng, cấp quản lý của từng phòng ban và nhân viên ở các vị trí cụ thể. Ngoài ra, sơ đồ này thể hiện rõ mối quan hệ giữa các phòng ban và sự liên kết nội bộ trong từng bộ phận.
Nhìn vào sơ đồ, người ta có thể dễ dàng xác định được người đứng đầu công ty, số lượng phòng ban, ai chịu trách nhiệm quản lý từng bộ phận, và số lượng nhân sự trong mỗi phòng ban. Một sơ đồ rõ ràng mang lại nhiều lợi ích cho toàn bộ hệ thống, đảm bảo trách nhiệm được phân chia hợp lý.
3.3. Tính toán số lượng nhân sự
Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng cơ cấu phòng ban là tính toán số lượng nhân sự phù hợp cho từng bộ phận. Đây là bước then chốt nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và tối ưu nguồn lực.
Nếu nhân sự quá ít, công việc không thể hoàn thành đúng hạn, ảnh hưởng đến hiệu quả chung. Ngược lại, thừa nhân sự sẽ gây lãng phí. Vì thế, doanh nghiệp cần xem xét khối lượng công việc, đặc thù từng phòng ban và mục tiêu dài hạn để có kế hoạch phân bổ hợp lý.
Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần 1-2 nhân viên kế toán, nhưng một doanh nghiệp quy mô lớn sẽ cần 5-10 người, nhằm quản lý tốt tài chính và dòng tiền. Mặt khác, phòng ban có nhu cầu về lao động cao như phòng sản xuất sẽ yêu cầu thêm nhân sự, trong khi đó phòng IT thường chỉ cần vài kỹ thuật viên để duy trì hệ thống.
Kết luận
Trên đây là những nội dung tổng quan về các phòng ban trong công ty mà bạn cần biết. Việc xây dựng từng phòng ban và gắn kết hợp tác giữa các đội nhóm là vô cùng quan trọng. Với chức năng, vai trò riêng, họ sẽ cùng nhau tạo thành một tập thể vững mạnh, quyết tâm theo đuổi và hoàn thành mục tiêu đề ra. Đặc biệt, đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất của MISA AMIS để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích khác về quản lý điều hành doanh nghiệp!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
