5 mô hình ra quyết định quản trị nhanh chóng, chính xác cho doanh nghiệp

Mô hình ra quyết định là yếu tố quan trọng trong quản trị mà nhiều người chưa thực sự nhận ra. Bạn sẽ bất ngờ khi biết rằng trung bình một người trưởng thành đưa ra khoảng 35.000 quyết định có ý thức mỗi ngày. Trong môi trường dự án, việc ra quyết định càng mang tính hệ quả hơn, không chỉ đối với người quản lý mà còn với các thành viên trong nhóm. Đứng trước những quyết định quan trọng này, nhiều đội nhóm dễ mất thời gian và dẫn đến sai lầm nghiêm trọng. Vậy liệu việc đưa ra quyết định có luôn cần phải phức tạp và đảm bảo sự chắc chắn tối đa? Đó chính là lúc các mô hình ra quyết định hiệu quả trở thành công cụ không thể thiếu, giúp đội nhóm vượt qua khó khăn và tối ưu hóa quá trình quản trị.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

1. Mô hình ra quyết định là gì?

Để hiểu rõ hơn về mô hình ra quyết định, hãy xem xét ví dụ sau:

Giả sử bạn là một quản lý dự án đứng trước lựa chọn thuê thêm nhân sự để kịp tiến độ hoặc tiếp tục làm việc với đội ngũ hiện tại nhưng có nguy cơ chậm tiến độ. Đây là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến cả thời gian, chi phí, và chất lượng dự án.

Trong tình huống này, bạn có thể áp dụng mô hình ra quyết định theo kiểu Phân tích Chi phí – Lợi ích (Cost-Benefit Analysis). Bằng cách liệt kê tất cả các yếu tố như chi phí thuê nhân viên mới, khả năng tăng hiệu suất công việc, mức độ hài lòng của khách hàng, và so sánh với chi phí nếu chậm tiến độ, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn để đưa ra quyết định.

Mô hình này giúp hệ thống hóa các yếu tố liên quan, từ đó đưa ra quyết định một cách logic và khách quan hơn, thay vì chỉ dựa trên cảm tính. Đây chính là bản chất của các mô hình ra quyết định: hỗ trợ người quản lý đưa ra các lựa chọn tối ưu dựa trên dữ liệu và phân tích rõ ràng.

Mô hình ra quyết định là một quy trình hoặc phương pháp có hệ thống, được sử dụng để phân tích và lựa chọn giữa các giải pháp, phương án hoặc chiến lược trong quá trình quản lý. Các mô hình này giúp người quản lý xác định rõ vấn đề, phân tích các yếu tố ảnh hưởng, đánh giá rủi ro, và so sánh lợi ích của từng lựa chọn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

2. Các mô hình ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp

2.1. Mô hình ra quyết định dựa trên dữ liệu

Mô hình này dựa vào việc thu thập và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định. Thông qua việc sử dụng dữ liệu từ các nguồn đáng tin cậy, các nhà quản trị có thể đánh giá và dự đoán kết quả của các lựa chọn khác nhau. Công cụ như phân tích thống kê, phần mềm dự báo, và phân tích xu hướng thường được áp dụng trong mô hình này.

• Ưu điểm: Giảm thiểu rủi ro do quyết định dựa trên dữ liệu thực tế; dễ dàng so sánh giữa các lựa chọn.
• Nhược điểm: Cần thời gian để thu thập và xử lý dữ liệu; phụ thuộc nhiều vào chất lượng và tính chính xác của dữ liệu.

2.2. Mô hình ra quyết định dùng bậc thang suy luận 

Mô hình này nhấn mạnh đến quá trình suy luận từ dữ liệu ban đầu đến kết luận. Bậc thang suy luận bao gồm các bước: Quan sát, lựa chọn dữ liệu, giải thích dữ liệu, rút ra kết luận và cuối cùng là hành động. Nó giúp các nhà quản trị nhận thức được những giả định và niềm tin cá nhân có thể ảnh hưởng đến quyết định.

• Ưu điểm: Giúp tránh các thiên kiến, tăng tính minh bạch trong quá trình ra quyết định; khuyến khích tư duy phản biện.
• Nhược điểm: Yêu cầu thời gian và nỗ lực để phân tích các giả định; có thể phức tạp khi xử lý các vấn đề đa chiều.

2.3. Mô hình ra quyết định dựa trên ma trận

Mô hình này sử dụng một ma trận để so sánh các phương án khác nhau dựa trên một số tiêu chí cụ thể. Mỗi tiêu chí sẽ được cho một trọng số dựa trên mức độ quan trọng. Sau đó, các lựa chọn sẽ được đánh giá và tính điểm để chọn ra phương án tối ưu.

• Ưu điểm: Đưa ra đánh giá toàn diện; đơn giản hóa việc so sánh các phương án dựa trên nhiều tiêu chí.
• Nhược điểm: Khó xác định trọng số chính xác cho các tiêu chí; có thể bị ảnh hưởng bởi sự chủ quan trong quá trình chấm điểm.

Xem thêm: Ma trận IFE là gì? Cách xây dựng ma trận IFE cho doanh nghiệp

2.4. Mô hình ra quyết định dựa trên quyền lực

Trong mô hình này, quyền lực được sử dụng như một yếu tố quyết định, thường được áp dụng khi quyết định phải được đưa ra nhanh chóng hoặc khi một cá nhân hoặc nhóm có đủ thẩm quyền. Nhà quản trị dựa vào kinh nghiệm, kiến thức, hoặc vị trí để đưa ra quyết định.

• Ưu điểm: Nhanh chóng; phù hợp khi cần đưa ra quyết định trong thời gian ngắn hoặc trong tình huống khẩn cấp.
• Nhược điểm: Dễ dẫn đến thiên vị hoặc quyết định không công bằng; thiếu sự tham gia và đồng thuận của những người liên quan.

2.5. Mô hình ra quyết định hợp lý có giới hạn

Mô hình này thừa nhận rằng con người không thể xử lý tất cả các thông tin và khả năng đưa ra quyết định hoàn hảo do giới hạn về thời gian, dữ liệu, và khả năng nhận thức. Thay vào đó, họ sẽ tìm kiếm một giải pháp “đủ tốt” thay vì giải pháp tối ưu.

• Ưu điểm: Phù hợp với các tình huống phức tạp; thực tế hơn khi phải ra quyết định trong điều kiện thiếu thông tin.
• Nhược điểm: Có thể bỏ qua các giải pháp tối ưu do giới hạn về thông tin và khả năng phân tích.

Tham khảo: Quản trị hiện đại – Vai trò và xu hướng mới đối với doanh nghiệp

2.6. Bảng so sánh các mô hình ra quyết định

Tiêu chí	Dựa trên dữ liệu	Bậc thang suy luận	Dựa trên ma trận	Dựa trên quyền lực	Hợp lý có giới hạn
Cơ sở quyết định	Dữ liệu thực tế	Suy luận logic	Tiêu chí cụ thể	Kinh nghiệm/quyền lực	Giải pháp “đủ tốt”
Ưu điểm	Giảm rủi ro, chính xác	Tránh thiên kiến, minh bạch	So sánh toàn diện	Nhanh chóng	Thực tế, tiết kiệm thời gian
Nhược điểm	Phụ thuộc dữ liệu, tốn thời gian	Phức tạp, tốn nỗ lực	Chủ quan khi chấm điểm	Thiên vị, thiếu đồng thuận	Thực tế, tiết kiệm thời gian
Tính phức tạp	Cao	Trung bình	Trung bình	Thấp	Thấp – trung bình
Tốc độ quyết định	Chậm	Trung bình	Trung bình	Nhanh	Nhanh
Phù hợp với	Quyết định chiến lược	Vấn đề phức tạp, đa chiều	Đánh giá đa tiêu chí	Tình huống khẩn cấp, quyết định cấp cao	Tình huống thiếu thông tin

3. Phương pháp ra quyết định quản trị

Cả lý thuyết và thực tế đều cho thấy chất lượng, hiệu quả và hiệu lực của các quyết định quản trị phụ thuộc chặt chẽ vào phương pháp mà nhà quản trị áp dụng. Một quyết định tốt không thể có được nếu thiếu đi sự hỗ trợ của các phương pháp khoa học trong quá trình ra quyết định. Vậy làm sao để nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn, sáng suốt và phù hợp? Trên thực tế, có 6 phương pháp phổ biến mà các nhà quản trị có thể sử dụng để ra quyết định hiệu quả.

3.1. Phương pháp chuyên quyền

Người quản lý tự mình đưa ra quyết định mà không tham khảo ý kiến của người khác. Thường dựa trên kinh nghiệm, kiến thức, và quyền lực của cá nhân đó.

• Ưu điểm: Nhanh chóng, quyết đoán, phù hợp trong tình huống khẩn cấp.
• Nhược điểm: Dễ dẫn đến thiên vị, thiếu tính khách quan, và không tạo được sự tham gia của đội ngũ.

3.2. Phương pháp phán quyết cuối cùng

Người quản lý lắng nghe ý kiến từ các thành viên, sau đó tự đưa ra quyết định cuối cùng. Ý kiến của mọi người được cân nhắc, nhưng quyền quyết định vẫn thuộc về người quản lý.

• Ưu điểm: Cân nhắc được nhiều ý kiến, giảm thiểu thiên kiến cá nhân.
• Nhược điểm: Quyết định cuối cùng vẫn dựa vào cá nhân, có thể gây cảm giác thiếu công bằng cho các thành viên.

Tham khảo: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả dành cho nhà quản lý

3.3. Phương pháp nhóm tri thức

Quyết định được đưa ra dựa trên sự hợp tác của nhóm chuyên gia hoặc những người có kiến thức chuyên sâu về vấn đề. Phương pháp này tận dụng tri thức tập thể để có quyết định tối ưu.

• Ưu điểm: Đưa ra quyết định dựa trên kiến thức và kinh nghiệm đa dạng, tăng tính chính xác và khả thi.
• Nhược điểm: Quá trình thảo luận có thể tốn thời gian và dễ xảy ra mâu thuẫn.

3.4. Phương pháp cố vấn

Người quản lý tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia hoặc cố vấn trước khi đưa ra quyết định. Họ đóng vai trò cung cấp thông tin, phân tích, và đề xuất giải pháp.

• Ưu điểm: Tận dụng tri thức chuyên môn, đưa ra quyết định có căn cứ và được tư vấn kỹ lưỡng.
• Nhược điểm: Quyết định phụ thuộc vào chất lượng lời khuyên, và người quản lý vẫn phải tự đưa ra quyết định cuối cùng.

3.5. Phương pháp luật số đông

Quyết định được đưa ra dựa trên biểu quyết hoặc ý kiến của đa số thành viên trong nhóm. Phương pháp này thường áp dụng khi cần sự đồng thuận từ nhiều phía.

• Ưu điểm: Đảm bảo tính dân chủ, tạo cảm giác công bằng và sự tham gia của mọi người.
• Nhược điểm: Quyết định có thể không phải là lựa chọn tối ưu do phụ thuộc vào ý kiến đa số, dễ bị ảnh hưởng bởi tâm lý đám đông.

3.6. Phương pháp đồng thuận

Nhóm thảo luận và tìm ra giải pháp mà tất cả các thành viên đều đồng ý, hoặc ít nhất là không phản đối mạnh mẽ. Đòi hỏi thời gian và sự hợp tác cao từ tất cả mọi người.

• Ưu điểm: Tạo ra sự đồng thuận và ủng hộ mạnh mẽ từ đội ngũ, giảm thiểu xung đột sau quyết định.
• Nhược điểm: Tốn thời gian, khó thực hiện khi có nhiều ý kiến trái chiều; không phải lúc nào cũng có thể đạt được sự đồng thuận hoàn toàn.

Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào bối cảnh, tình huống, và văn hóa của tổ chức mà nhà quản trị sẽ chọn phương pháp phù hợp.

4. Các bước ra quyết định quản trị

Các bước ra quyết định quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và phát triển của doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm việc nhận diện vấn đề hoặc cơ hội, xác định các tiêu chí, tìm kiếm giải pháp, lựa chọn phương án tối ưu, thực hiện hành động, và đánh giá kết quả. Mỗi bước đều đòi hỏi sự phân tích cẩn thận, cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng quyết định đưa ra không chỉ phù hợp với mục tiêu chiến lược mà còn tận dụng tối đa nguồn lực. Thực hiện đúng quy trình này không chỉ giúp nhà quản trị giải quyết vấn đề hiệu quả mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

4.1. Nhận diện vấn đề/cơ hội

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, khi nhà quản trị xác định rõ vấn đề cần giải quyết hoặc cơ hội cần tận dụng. Nhận diện chính xác giúp tập trung vào các khía cạnh cần giải quyết, tránh lãng phí nguồn lực vào những vấn đề không quan trọng.

Trong bước này, nhà quản trị cần thu thập thông tin và dữ liệu liên quan để hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc tiềm năng của cơ hội. Nhận diện sai vấn đề có thể dẫn đến quyết định không phù hợp và gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

4.2. Xác định các tiêu chí của giải pháp

Mô tả: Sau khi nhận diện vấn đề hoặc cơ hội, nhà quản trị cần xác định các tiêu chí mà giải pháp phải đáp ứng. Những tiêu chí này có thể bao gồm chi phí, thời gian, hiệu quả, tính khả thi, và rủi ro.

Bước này giúp đưa ra khuôn khổ để so sánh và đánh giá các giải pháp khác nhau. Việc xác định tiêu chí rõ ràng sẽ đảm bảo quyết định cuối cùng phù hợp với mục tiêu chiến lược và nguồn lực hiện có của tổ chức.

4.3. Khám phá giải pháp

Ở bước này, nhà quản trị tìm kiếm và liệt kê các giải pháp khả thi có thể giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội. Quá trình này bao gồm nghiên cứu, thảo luận nhóm, hoặc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia.

Càng nhiều giải pháp được khám phá, nhà quản trị càng có cơ hội tìm ra phương án tối ưu. Tuy nhiên, cần đánh giá kỹ lưỡng để loại bỏ những giải pháp không thực tế hoặc có khả năng gây rủi ro cao.

4.4. Chọn một hướng hành động ưu tiên

Sau khi đã khám phá các giải pháp, nhà quản trị cần chọn hướng hành động tốt nhất dựa trên các tiêu chí đã xác định. Đây là quá trình so sánh, đánh giá và cân nhắc giữa các lựa chọn để đưa ra quyết định cuối cùng.

Bước này đòi hỏi sự xem xét cẩn thận, có thể sử dụng các mô hình hoặc phương pháp như ma trận ra quyết định để đánh giá và chọn ra phương án tối ưu. Quyết định này sẽ định hướng các hành động tiếp theo, vì vậy cần được thực hiện một cách cẩn trọng.

4.5. Thực hiện hành động ưu tiên

Sau khi đã chọn được hướng hành động, nhà quản trị cần tiến hành thực hiện kế hoạch. Điều này bao gồm việc phân công nhiệm vụ, sử dụng nguồn lực, và giám sát quá trình thực hiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.

Sự thành công của quyết định phụ thuộc rất lớn vào việc thực hiện. Nhà quản trị cần đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận, giám sát chặt chẽ, và điều chỉnh kịp thời khi gặp khó khăn.

4.6. Đánh giá kết quả và theo dõi khi cần thiết

Sau khi hành động được thực hiện, nhà quản trị cần đánh giá kết quả để xem xét hiệu quả của quyết định. Việc đánh giá giúp xác định xem quyết định có đạt được mục tiêu đặt ra không và rút kinh nghiệm cho những lần ra quyết định tiếp theo.

Nếu kết quả không như mong đợi, nhà quản trị cần xem xét lại các bước đã thực hiện và điều chỉnh khi cần thiết. Việc theo dõi liên tục giúp phản ứng nhanh với thay đổi và đảm bảo duy trì hiệu quả lâu dài của quyết định.

RA QUYẾT ĐỊNH CHÍNH XÁC VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

5. Một số tình huống ra quyết định quản trị

Dưới đây là một số tình huống phổ biến trong quản trị mà nhà quản trị thường phải đưa ra quyết định:

5.1. Quyết định cơ cấu, thay đổi nhân sự

Nhà quản trị phải quyết định có nên cơ cấu, thay đổi đội ngũ nhân sự hay không dựa trên nhu cầu của dự án hoặc sự phát triển của công ty. Họ cần xem xét các yếu tố như chi phí, thời gian đào tạo, và khả năng đáp ứng công việc của nhân viên.

[Tải ngay Ebook] Lạt mềm buộc chặt: Bí quyết xây dựng đội ngũ nhân sự chủ động, gắn kết

5.2. Quyết định chiến lược kinh doanh

Lựa chọn chiến lược phát triển doanh nghiệp: tập trung vào thị trường nội địa hay mở rộng ra thị trường quốc tế, đổi mới sản phẩm hay duy trì sản phẩm hiện tại? Nhà quản trị cần phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh, và nguồn lực nội bộ trước khi đưa ra quyết định.

5.3. Quyết định phân bổ ngân sách

Nhà quản trị phải xác định việc phân bổ ngân sách cho các phòng ban hoặc dự án khác nhau sao cho hiệu quả. Họ cần đánh giá dựa trên mức độ ưu tiên, lợi ích, và rủi ro để sử dụng nguồn lực tài chính một cách tối ưu.

Khi doanh nghiệp đưa ra quyết định phân bổ ngân sách, việc chọn lựa các khoản đầu tư mang lại hiệu quả cao nhất là điều cần thiết. Trong đó, ngân sách dành cho công nghệ quản trị thường chiếm tỷ trọng lớn vì nó giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Việc sử dụng một nền tảng quản trị hợp nhất như AMIS MISA có thể là một bước đột phá giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn. AMIS MISA không chỉ cung cấp các công cụ kiểm soát dòng tiền, chi phí mà còn cho phép theo dõi tình hình kinh doanh một cách trực quan và chính xác, từ đó hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định phân bổ ngân sách thông minh và kịp thời.

Dùng thử miễn phí

5.4. Quyết định quản lý rủi ro

Khi đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn như biến động thị trường, thay đổi chính sách pháp luật, hoặc sự cố nội bộ, nhà quản trị cần xác định cách thức ứng phó, chẳng hạn như lập kế hoạch dự phòng hoặc giảm thiểu tác động thông qua các biện pháp bảo vệ.

5.5. Quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức

Nhà quản trị phải đưa ra quyết định có nên thay đổi cơ cấu tổ chức, tái cơ cấu, hoặc tinh giản bộ máy để tăng hiệu quả hoạt động. Điều này đòi hỏi đánh giá lại các bộ phận, nhân sự và quy trình hiện có.

5.6. Quyết định về sản phẩm hoặc dịch vụ mới

Khi công ty đang xem xét phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới, nhà quản trị phải quyết định có nên đầu tư vào dự án này không. Họ cần phân tích thị trường, đánh giá nhu cầu khách hàng, và xem xét khả năng sinh lời.

5.7. Quyết định giải quyết xung đột nội bộ

Khi xuất hiện xung đột giữa các phòng ban hoặc nhân sự, nhà quản trị cần đưa ra quyết định làm thế nào để giải quyết vấn đề, có thể thông qua việc hòa giải, tái phân bổ nhiệm vụ, hoặc thậm chí sa thải những cá nhân không phù hợp.

5.8. Quyết định hợp tác hoặc mua lại

Nhà quản trị phải đánh giá khả năng hợp tác với đối tác hoặc mua lại doanh nghiệp khác để mở rộng thị phần. Quyết định này cần phân tích lợi ích dài hạn, khả năng tích hợp hệ thống, và rủi ro tài chính.

6. Kết luận

Có thể thấy việc ra quyết định không hề dễ dàng. Dù trong tình huống cấp bách người đứng đầu vẫn cần có sự tính toán và chuẩn bị cẩn thận. Chính vì thế, việc thực hiện theo mô hình ra quyết định sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra. Người ra quyết định cần xem xét, đánh giá tình hình thực tế của đơn vị để lựa chọn mô hình phù hợp nhất.

.