Việc hiểu rõ khái niệm Kick Off Meeting sẽ giúp công việc được sắp xếp khoa học, thuận lợi hơn. Vậy Kick Off Meeting là gì? Kick Off Meeting có tác dụng gì với việc quản trị chiến lược trong doanh nghiệp? Cùng MISA AMIS khám phá chủ đề thú vị này ngay dưới đây!
I.Tìm hiểu định nghĩa về Kick Off Meeting là gì?
1. Kick Off Meeting là gì?
Theo từ điển của các doanh nghiệp, Kick Off Meeting là họp khởi động dự án, cổ vũ tinh thần người tham dự nhằm đem lại hiệu quả cao trong công việc. Việc này góp phần quan trọng để toàn bộ lãnh đạo trong công ty có thể thông báo sơ bộ về dự án mới.
Qua đó, họ đạt được mục đích công bố với đối ngũ về mục tiêu chung của công ty. Từ đó kêu gọi sự đồng ý của nhóm dự án và giao nhiệm vụ, trách nhiệm cho các bên liên quan.
2. Đặc điểm của Kick Off Meeting là gì?
Họp khởi động sẽ xảy ra ở nhiều thời điểm khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của từng dự án riêng biệt
- Dự án nhỏ: Thường chỉ riêng 1 nhóm thực hiện từ khâu lập kế hoạch đến khi hoàn thành. Project Kick Off Meeting triển khai khi bắt đầu trong nhóm lập kế hoạch.
- Dự án lớn: Sẽ có một nhóm lớn quản lý dự án tiến hàng lập kế hoạch, phần còn lại sẽ được hoàn thành sau khi tìm kiếm những nhân sự mới cho dự án. Project Kick Off Meeting sẽ diễn ra theo quy trình thực hiện chỉnh chu.
- Dự án nhiều giai đoạn thường sẽ có những kick Off Meeting vào đầu mỗi giai đoạn.
| Có thể nói, Kick Off Meeting giúp doanh nghiệp triển khai những dự án thành công nhất. Qua buổi họp, người phụ trách sẽ phổ biến những thông tin quan trọng cũng như nâng cao tinh thần, quyết tâm của đối tác, khách hàng. Đây là một trong những nhiệm vụ mà các doanh nghiệp quản lý dự án cần chú trọng thực hiện.
MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ DỰ ÁN – 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG
|
II. Mục tiêu khi thực hiện hoạt động Kick Off Meeting
Một cuộc họp khởi động dự án không chỉ giới thiệu mọi người với nhau mà còn giúp người tham gia hiểu sâu hơn về các vấn đề xung quanh dự án. Chúng bao gồm những lưu ý, rủi ro, nguồn lợi khi dự án thành công cũng như tìm hiểu cách phối hợp làm việc giữa các nhân sự với nhau.
Trong các nhóm lớn, Kick Off Meeting là thời điểm để nắm bắt thêm nhiều thông tin. Các thành viên nắm rõ nhiệm vụ của mỗi người để hoàn thành dự án trong thời gian sớm nhất.
Thông qua cuộc họp khởi động, những người chủ chốt trong dự án sẽ có cơ hội tạo động lực hoặc thể hiện sự nhiệt huyết, đáng tin đối với đội ngũ, đối tác hay khách hàng.
Vì thế, Kick Off Meeting giúp sắp xếp công việc và các hoạt động khác của dự án một cách hợp lý. Nếu thực hiện đúng, buổi họp này sẽ đóng góp thành công bước đầu cho cả quy trình dự án. Ngược lại, nó cũng có thể để lại những ấn tượng xấu, khiến dự án xảy ra xung đột, thậm chí dẫn đến thất bại.
QUẢN LÝ TỪ XA, CHÍNH Xác, tức thời với PHẦN MỀM AMIS Công việc
III. Giá trị hữu ích của dự án Kick Off Meeting
Kick Off Meeting sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích như:
- Thể hiện rõ tinh thần quyết tâm trước khi bắt đầu dự án.
- Tạo động lực, nhiệt huyết đến với tập thể.
- Giúp mọi người thấu hiểu lẫn nhau để cùng làm chung một cách đoàn kết, tích cực.
- Nắm được mục tiêu chung của dự án.
- Hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của từng nhân sự, phòng ban, bên cung cấp.
- Nhận được lòng tin từ các đối tác.
- Có sự cam kết chắc chắn từ các bên liên quan.
- Biết được quyền hạn của từng thành viên, giám đốc, đồng thời nắm được năng lực của cấp trên.
- Giúp mọi người biết về kế hoạch quản lý, tiến độ công việc, ngân sách dự chi, ràng buộc, thời gian thực hiện, rủi ro, hay những việc liên quan khác…
- Giải đáp thắc mắc của từng cá nhân trong dự án để nắm rõ thông tin hơn.
- Hỗ trợ cấp trên nắm rõ từng khâu công việc và người phụ trách chính.
>> Xem thêm: Top 9 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất 2022 – MISA AMIS
IV. Các bước khởi động dự án Kick Off Meeting hiệu quả
1. Chuẩn bị
Để có thể chuẩn bị cho một buổi Kick Off Meeting hoàn hảo, bạn cần nắm rõ khái niệm Kick Off Meeting là gì và liệt kê chi tiết những thông tin cần thiết. Tùy theo tính chất, quy mô dự án mà bạn cần gửi bảng tổng hợp đi trước một đến vài ngày. Các nội dung cần có bao gồm:
- Tổng quan và lý do triển khai dự án.
- Mục tiêu chung của dự án.
- Phạm vi dự án.
- Các mốc tiến độ cần đạt được.
- Ngân sách dự chi .
- Phân chia nhân sự cho từng nhóm và các bên có liên quan.
- Quảng bá dự án.
- Phân tích các rủi ro, thực trạng sẽ gặp.
- Các ràng buộc và yêu cầu.
- Thông tin ngoài lề hay phần giải đáp các thắc mắc liên quan.
2. Bắt đầu
Trước khi bắt đầu cuộc họp khởi động, người chủ trì thường sẽ mở màn bằng những hoạt động giải trí như văn nghệ, trò chơi team building… để tạo bầu không khí vui vẻ đến mọi người. Khi bắt đầu vào phần chính, giám đốc dự án sẽ phát biểu về lý do tổ chức buổi Kick Off Meeting, nội dung cuộc họp và những vấn đề cần trao đổi.
3. Trọng tâm
Với cương vị là người quản lý, bạn cần chuẩn bị nội dung cho buổi Kick Off Meeting và điều hướng buổi trao đổi này. Đầu tiên, bạn nên giới thiệu sơ lược về cuộc họp khởi động dự án. Đó có thể là các nhân vật liên quan, phạm vi thực hiện, giả định và yêu cầu cần tuân theo, tiến độ cần hoàn thành, chi phí, rủi ro nội bộ và bên ngoài…
Sau thời gian mở đầu, bạn cần tuần tự trao đổi các vấn đề theo thứ tự trong kế hoạch và công bố phân chia công việc, quảng bá truyền thông, thời gian dự tính hoàn thành…
Xác định rõ mong muốn và mục đích với các bên hỗ trợ như bên đối tác, phòng ban, nhà cung cấp cũng vô cùng quan trọng. Nếu gặp khó khăn, bạn có thể tìm thêm sự hỗ trợ trong buổi Kick Off Meeting từ các bên liên quan. Như vậy, buổi họp sẽ nâng cao sự nhiệt huyết, nhận được sự đồng thuận từ khách hàng và nâng cao sự tin tưởng cũng như tỷ lệ thành công.
4. Kết thúc
Một phần không thể thiếu trong các buổi họp khởi động chính là phần trả lời thắc mắc của mọi người. Khi hoàn tất, bạn cần chốt lại buổi Kick Off Meeting bằng một biên bản rõ ràng, cụ thể với đầy đủ các dữ liệu quan trọng. Nó bao gồm kế hoạch làm việc, người phụ trách hoặc nhóm phụ trách, thời hạn hoàn thành của từng mục công việc. Biên bản này sẽ được gửi lại cho những bên liên quan và các cá nhân đã tham gia.
KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
V. Các lưu ý để có một cuộc Kick Off Meeting thành công
1. Mở đầu các buổi Kick Off Meeting nhỏ
Ở cương vị là người người quản lý dự án, bạn không thể đứng bên ngoài để phân chia và sắp xếp công việc mà cần bắt tay thực hiện cùng với nhân viên. Bằng cách này, bạn sẽ nhận ra những điều còn thiếu sót và đánh giá được năng lực của từng các nhân trong một nhóm.
Khi đó, công tác dự báo rủi ro mới diễn ra thành công. Trong một buổi Kick Off Meeting với khách hàng, nhiệm vụ cấp thiết là phải phân tích kỹ lưỡng những thông tin trọng tâm. Dù chỉ là một cuộc họp khởi động dự án nhỏ, người chủ trì vẫn phải chuẩn bị kế hoạch chắc chắn cho các hoạt động sắp tới.
Bạn cũng có thể tổ chức Kick Off Meeting trong từng bộ phận riêng như một buổi luyện tập cho cuộc họp chính thức. Đây được xem là trải nghiệm giúp bạn thiết lập những bước cơ bản nhất và chuẩn bị những phương án dự phòng.
Kick Off Meeting nội bộ sẽ là cơ hội để truyền đạt những dữ kiện chính xác nhất về sản phẩm đến với nhân viên trong dự án. Dựa vào nền tảng đó họ có thể tìm hiểu thêm những thông tin quan trọng để giải đáp tới khách hàng. Nó cũng giúp đội ngũ trở nên tự tin, chuyên nghiệp hơn khi giới thiệu sản phẩm, dự án.
2. Lập kế hoạch Kick Off Meeting
Để có một kế hoạch cho cuộc họp khởi động dự án thành công, bạn cần thực hiện chung với những người đồng đội. Sự gắn kết của đội nhóm sẽ tạo ra các báo cáo về sản phẩm, quy trình chính xác, chi tiết nhất. Điều này cũng cho phép bạn vận dụng tối đa được các thông tin hữu ích vào buổi họp với khách hàng và các bên liên quan.
Quan trọng hơn, bạn và cộng sự phải có một sự hiểu biết vững chắc về sản phẩm, dự án để giải đáp tất cả các thắc mắc mà khách hàng đưa ra. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần ban tổ chức quản lý các câu hỏi đúng trọng tâm, không bị sao nhãng hay gây xung đột.
>> Xem thêm: Top 6 loại phần mềm cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay
3. Chọn thời gian bắt đầu đúng lúc
Trước khi Kick Off Meeting diễn ra, bạn sẽ cần tổ chức ít nhất một buổi họp dự thảo để bàn bạc và thống nhất trước các vấn đề cần quan tâm. Trong đó, thời gian chính thức của Kick Off Meeting cũng cần được lưu tâm.
Bởi lẽ, các đối tác hay khách hàng thường có lịch trình bận rộn. Ban dự án phải sắp xếp công việc, gửi lịch tổ chức để mọi người chuẩn bị, tìm hiểu thông tin và sắp xếp tham dự.
Tùy vào quy mô dự án hay mức độ phức tạp của các vấn đề liên quan sẽ mà thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp khởi động có sự khác nhau. Thêm vào đó, bạn cũng cần hạn chế tối đa các yếu tố khách quan như thời tiết, ngày lễ,… để buổi Kick Off Meeting thành công.
VI. Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về câu hỏi Kick Off Meeting là gì. Bên cạnh đó, bài viết cùng đề cập đến những vấn đề xung quanh để bạn có thể tổ chức một buổi họp khởi động dự án hiệu quả.
Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có thêm cho mình những lưu ý khi áp dụng Kick Off Meeting vào thực tiễn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy theo dõi MISA AMIS để biết thêm các kiến thức hữu ích về lĩnh vực quản lý, điều hành công việc và dự án tối ưu nhất.
MISA AMIS – giải pháp quản lý dự án toàn diện cho nhà lãnh đạo
Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý dự án. Nó hỗ trợ phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC
0904 885 833
https://www.misa.vn/
