File Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa là một trong những biểu mẫu được nhiều doanh nghiệp tìm kiếm để sử dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, ít hàng hóa đang quản lý bằng công cụ Excel truyền thống. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm được mẫu file excel quản lý kho hàng mới nhất.
1. Mẫu file Excel quản lý kho hàng hóa toàn diện
Mẫu file excel quản lý kho cần có đầy đủ các số liệu để phục vụ việc tính toán và trích xuất báo cáo: Bảng số liệu, mẫu phiếu xuất kho, nhập kho
File quản lý kho bằng excel sẽ ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày tháng, cụ thể cần bao gồm các nội dung sau:
+ Sheet Nhập – theo dõi tất cả các giao dịch nhập kho
+ Sheet Xuất – theo dõi tất cả các giao dịch xuất kho
Hai sheet này đóng vai trò như bảng theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày
+ Sổ chi tiết nhập, xuất, tồn: ghi lại chi tiết các bút toán nhập, xuất của từng loại hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
+ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn: tổng kết lại tồn đầu kỳ, nhập xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ của từng loại vật tư.
Ngoài ra, anh/chị cũng có thể thiết kế thêm sheet sổ kho để in, mẫu phiếu nhập kho, xuất kho thể hiện các thông tin về số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, mã số, vật tư, số lượng, đơn vị tính, giá và thành tiền
>> Đọc thêm:
> Tải mẫu file Excel quản lý kho hàng toàn diện TẠI ĐÂY
Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng toàn diện theo nhiều đặc tính, size số và hạn sử dụng, đáp ứng đầy đủ các phương pháp tính giá xuất kho.
2. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý kho
Để tạo file excel quản lý kho hàng, kế toán doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tạo file mới
Bước 2: Tạo số sheet tương ứng với các mục doanh nghiệp cần quản lý, ví dụ: NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Tạo các thuộc tính liên quan đối với mỗi sheet cần quản lý, cụ thể:
- Sheet NHAP bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Ngày
+ Tháng
+ Tên hàng
+ Số lượng
+ ĐVT
+ Đơn giá
+ Thành tiền
- Sheet XUAT bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Ngày
+ Tháng
+ Tên hàng
+ Số lượng
+ ĐVT
+ Giá bán
+ Doanh số
- Sheet DANH MỤC bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Mã hàng
+ Tên hàng
+ ĐVT
+ Đơn giá
+ Ghi chú
- Sheet BAO CAO bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Mã hàng
+ Tên hàng
+ ĐVT
+ Tồn kho đầu kỳ
+ Nhập trong kỳ
+ Xuất trong kỳ
+ Tồn cuối kỳ
Ngoài các thông tin cơ bản kể trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác để file excel quản lý được chi tiết hơn. Các trường thông tin khác có thể bao gồm số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, địa chỉ nhà cung cấp…
Sau khi tạo file, kế toán doanh nghiệp sử dụng các hàm để tính số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho. Nếu mặt hàng không quá phức tạp thì có thể sử dụng công thức đơn giản như :
Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán
Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn * Giá bán
Một số hàm thuật toán chính, thường được sử dụng trong file excel quản lý kho bao gồm:
| Tên hàm | Công thức | Ý nghĩa |
| Hàm SUM | =SUM(A2,B3,C6) | Tính tổng 2 hoặc nhiều ô |
| Hàm SUMIF | =SUM(A2:A9,”>10″) | Tính tổng 2 hoặc nhiều ô dựa trên điều kiện nào đó |
| Hàm COUNT | =COUNT(B1:B10) | Đếm số từ ô B1 đến B10 |
| Hàm COUNTIF | =COUNTIF(B1:B10,”>9″) | Đếm số từ ô B1 đến B10 với điều kiện giá trị >9 |
| Hàm CONCATENATE | =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) | Kết hợp nội dung ô A1, B1, C1, D1 |
| Hàm AVERAGE | =AVERAGE(A2:A20) | Tính trung bình giá trị từ ô A2 đến A20 |
| Hàm SUMPRODUCT | =SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4) | Tính tổng giá trị hàng hóa |
>> Đọc thêm: Kế toán kho là gì? Mô tả công việc kế toán kho
3. Một số lưu ý khi quản lý kho hàng bằng Excel
File excel quản lý kho hàng toàn diện có ưu điểm là dễ dàng thao tác và sử dụng. Người quản lý có thể tải xuống miễn phí mà không mất chi phí đầu tư và cài đặt. Tuy nhiên do các file được quản lý độc lập, riêng lẻ nên công tác tổng hợp cũng tiêu tốn của kế toán không ít thời gian và công sức. Chính vì vậy, để quản lý kho hiệu quả bằng Excel, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau
- Thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp mình
- Nhập liệu thông tin chính xác
- Trang bị kiến thức để xử lý những lỗi cơ bản trên Excel
Ngoài ra, khi sử dụng file excel quản lý kho hàng, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm về việc trang bị các tính năng bảo mật nhằm hạn chế các virus gây hại và các file quản lý cần nhập hàm đúng về các giá trị tham chiếu để hạn chế sai sót số liệu.
Sử dụng Excel để quản lý kho mang lại nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mang lại Excel cũng còn nhiều mặt hạn chế. Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, doanh nghiệp có nhiều mã hàng hóa, mỗi mã hàng hóa tạo thành các sheet khác nhau để quản lý khiến kế toán mất không ít thời gian, công sức tổng hợp để lên báo cáo.
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho hiệu quả hơn. Các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME được tích hợp các tính năng quản lý kho tiện ích như:
- Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tất cả nghiệp vụ nhập, xuất kho
- Đáp ứng tất cả các phương pháp tính giá xuất kho:
- Cho phép quản lý, theo dõi hàng hóa chi tiết theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung, mã vạch, hạn dùng; Cho phép quản lý hàng hóa dễ dàng theo nhiều đơn vị tính
- Đặc biệt, phần mềm có khả năng nhắc nhở thông minh, đưa ra cảnh báo tồn kho để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới hay có giải phóng hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.
Tác giả tổng hợp: Kiều Lục
0904 885 833
https://www.misa.vn/
