Cách hạch toán mua xe ô tô và các chứng từ, nghiệp vụ kế toán cần nắm

Hạch toán mua xe ô tô và trích khấu hao là nghiệp vụ thường gặp nhưng tiềm ẩn những vấn đề phức tạp. Đặc biệt trong bối cảnh luật thuế và kế toán liên tục được cập nhật, việc nắm vững và áp dụng chính xác các quy định là điều vô cùng cần thiết đối với kế toán doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp kế toán giải đáp thắc mắc mua xe ô tô hạch toán như thế nào và cung cấp các chứng từ, nghiệp vụ kế toán cần nắm và trích khấu hao cho các trường hợp cụ thể.

1. Bộ chứng từ khi hạch toán mua xe ô tô

Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ bao gồm những giấy tờ cần thiết như sau:

• Hóa đơn giá trị GTGT bản sao y bản gốc, bản chính do phía Công An lưu giữ;
• Hợp đồng mua bán, thanh lý tài sản;
• Biên bản giao nhận tài sản có ký kết đầy đủ của các bên;
• Biên lai thu phí: lệ phí trước bạ, phí đăng ký biển số, phí kiểm định, phí đường bộ, bảo hiểm…. (nếu có);
• Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt (bắt buộc): Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của ngân hàng.

2. Các bút toán

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định:

Tức là các khoản lệ phí trước bạ, phí đăng kiểm, kiểm định sẽ được hạch toán vào nguyên giá của ô tô.

Các bút toán hạch toán mua ô tô gồm:

2.1 Hạch toán mua ô tô

Nợ TK 211

Nợ TK 1331

Có TK 331/112

Trường hợp DN vay ngân hàng để mua xe và Ngân hàng sẽ giải ngân trực tiếp cho bên bán, hạch toán:

Nợ TK 331

Có TK 341

2.2 Hạch toán nộp lệ phí trước bạ ô tô

Bút toán hạch toán lệ phí trước bạ xe ô tô:

Nợ TK 211

Có TK 3339

Hạch toán lệ phí trước bạ xe ô tô khi DN nộp lệ phí vào NSNN:

Nợ TK 3339

Có TK 1111

2.3 Hạch toán phí đăng ký xe

Nợ TK 211

Có TK 3339

Khi nộp phí đăng ký xe cho cơ quan, hạch toán:

Nợ TK 3339

Có TK 111

2.4 Hạch toán phí, lệ phí khác

Nợ TK 211

Nợ TK 1331

Có TK 111, 112

2.5 Hạch toán bảo hiểm xe (loại 1 năm kể từ ngày làm hợp đồng bảo hiểm)

Nợ TK 242

Có TK 111

Vì là tài sản cố định (TSCĐ) có thời gian khấu hao nên hàng kỳ, kế toán doanh nghiệp thực hiện thêm bút toán trích khấu hao, cách tính khấu hao tài sản cố định dựa trên các phương pháp mà doanh nghiệp áp dụng:

Nợ TK 642, 641…

Có TK 214

2.6 Hạch toán các khoản thuế

Trường hợp DN mua ô tô nhập khẩu thì khi hạch toán, kế toán phải hạch toán thêm các khoản thuế:

Nợ TK 211

Có TK 3332, 3333

Khi nộp thuế vào Ngân sách nhà nước (NSNN), ghi:

Nợ TK 3332, 3333

Có TK 111/121

Hiện nay, các phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể hỗ trợ thực hiện các bút toán mua xe ô tô, bao gồm cả việc lập chứng từ và trích khấu hao. Khi có sự hỗ trợ của phần mềm, kế toán sẽ không phải lo lắng hạch toán sai các khoản lệ phí, thuế và bảo hiểm. Hạch toán tự động nhiều nghiệp vụ với Phần mềm Kế toán MISA ngay hôm nay!

3. Cách hạch toán mua xe ô tô dưới 1.6 tỷ và xe ô tô trên 1.6 tỷ

Do không phải trường hợp đặc biệt nên việc hạch toán mua xe ô tô dưới 1.6 tỷ là điều dễ dàng với hầu hết kế toán doanh nghiệp. Còn đối với trường hợp đặc biệt – xe ô tô trên 1.6 tỷ, căn cứ vào quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC, Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC thì:

• Tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô sử dụng vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô) có trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (giá chưa có thuế GTGT) thì số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ.
• Phần trích khấu hao TSCĐ tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn; ô tô làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô)… là khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

> Xem thêm: Cập nhật cách tính thuế tiêu thụ đặc biệt ô tô mới nhất

Lưu ý:

• Theo quy định ở trên thì đối với các doanh nghiệp sử dụng ô tô vào việc kinh doanh để vận chuyển hành khách, hàng hóa, kinh doanh dịch vụ du lịch, làm mẫu và lái thử (DN kinh doanh ô tô) thì thuế sẽ được khấu trừ toàn bộ.
• Cần nắm chắc điều kiện xác định là tài sản cố định hữu hình và cách xác định nguyên giá tài sản cố định để tính chính xác giá trị của ô tô trước khi tiến hành hạch toán lên sổ.

Như vậy:

– Nếu doanh nghiệp sử dụng ô tô vào kinh doanh vận chuyển hàng hoá, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn, làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô ⇒ Thì được khấu trừ toàn bộ

– Nếu doanh nghiệp sử dụng ô tô không đúng như các mục đích trên ⇒ Thì công ty chỉ được khấu trừ thuế GTGT phần giá trị 1.6 tỷ và chỉ được ghi vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phần giá trị 1.6 tỷ, phần còn lại sẽ không được khấu trừ và không được tính vào chi phí được trừ.

> Đọc thêm: Khấu hao xe ô tô trên 1.6 tỷ và những điều kế toán cần chú ý

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ hạch toán TSCĐ tự động và nhanh chóng, đảm bảo tuân thủ đúng các thông tư, nghị định mới nhất. Tham khảo bản demo nghiệp vụ mua mới TSCĐ không qua lắp đặt, chạy thử trên phần mềm MISA AMIS:

Dùng ngay miễn phí

Ví dụ: Công ty A mua một chiếc xe ô tô sử dụng cho phòng quản lý doanh nghiệp, với các số liệu như sau:

• Giá mua 6.000.000.000 đồng (chưa VAT)
• Lệ phí trước bạ 500.000.000 đồng
• Đăng ký xe: 30.000.000 đồng

Toàn bộ các chi phí trên đều được công ty A thanh toán bằng TGNH

Vì công ty A không sử dụng xe ô tô để kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn, làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô nên công ty chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng phần giá trị 1,6 tỷ là 160 triệu đồng.

Như vậy, phần thuế VAT 600 triệu sẽ bao gồm: 160 triệu tính vào thuế GTGT được khấu trừ (TK 133); 440 triệu tính vào nguyên giá ô tô (TK 211)

Hướng dẫn hạch toán:

• Hạch toán mua xe ô tô, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 211  6.000.000.000 + 440.000.000 = 6.440.000.000 đồng

Nợ TK 133 160.000.000 đồng

Có TK 112 6.600.000.000đ

• Hạch toán lệ phí trước bạ:

Nợ TK 211 500.000.000 đồng

Có TK 3339 500.000.000 đồng

Khi nộp lệ phí, ghi:

Nợ TK 3339 500.000.000 đồng

Có TK 112 500.000.000 đồng

• Hạch toán tiền nộp tiền đăng ký xe:

Nợ TK 211  30.000.000 đồng

Có TK 112 30.000.000 đồng

Căn cứ vào cách tính nguyên giá TSCĐ, tổng nguyên giá của xe ô tô mua về là:

Về khấu hao TSCĐ đối với TSCĐ là xe ô tô có nguyên giá lớn hơn 1,6 tỷ đồng:

• Theo Pháp luật quy định:

Căn cứ vào quy định tại Khung trích khấu hao TSCĐ ban hành kèm theo Thông tư 45/2013/TT-BTC: Xe ô tô có thời gian trích khấu hao là từ 6 – 10 năm.

Tiếp tục ví dụ phía trên, Công ty A lựa chọn trích khấu hao 10 năm. Như vậy, mức khấu hao năm là:

Mức trích khấu hao tháng là:

Kế toán vẫn phải tiến hành lên sổ sách kế toán đối với khoản khấu hao này. Bút toán hạch toán:

Nợ TK 642 58.083.333,3

Có TK 214 58.083.333,3

• Theo luật thuế: Đây là căn cứ ghi nhận chi phí được trừ khi Công ty thực hiện quyết toán thuế cuối năm.

Vì là thông tin ghi nhận trên Tờ khai quyết toán thuế cuối năm nên kế toán sẽ thực hiện tính khấu hao trên phần nguyên giá 1,6 tỷ. Tức là mức khấu hao vào chi phí được trừ 1 năm là 160.000.000 đồng (=1,6 tỷ / 10 năm). Trong khi đó, mức trích khấu hao mà kế toán hạch toán vào sổ sách là 670.000.000 đồng.

Tức là, hàng năm công ty A bị loại khỏi chi phí được trừ khoản trích khấu hao của phần trị giá vượt 1,6 tỷ là 510.000.000 đồng.

Mua TSCĐ nói chung và mua xe ô tô nói riêng là nghiệp vụ kế toán tương đối phức tạp. Song, TSCĐ là bộ phận quan trọng trong hệ thống tài sản của doanh nghiệp và thường có trị giá rất lớn đòi hỏi kế toán phải ghi nhận chính xác. Các phần mềm công nghệ như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp kế toán nhiều trong nghiệp vụ ghi nhận TSCĐ. AMIS Kế toán hỗ trợ tính toán chi tiết, đầy đủ và chính xác nguyên giá TSCĐ, hoàn toàn đáp ứng yêu cầu ghi nhận đối với tất cả nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TSCĐ và các sổ sách báo cáo liên quan.

• Quản lý danh sách TSCĐ: Kế toán quản lý danh sách các TSCĐ được đưa vào sử dụng tại các phòng ban: TSCĐ nào mới được ghi tăng trong kỳ, mới được ghi giảm trong kỳ, chưa được tính khấu hao hết, đã khấu hao xong hoặc TSCĐ nào có sự điều chỉnh trong kỳ…
• Tự động phân bổ khấu: Tự động trích khấu hao cho toàn bộ TSCĐ theo từng kì, từng phòng ban, từng đối tượng sử dụng để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm hoặc tự động phân bổ chi phí tính khấu bao cho từng bộ phận sử dụng để tính lãi lỗ theo bộ phận.
• Ghi giảm TSCĐ: Lập chứng từ ghi giảm cho một hay nhiều TSCĐ cùng lúc, tự động định khoản bút toán ghi giảm.
• Thực hiện công tác kiểm kê CCDC nhanh chóng: Kế toán in được danh sách tài sản để cùng cán bộ quản lý tài sản đối chiếu và kiểm đếm trong thực tế nhằm phát hiện chênh lệch.
• Đầy đủ sổ sách theo quy định: Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ Sổ TSCĐ, thẻ TSCĐ… và cho phép kế toán tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị.

Trải nghiệm thực tế Phần mềm MISA AMIS Kế toán với 15 ngày dùng thử miễn phí ngay hôm nay