Số lượng các doanh nghiệp đa chi nhánh hiện chiếm số lượng khá lớn. Với quy mô, mặt hàng và khách hàng có ở nhiều nơi, việc thu thập thông tin, quản lý số liệu tài chính kế toán luôn là bài toán mang nhiều thách thức với doanh nghiệp.
Tuy nhiên, từ câu chuyện quản lý tài chính của Công ty Cổ phần Master Tran – đơn vị phân phối thực phẩm chức năng, dược phẩm với quy mô doanh thu trên 300 tỷ/năm sau đây sẽ giúp anh chị có cái nhìn tổng quan về quá trình chuyển đổi số, quản lý tài chính đa chi nhánh một cách hiệu quả và dễ dàng.
Bài viết dưới đây dựa trên chia sẻ thực tế của chị Đào Thị Thân – Kế toán trưởng Công ty Cổ phần Master Tran với hơn 10 năm kinh nghiệm làm kế toán trưởng doanh nghiệp.
Về Master Tran và đặc thù công ty phân phối, đa chi nhánh
Master Tran là công ty phân phối các thực phẩm chức năng, dược phẩm từ Đức, các sản phẩm giúp bảo vệ sức khỏe dành cho mọi lứa tuổi trong gia đình. Doanh nghiệp hiện đã đưa vào phân phối tại thị trường Việt Nam được hơn 40 sản phẩm, với doanh thu hàng năm trên 300 tỷ đồng.
Sản phẩm của Master Tran ngoài trưng bày và bán tại tất cả các nhà thuốc, chuỗi siêu thị trên toàn quốc, còn được tư vấn tại các Bệnh viện và phòng khám. Với tình hình dịch bệnh hiện nay, công ty còn phát triển thêm các kênh bán hàng qua sàn Thương mại điện tử và trực tiếp trên trang fanpage và website của công ty.
Doanh nghiệp có trụ sở chính tại Hà Nội và có 2 chi nhánh tại Hồ Chí Minh và Thái Bình. Với 8 kế toán ở nhiều vị trí như kế toán bán hàng, kế toán thanh toán, kế toán kho, kế toán ngân quỹ, kế toán tổng hợp. Vị trí kế toán bán hàng có khối lượng công việc lớn.
Như vậy, Master Tran mang đầy đủ đặc điểm chung của các doanh nghiệp có nhiều sản phẩm, đa chi nhánh và nhiều kế toán thực hiện các công việc khác nhau nhằm đảm bảo quản lý tài chính công ty luôn thông suốt. Sự khác biệt của Master Tran là đã và đang xây dựng hệ thống quản lý, bán hàng, phân phối rộng khắp trên toàn quốc gồm: Bộ máy nhân sự quản lý, đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp và các công cụ công nghệ hỗ trợ tiên tiến để giúp công việc quản lý hiệu quả.
Khó khăn trong quản lý tài chính doanh nghiệp đa chi nhánh
Khó khăn chung của Master Tran và các doanh nghiệp lĩnh vực thương mại, dịch vụ là gặp khó khăn trong việc tập hợp hồ sơ, chứng từ thanh toán gốc.
Điều khiến chị Thân và nhiều kế toán doanh nghiệp chị trăn trở là các chi nhánh làm việc trực tiếp tại văn phòng chi nhánh, tập hợp các hồ sơ chứng từ gốc tại khu vực, địa bàn gần văn phòng nhất, sau đó người tập hợp thiết lập các hồ sơ online trước, gửi hồ sơ gốc sau. Tuy nhiên, hồ sơ gốc thường gửi chậm hoặc đôi khi còn bị thất lạc.
Việc kiểm soát và sắp xếp khoa học chứng từ là việc không dễ, đây là thách thức cho các doanh nghiệp đa chi nhánh do khó khăn về vị trí địa lý. Thêm vào đó, giãn cách xã hội khiến doanh nghiệp đã khó lại càng khó trong việc quản lý chứng từ.
Nhiều đại lý phải theo dõi công nợ cũng là một khó khăn trong việc xử lý và theo dõi hàng ngày vì phải theo dõi công nợ của đại lý đến từng đơn hàng.
Với khối lượng lớn đại lý, nhà thuốc, Master Tran thường gặp khó trong việc quản lý công nợ từng đại lý, từng khách hàng và trên từng đơn hàng.
Nếu chỉ dùng phương pháp truyền thống, kế toán thường phải quản lý độc lập và riêng lẻ theo từng đối tượng, muốn tổng hợp để lập báo cáo sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức.
Chưa kể đến việc kế toán sẽ gặp khó trong việc tổng hợp báo cáo cho lãnh đạo, việc không có đầy đủ thông tin khiến báo cáo không chính xác, chậm trễ và lãnh đạo khó ra quyết định khi không có số liệu đầy đủ.
>>> Xem thêm: Phần mềm kế toán cho nhiều doanh nghiệp, đa chi nhánh
Giải pháp đồng hành cùng kế toán, doanh nghiệp đa chi nhánh
Được nhân viên MISA giới thiệu giải pháp Phần mềm kế toán online AMIS kế toán từ năm 2016, công ty Master Tran đã nhanh chóng thay đổi và có những bước phát triển mới trong quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Trước đó, theo như chị Thân chia sẻ, công ty đã sử dụng nhiều phần mềm của nhiều đơn vị khác, thậm chí là đặt hàng để viết riêng. Tuy nhiên, sau khi nhận được tư vấn về giải pháp từ nhân viên MISA, chị đã quyết định chuyển sang AMIS online. Nguyên nhân được chị Thân nêu ra khi quyết định chuyển đổi đến từ việc:
Phần mềm AMIS kế toán đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp nhà cung cấp dược phẩm theo đặc thù của doanh nghiệp như Master Tran.
Đặc thù của Master Tran là có nhân viên làm việc trên toàn quốc, có chi nhánh tại nhiều tỉnh thành. Amis kế toán đã giúp Master Tran có báo cáo quản trị được lập tự động, các anh chị quản lý và Ban Giám đốc cập nhật được luôn tình hình hoạt động kinh doanh, dòng tiền, công nợ và một số chỉ số cơ bản mà không phải chờ đợi nhân viên làm, gửi báo cáo.
Công ty có nhiều cửa hàng, nhân viên kinh doanh ngoài thị trường nên cần một phần mềm online để các nhân viên làm việc được mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải làm việc trực tiếp tại văn phòng.
Nhớ lại trước đây, làm việc không đồng bộ các chi nhánh, khó kiểm soát các phát sinh hàng ngày. Số liệu rời rạc mất thời gian để kết nối khi tổng kết báo cáo tháng, quý, năm. Nhân viên bắt buộc phải đến văn phòng mới nhập liệu vào PM được, …
Thì khi sử dụng AMIS kế toán tất cả các chi nhánh, văn phòng đều làm việc được đồng bộ, nhân viên và các Quản lý kiểm tra, kiểm soát được số liệu và báo cáo ngay trên điện thoại và máy tính cá nhân của mình. Tính năng báo cáo, tra cứu thông minh, tính năng xuất khẩu và nhập khẩu giúp kế toán giảm được rất nhiều thời gian hạch toán.
AMIS kế toán có hệ thống các quy trình: Tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng, nhập kho, xuất kho, điều chuyển, quản lý công nợ, … giúp kế toán dễ theo dõi và thực hiện.
Chị Thân – kế toán trưởng của Master Tran chia sẻ: “Tôi rất thích tính năng xuất nhập khẩu dữ liệu giúp kế toán rất nhiều vì làm ở nhà vẫn xử lý được công việc như khi làm việc trực tiếp tại văn phòng nên công việc không bị ùn tắc, trì trệ. Việc theo dõi và quản lý kho, công nợ, các khoản thanh toán, tạm ứng… cũng được thực hiện dễ dàng và chính xác.”
Kê khai, nộp thuế kết nối đồng bộ với cơ quan chủ quản giúp kế toán chủ động trong báo cáo, kê khai định kỳ
Amis kế toán kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế giúp công quản lý thuế của doanh nghiệp được thông suốt.
Không chỉ là AMIS kế toán, MISA đã và đang đồng hành cùng kế toán và doanh nghiệp
Khi được hỏi về chất lượng dịch vụ của MISA, chị Thân chia sẻ rằng từ khi sử dụng dịch vụ của MISA khi cần hỗ trợ chị thường hay liên lạc trực tiếp với nhân viên phụ trách trực tiếp của DN hoặc qua Tổng đài MISA Support đều được kết nối hỗ trợ rất nhanh, khi không liên lạc được do đầu dây bận, chị đều nhận được cuộc gọi lại sau đó.
Điều đó khiến chị hài lòng và thêm tin tưởng vào sản phẩm dịch vụ của MISA. Không chỉ sử dụng sản phẩm kế toán, chị Thân và doanh nghiệp chị còn tin tưởng sử dụng nhiều sản phẩm trong hệ sinh thái của MISA và cảm thấy hài lòng vì dữ liệu thông suốt, bộ phận kế toán dễ dàng kiểm soát chi phí, doanh thu của doanh nghiệp.
Việc chuyển đối sớm ngay từ năm 2016, đã giúp doanh nghiệp chị Thân vận hành tốt trong giai đoạn giãn cách. Nhân sự kế toán làm việc tại nhà vẫn đảm bảo được công việc, không gặp gián đoạn do tác động bên ngoài.
Giải pháp tài chính AMIS kế toán đã và đang giúp doanh nghiệp Master Tran giữ ổn định dòng tiền, kế toán doanh nghiệp giảm bớt công việc lặp đi lặp lại, tránh sai sót, giúp lãnh đạo có căn cứ chính xác trong việc ra quyết định. Để tìm hiểu thêm về AMIS kế toán, anh chị có thể xem thông tin tại đây và nhận tư vấn trực tiếp từ nhân viên MISA.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
