Tổng hợp 4 mẫu bảng kê mua hàng mới nhất 2026

Chi phí đầu vào không có hóa đơn GTGT luôn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp đâu đầu. Đặc biệt với các đơn vị thu mua nông sản, phế liệu hay thuê nhân công ngoài, làm thế nào để biến các khoản chi thực tế này thành chi phí được trừ hợp pháp? Câu trả lời nằm ở việc thiết lập bảng kê mua hàng đúng chuẩn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các mẫu bảng kê mua hàng chuẩn và hướng dẫn cách lập chi tiết.

1. Bảng kê mua hàng là gì?

Bảng kê mua hàng (hay còn gọi là bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn) là chứng từ kế toán do người mua lập. Mục đích của chứng từ này là để ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từ người bán là cá nhân, hộ kinh doanh không thuộc diện phải lập hóa đơn GTGT.

Chứng từ này dùng để làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toán và hạch toán chi phí vật tư, hàng hóa,… nhưng không được khấu trừ thuế GTGT. Đây là chứng từ cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp:

• Minh bạch hóa các khoản chi tiêu thực tế.
• Hợp thức hóa chi phí đầu vào để tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Dùng thử miễn phí

2. Khi nào được lập bảng kê mua hàng thay hóa đơn?

Không phải trường hợp nào không có hóa đơn cũng được lập bảng kê. Theo quy định tại Điểm 2.4 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC doanh nghiệp chỉ được lập bảng kê mua hàng để xác định chi phí hợp lý trong các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra cụ thể như sau:

• Nông – Lâm – Thủy sản: Mua nông sản, thủy sản, hải sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
• Thủ công mỹ nghệ: Sản phẩm làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, mây, rơm, vỏ dừa…
• Đất, đá, cát, sỏi: Do hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
• Phế liệu: Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

3. Tổng hợp 4 mẫu bảng kê mua hàng mới nhất 2026

Dưới đây là các mẫu bảng kê mua hàng thông dụng nhất:

3.1. Mẫu bảng kê mua hàng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Đây là mẫu bảng kê mua hàng mới nhất, dùng cho tất cả doanh nghiệp được ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và chính thức có hiệu lực từ ngày 1/1/2026.

Tải mẫu bảng kê mua hàng excel: Tại Đây

Tải mẫu bảng kê mua hàng file word: Tại Đây

3.2. Mẫu Bảng kê mua hàng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Mẫu bảng kê mua hàng theo Thông tư 133 dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).

Tải mẫu bảng kê mua hàng excel: Tại Đây

Tải mẫu bảng kê mua hàng file word: Tại Đây

3.3. Mẫu bảng kê mua hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Đây là mẫu dành cho mọi loại hình doanh nghiệp được ban hành kèm theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Cần lưu ý là thông tư này đã hết hiệu lực từ ngày 1/1/2026.

Tải mẫu bảng kê mua hàng excel: Tại Đây

Tải mẫu bảng kê mua hàng file word: Tại Đây

3.4. Mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn mẫu 01/TNDN

Đây là mẫu bảng kê quan trọng nhất và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay được ban hành kèm theo Thôn gưt 78/2014/TT-BTC. Mẫu bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn số 01/TNDN là chứng từ dùng để hợp thức hóa chi phí đầu vào khi mua hàng của người dân, hộ kinh doanh không có hóa đơn, giúp khoản chi này được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

4. Hướng dẫn cách lập bảng kê mua hàng theo thông tư 99

Để tránh sai sót, kế toán cần điền thông tin vào bảng kê mua hàng theo quy trình sau:

Bước 1: Điền thông tin đơn vị, người mua

Góc bên trái của Bảng kê mua hàng ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng Bảng kê mua hàng.

Ghi rõ họ tên, địa chỉ hoặc nơi làm việc của người trực tiếp mua hàng.

Bước 2: Điền thông tin hàng hóa (Quan trọng nhất)

Đây là phần cơ quan thuế kiểm tra kỹ nhất.

• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất, địa chỉ mua hàng và đơn vị tính của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa.
• Cột 1: Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua.
• Cột 2: Ghi đơn giá mua của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua.
• Cột 3: Ghi số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa dã mua (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).
• Dòng cộng ghi tổng số tiền đã mua các loại vật tư, công cụ, hàng hóa ghi trong Bảng.
• Các cột B, C, 1,2, 3 nếu còn thừa thì được gạch 1 đường chéo từ trên xuống.

Bước 4: Ký và xác nhận

Các đối tượng cần ký bao gồm

• Người mua
• Kế toán trưởng
• Người duyệt mua

Một số điều cần lưu ý khi lập bảng kê mua hàng:

Bảng kê mua hàng do người mua lập 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần).

Sau khi lập xong, người mua ký và chuyển cho kế toán trưởng soát xét, ký vào Bảng kê mua hàng. Người đi mua phải chuyển “Bảng kê mua hàng” cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt và làm thủ tục nhập kho (nếu có) hoặc giao hàng cho người quản lý sử dụng.

Liên 1 lưu, liên 2 chuyển cho kế toán làm thủ tục thanh toán và ghi sổ (Trường hợp bảng kê mua hàng được lập bằng bản cứng).

5. Điều kiện để bảng kê mua hàng được tính vào chi phí hợp lý

Để chi phí trên bảng kê mua hàng không bị cơ quan thuế “bóc tách” khi quyết toán, doanh nghiệp cần đảm bảo đủ 3 điều kiện “vàng” sau:

• Chứng từ thanh toán hợp lệ:
  • Phiếu chi tiền mặt (nếu giá trị nhỏ hoặc mua của cá nhân không có tài khoản).
  • Giấy báo nợ/Ủy nhiệm chi (nếu chuyển khoản – Khuyến khích sử dụng để tăng tính minh bạch).
• Tính trung thực về giá: Giá mua trên bảng kê phải tương đương với giá thị trường tại thời điểm mua.
• Không thuộc diện phải có hóa đơn: Người bán thực sự là cá nhân/hộ kinh doanh không thuộc diện nộp thuế GTGT (doanh thu dưới 100 triệu/năm hoặc các trường hợp đặc thù nêu ở Mục 2).

6. Câu hỏi thường gặp về bảng kê mua hàng

Doanh nghiệp mua cơm hộp, suất ăn ca cho nhân viên của quán cóc vỉa hè có được lập bảng kê không?

Có thể. Nếu quán ăn đó là hộ kinh doanh cá thể có doanh thu dưới 100 triệu/năm và không xuất được hóa đơn, doanh nghiệp có thể lập bảng kê 01/TNDN kèm theo chứng từ thanh toán.

Có cần công chứng CCCD của người bán kèm theo bảng kê không?

Luật không bắt buộc công chứng, nhưng doanh nghiệp nên lưu giữ bản photo CCCD của người bán để dễ dàng giải trình khi thanh tra thuế.

Tổng giá trị trên bảng kê mua hàng có giới hạn không?

Không có quy định giới hạn mức trần, nhưng nếu số tiền quá lớn, cơ quan thuế sẽ kiểm tra rất kỹ tính xác thực của giao dịch. Tuy nhiên, cần lưu ý ngưỡng doanh thu người bán: Nếu bạn lập bảng kê mua của Ông A với giá trị 200 triệu đồng -> Cơ quan thuế sẽ bác bỏ ngay. Vì mua 200 triệu đồng nghĩa là doanh thu Ông A > 100 triệu/năm -> Ông A phải xuất hóa đơn, không được lập bảng kê.

7. Giải pháp tự động hóa lập Bảng kê & Hạch toán với AMIS Kế Toán

Thay vì loay hoay với hàng tá file Excel rời rạc và nỗi lo bị cơ quan thuế bóc tách chi phí do sai sót số học, kế toán hiện đại lựa chọn MISA AMIS Kế toán để quản lý chi phí đầu vào một cách chặt chẽ và hợp pháp. Một số tính năng nổi bật của AMIS Kế Toán như:

• Đáp ứng toàn diện nghiệp vụ mua hàng: Hạch toán mua hàng trong nước nhập kho, xuất dùng ngay, mua hàng có chi phí, mua hàng không hóa đơn.
• Lập nhanh chứng từ: Tạo chứng từ mua hàng từ nhân bản, đơn mua hàng, lệnh sản xuất, hợp đồng mua. Điều này đặc biệt hữu ích với các nghiệp vụ lặp lại hoặc khi cần xử lý nhanh chóng một lượng lớn chứng từ, giúp kế toán tập trung vào các công việc chuyên môn khác có giá trị hơn.
• Tối ưu hóa quy trình với khả năng kết nối đồng bộ: Với khả năng kết nối trực tiếp với AMIS Mua hàng, dữ liệu về nhà cung cấp, hàng hóa, dịch vụ và đơn mua hàng được đồng bộ tự động hai chiều. Điều này giúp loại bỏ việc nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian đáng kể và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu giữa các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành toàn bộ quy trình mua hàng.
• Hỗ trợ tuân thủ quy định pháp luật: Phần mềm luôn được cập nhật để đáp ứng các quy định mới nhất của pháp luật về hóa đơn, thuế (ví dụ như Nghị định 70/2025/NĐ-CP về xử lý hóa đơn sai sót), giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý.